Gemeinsame Dateiablage: Wie Sie eine Website oder einen Ordner aus SharePoint in Microsoft Teams einbinden


Die meisten Unternehmen nutzen Microsoft SharePoint für das Intranet und die gemeinsame Dateiablage – und seit 2017 zunehmend das „neue“ Microsoft Teams für die Online-Kommunikation und Zusammenarbeit in einzelnen Arbeitsgruppen. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung zeigen wir Ihnen nun, wie Sie SharePoint in Teams einbinden können. Ganz spezifisch erklären wir Ihnen, wie Sie eine bestehende Dateiablage aus SharePoint-Online (Websites, Listen, Ordner) für den Zugriff und die konfliktfreie Bearbeitung in Microsoft Teams einbinden und integrieren können.

Lesedauer ca. 4 Minuten

SharePoint in Teams einbinden – SharePoint Online

SharePoint in Teams einbinden.
SharePoint in Teams einbinden.

Der Skype-for-Business-Nachfolger „Teams“ (in Office 365) bietet nicht nur alle Möglichkeiten der modernen Online-Kommunikation. In die Kollaboration-Plattform können auch andere Anwendungen eingebunden werden (z. B. das Projektmanagement-Tool Planner oder RSS-Feeds für regelmäßige Branchen-News).

Standardmäßig enthält jede Teams-Plattform bereits neben einem gemeinsamen Postfach, OneNote-Notizbuch und Terminkalender auch eine gemeinsame Dateiablage. Dafür nutzt Teams technisch betrachtet eine SharePoint-Webseite.

Daher ist auch der umgekehrte Weg ganz leicht möglich, das Hinzufügen einer bereits vorhandenen SharePoint-Dateiablage zu einem Teams oder Teams-Kanal. Das gilt allerdings nur für die cloudgestützte Programmversion SharePoint-Online – die Integration von lokalen SharePoint-Netzwerken und Websites in Teams wird bislang noch nicht unterstützt.

Die Basics zu der programmeigenen SharePoint-Dokumentenbibliothek in Teams

  • Jedes neue Team, das Sie in Teams erstellen, erhält für die Option einer gemeinsamen Dateiablage automatisch eine eigene SharePoint-Online-Website, mit einem darin enthaltenen Standardordner → Freigegebene Dokumente.
  • In diesem Standardordner bekommt jeder neu hinzugefügte Teams-Kanal innerhalb dieses Teams einen eigenen Ordner. So erhalten Sie eine nach den Kommunikations- und Themenkanälen geordnete, übersichtliche Dateiablage und Dokumentensammlung. (Info: Die Chat-Dateien speichert Teams dagegen nicht in SharePoint Online, sondern in dem Schwesterprogramm OneDrive for Business ab.)

 

Wie Sie eine vorhandene SharePoint-Dateiablage in Microsoft Teams integrieren

Das Einbinden einer bereits existierenden Site, Liste oder eines Ordners aus einer vorhandenen SharePoint-Online-Dokumentenbibliothek ist in Teams denkbar einfach gelöst.

Schritt 1: Registerkarte hinzufügen

Öffnen Sie den Kanal in Microsoft Teams, in den Sie eine bestehende Dateiablage aus SharePoint-Online einbinden wollen und klicken Sie in der Zeile oben rechts, neben den Registerkarten des Kanals, auf das Plussymbol → + Registerkarte hinzufügen.

Schritt 2: SharePoint in Teams einbinden

Klicken Sie in der sich nun öffnenden Auswahlliste aller hinzufügbaren Anwendungen auf die Kachel → SharePoint (für eine einzelne Webseite) oder auf → Dokumentenbibliothek. Bei Letzterem können Sie nicht nur einen Link zu einer einzelnen SharePoint-Webseite oder zu einem ganzen Ordner eingeben, sondern können zudem auch die Dokumentenbibliothek aus einem anderen Teams in dieses einbinden.

Schritt 3: Information über Einbindung von SharePoint in Teams

Kopieren Sie jetzt die URL (Adresse, Link) der gewünschten Datei bzw. Dateiablage aus SharePoint-Online in das Eingabefeld in Teams.

  • Tipp: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen → Über diese Registerkarte im Kanal posten mit einem Häkchen, damit Ihre Teams-Mitglieder mittels einer kurzen Nachricht (Post) in dem Chat dieses Kanals über die soeben hinzugefügte neue SharePoint-Datei informiert werden.
  • Pro Registerkarte ist nur ein SharePoint-Ordner, eine Liste, eine Seite oder ein Newsbeitrag möglich. Für jede weitere Datei/Dateiablage benötigen Sie eine neue Registerkarte in diesem Teams-Kanal.

