Microsoft Forms in Teams integrieren: Für schnelle Quick-Poll-Umfragen im Team oder das gemeinsame Erstellen der Umfragebögen



Die Integration des Umfrage-, Quizz- und Quick-Poll-Tools Microsoft Forms in das Kollaboration-Tool Microsoft Teams ist einfach genial. So können Sie ganz einfach direkt in Microsoft Teams neue Forms-Umfragen erstellen und gemeinsam bearbeiten – oder auch eine schnelle Quick-Poll-Umfrage unter den Teams-Mitgliedern in einem Kanal abhalten und die Ergebnisse in Echtzeit einsehen. Welche Möglichkeiten sich Ihnen alles mit der Kombination der beiden Programme eröffnen, zeigen wir Ihnen hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag!

Was ist das Problem?

Zu wenig Zeit. Alles, was die Routinearbeit am Computer und im Büro vereinfacht und beschleunigt, ist daher immer herzlich willkommen. Die gut gelöste Integration von Microsoft Forms in Microsoft Teams kann dabei gleich dreifach punkten:

  • Gemeinsam Umfragen erstellen und verbessern: Sie können neue Forms-Umfragen gemeinsam im Team erstellen, diskutieren und bearbeiten, bis der Fragebogen den Ansprüchen aller Teamsmitglieder, des Projekts und der Zielgruppe entspricht.
  • Umfrageergebnisse präsentieren: Sie können die Ergebnisse einer Forms-Umfrage, zum Beispiel gesammeltes Kunden-Feedback, einfach und übersichtlich in einem oder mehreren Teams-Kanälen veröffentlichen (teilen). Auf diese Weise können dann beispielsweise alle Mitglieder des Entwicklungsteams zielgerichtet über Produktverbesserungen diskutieren.
  • Blitzumfragen innerhalb eines Teams: Sie möchten etwas innerhalb eines Teams abstimmen? Oder benötigen ein schnelles Feedback von Ihren Teamsmitgliedern? Dann genügt ein simples @Forms innerhalb eines Kanal-Chats und Sie initiieren eine Ad-hoc-Sofortumfrage unter allen Mitgliedern, ohne das Programm verlassen zu müssen!

So funktioniert es:

Schritt 1: Forms-Umfragen in einem Teams-Kanal gemeinsam erstellen, bearbeiten und verbessern

  • Öffnen Sie den gewünschten Kanal in Ihrer Teams-Anwendung, klicken Sie oben neben den Registerkarten auf das + Symbol → Registerkarte hinzufügen und wählen Sie die Kachel für → Formulare (Forms) aus.
  • Anschließend können Sie wählen, ob Sie ein neues Formular für die gemeinsame Bearbeitung im Teams-Kanal erstellen, oder ob Sie eine bestehende Forms-Umfrage in den Kanal hochladen wollen. Bei einer bereits vorhandenen Umfrage müssen Sie dann zusätzlich noch auswählen, ob Sie → Antworten sammeln, → Ergebnisse anzeigen oder → Zusammenarbeiten wollen.
  • Tipp: Belassen Sie das Häkchen bei → Über diese Registerkarte im Kanal posten. Dann werden Ihre Teamsmitglieder mit einem automatisch erstellten Post im Kanal-Chat auf Ihre neue erstellte Forms-Umfrage-Registerkarte hingewiesen.

Besonders praktisch: Dem Titel der Forms-Registerkarte wird automatisch der jeweilige Aktionsstatus der Umfrage vorangestellt!

  • Bei allen Forms-Umfragen in Teams, die erst noch neu erstellt werden müssen, heißt die Registerkarte automatisch → „Bearbeiten | Umfrage: IhrTitelderUmfrage“.
  • Bei schon fertig erstellten, aber noch laufenden Formular-Umfragen beginnt die Registerkarte mit → „Ausfüllen | Umfrage: IhrTitelderUmfrage“.
  • Bei schon erstellten und auch schon beendeten Umfragen heißt die Registerkarte: „Ergebnisse | Umfrage: IhrTitelderUmfrage“.

Schritt 2: Die Chat-Unterhaltung für eine Forms-Umfrage in Teams einrichten

  • Die praktische Chat-Unterhaltung zu einer Forms-Registerkarte öffnen Sie mit einem Klick auf das Sprechblasen-Symbol rechts oben → Registerkartenunterhaltung anzeigen.
  • Die Teamsmitglieder können dann in einem Chat-Bereich am rechten Bildschirmrand der Registerkartenseite über die Formular-Umfrage diskutieren und zum Beispiel Verbesserungsvorschläge austauschen.

