In PowerPoint gibt es die nützliche Funktion „Notizen“, mit der Sie eigene Sprechernotizen zu den einzelnen Folien hinzufügen können. Diese Sprechernotizen sind nur für die präsentierende Person sichtbar, für das Publikum aber unsichtbar. Damit übernehmen die PowerPoint-Notizen die Rolle eines Vortragsmanuskripts und ersetzen die altgedienten, unübersichtlichen Karteikarten. Die Sprechernotizen können Sie zudem mit den jeweiligen Folien darüber ausdrucken und damit relativ leicht in ein Handout für Ihre Präsentation umwandeln.
Inhaltsverzeichnis
1. Wozu sind die nicht sichtbaren Notizen in PowerPoint gut?
Wieso soll man überhaupt solche für das Publikum unsichtbaren Notizen zu einer PowerPoint-Präsentationen machen, die man nur selbst als Referent oder Referentin sehen kann, während die Zuschauer nur die Folien sehen? Weil eine gute PowerPoint-Präsentation den Vortrag nur unterstützen, aber das Gesagte niemals zu 100 % vollständig wiedergeben soll! Denn wenn der oder die Vortragende lediglich alle Folien laut vorliest, dann ist das für das Publikum extrem langweilig, frustrierend und der Vortrag kommt miserabel an.
- Daher ist es gang und gäbe, dass Referenten ein Redemanuskript nutzen, in dem alles (meist stichwortartig) enthalten ist, was in dem Vortrag gesagt werden soll.
- Dieses Redemanuskript ist nur für die Referenten selbst bestimmt und unterstützt diese beim Vortragen, um den Faden nicht zu verlieren und nichts Wichtiges zu vergessen.
- Das Vortragsmanuskript erfüllt damit die wichtigen Funktionen als Gedächtnisstütze, Leitfaden, Spickzettel und „Souffleuse“ (Einsagerin im Theater) zugleich.
- Die Redemanuskripte wurden früher auf Papier oder Karteikarten geschrieben oder ausgedruckt. In dem digitalen Präsentationsprogramm PowerPoint gibt es dafür aber natürlich auch eine digitale Lösung. Hier heißen diese „Sprechernotizen“ allerdings lediglich „Notizen“ (was leider nicht ganz selbsterklärend ist).
2. Wie man die Notizen in PowerPoint anzeigt, hinzufügt und wieder ausblendet
In der normalen Standardansicht von PowerPoint gibt es unterhalb jeder Folie einen zunächst noch sehr kleinen Notizenbereich. Wenn bislang noch keine Notiz erstellt wurde, dann steht hier der Satz → „Klicken Sie, um Notizen hinzuzufügen“. Falls dieses Feld bei Ihnen gar nicht angezeigt wird, dann ist es lediglich vollständig minimiert. Für das Einblenden des Notizenfeldes müssen Sie dann einfach auf die kleine Schaltfläche → Notizen direkt über der Taskleiste ganz am unteren Bildschirmrand klicken, oder alternativ in der Registerkarte → Ansicht auf die Schaltfläche → Notizen.
- Nun können Sie einfach in das Feld hineinklicken und mit dem Schreiben der Sprechernotizen für Ihr Vortragsmanuskript beginnen.
- Wenn Ihnen das Eingabefeld zu klein wird, können Sie den oberen Rand davon mit der linken Maustaste greifen und nach oben ziehend erweitern und auch wieder verkleinern.
- Gespeichert wird mit der ganz normalen Speicherfunktion des Programms (→ Datei → Speichern).
- Mit der Schaltfläche → Notizen (im Menüband oben oder in der kleinen Menüzeile am unteren Bildschirmrand) können Sie das Notizfeld ganz nach Belieben ein- und ausblenden, um zum Beispiel nur noch den Bearbeitungsbereich für die PowerPoint-Folien zu sehen.
