OneNote Inhalte erstellen und einfügen (Anleitungen)

Im digitalen Zeitalter ist es wichtiger denn je, unsere Ideen und Informationen an einem Ort zu speichern, der jederzeit und von überall aus zugänglich ist. Mit OneNote, Microsofts leistungsstarke digitale Notizbuchanwendung, können Sie genau das tun. OneNote ermöglicht es Ihnen, alle Inhalte an einem zentralen Ort zu organisieren und zu speichern. In diesem Beitrag werden wir uns darauf konzentrieren, wie man in OneNote Inhalte erstellen kann.

1. Inhalte in OneNote erstellen

In OneNote können Sie über verschiede Wege digitale Notizen erstellen und gliedern. Dafür bietet das Notizbuchgramm einige spannende Funktionen für einen guten Überblick:

OneNote Inhalte über Textfelder/Text-Container

Auf einer OneNote-Seite ist nur ein Feld vorgegeben. Dabei handelt es sich um den Seitentitel. Jede einzelne Seite in OneNote kann man dann wie ein Endlosblatt Papier betrachten. Dabei bekommen Sie immer genau so viel Platz, wie Sie gerade benötigen. Im Unterschied zu Microsoft Word können Sie auch an jeder beliebigen Stelle einen Inhalt einfügen, an der sich gerade Ihr Maus-Cursor befindet – ähnlich einem Whiteboard oder einem echten Blatt Papier. Dies funktioniert mittels sogenannten Text-Containern, wie sie auch in PowerPoint verwendet werden. Die Textfelder bzw. Text-Container entstehen automatisch an der Stelle, an der sich gerade Ihr Maus-Cursor befindet. Sie müssen lediglich anfangen zu tippen. Innerhalb des Menüreiters „Start“ finden Sie dann den von Microsofts Word bekannten Menübereich für die Textformatierung (z. B. Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand, Listen etc.).

OneNote Text-Containern anpassen

Alle OneNote-Elemente, auch die Text-Container, können mit der linken Maustaste am oberen grauen Containerrand „gegriffen“ und dann beliebig hin und her verschoben, vergrößert und verkleinert sowie auch überlagert werden. Drücken Sie zusätzlich noch die SHIFT-Taste auf der Tastatur, um zwei Textcontainer ineinander zu ziehen und damit zu verbinden.

Rechnungen in OneNote lösen

Für komplexe Rechnungen sollten Sie weiterhin in Excel arbeiten, doch OneNote ist dazu in der Lage kleine Rechnungen zu lösen. Geben Sie die entsprechende Rechnung ein. Nach dem = können Sie entweder die Taste → Leertaste oder die → Enter-Taste. OneNote errechnet nun direkt das Ergebnis.

Bilder, Dokumente und Screenshots in OneNote einfügen

Nicht nur klassischer Text findet in OneNote seinen Platz:

• Bilder: Über das OneNote Menü → Einfügen und → Bilder können Sie Fotos und Screenshots in Ihren Notizen ergänzen. Alternativ funktioniert das auch über die Tastenkombination → STRG + C/V.
• Dokumente: Falls Sie Dokumente in Papierform erhalten, können Sie diese über die OneNote-App einscannen und müssen keine Papierausdrucke aufbewahren. Öffnen Sie dazu in der entsprechenden OneNote-Seite die → Kamera und wechseln dort zu → Dokument.
• Screenshots: Um einen Screenshot in OneNote einzufügen, können Sie das Kontextmenü von OneNote nutzen. Dort finden Sie im Bereich → Einfügen die Funktion → Bildschirmausschnitt. Durch das Anklicken erscheint ein Fadenkreuz, mit dem Sie den gewünschten Bereich auswählen können. Auch hier können Sie alternativ mit Shortcuts arbeiten. Drücken Sie dafür → Windows + Shift + S.

Funktion „Text aus Bild kopieren“

Für Bilder, die Text enthalten, hat OneNote eine tolle Funktion entwickelt, um nicht alles händisch übertragen zu müssen: Text aus Bild kopieren. Fügen Sie dazu das Bild in OneNote ein. Durch einen Klick auf die rechte Maustaste erscheint eine Auswahl. Klicken Sie dort → Text aus Bild kopieren. Nun können Sie durch → STRG + V den Inhalt einfügen und sparen sich das getippe. Hinweis: Prüfen Sie den Text von OneNote sicherheitshalber noch auf Rechtschreibfehler.

Tabellen in OneNote einfügen

Tabellen in OneNote gelten lediglich der Strukturierung von Inhalten. Für komplexe (Pivot-)Tabellen sollten Sie weiterhin Programme wie Excel nutzen. In OneNote können Sie Tabellen über → Einfügen → Tabelle integrieren. Dabei können Sie die Anzahl der Zellen beliebig festlegen. Sobald die Tabelle eingefügt ist, erscheint in der Menüleiste das erweiterte Tabellenmenü. Dort können Sie die Tabellen bearbeiten, ähnlich Word. Tipp: Mit der Tabulator-Taste können Sie ebenfalls ganz einfach Tabellen in OneNote erstellen.