Schritt 3: Tägliche Zusammenfassungen einer laufenden Forms-Umfrage in einen Teams-Kanal einrichten

Mit dem integrierten Microsoft Forms-Connector können Sie sich auch täglich aktuelle Zusammenfassungen der eingegangenen Antworten einer laufenden Formular-Umfrage direkt in einen Teams-Kanal abonnieren. So bleiben alle Mitglieder übersichtlich auf dem Laufenden.

  • Klicken Sie dafür in Ihrer Teams-Übersicht auf der linken Bildschirmhälfte rechts neben den betreffenden Kanal auf die drei Punkte → Weitere Optionen.
  • Wählen Sie dann den Menüpunkt → Connectors aus, klicken Sie neben dem Forms-/Formular-Symbol auf → Konfigurieren und suchen Sie sich dann die Umfrage aus, von der Sie eine tägliche aktualisierte Zusammenfassung der eingegangenen Antworten im Kanal wünschen.

Schritt 4: Blitzumfragen (Quick-Polls) mit @Forms direkt im Teams-Chat abhalten

Microsoft Forms/Formular bietet neben nahezu beliebig aufwendig und umfangreich gestalteten Online-Umfragebögen auch die Möglichkeit, ganz schnelle und einfache Quick-Poll-Umfragen unter den Teamsmitgliedern durchzuführen.

  • Dafür müssen Sie lediglich in der Eingabezeile einer Kanal-Unterhaltung → @Forms eintippen und unter den automatisch generierten Vorschlägen → Formulare/Forms auswählen.
  • Unter → Was kann ich tun? können Sie dann einen kurzen Post voranstellen, der beispielsweise erklärt, warum Sie die Quick-Poll-Umfrage unter den Kanal-Mitgliedern abhalten wollen.
  • Unter → Ihre Frage? Option 1, Option 2 geben Sie nun die Frage und die Auswahlmöglichkeiten Ihrer Sofortumfrage ein. Klicken Sie auf die Zeile, löschen Sie den Platzhaltertext und tippen Sie Ihre Frage ein, gefolgt von den zur Auswahl stehenden Antwortmöglichkeiten (jeweils mit einem Komma getrennt, siehe Abb.1).
  • Die Teams-Teilnehmer der Quick-Poll-Forms-Umfrage bekommen dann den Status der Abstimmung in Echtzeit angezeigt (siehe Abb.2).

Abbildung I: Die Quick-Poll-Forms-Umfragen in Teams bestehen aus einem kurzen Info-Post zum Umfragethema vorweg, sowie der eigentlichen Abstimmungsfrage mit Antwortmöglichkeiten. Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.

 

Abbildung II: Die Sofort-Umfragen werden direkt in einem Teams-Kanal gepostet und können dort von den Mitgliedern beantwortet werden. Das Abstimmverhalten wird dabei in Echtzeit angezeigt. Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.

Darauf kommt es an: Forms in Teams integrieren – und dann? Anleitung für das Umfrage-Tool!

Microsoft Forms kam 2016 auf den Markt und war ursprünglich speziell für Bildungseinrichtungen entwickelt worden. Bereits ein Jahr später wurde das praktische Umfragetool aber auch allen anderen Office 365 Abonnementen (und Anwendungen, wie Teams) zugänglich gemacht und ist mittlerweile sogar lediglich mit einem kostenlosen Microsoft-Konto verfügbar.

  • Die cloudbasierte Web-Anwendung ermöglicht das schnelle und einfache Erstellen von Online-Fragebögen, Quick-Poll-Umfragen, Quiz-Rätseln und digitalen Prüfungen.
  • Die Forms-Antworten werden automatisch ausgewertet und übersichtlich angezeigt. Für die Teilnahme wird lediglich ein Webbrowser benötigt und ist auch mit einem mobilen Endgerät möglich.
  • Wie Sie das praktische Umfrage-Tool Forms nun richtig in Ihrem Teams nutzen können, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft Forms (2): Anleitung für das kostenlose Web-Umfrage-Tool“.

Und Sie?

Teams (*2017) ist Microsofts „neue“ Kollaboration- und Kommunikations-Zentrale für die Zusammenarbeit in Office 365. Dieser digitale Workplace kann mit den verschiedensten Office-Tools ausgestattet werden. Auf diese Weise lassen sich nicht nur Forms-Umfragen hervorragend in Microsoft Teams präsentieren oder gemeinsam bearbeiten – das gilt genauso auch für Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen!

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