OneNote (4/5): Inhalte erstellen und einfügen – von Checklisten bis E-Mails



In OneNote gibt es genial einfache Möglichkeiten, um beliebige Inhalte hinzuzufügen

OneNote, das digitale Notizbuchprogramm aus Microsofts Office-Familie, hat zwei ganz große Vorteile: Es ist mit allen möglichen Dateitypen kompatibel und es lässt sich sehr übersichtlich gliedern.

  • Die Notizen können jederzeit – auch nachträglich noch – auf mehreren Ebenen beliebig strukturiert und gegliedert werden. Das sorgt für eine maximale Ordnung und Übersichtlichkeit in größeren Dokumentensammlungen.
  • In die digitalen Notizbücher können alle möglichen Arten von digitalen und multimedialen Inhalten schnell, einfach und präzise eingefügt werden. Das sorgt für maximale Effizienz beim Arbeiten und Dokumentieren. Wie das genau geht, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Das lesen Sie hier: So funktioniert das Erstellen und Einfügen von Inhalten in OneNote

1. Wie man Inhalte direkt in OneNote erstellt“
2. Wie man Inhalte nach OneNote kopiert (einfügt)“
3. Das extrem schnelle Einfügen von E-Mails in OneNote“
4. Das extrem schnelle Erstellen von Screenshots mit OneNote“
5. Extra-Tipps für das Einfügen von Webinhalten und ausgedruckten Offline-Texten

1. Inhalte direkt in OneNote erstellen: Textfelder, Checklisten und handschriftliche Eingabe

In OneNote können Sie auf verschiedene Arten Inhalte erstellen. Neben der herkömmlichen Texteingabe über Textfelder (siehe → Punkt 1.1.) gibt es unter anderem auch eine Schnellfunktion für das Erstellen von abhakbaren Checklisten (→ Punkt 1.2.) sowie eine Funktion für die handschriftliche Eingabe mittels Touchscreen oder Maussteuerung (→ Punkt 1.3.).

1.1. Wie man Textfelder und Text-Container in OneNote erstellt:
Jede einzelne Seite in OneNote ist wie ein Endlosblatt Papier. Dabei bekommen Sie immer genau so viel Platz, wie Sie gerade benötigen. Im Unterschied zu dem Office-Partnerprogramm Word können Sie auch an jeder beliebigen Stelle einen Inhalt einfügen, an der sich gerade Ihr Maus-Cursor befindet – ganz wie auf einem Whiteboard oder einem echten Blatt Papier. Dies funktioniert mittels sogenannten Text-Containern, wie sie auch in PowerPoint verwendet werden.

  • Die Textfelder bzw. Text-Container entstehen automatisch an der Stelle, an der sich gerade Ihr Maus-Cursor befindet. Sie müssen lediglich anfangen zu tippen. Innerhalb des Menüreiters → Start finden Sie dann den von Microsofts Word bekannten Menübereich für die Textformatierung (z.B. Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand, Listen etc.).
  • Alle OneNote-Elemente, auch die Text-Container, können mit der linken Maustaste am oberen grauen Containerrand „gegriffen“ und dann beliebig hin und her verschoben, vergrößert und verkleinert sowie auch überlagert werden.
  • Drücken Sie zusätzlich noch die → SHIFT-Taste, um zwei Textcontainer ineinander zu ziehen und damit zu verbinden.

1.2. Wie man Checklisten und Tabellen in OneNote erstellt:
In OneNote können Sie auch ganz schnell und einfach Checklisten und Tabellen angelegen und einfügen.

  • Checklisten: Klicken Sie auf den Menüreiter→ Start und dann in der Mitte der Menüleiste auf die Schaltfläche → Aufgabenkategorie. Ihnen wird nun an der Stelle Ihres Cursors ein Checklisten-Container eingefügt. Für eine neue Checklisten-Zeile mit einem neuen Kontrollkästchen müssen Sie lediglich → Enter drücken. Nach erfolgreicher Bearbeitung können Sie die einzelnen To-Do-Punkte der Checkliste dann nach und nach per Mausklick als „erledigt“ abhaken.
  • Tabellen: Innerhalb der Registerkarte → Einfügen finden Sie in der Menüleiste links auch die Schaltfläche, um eine einfache (Text-) → Tabelle zu erstellen

1.3. Die handschriftliche Eingabe von Inhalten in OneNote:

Auch das handschriftliche Eingeben von Notizen, Zeichnungen oder Skizzen wurde in OneNote mit einem einfachen One-Click-Schnellzugriff gelöst.

