OneDrive richtig synchronisieren: Mehrere Geräte verknüpfen, selektiv synchronisieren oder ressourcenschonend „nach Bedarf“

Eine Kernfunktion von Microsofts Cloudspeicherdienst OneDrive ist das Synchronisieren. Dadurch werden die Dateien im OneDrive-Konto bei Änderungen automatisch auf allen damit verknüpften Geräten aktualisiert. Und zwar in beide Richtungen.

1. Die Basics: Wie funktioniert die OneDrive-Synchronisation konkret?

OneDrive ist ein hybrider Cloudspeicherdienst von Microsoft. Hybrid bedeutet, dass die Ordner und Dateien sowohl im Cloudspeicher als auch lokal auf der Festplatte des Endgeräts gespeichert werden können. Diese automatische Aktualisierung der Ordner in beide Richtungen (= Synchronisation) funktioniert auf technischer Basis, indem die Dateikopien miteinander verknüpft werden.

• Sobald die Kopie einer Datei an einem Speicherort bearbeitet und gespeichert wird, werden die Änderungen automatisch mit allen damit verknüpften Kopien synchronisiert. Die Synchronisierung erfolgt standardmäßig automatisch im Hintergrund, ohne dass dafür eine Aktion erforderlich ist.
• Auf diese Weise findet man auf allen verknüpften Geräten stets die aktuellste Dateiversion in den jeweiligen Speicherorten.
• Wenn eines der verknüpften Endgeräte gerade offline ist, startet OneDrive die Synchronisation automatisch, sobald das Gerät wieder eine Internetverbindung hat – sofern keine gegenteiligen Einstellungen in den OneDrive-Optionen vorgenommen wurden.

Der hybride OneDrive-Speicher hat drei große Vorteile:

1. Auf die Dateien im Cloudspeicher kann von überall und jedem Endgerät aus zugegriffen werden (PC, Mac, Smartphones, Tablets).
2. Die lokal abgespeicherten Kopien erlauben aber gleichzeitig auch eine sofortige Verfügbarkeit und klassische Offline-Bearbeitung, auch ohne aktive Internetverbindung.
3. Indem die Dateien konfliktfrei geräteübergreifend zur Verfügung stehen, wird auch die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer an demselben Dokument wesentlich einfacher.

2. Welche OneDrive-Ordner werden alles synchronisiert?

In der Grundeinstellung werden alle Ordner und Dateien, die sich in dem Cloud-Konto oder in einem lokalen OneDrive-Ordner auf einem Endgerät befinden, via dem Cloudspeicher mit allen verknüpften Speicherorten synchronisiert. Wer das nicht will, kann die Synchronisierung auf jedem Endgerät auch bedarfsgerecht individuell einstellen. Zum Beispiel festlegen, welche Ordner alles synchronisiert werden sollen und welche nicht (= selektive Synchronisation), oder die Synchronisation temporär stoppen oder auch vollständig deaktivieren (siehe unten).

3. Anleitung: OneDrive auf einem neuen Gerät synchronisieren (PC, Mac, iPhone, Android)

Sie müssen lediglich die OneDrive-App installieren, anschließend öffnen und sich mit dem OneDrive-Konto (Nutzername und Passwort Ihres Microsoft-Kontos) anmelden, das Sie mit diesem Endgerät synchronisieren wollen. OneDrive synchronisiert dann nach der erstmaligen Anmeldung (= Verknüpfung) künftig automatisch alle Ordner und Dateien aus diesem Cloud-Konto mit dem OneDrive-Ordner auf der lokalen Festplatte des aktuell genutzten Geräts. Die Ordner-Struktur in der Cloud wird dann in die Ordner-Struktur des lokalen Datei-Explorer bzw. Mac Finder integriert. In den OneDrive-Einstellungen können Sie zudem weitere OneDrive-Konten für dieses Endgerät hinzufügen, zum Beispiel ein persönliches und mehrere verschiedene Geschäftskonten. Klicken Sie dafür auf das OneDrive-Cloudsymbol in Ihrem Statusbereich (in der Taskleiste rechts unten), dann auf das → Zahnradsymbol (Einstellungen und Hilfe), auf → Einstellungen, → Konto und → Konto hinzufügen.