Links zu Seiten mittels Hyperlink erstellen

In OneNote kann ganze Seiten und Abschnitte verlinken. Das geht am einfachsten in dem man mit einem → Rechtsklick auf die entsprechende Seite geht und dort → Link zu Abschnitt/Seite kopieren auswählt. Der kopierte Link kann nun an einer beliebigen Stelle als Hyperlink eingefügt werden. Des weiteren können Sie auch nur innerhalb eines Notizbuchs verlinken. Dabei reicht es , wenn Sie jeweils zwei eckige Klammern öffnen und schließen und dazwischen den exakten Name der Seite eingeben: [[Name der OneNote Seite]]

Inhaltsverzeichnisse (mit Seiten-Verknüpfung) erstellen

Wenn Sie beispielsweise ein Handbuch mit Checklisten für einen neuen Kollegen erstellen möchten, kann OneNote auch hierfür die richtige Anlaufstelle sein.

• Erstellen Sie dazu auf einer neuen OneNote-Seite ein Inhaltsverzeichnis mit den wichtigen Themen.
• Markieren Sie nun alle Aufzählungspunkte und wählen Sie nach einem Klick auf die rechte Maustaste → Mit Seiten verknüpfen im sich öffnenden Fenster.
• OneNote erstellt nun für jeden dieser Punkte eine eigene Seite und verlinkt diese direkt in Ihrem Inhaltsverzeichnis.

2. Dateiausdrucke in OneNote kopieren und die Inhalte innerhalb OneNote bearbeiten

Das praktische an den digitalen OneNote-Notizbüchern ist, dass Sie alle möglichen Arten von digitalen Dateien und Dateitypen einfügen können: Egal ob E-Mails, Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint), PDFs… sie lassen sich in nur wenigen Klicks als Datei verlinken oder als Ausdruck in eine OneNote-Seite einfügen. Bei Dokumentendateien bietet Ihnen OneNote drei verschiedene Möglichkeiten an, wie der eingefügte Inhalt dargestellt werden soll.

Klassisch bearbeitbare 1 zu 1 Kopie

Markieren Sie einfach den Originaltext mit dem Mauszeiger und kopieren Sie Ihn mit Copy & Paste an eine beliebige Stelle einer OneNote-Seite. Der Text wird dann vollständig (inklusive Formatierung) in einem neuen Text-Container eingefügt und kann wie gewohnt bearbeitet werden.

Platzsparende Button-Link-Lösung zum Öffnen der Datei (Dateianlage)

Wenn Sie beim Einfügen eines Dokuments die Option → Dateianlage und → Datei einfügen anfügen wählen, dann wird Ihnen lediglich ein kleines, platzsparendes Symbol für den jeweiligen Dateityp eingebettet. Dieses ist mit einem dazugehörigen Link und Titel in die OneNote-Seite hinterlegt. Mit einem Doppelklick lässt sich die Datei dann öffnen und bearbeiten. Wenn Sie statt → Datei einfügen → Dateiausdruck wählen, erscheint die Datei wie im nächsten Punkt beschrieben.

PDF-ähnlichen Dateiausdruck erstellen

Wenn Sie ein Dokument als „digitalen Ausdruck“ in OneNote einfügen, dann werden die einzelnen Seiten des Dokuments als Bilder eingefügt. Diese Dateiausdrucke können direkt markiert und/oder beschriftet werden und sind vollständig von der OneNote-Suchfunktion durchsuchbar. Speichern Sie zunächst das Dokument, das Sie einfügen möchten ab. Klicken Sie dazu unter → Einfügen auf → Dateianlage und wählen Sie das Dokument am endsprechenden Speicherort aus. Das Dokument wird nun verlinkt und darunter noch einmal als PDF-Ausdruck eingefügt. Tipp: Über einen kleinen Umweg lassen sich die Dateiausdrucke auch noch nachträglich bearbeiten. Dafür müssen Sie lediglich auf den eingebetteten Link direkt vor dem Dateiausdruck klicken. Wenn Sie das Dokument über diesen Link aus OneNote heraus öffnen und bearbeiten, zeigt Ihnen OneNote bei Änderungen automatisch eine Meldung an, dass der unmittelbar unter diesem Link eingefügte PDF-ähnliche Digitalausdruck veraltet ist und mit einem Mausklick aktualisiert werden kann.

3. E-Mail-Ausdrucke in OneNote einfügen (An OneNote senden)

Es kommt häufig vor, dass man eine E-Mail mit wichtigen Informationen passgenau in seine OneNote-Dokumentationen oder Notizen einfügen und abspeichern will. Dafür gibt es in Outlook den praktischen Schnellzugriffs-Button „An OneNote senden“. Auf diese Weise können Sie den Schriftverkehr mit wichtigen Detailinformationen zu Projekten oder Terminen ganz schnell und einfach aus Ihrem Postfach in Outlook heraus an die richtige Stelle in OneNote einfügen, ohne dieses dafür extra öffnen zu müssen.

