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SharePoint Designer – warum das Tool so wichtig war
SharePoint Designer war über Jahre das wichtigste Tool, wenn es darum ging die SharePoint Seiten und Listen an seine Bedarfe anzupassen. Mit Hilfe des Programms, das bis zu SharePoint 2013 unterstützt wurde, besonders bei der Visualisierung die gewünschten Änderungen vornehmen.
So bestand die Möglichkeit die Farben des Corporate Designs in Templates für SharePoint Webseiten einzubinden. Auch die Überarbeitung von Listen und Formularen waren mit dem Tool möglich. Zusätzlich konnte man durch einfache Workflows Freigabe- und Datenmanagement Prozesse automatisieren.
Allerdings war der Einstieg in das Vielfältige Tool durch notwendige Administratoren Rechte und dem unübersichtlichen User Interface nicht einfach oder für viele Benutzer war die Nutzung unmöglich.
Seit dem Umstieg auf SharePoint 2016 und SharePoint Online ist der SharePoint Designer nur noch über Umwege funktionsfähig.
Durch die Aufkündigung von InfoPath und dem SharePoint Designer bedarf es neue Tools, die die bisherigen Möglichkeiten abdecken bzw. weiter zur Verfügung stellen. Dabei ist Microsoft verschiedene Wege gegangen. Zum einen wurde die PowerPlattform eingeführt, die besonders mit PowerApps und PowerAutomate eine Bereicherung für jeden SharePoint Nutzer ist. Zum anderen wurde durch das SharePoint Framework eine neue Grundlage für die Webseiten und Webparts zur Verfügung gestellt, die die Anforderungen eines jeden modernen Webentwicklers entspricht.
Ein Vorteil dieses neuen Frameworks ist die Möglichkeit durch JSON Formatierung viele Veränderungen Listen vornehmen zu können. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie durch einfaches Kopieren und Anpassen schöne SharePoint Listen generieren können.
JSON Formatierung – Die SharePoint Designer Alternative für Listen
Jeder Nutzer von SharePoint kennt die unansehnlichen Listendarstellungen aus SharePoint 2013 und früher. Dank JSON (JavaScript Object Notation) Codierung gehört die einfache Listendarstellung von Daten der Vergangenheit an.
Gerne möchten wir Ihnen den Einstieg in die Formatierung kurz aufzeigen.
Als Voraussetzung brauchen Sie nur eine Liste im neuen UI („new Experience“). Sie können die Einstellung überprüfen indem Sie in der Liste auf Einstellungen -> Erweiterte Einstellungen -> Listen Erfahrung -> neue Erfahrung gehen.
Durch die Formatierung besteht die Möglichkeit zum einen die Darstellung einzelner Spalten zu verändern. Zum anderen kann man die komplette Ansicht der Liste anpassen und so eine benutzerfreundliche Darstellung der Daten realisieren.
Spalten Formatierung – der Einstieg in das Listen Design
Als erster Einstieg in die Formatierung dient uns die voreingestellten Beispiele von Microsoft.
Sobald Sie zum Beispiel eine Auswahl Spalte erstellt haben, können Sie unter dem Dropdown Menü neben dem Spaltenname Spalteneinstellungen -> Diese Spalte formatieren auswählen.
Es wird Ihnen eine voreingestellte farbliche Anpassung der Spalte auf Basis des Werts angezeigt. Klicken Sie auf „Formatvorlagen Bearbeiten“, um die Farben nach Ihren Wünschen noch weiter anzupassen.
Sobald Sie auf „Erweiterter Modus“ klicken, sehen Sie den JSON Code, der im Hintergrund liegt.
Mit Hilfe dieses Codes können Sie die Spalte komplett umformatieren. So können Sie Icons, mehrere Zeilen und Buttons in eine Spalte einfügen.
Code Beispiele können Sie auf der Github Seite von Microsoft finden. Dort sind viele gute Spaltenformatierung bereits fertig programmiert und können von Ihnen für Ihren Zweck angepasst werden.
Die Grundlage der Codes werden auf der Microsoft Dokumentationsseite zur Spaltenformatierung im Detail erklärt und aufbereitet.
Listen Ansichtsformatierung – die komplette Design Freiheit für Ihre Listen
Die nächste Entwicklungsstufe in der Darstellung von Listen nach der Spaltenformatierung ist die Ansichtsformatierung.