4. „Selektive Synchronisation“ & „OneDrive bei Bedarf“: Nur das Nötigste synchronisieren!

Im Laufe der Zeit sammeln sich viele Dateien auf OneDrive. Aber nicht alle davon müssen auch ständig offline und auf jedem Endgerät zur Verfügung stehen. Denn das kostet nicht nur Speicherplatz auf der Festplatte. Jeder Datenabgleich benötigt zudem auch Arbeitsspeicher und kostet Bandbreite, was vor allem für mobile Endgeräte oft ein Problem darstellt. Gegen zu umfangreiche und damit zu lange dauernde Synchronisierungen gibt es in OneDrive nun folgende zwei Lösungen:

Selektive Synchronisation	OneDrive nach Bedarf
Sie können jederzeit festlegen, ob Sie alle Dateien aus Ihrer OneDrive-Cloud oder nur ein paar bestimmte Ordner lokal auf dem aktuell genutzten Endgerät synchronisieren wollen. Bei dieser „selektiven Synchronisation“ werden Ihnen also ausschließlich die ausgewählten Ordner aus dem Cloud-Speicher lokal auf dem Rechner gespiegelt. Und nur diese sind dort sowohl sichtbar wie auch offline verfügbar. Das Ziel dieser selektiven OneDrive-Synchronisation ist, durch eine Reduzierung der zu übertragenden Datenmenge die Synchronisierungsdauer zu verkürzen und zu beschleunigen – und nicht auch ständig Sekundäres mitzusynchronisieren.	Noch einen Schritt weiter geht die Funktion „OneDrive nach Bedarf“. Dabei können Sie nicht nur selektiv die Cloud-Ordner auswählen, die auf dem Endgerät synchronisiert und dann auch offline verfügbar sein sollen. Sie sehen zudem auch quasi als „Vorschau“ ein Abbild der gesamten Ordnerstruktur in Ihrem Cloud-Konto – also auch die dann nur online im Cloudspeicher verfügbaren Dateien. Diese nur online verfügbaren Dateien werden Ihnen zwar auch offline angezeigt (als Link), lassen sich aber nur mit einer bestehenden Internetverbindung öffnen. So behalten Sie den vollständigen Überblick über Ihre OneDrive-Cloud, synchronisieren aber nur das Notwendige!
Anleitung für die selektive Synchronisation in OneDrive:	Anleitung für die „OneDrive-Synchronisation nach Bedarf“:
Bei der erstmaligen OneDrive-Einrichtung: In dem Einrichtungsfenster müssen Sie sich zunächst mit Ihrem Microsoft-/OneDrive-Account anmelden, können dann den lokalen Speicherort aussuchen und anschließend im letzten Schritt auswählen, welche Dateien und Ordner alles selektiv für den Offline-Zugriff auf der lokalen Festplatte des genutzten Geräts abgespeichert und anschließend fortlaufend synchronisiert werden sollen. In der Standardeinstellung sind dafür alle Dateien und Ordner Ihres Cloudspeichers ausgewählt. Die selektive Synchronisation nachträglich ändern: Sie können jederzeit neu bestimmen, welche Dateien und Ordner von dem Cloudspeicher auf das aktuelle Gerät und wieder zurück synchronisiert werden sollen. Klicken Sie dafür in der Taskleiste rechts unten auf das → OneDrive-Symbol (die Wolken), in dem folgenden Fenster auf das → Zahnradsymbol (Hilfe und Einstellungen) und → Einstellungen. Anschließend auf die Registerkarte → Konto und dann auf die Schaltfläche → Ordner. Jetzt können Sie in einer Liste auswählen, welche Ordner aus der OneDrive-Cloud alles für den Offline-Zugriff mit Ihrem Rechner synchronisiert werden sollen.	Um das übersichtliche und zugleich ressourcenschonende „OneDrive nach Bedarf“ einzurichten, genügen ein paar schnelle Klicks. Navigieren Sie zu den OneDrive-Einstellungen (auf das Wolken-Symbol in der Taskleiste klicken, dann auf → Hilfe & Einstellungen und → Einstellungen). Klicken Sie dann auf → Synchronisieren und in dem Bereich „Dateien bei Bedarf“ auf → Speicher freigeben. Klicken Sie anschließend all die Ordner und Dateien mit der rechten Maustaste an, die nur als „Vorschau-Link“ lokal angezeigt, aber nicht heruntergeladen und synchronisiert werden sollen. Bestätigen Sie die Auswahl in der Liste zum Schluss mit einem Klick auf → Speicherplatz freigeben. Die Änderung können Sie nun anhand des jeweiligen Statussymbols hinter dem Ordner-/Dateinamen in Ihrem Datei Explorer erkennen (siehe Abb. 1). Bei den von der Synchronisierung ausgeschlossenen Dateien hat sich das Statussymbol von einem Kreis mit grünem Häkchen (→ „auf diesem Gerät lokal verfügbar“) zu einer blauen Wolke geändert (→ „nur verfügbar, wenn online“).