1. Wählen Sie zunächst die gewünschte E-Mail aus.
2. Klicken Sie dann einfach innerhalb des Menüreiters → Start auf → An OneNote senden.
3. In dem sich nun öffnenden Auswahlfenster können Sie den genauen Ablageort in OneNote für die E-Mail festlegen. Fertig.

4. Handschriftliche OneNote Notizen mittels Touchscreen oder Maussteuerung erstellen

Auch das handschriftliche Eingeben von Notizen, Zeichnungen oder Skizzen wurde in OneNote gelöst. In der Menüleiste stehen Ihnen verschiedene Funktionen rund um die Handschrifteingabe zur Verfügung, die Sie entweder per Touchscreen (z. B. auf dem Smartphone, Tablet oder dafür geeignete Laptops) oder alternativ auch mit der Maus bedienen können. Für das Zeichnen und Schreiben stehen Ihnen im Menübereich „Tools“ verschiedenfarbige Schreibstifte und Leuchtstift-Textmarker zur Verfügung. Zusätzlich können Sie über → Hintergrund formatieren Hilfslinien einblenden.

5. Besonders schnelles Erstellen, Einfügen und Bearbeiten von Web-Inhalten und Offline-Texten

• WebClipper: Microsoft bietet eine praktische OneNote-Erweiterung an, mit der man interessante Inhalte von einer Webseite noch schneller und einfacher in OneNote abspeichern kann. Die kostenlose OneNote-Erweiterung WebClipper gibt es für alle gängigen Webbrowser wie Chrome, Firefox und Safari. Damit lassen sich alle Webinhalte mit nur 2-3 schnellen Klicks in OneNote genau dort abspeichern, wo Sie es wollen. Dafür muss noch nicht einmal OneNote extra geöffnet werden. Lesen Sie hierzu auch unseren ausführlichen Blogbeitrag „OneNote-Webclipper: Für eine extrem schnelle Dokumentation der Internetrecherche“
• Office Lens: Die kostenlose Smartphone-Kamera-App Office Lens wiederum verfügt über eine automatische Texterkennung. Damit können Sie ausgedruckte Dokumente, Flip-Charts, Poster oder Whiteboards abfotografieren und als bearbeitbare Textversion 1 zu 1 in OneNote einfügen. Lesen Sie hierzu auch unseren ausführlichen Blogbeitrag „Office Lens: Scanner-App digitalisiert direkt in OneNote“

6. Weitere Tipps und Funktionen rund um das Erstellen von Inhalten in OneNote

• OneNote Inhalte freigeben/teilen: Für die optimale Zusammenarbeit mit Kollegen können Sie persönliche Notizbücher an Kollegen freigeben. Alternativ können Sie auch ein gemeinsames Notizbuch für das gesamte Team anlegen und zentral auf SharePoint speichern. So können alle Kollegen flexibel darauf zugreifen.
• OneNote Seite per E-Mail verschicken: Mit nur einem Klick können Sie die Notizen einer OneNote Seite per Mail versenden – auch an Personen, die selbst kein OneNote nutzen.
• Outlook Besprechungsdetails einfügen: Über den Button → Besprechungsdetails in der Menüleiste können Sie ganz einfach die Details aus dem Outlook-Kalendereintrag übernehmen.
• Outlook-Aufgaben aus OneNote erstellen: In OneNote’s Startmenü gibt es einen Button → Outlook-Aufgaben. Markieren Sie den Text, der in eine Outlook-Aufgabe umgewandelt werden soll und wählen Sie die Funktion. Dort können Sie auch direkt das Fälligkeitsdatum wählen.

Video-Tutorial: Top 15 Microsoft OneNote-Tipps (deutsch)

(Dauer 06:39 Minuten)

Inhalte des OneNote-Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Unterseiten einklappen 00:29
3. Tabelle erstellen mit TAB 00:53
4. Handschrift in Maschinentext umwandeln 01:08
5. Text aus Bild kopieren 01:24
6. Links zu Seiten kopieren 01:40
7. Seiten mit eckigen Klammern verlinken 02:02
8. Seitenvorlagen nutzen 02:32
9. Besprechungsdetails aus Outlook integrieren 02:54
10. Aufgaben zu Outlook und ToDo hinzufügen 03:17
11. Zwei OneNote-Fenster parallel nutzen 03:36
12. Ganzseitenansicht 04:03
13. Seite per E-Mail senden 04:28
14. Farbe der Notizbücher und Abschnitte ändern 04:45
15. Abschnittsgruppen 05:18
16. Nach OneNote drucken 05:44