OneNote: Inhalte erstellen und einfügen – von Checklisten bis E-Mails


OneNote, das digitale Notizbuchprogramm aus der Microsoft Office-Familie, hat zwei große Vorteile:

  • Notizen können jederzeit – auch nachträglich noch – auf mehreren Ebenen beliebig strukturiert und gegliedert werden. Das sorgt für eine maximale Ordnung und Übersichtlichkeit in größeren Dokumentensammlungen.
  • In die digitalen Notizbücher können alle möglichen Arten von digitalen und multimedialen Inhalten schnell, einfach und präzise eingefügt werden. Das sorgt für maximale Effizienz beim Arbeiten und Dokumentieren.

Wie man nun genau Inhalte in OneNote einfügen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Inhalte direkt in OneNote erstellen

In OneNote können Sie auf verschiedene Arten Inhalte erstellen:

Texteingabe über Textfelder/Text-Container

Jede einzelne Seite in OneNote kann man wie ein Endlosblatt Papier betrachten. Dabei bekommen Sie immer genau so viel Platz, wie Sie gerade benötigen. Im Unterschied zu Microsoft Word können Sie auch an jeder beliebigen Stelle einen Inhalt einfügen, an der sich gerade Ihr Maus-Cursor befindet – ganz wie auf einem Whiteboard oder einem echten Blatt Papier. Dies funktioniert mittels sogenannten Text-Containern, wie sie auch in PowerPoint verwendet werden. Die Textfelder bzw. Text-Container entstehen automatisch an der Stelle, an der sich gerade Ihr Maus-Cursor befindet. Sie müssen lediglich anfangen zu tippen. Innerhalb des Menüreiters „Start“ finden Sie dann den von Microsofts Word bekannten Menübereich für die Textformatierung (z.B. Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand, Listen etc.).

Alle OneNote-Elemente, auch die Text-Container, können mit der linken Maustaste am oberen grauen Containerrand „gegriffen“ und dann beliebig hin und her verschoben, vergrößert und verkleinert sowie auch überlagert werden [1].

Drücken Sie zusätzlich noch die SHIFT-Taste auf der Tastatur, um zwei Textcontainer ineinander zu ziehen und damit zu verbinden.

Abhakbare Checklisten und Tabellen

In OneNote können Sie auch schnell und einfach Checklisten und Tabellen anlegen und einfügen.

Checkliste

Tabelle

  • Klicken Sie auf den Menüreiter „Start“
  • In der Mitte der Menüleiste auf die Schaltfläche „Aufgabenkategorie“. Ihnen wird nun an der Stelle Ihres Cursors ein Checklisten-Container eingefügt.
  • Für eine neue Checklisten-Zeile mit einem neuen Kontrollkästchen müssen Sie lediglich „Enter“ drücken.
  • Nach erfolgreicher Bearbeitung können Sie die einzelnen To-Do-Punkte der Checkliste dann nach und nach per Mausklick als „erledigt“ abhaken.

 

  • Innerhalb der Registerkarte Tabellen, gehen Sie auf „Einfügen
  • In der Menüleiste finden Sie links auch die Schaltfläche, um eine einfache (Text-) → Tabelle zu erstellen

 

Tabelle 1: OneNote – Checkliste und Tabelle im Vergleich

onenote-checkliste
Abbildung 3: OneNote – Ansicht Checkliste in OneNote

 

 

Handschriftliche Eingabe mittels Touchscreen oder Maussteuerung

Auch das handschriftliche Eingeben von Notizen, Zeichnungen oder Skizzen wurde in OneNote mit einem einfachen One-Click-Schnellzugriff gelöst.

  • Klicken Sie auf den Menüreiter „Zeichnen“ [1].
  • In der Menüleiste stehen Ihnen verschiedene Funktionen rund um die Handschrifteingabe zur Verfügung, die Sie entweder per Touchscreen (z.B. auf Ihrem Handy, Tablet oder dafür geeignete Laptops) oder alternativ auch mit der Maus bedienen können.
  • Für das Zeichnen und Schreiben mit der Maus stehen Ihnen in dem Menübereich „Tools“ [2] verschiedenfarbige Schreibstifte und Leuchtstift-Textmarker zur Verfügung. So können Sie auch ohne Touchscreen schnell und einfach Skizzen entwerfen und dabei wichtige Bereiche oder Passagen farbig markiert hervorheben.

Inhalte nach OneNote kopieren

Das praktische an den digitalen OneNote-Notizbüchern ist, dass Sie alle möglichen Arten von digitalen Dateien und Dateitypen einfügen können: Egal ob E-Mails, Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint), PDFs, Bilder, Audiodateien, Videodateien oder Onlinevideos. Nutzen Sie zum Einfügen einfach die Tastenkombination für Copy + Paste (→ Strg + c für kopieren und → Strg + v für einfügen) oder alternativ die entsprechenden Schaltflächen in der Menüleiste der Registerkarte „Einfügen“.