- Tipp: Schreiben Sie Ihre Vortragsnotizen stichpunktartig auf. Das sorgt für ein freieres Reden und vermeidet ein zu starkes Kleben am Text. Zudem sollten Sie Schlüsselwörter und wichtige Textpassagen visuell hervorheben, um sich beim Präsentieren des Vortrags später schneller und besser zurechtfinden zu können. Wie das konkret funktioniert, erklärt der nächste Absatz.
3. Die PowerPoint-Notizen formatieren: Schriftgröße ändern, Text hervorheben etc.
Das Hervorheben von wichtigen Wörtern und Passagen ist für die Sprechernotizen ganz besonders wichtig. Denn im Eifer des Vortrags verliert man schneller den Überblick als unter Normalbedingungen. Da helfen fettgedruckte Schlüsselwörter, unterstrichene Passagen, kursiv gestellte Zitate sowie übersichtliche Aufzählungslisten extrem viel, damit man sich schneller in den Notizen zurechtfinden und den roten Faden wieder aufnehmen kann. Für das Bearbeiten der Notizenformatierung stehen Ihnen in PowerPoint nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Entweder direkt in dem kleinen Notizfeld unterhalb der Folien (allerdings mit etwas eingeschränktem Funktionsumfang) oder in der speziellen Ansicht „Notizenseiten“.
Den Notizentext in der normalen PowerPoint-Ansicht formatieren:
- Markieren Sie einfach den entsprechenden Textbereich in dem Notizfeld direkt unter Ihren PowerPoint-Folien. Sobald Sie die Maustaste wieder loslassen, wird Ihnen direkt darüber ein kleines Auswahlfenster mit den wichtigsten Möglichkeiten für die Textformatierung eingeblendet.
- Alternativ erhalten Sie dieses Auswahlfenster mit den Formatierungseinstellungen auch durch einen Rechtsklick auf ein Wort oder einen markierten Textbereich.
- Manche Formatierungen werden dann sofort live übernommen und angezeigt, wie zum Beispiel Fettdruck, kursiv, unterstrichen und die Aufzählungszeichen.
- Andere Formatierungseinstellungen hingegen, wie die Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Texthervorhebungsfarbe und Zeilenabstand, werden in diesem Notizfeld unterhalb der Folien nicht angezeigt – auch nicht in der Referentenansicht während des Präsentierens Ihres PowerPoint-Vortrags. Diese Formatierungseinstellungen dienen ganz allein nur der Gestaltung Ihres Notizen-Ausdrucks (mittels der „Notizenseiten“, siehe unten). Diese Formatierungen bleiben aber beispielsweise auch nach dem Kopieren oder Exportieren nach Microsoft Word erhalten.
Die PowerPoint-Notizen in der Ansicht „Notizenseite“ sowie im „Notizenmaster“ formatieren:
Die „Notizenseiten“ in PowerPoint:Deutlich mehr Bearbeitungs- und Formatierungsmöglichkeiten erhalten Sie in der speziellen Bearbeitungsansicht „Notizenseiten“. Klicken Sie dafür in der Registerkarte → Ansicht auf → Notizenseiten. Nun wird Ihnen eine zweigeteilte DIN A4-Seite angezeigt. Im oberen Teil wird eine miniaturisierte Version der Folie angezeigt, im unteren Bereich die Notizen. Das Bild der Folien können Sie bei Bedarf mit der Maus kleiner ziehen, um so mehr Platz für den Text darunter zu erhalten. In dieser Notizenseiten-Ansicht können Sie nun den Textinhalt genau wie in dem Absatz oben beschrieben bearbeiten. Mit dem Unterschied, dass nun sämtliche Formatierungsänderungen live angezeigt werden, also auch die Schriftgröße, Schriftfarbe, Zeilenabstände etc. Zum Verlassen der Notizenseite einfach in der Registerkarte → Ansicht ganz links auf → Normal klicken. |