  • Klicken Sie auf den Menüreiter → Zeichnen. Hier stehen Ihnen in der Menüleiste verschiedene Funktionen rund um die Handschrifteingabe zur Verfügung, die Sie entweder per Touchscreen (z.B. auf Ihrem Handy, Tablet oder dafür geeignete Laptops) oder alternativ auch mit der Maus bedienen können.
  • Für das Zeichnen und Schreiben mit der Maus stehen Ihnen in dem Menübereich → Tools verschiedenfarbige Schreibstifte und Leuchtstift-Textmarker zur Verfügung. So können Sie auch ohne Touchscreen schnell und einfach Skizzen entwerfen und dabei wichtige Bereiche oder Passagen farbig markiert hervorheben.

2. Inhalte nach OneNote kopieren: Als Datei anfügen oder als Ausdruck einfügen?

Das praktische an den digitalen OneNote-Notizbüchern ist, dass Sie alle möglichen Arten von digitalen Dateien und Dateitypen einfügen können: Egal ob E-Mails, Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint), PDFs, Bilder, Audiodateien, Videodateien oder Onlinevideos. Nutzen Sie dafür einfach die Tastenkombination für Copy + Paste (→ Strg + c für kopieren und → Strg + v für einfügen) oder alternativ die entsprechenden Schaltflächen in der Menüleiste der Registerkarte → Einfügen.

Die drei Methoden des Inhalte Einfügens in OneNote:

Bei Dokumentendateien (z.B. Word-Dateien oder PDFs) bietet Ihnen OneNote jedoch drei verschiedene Möglichkeiten an, wie der eingefügte Inhalt dargestellt werden soll:
a) Entweder als klassisch bearbeitbare 1 zu 1 Kopie,
b) als einen PDF-ähnlichen Dateiausdruck,
c) oder als eine schlichte und platzsparende Button-Link-Lösung zum Öffnen der Datei.

a) Den Inhalt 1 zu 1 in die OneNote-Seite einfügen: Markieren Sie einfach den Originaltext mit dem Mauszeiger und kopieren Sie Ihn an eine beliebige Stelle in einer OneNote-Seite. Der Text wird dann vollständig (inklusive Formatierung) 1 zu 1 in einen neuen Text-Container eingefügt und kann jederzeit wie gewohnt bearbeitet werden.

b) Den Inhalt als PDF-ähnlichen Dateiausdruck in OneNote einfügen: Wenn Sie ein Dokument als „digitalen Ausdruck“ in OneNote einfügen, dann kann dieses kommentiert und markiert werden (siehe Abbildung V). Diese Dateiausdrucke können vollständig von der OneNote-Suchfunktion durchsucht werden. Und über einen kleinen Umweg lassen sie sich sogar auch noch nachträglich bearbeiten: Dafür müssen Sie lediglich auf den eingebetteten Link direkt vor dem Dateiausdruck klicken. Wenn Sie das Dokument über diesen Link aus OneNote heraus öffnen und bearbeiten, zeigt Ihnen OneNote bei Änderungen automatisch eine Meldung an, dass der unmittelbar unter diesem Link eingefügte PDF-ähnliche Digitalausdruck veraltet ist und mit einem Mausklick aktualisiert werden kann (siehe Abbildung VI).

c) Die Datei als Anlage an die OneNote-Seite anfügen (Button-Link-Lösung): Wenn Sie beim Einfügen eines Dokuments die Option→ Dateianlage anfügen (bzw. → Datei anfügen) wählen, dann wird Ihnen lediglich ein kleines, platzsparendes Symbol für den jeweiligen Dateityp mit einem dazugehörigen Link und Titel in die OneNote-Seite eingebettet. Mit einem Doppelklick lässt sich die Datei dann öffnen und bearbeiten (siehe Abbildung VII).