5. Den Synchronisationsstatus erkennen: So wird „OneDrive bei Bedarf“ angezeigt

Die einzelnen Dokumente und Ordner, die Sie lokal in Ihrem OneDrive-Ordner gespeichert haben, werden unter Umständen mit unterschiedlichen Statussymbolen in der Statusanzeige dargestellt. Dieser Unterschied ist wichtig, denn er zeigt an, welche Dateien tatsächlich physisch vor Ort auf Ihrem Rechner (auch offline) verfügbar sind und welche nur online mit bestehender Internetverbindung geöffnet werden können. Die folgende Übersicht zeigt und erklärt, in welchem Synchronisierungsstatus sich eine OneDrive-Datei aktuell befindet.

Statussymbol	Bedeutung
Cloud (Wolke)	Verfügbar, wenn online   Diese Dateien sind nur online verfügbar. Solang Sie keine Internetverbindung haben, können Sie diese Dokumente nicht öffnen. Sie verbrauchen keinen Speicherplatz auf Ihrem PC und werden erst bei Verwendung heruntergeladen.
Grüner Haken	Auf diesem Gerät verfügbar (lokal) Dateien mit einem grünen Häkchen sind solche, die Sie bereits heruntergeladen haben und die bearbeitet werden können, während Sie offline sind. Wenn Sie Speicherplatz benötigen können Sie die Datei wieder in den „Nur online verfügbar“-Status versetzen. Dazu genügt ein Klick der rechten Maustaste, dann können Sie „Speicherplatz freigeben“ auswählen.
Weißer Haken	Immer auf diesem Gerät verfügbar Durch einen Klick der rechten Maustaste können Sie festlegen, das eine Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen wird und dort immer verfügbar ist (auch bei fehlender Internetverbindung).
Synchronisation	Synchronisation Ordner oder Dateien werden synchronisiert. Dieses Symbol kann auch online angezeigt werden.
Person	Geteilt Wenn das Statussymbol durch eine Person ergänzt ist, zeigt dies, dass die Datei einer anderen Person freigegeben wurde.

6. Die OneDrive-Synchronisation anhalten, stoppen & deaktivieren (ohne Datenverlust)

OneDrive bietet noch weitere Möglichkeiten, die Synchronisierung individuell bedarfsgerecht anzupassen. So kann das Synchronisieren jederzeit manuell angehalten und wieder fortgesetzt werden oder für eine bestimmte Zeitdauer pausieren. Zum Beispiel, wenn man ein Online-Meeting hat und nicht will, dass die Videoübertragung dabei ruckelt, weil im Hintergrund große Dateien aktualisiert werden. Weitere Synchronisierungsoptionen sind das Deaktivieren des Autostarts der OneDrive-App oder auch das Aufheben der Verknüpfung mit dem lokalen Endgerät.

• Um die Synchronisierung der OneDrive-Ordner manuell zu stoppen, müssen Sie lediglich auf das OneDrive-Symbol (die Wolken) in der Taskleiste klicken und dann auf das Pausieren-Symbol. Dieses sieht genauso aus, wie auf einem CD-Player. Zum manuellen Fortsetzen der angehaltenen Synchronisierung müssen Sie dann einfach erneut auf dieses Pausierenzeichen klicken.
• Wie Sie den Autostart von OneDrive deaktivieren, die Verknüpfung aufheben, OneDrive vollständig deinstallieren oder auch den Speicherort auf der lokalen Festplatte verschieben können, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → OneDrive deaktivieren: Vom Autostart über die Verknüpfung bis zur Deinstallation.

