Mit OneNote PDF´s bearbeiten: So funktioniert es

27. April 2020

Microsoft OneNote ist nicht nur ein einfaches digitales Notizbuch mit dem Aufschriebe, Ideen, Skizzen o.ä. schnell mal festgehalten werden können. OneNote kann auch mit PDF-Dateien sehr gut umgehen. Mit diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen welche Möglichkeiten Sie mit OneNote haben und wie Sie von dieser Funktion profitieren. Der Blogbeitrag ist in folgende Punkte gegliedert:

1. OneNote PDF: Warum lässt sich ein PDF-Dokument nicht so leicht bearbeiten?
2. OneNote PDF: Importieren von PDF-Dateien in OneNote
3. OneNote PDF: Umwandeln von PDF-Dateien in bearbeitbaren Text
4. OneNote PDF: OneNote Notizen in PDF-Datei konvertieren
5. Extra Tipp: Handschrift in Maschinenschrift umwandeln

Warum lässt sich ein PDF-Dokument nicht so leicht bearbeiten?

Das PDF-Dateiformat wurde von Adobe Systems entwickelt und bereits 1993 auf den Markt gebracht. Die Entwickler verfolgten dabei das Ziel, ein Dateiformat für elektronische Dokumente zu schaffen, das immer im originalgetreuen Layout des Verfassers wiedergegeben wird – unabhängig von dem verwendeten Anzeigeprogramm, dem Betriebssystem oder dem Gerätetyp. Dafür werden die Schriftstücke in eine Bild-ähnliche PostScript-Grafik für Drucksachen umgewandelt. Dies macht es jedoch schwierig, PDFs nachträglich wieder zu bearbeiten. Entweder man begnügt sich mit zusätzlich eingefügten Kommentaren, oder man muss – falls man ein PDF- Umwandlungstool wie in OneNote oder Word verwendet – einige Konvertierungsfehler in Kauf nehmen. Dies sind dann typischerweise fehlerhafte Zeilenumbrüche, doppelte Leerzeichen und manchmal auch falsche Buchstaben (vor allem bei Umlauten und dem scharfen „ß“).

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OneNote PDF: Importieren von PDF-Dateien in OneNote

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten wie Sie eine PDF-Datei in OneNote importieren können. Zum einen geht das direkt über OneNote selbst [Variante 1], zum anderen aus anderen Anwendungen, wie z.B. einem PDF-Anzeigeprogramm [Variante 2]. Bei Windows 10 Computern ist dieses Anzeigeprogramm beispielsweise standardmäßig der Microsoft Browser „Edge“.

Variante 1: PDF-Datei über OneNote importieren:

Um eine PDF-Datei in OneNote zu importieren gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die gewünschte Notizbuchseite,
2. Klicken Sie auf die Registerkarte → Einfügen und dann auf die Schaltfläche → Dateiausdruck

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Abbildung 1: OneNote PDF: Einfügen von PDF-Dateien über “Dateiausdruck”

3. Klicken Sie sich anschließend durch den Verzeichnispfad bis zum Speicherort des gewünschten PDF-Dokuments auf Ihrer Festplatte. Wählen Sie dieses aus und klicken Sie auf „Einfügen“.
4. Die PDF-Datei wird nun umgewandelt und als Notiz in OneNote eingefügt. Je nach Dateigröße des PDFs kann dieser Vorgang etwas dauern.

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Abbildung 2: OneNote PDF: Dokument wird eingefügt

Variante 2: PDF-Datei aus anderen Anwendungen an OneNote senden:

1. Schauen Sie sich das Menü Ihrer Anwendung genauer an. Oft gibt es im Menüband einen Button der direkt die PDF-Datei an OneNote sendet.

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Abbildung 3: OneNote PDF: Direkt aus der PDF-Anwendung an OneNote senden

2. Sollte das nicht funktionieren oder die Funktion im PDF-Anzeigeprogramm nicht zu Verfügung stehen, können Sie das Dokument auch einfach „Drucken“ und somit an OneNote senden. Wie das geht lesen Sie in den nächsten Zeilen:

a) Öffnen Sie dafür die PDF-Datei und gehen Sie auf → Drucken.
b) Wählen Sie nun unter den verfügbaren Druckern → Send to OneNote 2016 aus.

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Abbildung 4: OneNote PDF: Send to OneNote 2016 im Druckmenü

3. Bestätigen Sie mit → Drucken und warten Sie ein paar Sekunden. In dem sich dann öffnenden OneNote können Sie nun die gewünschte Stelle in Ihren Notizbüchern auswählen, an die das PDF eingefügt werden soll.

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Abbildung 5: OneNote PDF: Auswahl des Speicherortes in OneNote

Tipp: Lesen Sie auch unseren Blogartikel „Send to OneNote“ und erfahren Sie dort noch mehr zu dieser Funktion.

