SharePoint in Teams einbinden: Gemeinsame Dateiablage durch Verknüpfung von Websites, Listen und Ordnern (Anleitung)

Die meisten Unternehmen nutzen Microsoft SharePoint für das Intranet und die gemeinsame Dateiablage – und seit 2017 zunehmend Microsoft Teams für die Online-Kommunikation und Zusammenarbeit in einzelnen Arbeitsgruppen. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung zeigen wir Ihnen nun, wie Sie SharePoint in Teams einbinden können. Ganz spezifisch erklären wir Ihnen, wie Sie eine bestehende Dateiablage aus SharePoint-Online (Websites, Listen, Ordner) für den Zugriff und die konfliktfreie Bearbeitung in Microsoft Teams einbinden und integrieren können.

Lesedauer ca. 5 Minuten

1. Grundlagen: Das Zusammenspiel von SharePoint und Teams

Der Skype-for-Business-Nachfolger „Teams“ (in Microsoft 365) bietet nicht nur alle Möglichkeiten der modernen Online-Kommunikation. In die Kollaboration-Plattform können auch andere

Anwendungen eingebunden werden (z. B. das Projektmanagement-Tool Planner oder RSS-Feeds für regelmäßige Branchen-News).

Standardmäßig enthält jede Teams-Plattform bereits neben einem gemeinsamen Kanal, OneNote-Notizbuch und Terminkalender auch eine gemeinsame Dateiablage. Dafür nutzt Teams technisch betrachtet eine SharePoint-Webseite.

Daher ist auch der umgekehrte Weg ganz leicht möglich, das Hinzufügen einer bereits vorhandenen SharePoint-Dateiablage zu einem Team oder Teams-Kanal. Das gilt allerdings nur für die cloudgestützte Programmversion SharePoint-Online – die Integration von lokalen SharePoint-Netzwerken und Websites in Teams wird bislang noch nicht unterstützt.

2. Jedes Teams hat eine Standard SharePoint Webseite

• Jedes neue Team, das Sie in Teams erstellen, erhält für die Option einer gemeinsamen Dateiablage automatisch eine eigene SharePoint-Online-Website, mit einem darin enthaltenen Standardordner → Allgemein bzw. → General.
• In diesem Standardordner bekommt jeder neu hinzugefügte Teams-Kanal innerhalb dieses Teams einen eigenen Ordner. So erhalten Sie eine nach den Kommunikations- und Themenkanälen geordnete, übersichtliche Dateiablage und Dokumentensammlung.
• Info: Die Chat-Dateien speichert Teams dagegen nicht in SharePoint Online, sondern in dem Schwesterprogramm OneDrive for Business ab.

Für alle, die neben der Standard SharePoint Webseite des Teams, noch eine weitere SharePoint Webseite einbinden wollen, wird dies im nächsten Abschnitt beschrieben.

3. Anleitung: Zusätzliche SharePoint Webseite in Microsoft Teams einbinden

Das Einbinden einer bereits existierenden SharePoint Webseite, SharePoint Liste oder eines SharePoint Ordners aus einer vorhandenen SharePoint-Online-Dokumentenbibliothek ist in Teams denkbar einfach gelöst. Das Einbinden von SharePoint in Teams gelingt Ihnen durch folgende vier Schritte.

Schritt 1: Eine Registerkarte hinzufügen, in der die bestehende SharePoint Webseite eingebunden wird

Öffnen Sie den Kanal in Microsoft Teams, in den Sie eine bestehende Dateiablage aus SharePoint-Online einbinden wollen und klicken Sie in der Zeile oben rechts, neben den Registerkarten des Kanals, auf das Plussymbol → + Registerkarte hinzufügen.

Schritt 2: SharePoint in Teams einbinden (Seiten, Listen und Co.)

In Teams haben Sie die Wahl, ob Sie nur eine SharePoint-Seite, eine Liste oder eine ganze Dokumentbibliothek hinzufügen wollen.

SharePoint-Seite in Teams einbinden

• Wenn Sie auf → Registerkarte hinzufügen geklickt haben, können Sie in dem neuen Fenster nach → SharePoint suchen.
• Klicken Sie nun auf → SharePoint-Seiten, um eine einzelne Seite einzubinden.
• Wählen Sie die Seite aus, die Sie in Ihren Teams Kanal einbinden möchten.
• Klicken Sie abschließend auf → Speichern.
• Hinweis: Diese SharePoint-Seite kann hier nur angezeigt, aber nicht bearbeitet werden.

