Wie man PowerPoint-Folien ins Hochformat dreht: Alle, nur eine Folie, abwechselnd mit Querformat und auch als DIN A4

Die meisten PowerPoint-Präsentationen werden im Querformat gehalten, manchmal ist jedoch auch das Hochformat besser geeignet. Zum Beispiel wenn großflächige Fotos, Grafiken oder Tabellen enthalten sind, die hochkant aufgenommen bzw. erstellt wurden. Der Formatwechsel selbst ist dabei relativ unkompliziert. Allerdings nur, wenn alle Folien auf einmal ins Hochformat gedreht werden sollen. Denn es ist leider bislang noch nicht möglich, innerhalb einer PowerPoint-Präsentation nur eine einzelne Folie anders zu drehen oder abwechselnd Folien in Querformat und Hochformat wiederzugeben. Einen einfachen Lösungsweg, wie dies dennoch gelingt, zeigen wir Ihnen hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

(Lesedauer ca. 7 Minuten)

1. Welches Standardformat hat eine PowerPoint-Präsentation? Querformat mit Seitenverhältnis 4:3

Microsoft PowerPoint hat in seiner über 40-jährigen Geschichte zahlreiche Optimierungen und Anpassungen erlebt. War es anfangs noch auf die Wiedergabe mit den veralteten Tageslichtprojektoren (Overheadprojektoren) zugeschnitten, liegt heute der Fokus auf modernen Monitoren, Breitbildgeräten und Leinwänden. Diese sind nicht mehr quadratisch, sondern deutlich breiter als hoch. Während die meisten Monitore ein Seitenverhältnis von 4:3 aufweisen, überwiegt bei Bildschirmen das Breitwandformat mit 16:9. Dementsprechend gibt es auch diese zwei Standard-Formate für die PPT-Folien, sowie eine benutzerdefinierte Einstellungsmöglichkeit für beliebige individuelle Konfigurationen.

• Standard (4:3): Dies ist das Standardformat für PPT-Bildschirmpräsentationen. Das Seitenverhältnis beträgt 4:3 (Breite zu Höhe). Die jeweilige Foliengröße beträgt 25,4 x 14,288 cm.
• Breitbild (16:9): Dies ist die Standardeinstellung für alle Breitbildgeräte und Leinwände. Das Seitenverhältnis beträgt 16:9 und die Foliengröße 33,867 x 19,05 cm.
• Benutzerdefinierte Foliengröße: Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, die Größe und das Format der Folien in PowerPoint individuell anzupassen, um zum Beispiel DIN A3, A4, B4, B5, Letter, Banner oder Overheadfolien in Hochformat oder Querformat zu erstellen. Alternativ können Sie hier auch individuelle, eigene Werte für die Breite und Höhe der Folien eingeben.

2. Wie können alle PowerPoint-Folien auf einmal ins Hochformat gedreht werden?

Alle PowerPoint-Folien gemeinsam in Hochformat umzuwandeln, ist ganz einfach. Nur eine einzige Folie zu drehen, ist dagegen etwas kniffliger (siehe Punkt 4). Das liegt daran, das PowerPoint alle Folien in demselben Format wiedergibt, entweder alle hochkant oder alle quer – aber leider nicht abwechselnd.

• Öffnen Sie das PowerPoint-Programm, klicken Sie oben auf die Registerkarte → Entwurf und dann im Menüband ganz rechts im Bereich „Anpassen“ auf → Foliengröße.
• Wählen Sie → Benutzerdefinierte Foliengröße, klicken Sie in dem folgenden Dialogfenster rechts unter „Ausrichtung Folien“ auf → Hochformat und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Ok (siehe Abb. 1).
• Nun haben Sie die Wahl, ob PowerPoint die bisherigen Querformat-Folien entweder → Maximieren oder → Passend skalieren soll (siehe folgender Hinweis unten). Wählen Sie im Zweifel „Passend skalieren“ – oder probieren Sie einfach der Reihe nach beide Optionen aus. Falls Ihnen das Ergebnis nicht gefällt, machen Sie den Schritt einfach mit der Rückgängig-Schaltfläche (Registerkarte → Start und dann der Halbkreispfeil ganz links) rückgängig und probieren die andere Möglichkeit aus. Fertig.

Achtung: Das Layout der PPT-Folien wird durch den Wechsel zwischen Quer- und Hochformat verzerrt

Logisch, wenn man eine Seite vom Querformat ins Hochformat dreht, dann fallen links und rechts Seitenbereiche weg, während oben und unten neue hinzukommen. Umgekehrt fallen beim Drehen vom Hochformat ins Querformat in der Höhe Seitenbereiche weg, während in der Breite neue hinzukommen. Spannend wird dies nun, wenn Sie keine leere Seite drehen (also schon zu Beginn der Präsentationserstellung), sondern bereits eine von oben bis unten und links bis rechts volle PowerPoint-Folie. Dann gibt es genau zwei Optionen, die nicht immer zufriedenstellend sind und eine jeweilige Nacharbeit beim Anpassen des Inhalts erfordern: „Maximieren“ vs. „passend skalieren“. Hier der Unterschied (siehe auch Abb. 2).

3. Wie kann man PowerPoint-Folien gleichzeitig in DIN A4 und Hochformat ändern?

Sie wollen die PowerPoint-Präsentation auf DIN A4-Papier im Hochformat ausdrucken? Kein Problem! Beide Einstellungen finden sich in demselben Dialogfenster.