 

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Bei Dokumentendateien (z.B. Word-Dateien oder PDFs) bietet Ihnen OneNote drei verschiedene Möglichkeiten an, wie der eingefügte Inhalt dargestellt werden soll:

Klassisch bearbeitbare 1 zu 1 Kopie

Markieren Sie einfach den Originaltext mit dem Mauszeiger und kopieren Sie Ihn an eine beliebige Stelle in einer OneNote-Seite. Der Text wird dann vollständig (inklusive Formatierung) 1 zu 1 in einem neuen Text-Container eingefügt und kann jederzeit wie gewohnt bearbeitet werden.

PDF-ähnlicher Dateiausdruck

Wenn Sie ein Dokument als „digitalen Ausdruck“ in OneNote einfügen, dann werden die einzelnen Seiten des Dokuments als „Bilder“ eingefügt (siehe Abbildung 5). Diese Dateiausdrucke können direkt markiert und/oder beschriftet werden und sind vollständig von der OneNote-Suchfunktion durchsuchbar.

Über einen kleinen Umweg lassen sich die Dateiausdrucke sogar auch noch nachträglich bearbeiten: Dafür müssen Sie lediglich auf den eingebetteten Link direkt vor dem Dateiausdruck klicken. Wenn Sie das Dokument über diesen Link aus OneNote heraus öffnen und bearbeiten, zeigt Ihnen OneNote bei Änderungen automatisch eine Meldung an, dass der unmittelbar unter diesem Link eingefügte PDF-ähnliche Digitalausdruck veraltet ist und mit einem Mausklick aktualisiert werden kann (siehe Abbildung 6).

Platzsparende Button-Link-Lösung zum Öffnen der Datei

Wenn Sie beim Einfügen eines Dokuments die Option „Dateiausdruck“ anfügen wählen, dann wird Ihnen lediglich ein kleines, platzsparendes Symbol für den jeweiligen Dateityp mit einem dazugehörigen Link und Titel in die OneNote-Seite eingebettet. Mit einem Doppelklick lässt sich die Datei dann öffnen und bearbeiten (siehe Abbildung 7).

 

Video-Tutorial – so fügen Sie den Dateiausdruck ein und bearbeiten diesen

 

Einfügen von Inhalten in die OneNote-Notizen

E-Mails

Es kommt häufig vor, dass man eine E-Mail mit wichtigen Informationen passgenau in seine OneNote-Dokumentationen oder Notizen einfügen und abspeichern will. Dafür gibt es in Outlook den praktischen Schnellzugriffs-Button „An OneNote senden“.

  • Klicken Sie die gewünschte E-Mail an
  • Klicken Sie dann einfach innerhalb des Menüreiters „Start auf „An OneNote“ senden
  • In dem sich nun öffnenden Auswahlfenster können Sie den genauen Speicherort in Ihren Notizbüchern festlegen. Fertig.

 

  • Auf diese Weise können Sie den Schriftverkehr mit wichtigen Detailinformationen zu Projekten oder Terminen ganz schnell und einfach aus Ihrem Postfach in Outlook heraus exakt passend an die richtige Stelle in OneNote einfügen, ohne dieses dafür extra öffnen zu müssen.

Screenshots

Mit einer einfachen Tastenkombination schneiden Sie Bildschirmteilbereiche schnell und einfach aus.

  • Drücken Sie für Screenshots künftig einfach die Tastenkombination

Win-Taste + Shift-Taste + s

  • Ihr Bildschirm wird dann mit einem milchig-grauen Schleier überzogen und Ihr Mauszeiger wandelt sich zu einem Fadenkreuz.

 

  • Mit der gedrückten linken Maustaste können Sie nun ein beliebig großes Fenster über Ihrem Bildschirm aufziehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird von dem aufgezogenen Bildschirmbereich ein Screenshot erstellt und in die Zwischenablage kopiert.
  • Diesen Screenshot können Sie nun mit der Tastenkombination „Strg + v“ an einer beliebigen Stelle in OneNote oder in ein anderes Programm einfügen.

 

Extra-Tipps: Besonders schnelles Einfügen von Webinhalten und Offline-Texten

  • WebClipper: Microsoft bietet eine praktische OneNote-Erweiterung an, mit der man interessante Inhalte von einer Webseite noch schneller und einfacher in OneNote abspeichern kann. Die kostenlose OneNote-Erweiterung WebClipper gibt es für alle gängigen Webbrowser wie Chrome, Firefox und Safari. Damit lassen sich alle Webinhalte mit nur 2-3 schnellen Klicks in OneNote genau dort abspeichern, wo Sie es wollen. Dafür muss noch nicht einmal OneNote extra geöffnet werden. Lesen Sie hierzu auch unseren ausführlichen Blogbeitrag „OneNote-Webclipper: Für eine extrem schnelle Dokumentation der Internetrecherche
  • Office Lens: Die kostenlose Smartphone-Kamera-App Office Lens wiederum verfügt über eine automatische Texterkennung. Damit können Sie ausgedruckte Dokumente, Flip-Charts, Poster oder Whiteboards abfotografieren und als bearbeitbare Textversion 1 zu 1 in OneNote einfügen. Lesen Sie hierzu auch unseren ausführlichen Blogbeitrag „Office Lens: Scanner-App digitalisiert direkt in OneNote


1 Kommentar
  • Sie haben immer wertvolle Tips. Ich bin Apple User und nutze OneNote. Mit welchem Befehl schiebe ich Mails in mein OneNote?
    Danke

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