Der „Notizenmaster“ in PowerPoint:Die vollen Gestaltungsmöglichkeiten für Ihre PowerPoint-Notizen erhalten Sie in der „Notizenmaster-Ansicht“. Klicken Sie dafür in der Registerkarte → Ansicht auf → Notizenmaster. Der Notizenmaster dient dazu, eine benutzerdefinierte Vorlage für das Layout der „Notizenseiten“ zu erstellen. Das bedeutet, dass Sie im Notizenmaster zum Beispiel Ihr Logo oder eine Kopf- und Fußzeile einfügen können (z. B. mit dem Titel des Vortrags), sich das aktuelle Datum einblenden, eine Hintergrundfarbe auswählen oder auch die Folienbilder auf jeder Notizenseite ausblenden lassen können. Der Notizenmaster ist somit sehr nützlich, um die Sprechernotizen schneller und einfacher in ein Handout umzuwandeln, das Sie dann vor oder nach Ihrem Vortrag verteilen können. Das Datum sowie die Kopf- und Fußzeile müssen Sie aber zusätzlich auch noch im Menü aktivieren (→ zur Anleitung). |
4. Die „Referentenansicht“: So werden die Notizen während des PowerPoint-Vortrags angezeigt
Mit der speziellen „Referentenansicht“ werden Ihnen dann bei der Vorführung Ihrer Präsentation die Sprechernotizen nur auf Ihrem Bildschirm eingeblendet. Falls Sie für den Vortrag einen Videoprojektor (Beamer) oder einen zweiten Bildschirm verwenden, dann richtet PowerPoint die Referentenansicht automatisch für Ihren Bildschirm ein. Kontrollieren Sie hierfür lediglich, ob in der Registerkarte → Bildschirmpräsentation die Option → Referentenansicht mit einem Häkchen aktiviert ist, sonst würden auch Sie nur Ihre Folien ganz ohne die Notizen sehen.
- Falls Sie hingegen die PowerPoint-Präsentation ohne zweiten Bildschirm halten (zum Beispiel für sich alleine, um den Vortrag zu üben), dann müssen Sie die Bildschirmpräsentation wie gewohnt starten (Registerkarte → Bildschirmpräsentation → Von Beginn an) und dann mit der Maus über die linke untere Ecke der Präsentation fahren.
- Daraufhin wird die Steuerleiste eingeblendet. Klicken Sie in dieser Steuerleiste auf das Symbol mit den drei Punkten für → Weitere Optionen und wählen Sie dann in dem Kontextmenü → Referentenansicht anzeigen aus.
- Problemlösung: Wenn Sie zwei Bildschirme verwenden, die PowerPoint-Notizen jedoch auf dem falschen Ausgabegerät angezeigt werden, dann müssen Sie lediglich in der Taskleiste oben auf → Anzeigeeinstellungen klicken und dann → Referentenansicht und Bildschirmpräsentation vertauschen auswählen.
Den Notizenbereich in der Referentenansicht erweitern und die Schriftgröße vergrößern
In der Referentenansicht werden Ihnen in der linken Bildschirmhälfte die aktuelle Folie und in der rechten Hälfte die dazugehörigen Notizen eingeblendet. Oberhalb des Notizenbereichs wird Ihnen zudem noch die jeweils nächste Folie als Vorschau angezeigt.
- Sie können den Notizenbereich nun ganz leicht vergrößern, in dem Sie die Trennlinien zwischen den drei Bildschirmbereichen mit der Maus greifen und nach links beziehungsweise oben ziehen. So erhalten Sie mehr Platz für die Darstellung Ihrer Sprechernotizen.
- Falls Ihnen die Schriftgröße im Notizenbereich zu klein ist, finden Sie direkt unterhalb dieses Feldes zwei Schaltflächen für das → Text vergrößern und das → Text verkleinern. So können Sie Ihre Vortragsnotizen bei einer „dynamischen Präsentation“ auch noch aus einer etwas größeren Entfernung besser erkennen.
