PDFs in OneNote bearbeiten: Anleitung wie Sie PDF-Dateien in OneNote importieren und OneNote-Notizen in das PDF-Format exportieren

Microsoft OneNote ist nicht nur ein einfaches digitales Notizbuch mit dem Aufschriebe, Ideen, Skizzen o. ä. schnell mal festgehalten werden können. OneNote kann auch mit PDF-Dateien sehr gut umgehen und diese beispielsweise im Nachhinein noch bearbeiten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie man PDF-Dateien in OneNote einfügen und bearbeiten kann.

1. Ursprung: Warum lässt sich ein PDF-Dokument nicht so leicht bearbeiten?

Das PDF-Dateiformat wurde von Adobe Systems entwickelt und bereits 1993 auf den Markt gebracht. Die Entwickler verfolgten dabei das Ziel, ein Dateiformat für elektronische Dokumente zu schaffen, das immer im originalgetreuen Layout des Verfassers wiedergegeben wird – unabhängig von dem verwendeten Anzeigeprogramm, dem Betriebssystem oder dem Gerätetyp. Dafür werden die Schriftstücke in eine Bild-ähnliche PostScript-Grafik für Drucksachen umgewandelt. Dies macht es jedoch schwierig, PDFs nachträglich wieder zu bearbeiten. Entweder man begnügt sich mit zusätzlich eingefügten Kommentaren, oder man muss – falls man ein PDF- Umwandlungstool wie in OneNote oder Word verwendet – einige Konvertierungsfehler in Kauf nehmen. Dies sind dann typischerweise fehlerhafte Zeilenumbrüche, doppelte Leerzeichen und manchmal auch falsche Buchstaben (vor allem bei Umlauten und dem scharfen „ß“).

2. Importieren von PDF-Dateien in OneNote

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten wie Sie eine PDF-Datei in OneNote importieren können. Zum einen geht das direkt über OneNote selbst (Variante 1), zum anderen aus anderen Anwendungen, wie z. B. einem PDF-Anzeigeprogramm (Variante 2). Bei Windows 10 Computern ist dieses Anzeigeprogramm beispielsweise standardmäßig der Microsoft Browser „Edge“.

Variante 1: PDF-Datei über OneNote importieren und als Dateiausdruck einfügen

Um eine PDF-Datei in OneNote zu importieren gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die gewünschte Notizbuchseite, wählen Sie die Registerkarte → Einfügen und dann die Schaltfläche → Dateiausdruck aus. Alternativ kann die PDF-Datei auch nur als Dateianlage eingefügt werden.
• Klicken Sie sich anschließend durch den Verzeichnispfad bis zum Speicherort des gewünschten PDF-Dokuments. Wählen Sie dieses aus und klicken Sie auf „Einfügen“.
• Die PDF-Datei wird nun umgewandelt und als Notiz in OneNote eingefügt. Je nach Dateigröße des PDFs kann dieser Vorgang etwas dauern.

Hinweis: Wenn Sie eine PDF-Datei mit mehreren Seiten haben, kann es sein, dass jede Dokumentseite auf einzelne OneNote-Seiten gedruckt wird. Das können Sie über die OneNote Einstellungen anpassen. Öffnen Sie im OneNote-Menü → Datei und dann → Optionen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie nun in den Bereich → Erweitert wechseln können. Dort können Sie unter → Ausdrucke den Haken bei → Lange Ausdrucke auf mehreren Seiten einfügen entfernen.

Variante 2: PDF-Datei aus anderen Anwendungen in OneNote drucken

Schauen Sie sich das Menü Ihrer Anwendung genauer an. Oft gibt es im Menüband einen Button der direkt die PDF-Datei an OneNote sendet. Sollte das nicht funktionieren oder die Funktion im PDF-Anzeigeprogramm nicht zu Verfügung stehen, können Sie das Dokument auch einfach „Drucken“ und somit an OneNote senden:

• Öffnen Sie dafür die PDF-Datei und gehen Sie auf → Drucken.
• Wählen Sie nun unter den verfügbaren Druckern → OneNote (Desktop) aus.
• Bestätigen Sie mit → Drucken und warten Sie ein paar Sekunden. In dem sich dann öffnenden OneNote können Sie nun die gewünschte Stelle in Ihren Notizbüchern auswählen, an die das PDF eingefügt werden soll.

3. Umwandeln von PDF-Dateien in bearbeitbaren Text

Neben den bisher beschriebenen Optionen kann OneNote mit ein paar Klicks auch die PDF-Datei in einen Text umwandeln. Diesen Text können Sie anschließend ohne Verzögerung direkt bearbeiten. Wie eingangs erwähnt kann es dabei aber zu einigen Formatierungsfehlern kommen. In der Regel ist es aber immer noch deutlich schneller als den Text von Hand abzutippen -> Selbst beim Abtippen können Fehler passieren. Probieren Sie es doch einfach einmal aus. In den nächsten Schritten erklären wie Ihnen wie sie vorgehen müssen.

• Klicken Sie den PDF-Ausdruck in Ihrem OneNote-Notizbuch mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü einen der beiden Befehle aus:
  1. Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren
  2. Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren
• OneNote kopiert den Ausdruck dann zunächst in die Zwischenablage.
• Klicken Sie nun an die Stelle eines OneNote-Notizbuchs, an der Sie die zur Textbearbeitung umgewandelte PDF-Datei einfügen möchten.
• Drücken Sie die Tastenkombination → STRG + V (alternativer Klickpfad: Rechter Mausklick an der Einfügestelle und dann aus dem sich öffnenden Kontextmenü eine der möglichen Einfügeoptionen auswählen).
• Kontrollieren Sie anschließend den umgewandelten Text sorgfältig auf fehlerhafte Formatierungen und mögliche Rechtschreibfehler (v. a. bei Umlauten und scharfem „ß“).

4. OneNote Notizen in PDF-Datei konvertieren

Eine der wichtigsten Funktion in OneNote ist die Erstellung einer PDF-Datei aus den eigenen Notizen oder sogar gleich aus dem ganzen Notizbuch. Eine PDF-Datei von Ihren eigenen Notizen hat folgende Vorteile:

• Schützt Ihr Dokument vor einer weiteren Bearbeitung durch Dritte.
• Notizbuch leichter ausdrucken, da man es mit einem PDF-Anzeigeprogramm standardmäßig öffnen und dann direkt drucken kann.

So erstellen Sie Ihre OneNote PDF-Datei:

1. Öffnen Sie das betreffende Notizbuch und klicken Sie auf die Registerkarte → Datei.
2. Gehen Sie in dem Menü links auf → Exportieren und wählen Sie den betreffenden Notizbuchbereich aus den OneNote umwandeln soll.
3. Bestimmen Sie als Format → PDF (PDF-Datei) und klicken Sie auf → Exportieren.
4. Legen Sie nun noch den Speicherort und den Titel der zu erstellenden PDF-Datei fest.
5. Klicken Sie auf → Speichern. Ihre OneNote-Notiz wird nun in eine PDF-Datei mit dem Standardmaß DIN A4 umgewandelt.

5. Video-Tutorial: PDF in OneNote einfügen & bearbeiten

(Dauer 07:57 Minuten)

Inhalte des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. PDF direkt in OneNote einfügen 00:18 
3. PDF als Ausdruck einfügen mit dem OneNote Drucker 01:40 
4. Problem: PDF wird in OneNote falschrum eingefügt 02:44 
5. Problem: PDF wird auf viele einzelne Seiten in OneNote eingefügt 03:35 
6. PDF in OneNote bearbeiten 05:19 
7. Videoempfehlung: Wo soll ich was speichern? 07:22