7. Wohin werden die OneDrive-Dateien synchronisiert? Der Speicherort lokal und in der Cloud

Wo speichert OneDrive die Dateien lokal ab? (PC, Mac, Android, iPhone)

OneDrive ist ganz einfach zu finden. Bei Windows-PCs ist die OneDrive-Synchronisierungs-App bereits als fester Bestandteil des Betriebssystems vorinstalliert. Genauso auch bei Android-Smartphones. Mac-Nutzer können sich die App kostenlos von onedrive.com/download herunterladen. Mit dem iPhone finden Sie OneDrive als kostenlosen Download in Apples App-Store iTunes.

• Den Standardspeicherort von OneDrive auf der lokalen Festplatte eines Windows PC finden Sie im Datei-Explorer unter → C:\Benutzer\[IhrBenutzername]\OneDrive.
• Nutzen Sie verschiedene OneDrive-Konten, finden Sie hier auch verschiedene OneDrive-Ordner untereinander, zum Beispiel „OneDrive – Persönlich“ und „OneDrive – NameIhrerOrganisation“.
• Auf dem Mac werden die Dateien standardmäßig im Mac Finder unter OneDrive angezeigt.
• Die mobilen Apps OneDrive für Android und iOS unterstützen mittlerweile auch eine SD-Karte als Speicherort. Die Anwendung kann somit vollständig auf der SD-Karte abgelegt werden, um so den meist recht vollen internen Speicher des Handys zu entlasten.

Der Speicherort für die OneDrive-Synchronisierung in der Cloud:

Der physische Speicherort der einzelnen OneDrive-Konten in der „Cloud“ liegt in einem Microsoft-Rechenzentrum (z.B. Frankfurt) in der geografischen Region des jeweiligen Nutzers. Das ist für die DSGVO-Konformität wichtig. Denn US-Unternehmen müssen ihren US-Behörden Zugriff auf die von ihnen verwalteten Daten gewähren (gemäß US-Cloud-Act). Deutsche und europäische Unternehmen müssen hingegen die DSGVO-Regelungen der EU für den Datenschutz beachten und dürfen das für kundenbezogene Daten keinesfalls. Microsoft löst diesen Zwiespalt (scheibchenweise) wie folgt.

• Seit Anfang 2020 werden alle Microsoft 365- und Office 365-Daten von Kunden aus Deutschland auch nur in Microsoft-Rechenzentren in Deutschland abgespeichert.
• Anfang 2023 hat Microsoft zudem begonnen, schrittweise eine EU-Datengrenze (EU Data Boundary) für seine Unternehmenskunden und den öffentlichen Sektor einzuführen.
• 2024 will Microsoft zudem eine „souveräne EU-Cloud“ etablieren (zunächst für die öffentliche Verwaltung). Dabei werden die redundanten Rechenzentren von der SAP-Tochter Delos als Datentreuhänder betrieben (analog zu der früheren Microsoft Cloud Deutschland mit der Telekom als Treuhänder).
• Tipp: Wo die jeweiligen Microsoft Office-Apps die Dateien speichern, können Sie im Microsoft 365 Admin Center einsehen (unter → Admin-Settings-Org → Settings-Organization → Profile-Data → Location).
• Mehr Infos: Deutsche Datenschützer kritisieren bei Microsoft 365 vor allem den Umgang mit Telemetriedaten sowie bestimmte Cloud-Dienste, die über US-Rechenzentren laufen (z. B. die Übersetzungsfunktion). OneDrive selbst und, mit wenigen Ausnahmen das komplette MS 365, lassen sich jedoch DSGVO-konform nutzen. Hier finden Sie mehr Details dazu, wie Sie Microsoft 365 DSGVO-konform verwenden können.

8. OneDrive Tutorial: Vom Einsteiger zum Profi

(Dauer 15:38 Minuten)

Inhalte des Videos

1. Einleitung 00:00 
2. Überblick: Preise & Versionen 00:22 
3. OneDrive installieren & einrichten (Windows) 03:04 
4. OneDrive im Explorer synchronisieren 05:39 
5. Dateien & Ordner teilen 07:57 
6. Wichtige OneDrive-Einstellungen 10:31 
7. OneDrive im Web 12:24