5. Die PowerPoint-Notizen ausdrucken (mit oder ohne Folien)
Für das Ausdrucken der Notizen mit den dazugehörigen Folien müssen Sie einfach auf die Registerkarte → Datei klicken und die Option → Drucken wählen. Klicken Sie dann in den Druckeinstellungen auf die Schaltfläche → Ganzseitige Folien und wählen Sie in der Auswahl → Notizenseiten aus. Möchten Sie hingegen nur die Sprechernotizen ohne die dazugehörigen Folien ausdrucken, müssen Sie zuvor die Folien entweder in dem Notizenmaster deaktivieren (im Menüband das Häkchen bei dieser Option entfernen) oder diese manuell aus den Notizenseiten löschen.
6. Alle Notizen einer PowerPoint-Präsentation auf einmal löschen
Sie können natürlich jede Folie einzeln anklicken und darunter die Notizen entfernen. Das geht am einfachsten in der Ansicht „Notizenseiten“. Bei umfangreichen Präsentationen wünscht man sich jedoch, alle Notizen auf einmal entfernen zu können. Dafür müssen Sie in PowerPoint allerdings einen kurzen Umweg machen. Hier der Workaround.
- Klicken Sie in der betreffenden Präsentation auf die Registerkarte → Datei und dann auf die Option → Informationen.
- Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche → Auf Probleme prüfen und auf → Dokument prüfen.
- Entfernen Sie dann in der folgenden Liste alle Häkchen und setzen Sie lediglich das Häkchen bei dem letzten Listenpunkt → Präsentationsnotizen.
- Klicken Sie anschließend auf → Prüfen und im nächsten Fenster auf → Alle entfernen. Fertig. Nun werden alle Notizen aus der PowerPoint-Präsentation auf einmal gelöscht.
7. Extra-Tipps für PowerPoint und unsere Video-Anleitung zum neuen Morph-Effekt!
Microsoft 365 (ehemals Office 365) ist eine sehr vielseitige Business-Software-Suite mit mittlerweile über 30 verschiedenen Business-Apps, wie zum Beispiel Teams, das Projektplanungs-Tool Planner, den E-Mail-Client Outlook oder das Notizbuchprogramm OneNote (laut Microsoft das am meisten unterschätzte Office-Programm). Die vielen Programme und die jeweils vielen Funktionen darin machen den Einstieg in die Office-Suite nicht ganz einfach. Daher haben wir Ihnen unter folgendem Link alle Büro-Kaizen-Anleitungen zu den wichtigsten Office-Apps und Funktionen zusammengestellt.
Hier erfahren Sie zum Beispiel, wie man die Dateigröße in PowerPoint reduziert, die Folien auf hochkant DIN A4 skaliert, den Hintergrund ändert oder mit dem Folienmaster eigene Präsentationsvorlagen erstellt. In unserer YouTube-Video-Anleitung am Ende dieses Beitrags zeigen wir Ihnen zudem die recht neue „Morph“-Funktion für PowerPoint, mit der Sie sensationell gute Bildeffekte für Ihre Präsentation erzeugen können!
- Alle Anleitungen zu den Microsoft 365-Apps: Zum Beispiel zu PowerPoint, Outlook, Excel, Word, Teams, Planner, SharePoint, OneNote, OneDrive & Co.
- Microsoft Copilot: Der neue ChatGPT-basierte KI-Assistent für Microsoft 365 erstellt z. B. selbstständig PowerPoint-Präsentationen aus Word-Dateien oder aus wenigen Stichwörtern!
- Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie noch mehr nützliche Tipps, Checklisten und Druckvorlagen für eine effizientere Zusammenarbeit und Organisation im Job und Büro.
Büro-Kaizen Video-Anleitung: Der neue PowerPoint Morph-Effekt (sensationeller Bildeffekt!)
(Dauer 09:10 Minuten)