OneNote PDF: Umwandeln von PDF-Dateien in bearbeitbaren Text

Neben den bisher beschriebenen Optionen kann OneNote mit ein paar Klicks auch die PDF-Datei in einen Text umwandeln. Diesen Text können Sie anschließend ohne Verzögerung direkt bearbeiten. Wie eingangs erwähnt kann es dabei aber zu einigen Formatierungsfehlern kommen. In der Regel ist es aber immer noch deutlich schneller als den Text von Hand abzutippen -> Selbst beim Abtippen können Fehler passieren. Probieren Sie es doch einfach einmal aus. In den nächsten Schritten erklären wie Ihnen wie sie vorgehen müssen.

1. Klicken Sie den PDF-Ausdruck in Ihrem OneNote-Notizbuch mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü einen der beiden Befehle aus:

a) Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren
b) Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren

Abbildung 6: OneNote PDF: Kontextmenü zur Auswahl des Textes

OneNote kopiert den Ausdruck dann zunächst in die Zwischenablage.

2. Klicken Sie nun an die Stelle eines OneNote-Notizbuchs, an der Sie die zur Textbearbeitung umgewandelte PDF-Datei einfügen möchten.
3. Drücken Sie die Tastenkombination „STRG + V“ (alternativer Klickpfad: Rechter Mausklick an der Einfügestelle und dann aus dem sich öffnenden Kontextmenü eine der möglichen Einfügeoptionen auswählen).

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Abbildung 7: OneNote PDF: Klickpfad Kontextmenü Einfügeoptionen

4. Kontrollieren Sie anschließend den umgewandelten Text sorgfältig auf fehlerhafte Formatierungen und mögliche Rechtschreibfehler (v. a. bei Umlauten und scharfem „ß“).

OneNote PDF: OneNote Notizen in PDF-Datei konvertieren

Eine der wichtigsten Funktion in OneNote ist die Erstellung einer PDF-Datei aus den eigenen Notizen oder sogar gleich aus dem ganzen Notizbuch. Eine PDF-Datei von Ihren eigenen Notizen hat folgende Vorteile:

  • Schützt Ihr Dokument vor einer weiteren Bearbeitung durch Dritte
  • Notizbuch leichter ausdrucken, da man es mit einem PDF-Anzeigeprogramm, wie z. B. mit dem Microsoft Browser „Edge“, standardmäßig öffnen und dann direkt drucken kann.

So erstellen Sie ihre OneNote PDF-Datei:

1. Öffnen Sie das betreffende Notizbuch und klicken Sie auf die Registerkarte → Datei.
2. Gehen Sie in dem Menü links auf → Exportieren [1],
3. Wählen Sie den betreffenden Notizbuchbereich aus den OneNote umwandeln soll [2]
4. Bestimmen Sie als Format → PDF (PDF-Datei) [3]
5. Klicken Sie auf „Exportieren“ [4]

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Abbildung 8: OneNote PDF: Exportieren der Notizen in eine PDF-Datei. Hier die 4 Prozessschritte dazu.

6. Legen Sie nun noch den Speicherort und den Titel der zu erstellenden PDF-Datei fest.
7. Klicken Sie auf „Speichern“. Ihre OneNote-Notiz wird nun in eine PDF-Datei mit dem Standardmaß DIN A4 umgewandelt.

Extra Tipp: Handschrift in Maschinenschrift umwandeln

OneNote kann nicht nur PDF-Dateien für die Textbearbeitung umwandeln, sondern auch Handschrift in Maschinenschrift umwandeln. Die meisten Tablet PCs ermöglichen aufgrund der berührungsempfindlichen Touchdisplays die handschriftliche Eingabe (z. B. iPad Pro oder Microsoft Surface). Diese Eingabeoption ist vor allem für schnelle Notizen oder Skizzen bei Meetings, Besprechungen oder Gesprächen praktisch. Wie Sie Ihre handschriftlichen Notizen dann von OneNote in Maschinenschrift umwandeln lassen können, sehen Sie in diesem Video-Tutorial:


(Dauer: 02:41 Minuten)



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2 Kommentare
  • Danke für die gute Anleitung.
    Da Sie sich so auskennen: Haben Sie vielleicht eine Erklärung, warum ein eingefügtes pdf (das mehrere Seiten umfasst) manchmal auf einer Onenote-Seite angezeigt wird und manchmal auf mehreren?
    In älteren Versionen gab es wohl mal eine Möglichkeit, in den Einstellungen einen Haken zu setzen. Aber die gibt es irgendwie nicht mehr.
    Wissen Sie da mehr?

    • Hallo Herr Unger,

      in der OneNote 2016 App gibt es die Option “lange Ausdrucke auf mehrere Seiten einfügen” die man ein/aus schalten kann. Leider gibt es diese Option nicht in OneNote for Windows 10.
      Wir empfehlen Ihnen die nach wie vor die OneNote 2016 Desktop Version zu nutzen, da Microsoft diese wieder zur „Hauptversion“ gemacht hat.

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.
      Viele Grüße
      Ivan Jurisic


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