Schritt 4: Eine Verknüpfung erstellen

Die SharePoint-Datei(ablage) ist nun mit dem ausgewählten Teams-Kanal verknüpft und kann ab sofort von den Teammitgliedern in Teams konfliktfrei bearbeitet und im Chat diskutiert werden. Die Integration mittels Verknüpfung ermöglicht zudem auch, dass eine SharePoint-Datei problemlos in beliebig viele Teams für den Zugriff und die Bearbeitung eingebunden werden kann.

Tipp: Microsofts SharePoint-Alternative OneDrive als ideale Dateiablage für den Außendienst!

In jedem Teams ist automatisch OneNote enthalten, das im Hintergrund standardmäßig OneDrive für die Dateiablage nutzt – das seinerseits wiederum auf der SharePoint-Technologie basiert (ein weiteres Beispiel für die enge Verzahnung und Kooperationsmöglichkeiten der Office 365 Anwendungen). Dabei bietet OneDrive zahlreiche Vorteile, die es in vielen Fällen zu einer echten Alternative zu SharePoint für die Dateiablage in Unternehmen macht, z. B. für kleinere Unternehmen oder speziell auch mobile Teams im Außendienst.

  • OneDrive ermöglicht als hybrider Cloudspeicher auch einen mobilen Offline-Zugriff auf die gemeinsame Dateiablage – das ist ideal für schlechte Internetverbindungen im Außendienst.
  • OneDrive ermöglicht das gleichzeitige Bearbeiten von Dateien und Dokumenten ohne Versionskonflikte.
  • Dateien lassen sich mit temporären Links und einstellbarem Ablaufdatum freigeben, das ist ideal für die Zusammenarbeit mit externen Projektteams oder für die Freigabe durch Kunden.
  • → Hier finden Sie mehr Tipps für die optimale Nutzung von Microsoft OneDrive in Unternehmen und Teams , von den personalisierten Rechtevergabe bis zur idealen Ordnerstruktur der gemeinsamen Dateiablage!

Studie mit der AKAD Hochschule

 

Was mache ich, wenn ich nichts mehr finde?

Ganz gleich, ob die Dateiablage nun in SharePoint oder in OneDrive liegt – Ordnung halten erspart Suchen! Aber für all die Fälle, wo ein riesiger Dateiverzeichnisbaum bereits hoffnungslos ausgeufert ist, hilft der clevere Wissens-Assistent „Delve“ in Office 365. Dieser persönliche, selbstlernende Dokumentenverwaltungs- und Suchassistent hilft jedem einzelnen Mitarbeiter, die jeweils individuell relevanten Inhalte einfacher und schneller zu finden – da die einzelnen Delves sich auch untereinander verständigen, wird Ihnen dabei sogar Wichtiges und Neues vorgeschlagen, das Sie bislang noch gar nicht kennen konnten!

Video-Tutorial: Microsoft Teams

Nachdem Sie nun SharePoint in Teams einbinden konnten, haben wir Ihnen hier noch ein hilfreiches Tutorial zu Microsoft Teams.

(Dauer 19:22 Minuten)

🚀 Microsoft Teams Tutorial 2022 (alle wichtigen Funktionen erklärt!)

Inhalt des Videos

  1. Einleitung 00:00
  2. Wie bekomme ich Teams? 00:23
  3. Meeting als Teilnehmer 02:18
  4. Meeting planen 04:31
  5. Chat 05:58
  6. Teams und Kanäle 07:08
  7. Beiträge 10:47
  8. Dateien 13:39
  9. Weitere Registerkarten wie OneNote und Planner 14:47


4 Kommentare
  • Guten Tag,
    gibt es eine Möglichkeit bestehende DFS Pfade in Teams einzutragen?
    In Outlook Mails können diese mit der rechten Maustaste herübergezogen werden und dann „Link hier erstellen“ schön in den Emailtext eingebunden werden.
    Wir haben tausende Ordner und diese bleiben bei den alten Projekten dort vorerst auch erhalten.

    • Hallo Herr Baischer,

      Sie können die Dateien aus der Alten Ordner Struktur (Laufwerk, Festplatt..) in Teams Hochladen oder in Chat Beiträgen schicken.
      Es gibt keine Möglichkeit einen „Pfad Link“ in Teams zu erstellen so wie Sie es in Outlook machen.

      Viele Grüße
      Ivan Jurisic

  • Guten Tag,

    ich habe eine Frage, und zwar wenn man über 200 Kunden hat und der Chef möchte dass bei allen einzelnen Kunden unterschiedliche Ordner hinterlegt werden muss.

    Wie kann man schlauer machen, ohne alle kunden durchklicken und dort diese Ordner einzel neu erstellen usw.
    Gibt es einen anderen Weg durch ein Tool oder muss man einen Skript basteln dafür

    • Hallo Herr Bibo,
      vielen Dank für Ihre Nachricht.
      Es ist uns nicht bekannt das es dafür ein Tool gibt.Über eine Powershell Script wäre das möglich.

      Ich hoffe, es hilft Ihnen weiter.
      Viele Grüße
      Ivan Jurisic

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