OneDrive (4/4): Dateien mit der selektiven Synchronisation auch offline bearbeiten



So können Sie auch ohne Internetverbindung auf Ihre OneDrive-Dateien zugreifen

Der Cloudspeicherdienst OneDrive von Microsoft erleichtert die Zusammenarbeit verschiedener Benutzer, indem Dokumente, Dateien und ganze Ordner barrierefrei und geräteübergreifend zur Verfügung gestellt werden. Für die Nutzung des Cloudspeicherdienstes wird aber naturgemäß eine Internetverbindung benötigt. Die Lösung, die auch einen Offline-Zugriff auf die OneDrive-Dateien erlaubt, heißt „selektive Synchronisation“. Dabei werden die Dateien nicht nur in der OneDrive-Cloud, sondern auch auf der lokalen Festplatte abgespeichert und können dann bequem auch offline bearbeitet werden. Das ist beispielsweise für das Arbeiten von unterwegs mit einem Laptop extrem praktisch, wenn temporär keine oder nur eine schlechte Internetverbindung zur Verfügung steht.

Wie funktioniert die selektive Synchronisation zur Offline-Nutzung der OneDrive-Dateien?

Neben der Web-Oberfläche kann OneDrive auch als Desktop-Programm auf dem Computer (Windows-PC oder Mac) installiert werden. Bei allen Windows PCs ist die Desktop-Version ab Windows 8 sogar bereits vorinstalliert. Damit können (entweder alle oder nur einige ausgewählte) OneDrive-Ordner auch auf der lokalen Festplatte des Rechners abgespeichert werden. Die Ordner-Struktur von OneDrive wird dann in die Ordner-Struktur Ihres Datei-Explorers integriert.

  • Im Ergebnis stehen Ihnen die Dateien aus Ihrer OneDrive-Cloud dann auch offline zur Verfügung und können, z.B. mit einem Laptop, von unterwegs aus bearbeitet werden, ohne dass Sie einen Internetzugang dafür benötigen.
  • Sobald wieder eine (gute) Internetverbindung besteht, synchronisiert OneDrive alle Änderungen automatisch zwischen der Cloud-Anwendung und der Desktop-Anwendung. Dadurch erhalten alle freigegebenen Benutzer und verknüpften Geräte die aktuellsten Dateiversionen.
  • Mit der → selektiven Synchronisation können Sie präzise festlegen, welche Dateien alles für diesen „Offline-Zugriff auf den Cloud-Speicher“ als lokale Kopie auf Ihrem Computer abgespeichert und bereitgestellt werden sollen.

So richten Sie das selektive Synchronisieren in Ihrem OneDrive ein

Sie können die Einstellungen entweder (1.) beim erstmaligen Öffnen der Desktop-Version von OneDrive eingeben (über das „Einrichtungsfenster“), oder (2.) jederzeit auch nachträglich über die Option „Einstellungen“ vornehmen.

1. Die selektive Synchronisation bei der erstmaligen OneDrive-Einrichtung einstellen

Starten Sie die OneDrive-Desktopversion, indem Sie ganz links unten auf Ihrem Startbildschirm auf das Windows-Zeichen klicken, anschließend direkt „onedrive“ eintippen und dann das Programm ausführen. (Tipp: Falls auf Ihrem Gerät noch keine Desktop-Version von OneDrive vorinstalliert ist, können Sie sich das Programm kostenlos von Windows herunterladen und innerhalb weniger Sekunden installieren.)

  • Wenn Sie die Desktop-Version von OneDrive das erste Mal auf Ihrem Rechner ausführen, öffnet sich zunächst ein Einrichtungsfenster (siehe Abb. I, falls Sie das Programm bereits verwendet haben, können Sie gleich zu Punkt 2 weiter unten springen). Geben Sie in das Textfeld die E-Mail-Adresse Ihres Microsoft-Accounts und in das nächste Fenster Ihr Kennwort ein. Bestätigen Sie jeweils mit einem Klick auf → Anmelden.
  • In dem folgenden Fenster können Sie nun über den Befehl → Speicherort ändern (siehe Abb. II) festlegen, wo die Offline-Kopien Ihrer OneDrive-Dateien auf der lokalen Festplatte Ihres Computers abgespeichert werden sollen.
  • In dem letzten Schritt der Einrichtung Ihrer OneDrive-Desktopversion können Sie auswählen, welche Dateien und Ordner alles für den Offline-Zugriff auf der lokalen Festplatte Ihres Rechners abgespeichert und anschließend fortlaufend synchronisiert werden sollen. In der Standardeinstellung sind alle Dateien und Ordner Ihres Cloudspeichers ausgewählt (siehe Abb. V weiter unten).

2. Die Einstellungen der selektiven Synchronisation nachträglich ändern

Sie können jederzeit neu festlegen und bestimmen, welche Dateien und Ordner von dem Cloudspeicher auf Ihren PC/Laptop/Mac und wieder zurück synchronisiert werden sollen.

  • Klicken Sie dafür bei einem Windows-Rechner in der Taskleiste rechts unten auf das → OneDrive-Symbol (siehe Abb. III, 1) und in dem sich anschließend öffnenden Dialogfenster auf das → Menü-Symbol mit den drei Punkten (2) und anschließend auf → Einstellungen (3).
  • In der folgenden Ansicht klicken Sie zunächst auf den Reiter → Konto (siehe Abb. IV, 1) und dann in der Mitte rechts auf die Schaltfläche → Ordner (2).
  • Jetzt öffnet sich eine Ansicht, in der Sie auswählen können, welche Ordner aus der OneDrive-Cloud alles für den Offline-Zugriff mit Ihrem Rechner synchronisiert werden sollen (siehe Abb. V). Bestätigen Sie abschließend mit einem Klick auf → OK. Die ausgewählten OneDrive-Dateien stehen Ihnen ab jetzt auch für die Offline-Bearbeitung jederzeit zur Verfügung.


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