• Klicken Sie in der Registerkarte → Entwurf ganz rechts auf die Schaltfläche → Foliengröße.
• Klicken Sie nun links auf den kleinen Aufklapppfeil unter „Papierformat“, dann die Option → A4-Papier (210 x 297 mm) auswählen und rechts unter „Ausrichtung Folien“ in den Kreis bei → Hochformat klicken.
• Mit → Ok bestätigen und sich zwischen den beiden Möglichkeiten „Maximieren“ oder „Passend skalieren“ entscheiden. Fertig!

4. Wie kann man Hochformat und Querformat in derselben PowerPoint-Präsentation einrichten?

Der Formatwechsel innerhalb einer einzigen PPT-Präsentation ist grundsätzlich nicht möglich. Eine einzige hochformatige Folie in einer ansonsten querformatigen Präsentation ist also in PowerPoint genuin nicht realisierbar. Es können jedoch zwei PPT-Präsentationen (eine hochkant und eine im Querformat) vergleichsweise einfach miteinander verknüpft werden. Beim Publikum des Vortrags entsteht dann der Eindruck, es würde sich um eine einzige Präsentation handeln! Dieser Lösungsweg geht folgendermaßen.

• Legen Sie beide PPT-Präsentationen wie gewünscht in dem jeweiligen Format an.
• Wählen Sie nun auf der Folie der Präsentation 1, nach der der Wechsel stattfinden soll, per Mausklick ein X-beliebiges Element aus (z.B. ein Textfeld oder ein Bild). Dieses dient lediglich als Anker für die folgende Verknüpfung.
• Klicken Sie danach in der Registerkarte → Einfügen im Menübereich „Links“ auf die Schaltfläche → Aktion (siehe Abb. 3).
• In dem folgenden Dialogfenster haben Sie zunächst die Wahl, ob die Aktion (das Aufrufen der zweiten PPT-Präsentation) künftig durch einen Klick auf das verknüpfte Element erfolgen soll (→ Mausklick) oder durch das Überfahren mit der Maus (→ Maus ruhen lassen auf / Mouseover).
• Klicken Sie anschließend in das Feld bei → Hyperlink zu, wählen Sie in der Aufklappliste die Option → Andere PowerPoint-Präsentation und navigieren Sie zu dem Speicherort der zweiten Präsentation.
• Hat diese zweite Präsentation der Verknüpfung dabei zwei oder mehr Folienseiten, werden Sie automatisch noch gefragt, auf welche Folienseite „gelandet“ werden soll.
• Führen Sie nun in der zweiten PPT-Präsentation genau dieselben Schritte aus, um von dort aus wieder zurück zur ersten Präsentation zurückzukommen (→ Element markieren, Aktion, Hyperlink, die andere PowerPoint-Präsentation auswählen, Speicherort angeben und die genaue Folienseite für die Rückkehr auswählen).
• Den Wechsel zwischen den beiden Präsentationen können Sie bei Bedarf so oft wie nötig durchführen.

5. Extra-Tipps: Dateigröße reduzieren, die Top 10 PowerPoint-Tipps und Anleitungen für Microsoft 365

Ist die PowerPoint-Datei zu groß? Umso mehr und höherauflösende Bilder und Grafiken die Folien enthalten, desto größer wird auch die Dateigröße. Das ist dann vor allem für den Versand per E-Mail oft problematisch. In dem Praxisbeispiel unserer Büro-Kaizen-Anleitung unten zeigen wir Ihnen daher, wie Sie die Dateigröße einer 45 MB PPT-Präsentation in nur wenigen Schritten auf 8 MB reduzieren können! Viele weitere praktische Tipps und Tricks rund um Microsoft 365/Office 365 und mehr Effizienz im Büro finden Sie in den beiden anderen Links sowie in unserem nachfolgenden Video-Tutorial „Die Top 10 Microsoft PowerPoint Tipps“!

• Microsoft PowerPoint: Dateigröße verkleinern und komprimieren, um Speicherplatz zu sparen (Anleitung).
• Alle Anleitungen zu Microsoft 365: Die Büro-Kaizen-Themenseite mit kostenlosen Tipps und Tricks zu allen Microsoft/Office 365-Tools, wie Teams, Planner, Outlook, Word, OneNote, Sway und vielen mehr.
• Büro-Kaizen Downloadcenter: Unsere beliebten, praxiserprobten Checklisten, Tipps und Anleitungen (kostenlos) rund um mehr Effizienz am Schreibtisch, beim digitalen Arbeiten, im Team und bei Besprechungen.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die Top 10 Microsoft PowerPoint Tipps (auf Deutsch)

(Dauer 08:54 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00 
2. Hintergrund von Foto entfernen (freistellen) 00:21 
3. Elemente richtig ausrichten 01:20 
4. Inhalte ganz einfach duplizieren 02:08 
5. Runde Portraitfotos erstellen 02:26 
6. Perfekte Formen und Linien zeichnen 03:24 
7. Countdown-Timer einfügen 04:15 
8. Stock Bilder verwenden 05:12 
9. Professionelle Design Ideen nutzen 06:09 
10. Automatische Diashow erstellen 06:49 
11. Bilder komprimieren, um Dateigröße zu reduzieren 07:21