Hierbei wird die JSON Grundlage von der Spaltenformatierung auf die Listenansichten übertragen. Die Möglichkeiten, die sich dadurch auftun, sind grenzenlos. So können zum einen die altbekannten Kachel Ansichten erstellt werden oder ganze Kontaktlisten mit einem Bild und Standortkarte für jeden Kontakt.
Wiederum stellt Microsoft auf seiner Github Seite exzellente Beispiele zur Verfügung, die Sie für Ihre eigenen Zwecke mit einfachen Veränderungen anpassen können.
Durch die Formatierung haben wir bisher nur die Darstellung der Listen verändert, die unansehnliche Eingabemaske haben wir nicht verändert.
In SharePoint 2013 und früher konnte man durch den SharePoint Designer auch Formulare anpassen. Diese Lücke hat Microsoft erkannt und hat innerhalb PowerApps veröffentlicht.
Diese Alternative stellen wir Ihnen im nächsten Abschnitt vor.
PowerApps – Die SharePoint Designer Alternative für Formulare und Eingabemasken
Die PowerPlattform bestehend aus PowerBI, PowerApps und PowerAutomate stellt das Rückgrat für die Weiterverarbeitung von Daten innerhalb der Microsoft 365 Welt dar.
PowerApps für SharePoint Eingabemasken
Dabei übernimmt PowerApps die Funktion der Formular- und Informationsdarstellung. Die einfache und enge Integration von PowerApps zu SharePoint macht es einfach die simplen Standard Formulare abzuändern. Der WYSIWYG (What-You-See-Is-What-You-Get) Editor verblüfft durch seine Einfachheit und Einsteigerfreundlichkeit.
Wenn Sie die Eingabemaske für Ihre SharePoint Liste verändern möchten, klicken Sie oben in der Navigationsleiste auf PowerApps und dann auf Formulare anpassen.
PowerApps erstellt Ihnen direkt eine Formulardarstellung, in der Sie mit einfachen Mitteln gewünschte Spalten ein- und ausblenden können. Wenn Sie sich mit der App vertraut gemacht haben, können Sie weitere intelligente Funktionen in das Formular einfließen lassen.
PowerApps – eine komplette Lösung auf Basis von SharePoint Listen
Falls Sie noch einen weiteren Schritt gehen möchten, können Sie auch eine komplette App auf Basis Ihre SharePoint Liste erstellen.
Bereits mit dem SharePoint Designer wurde oft versucht eine komplette App bzw. Umgebung um die SharePoint Daten herum zu bauen. Dabei war man immer auf die SharePoint Webseiten und Listen beschränkt. Mit PowerApps sind wir davon freigelöst und können eigenständige Lösungen entwickeln, bei denen nur noch die Daten im SharePoint gespeichert werden. Die Benutzeroberfläche ist dabei absolut frei konfigurierbar und kann komplett angepasst werden.
Ein großer Benefit des SharePoint Designers war die Möglichkeit einfache Workflows für wiederkehrende Aufgaben (Datenmanagement / Freigabeprozesse / …) einzurichten.
Im nächsten Abschnitt möchten wir Ihnen PowerAutomate als Alternative in SharePoint Online vorstellen.
PowerAutomate – Die SharePoint Designer Alternative für Workflows
Ein weiteres Mitglied der PowerPlattform bietet Ihnen alle Möglichkeiten Workflows innerhalb von SharePoint darzustellen. PowerAutomate (früher Microsoft Flow) ist eine einfach zu bedienende Schritt-für-Schritt Workflow Engine, die im Zusammenspiel mit SharePoint seine Stärken aufweist.
Mit einem einzelnen Klick auf Flow in der Navigationsleiste jeder Liste bzw. Bibliothek, können Sie aus einer Übersicht an Vorlagen auswählen.
Besonders hervorzuheben ist dabei die Workflows zur Genehmigung, die bereits bei SharePoint Designer eine zentrale Rolle gespielt haben. Diese vorkonfigurierten Workflows bieten die Möglichkeit eines einfachen und übersichtlichen Freigabeprozesses über Emails für Listenelemente und Dokumente.
In unserem Blogartikel über PowerAutomate zeigen wir Ihnen im Detail, was die Stärken und Möglichkeiten dieser App sind.
Zusammenfassung
SharePoint Designer war früher ein wichtiges und zentrales Tool für jeden SharePoint Admin. Durch die JSON Formatierung und die PowerPlattform können in SharePoint Online nun auch „normale“ Nutzer den SharePoint eigenständig an Ihre Bedürfnisse anpassen und prozessoptimierte Apps und Workflows erstellen.
Video Büro-Kaizen digital
Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team
(Dauer: 09:41 Minuten)