Video-Tutorial

Dateiausdruck einfügen und bearbeiten


3. Das extrem schnelle Einfügen von E-Mails in die OneNote-Notizen

Es kommt häufig vor, dass man eine E-Mail mit wichtigen Informationen passgenau in seine OneNote-Dokumentationen oder Notizen einfügen und abspeichern will. Dafür gibt es in Outlook den praktischen Schnellzugriffs-Button → An OneNote senden.

  • Klicken Sie die gewünschte E-Mail an und klicken Sie dann einfach innerhalb des Menüreiters → Start auf das OneNote-Symbol → An OneNote senden in der Mitte der Menüleiste. In dem sich nun öffnenden Auswahlfenster können Sie den genauen Speicherort in Ihren Notizbüchern festlegen. Fertig.
  • Auf diese Weise können Sie den Schriftverkehr mit wichtigen Detailinformationen zu Projekten oder Terminen ganz schnell und einfach aus Ihrem Postfach in Outlook heraus exakt passend an die richtige Stelle in OneNote einfügen, ohne dieses dafür extra öffnen zu müssen.

4. Das extrem schnelle Einfügen von Screenshots in OneNote

Sobald Sie OneNote das erste Mal geöffnet haben, steht Ihnen eine geniale neue Screenshot-Funktion zur Verfügung, mit der das Ausschneiden von Bildschirmteilbereichen noch einmal deutlich schneller und einfacher wird.

  • Drücken Sie für Screenshots künftig einfach die Tastenkombination → Win-Taste + Shift-Taste + s (die Taste [win] ist die Taste mit dem Windows-Logo in der untersten Reihe links).
  • Ihr Bildschirm wird dann mit einem milchig-weißen Schleier überzogen und Ihr Mauszeiger wandelt sich zu einem Fadenkreuz. Mit der gedrückten linken Maustaste können Sie nun ein beliebig großes Fenster über Ihrem Bildschirm aufziehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird von dem aufgezogenen Bildschirmbereich ein Screenshot erstellt und in die Zwischenablage kopiert.
  • Diesen Screenshot können Sie nun mit → Strg + v an einer beliebigen Stelle in OneNote oder in ein anderes Programm einfügen. (Hinweis: Je nach Programmversion öffnet sich auch ein Fenster zum Auswählen des Speicherorts in OneNote.)
  • Tipp: Diese neue Screenshot-Funktion steht Ihnen ab jetzt auch dann zur Verfügung, wenn OneNote selbst nicht geöffnet ist.

Extra-Tipps für das besonders schnelle Einfügen von Webinhalten und Offline-Texten:

- Die OneNote-Erweiterung WebClipper und die Kamera-App Office Lens -

  • WebClipper: Microsoft bietet eine extrem praktische OneNote-Erweiterung an, mit der man interessante Inhalte von einer Webseite noch schneller und einfacher in OneNote abspeichern kann: Die kostenlose OneNote-Erweiterung WebClipper (für alle gängigen Webbrowser wie Chrome, Firefox und Safari). Damit lassen sich alle Webinhalte mit nur 2-3 schnellen Klicks genau so und genau dort abspeichern, wie und wo Sie wollen, ohne dass dafür OneNote extra geöffnet werden muss.
  • Office Lens: Die kostenlose Smartphone-Kamera-App Office Lens wiederum verfügt über eine automatische Texterkennung. Damit können Sie ausgedruckte Dokumente, Flip-Charts, Poster oder Whiteboards abfotografieren und als bearbeitbare Textversion 1 zu 1 in OneNote einfügen. Praktischer und zeitsparender geht es nicht! Wie Sie diese beiden OneNote-Erweiterungen genau für sich nutzen können, erfahren Sie in Teil 5/5 unserer OneNote-Serie.


Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft OneNote? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu OneNote für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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