SharePoint-Seite, Liste oder Dokumentbibliothek einbinden

• Klicken Sie, in der sich nun öffnenden Auswahlliste aller hinzufügbaren Anwendungen, auf die Kachel → SharePoint.
• Nun haben Sie die folgende Auswahl, welches SharePoint Element Sie einbinden möchten:
  • → Seiten,
  • → Listen oder
  • → Dokumentbibliotheken.
• Bei der Option → Beliebige Microsoft Office SharePoint Seite können Sie nicht nur einen Link zu einer einzelnen SharePoint-Webseite oder zu einem ganzen Ordner eingeben, sondern können zudem auch die Dokumentenbibliothek aus einem anderen Teams in dieses einbinden.
• Achtung: Die Berechtigungen der einzelnen SharePoint-Plattformen müssen immer noch getrennt voneinander verwaltet werden, das heißt die Nutzer, die keine Berechtigungen in dem verlinkten SharePoint haben, können auch nicht darauf zugreifen.
• Hinweis: Wenn Sie eine SharePoint-Liste in Teams einbinden, können Sie diese bearbeiten. Wenn Sie eine Seite einbinden, ist diese schreibgeschützt.

Schritt 3: Information über Einbindung von SharePoint in Teams

Wählen Sie nun die gewünschte Dateiablage aus SharePoint aus. Sie können auch den Link aus SharePoint Online in das Eingabefeld eingeben, um eine bestehende SharePoint Dateiablage einzufügen.

• Tipp: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen → Über diese Registerkarte im Kanal posten mit einem Häkchen, damit Ihre Teams-Mitglieder mittels einer kurzen Nachricht (Post) in dem Chat dieses Kanals über die soeben hinzugefügte neue SharePoint-Datei informiert werden.
• Pro Registerkarte ist nur ein SharePoint-Ordner, eine Liste, eine Seite oder ein Newsbeitrag möglich. Für jede weitere Datei/Dateiablage benötigen Sie eine neue Registerkarte in diesem Teams-Kanal.

Schritt 4: Eine Verknüpfung erstellen

Die SharePoint-Datei(-ablage) ist nun mit dem ausgewählten Teams-Kanal verknüpft und kann ab sofort von den Teammitgliedern in Teams konfliktfrei bearbeitet und im Chat diskutiert werden. Die Integration mittels Verknüpfung ermöglicht zudem auch, dass eine SharePoint-Datei problemlos in beliebig viele Teams für den Zugriff und die Bearbeitung eingebunden werden kann.

4. Tipp: OneDrive für die persönliche Dateiablage (außerhalb Teams)

In jedem Teams ist automatisch OneNote enthalten, das im Hintergrund standardmäßig OneDrive für die Dateiablage nutzt – das seinerseits wiederum auf der SharePoint-Technologie basiert (ein weiteres Beispiel für die enge Verzahnung und Kooperationsmöglichkeiten der Microsoft 365 Anwendungen). Dabei bietet OneDrive zahlreiche Vorteile, die es in vielen Fällen zu einer echten Alternative zu SharePoint für die Dateiablage in Unternehmen macht, z. B. für kleinere Unternehmen oder speziell auch mobile Teams im Außendienst.

• OneDrive ermöglicht als hybrider Cloudspeicher auch einen mobilen Offline-Zugriff auf die gemeinsame Dateiablage – das ist ideal für schlechte Internetverbindungen im Außendienst.
• OneDrive ermöglicht das gleichzeitige Bearbeiten von Dateien und Dokumenten ohne Versionskonflikte.
• Dateien lassen sich mit temporären Links und einstellbarem Ablaufdatum freigeben, das ist ideal für die Zusammenarbeit mit externen Projektteams oder für die Freigabe durch Kunden.
• Hier finden Sie mehr Tipps für die optimale Nutzung von Microsoft OneDrive in Unternehmen und Teams , von den personalisierten Rechtevergabe bis zur idealen Ordnerstruktur der gemeinsamen Dateiablage!

5. Video-Tutorial: Microsoft Teams

Nachdem Sie nun SharePoint in Teams einbinden konnten, haben wir Ihnen hier noch hilfreiche Tipps und Funktionen von Microsoft Teams.

🤩 15 versteckte Teams-Funktionen, die Du kennen solltest!

(Dauer 08:02 Minuten)

Inhalt des Videos zu Microsoft Teams Tipps und Funktionen

1. Einleitung 00:00
2. Standardreaktionen anpassen 00:19
3. Kanal „Allgemein“ verstecken / umbenennen 00:49
4. Inaktive Kanäle nicht automatisch ausblenden 01:12
5. Gruppieren mit Tags 01:42
6. Abstimmungen durchführen 02:15
7. Nachricht später senden 02:40
8. Aufgaben zuweisen mit Loop-Komponenten 03:09
9. Aufgabe aus Teams-Nachricht erstellen 03:42
10. Teams-Nachrichten weiterleiten 04:13
11. Nachrichten durchsuchen mit Strg + F 04:35
12. Slash-Kommandos 05:00
13. Ordner hervorheben 05:21
14. Loop-Besprechungsnotizen hinzufügen 05:47
15. Eigenes OneNote-Notizbuch für Kanal anlegen 06:38
16. Unterhaltung zu OneNote-Seite 07:07