Anleitung: PDF-Dateien mit OneNote umwandeln



PDF-Dateien mit OneNote umwandeln: Das funktioniert in beiden Richtungen!

Mit dem digitalen Notizbuch OneNote können Sie PDF-Dateien in beide Richtungen umwandeln: Entweder Sie importieren ein PDF-Dokument und wandeln es dann für die weitere Bearbeitung in ein Textdokument um, oder Sie machen aus Ihren OneNote-Notizen eine sichere PDF-Datei. Das schützt Ihr Dokument vor der weiteren Bearbeitung und erleichtert anderen Nutzern viele Prozesse, vom Downloaden über das Anzeigen bis zum Ausdrucken.

Anleitung: PDF-Dateien mit OneNote für Textbearbeitung umwandeln. Oder umgekehrt, Notizbücher in PDF umwandeln. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Das PDF-Dateiformat wurde von Adobe Systems entwickelt und bereits 1993 auf den Markt gebracht. Die Entwickler verfolgten dabei das Ziel, ein Dateiformat für elektronische Dokumente zu schaffen, das immer im originalgetreuen Layout des Verfassers wiedergegeben wird – unabhängig von dem verwendeten Anzeigeprogramm, dem Betriebssystem oder dem Gerätetyp. Dafür werden die Schriftstücke in eine Bild-ähnliche PostScript-Grafik für Drucksachen umgewandelt. Dies macht es jedoch schwierig, PDFs nachträglich wieder zu bearbeiten. Entweder man begnügt sich mit zusätzlich eingefügten Kommentaren, oder man muss – falls man ein PDF- Umwandlungstool wie in OneNote oder Word verwendet – einige Konvertierungsfehler in Kauf nehmen. Dies sind dann typischerweise fehlerhafte Zeilenumbrüche, doppelte Leerzeichen und manchmal auch falsche Buchstaben (vor allem bei Umlauten und dem scharfen „ß“).

So funktioniert es:

Schritt 1: PDF-Dateien in OneNote importieren

Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten, eine PDF-Datei in OneNote zu importieren. Einmal aus der Notizbuchanwendung heraus und einmal aus dem geöffneten PDF. Auf Ihrem Computer muss allerdings ein PDF-Anzeigeprogramm installiert sein, allgemein als PDF-Reader bezeichnet. Dies ist auf Windows 10 Computern beispielsweise standardmäßig der Microsoft Browser „Edge“.

  • PDF-Datei aus OneNote importieren: Öffnen Sie die gewünschte Notizbuchseite, klicken Sie auf die Registerkarte → Einfügen, dann auf die Schaltfläche → Dateiausdruck und klicken Sie sich anschließend durch den Verzeichnispfad bis zum Speicherort des gewünschten PDF-Dokuments auf Ihrer Festplatte. Das Umwandeln in eine OneNote-Notiz kann dann je nach Dateigröße des PDFs etwas dauern.

PDF-Dateien in OneNote importieren

  • Aus der PDF-Anwendung heraus an OneNote senden: Sollte das nicht klappen, können Sie das Dokument auch einfach an OneNote senden. Öffnen Sie dafür die PDF-Datei und gehen Sie auf → Drucken. Wählen Sie nun unter den verfügbaren Druckern → Send to OneNote 2016 aus. Bestätigen Sie mit → Drucken und warten Sie ein paar Sekunden. In dem sich dann öffnenden OneNote können Sie nun die gewünschte Stelle in Ihren Notizbüchern auswählen, an die das PDF eingefügt werden soll.

Schritt 2: PDF-Dateien mit OneNote umwandeln und bearbeiten

Sie können den Ausdruck der PDF-Datei aber auch mit OneNote umwandeln lassen, so dass Sie den Text anschließend direkt bearbeiten können. Dies kann allerdings, wie eingangs erwähnt, zu einigen Formatierungsfehlern führen – das ist aber in der Regel dennoch deutlich schneller, als den gesamten Text von Hand abtippen zu müssen.

  • Klicken Sie den PDF-Ausdruck in Ihrem OneNote-Notizbuch mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü einen der beiden Befehle → Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren oder → Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren – je nachdem, ob OneNote nur die aktuelle Seite oder alle Seiten der PDF-Datei umwandeln soll. OneNote kopiert den Ausdruck dann zunächst in die Zwischenablage.
  • Klicken Sie nun an die Stelle eines OneNote-Notizbuchs, an der Sie die zur Textbearbeitung umgewandelte PDF-Datei einfügen möchten und drücken Sie die Tastenkombination → Strg + V. (Alternativer Klickpfad: Rechter Mausklick an der Einfügestelle und dann aus dem sich öffnenden Kontextmenü eine der möglichen Einfügeoptionen auswählen).
  • Kontrollieren Sie anschließend den umgewandelten Text sorgfältig auf fehlerhafte Formatierungen und mögliche Rechtschreibfehler (v.a. bei Umlauten und scharfem „ß“).

PDF-Dateien mit OneNote umwandeln und bearbeiten

Extra-Tipp: Einen OneNote-Notizbuchabschnitt in eine PDF-Datei umwandeln

Manchmal ist es umgekehrt auch sinnvoll, einen OneNote Notizbuchabschnitt in eine PDF-Datei umzuwandeln. Beispielsweise, um das Dokument vor dem Versenden an Dritte vor einer weiteren Bearbeitung zu schützen, damit man es auch ohne OneNote öffnen kann, oder auch, damit man ein Notizbuch leichter ausdrucken kann.

  • Öffnen Sie das betreffende Notizbuch und klicken Sie auf die Registerkarte → Datei.
  • Gehen Sie in dem Menü links auf → Exportieren, wählen Sie den betreffenden Notizbuchbereich aus, den OneNote umwandeln soll (das ganze Notizbuch, nur den aktuellen Abschnitt oder nur die aktuelle, einzelne Seite), und bestimmen Sie als Format → PDF (PDF-Datei).
  • Legen Sie nun noch den Speicherort fest (auf der Festplatte oder einem externen Speichermedium) und bestätigen Sie mit → Exportieren. Fertig. Ihre OneNote-Notiz wird nun in eine PDF-Datei mit dem Standardmaß DIN A4 umgewandelt.

Einen OneNote-Notizbuchabschnitt in eine PDF-Datei umwandeln

Und Sie?

OneNote kann aber nicht nur PDF-Dateien für die Textbearbeitung umwandeln, sondern auch Handschrift in Maschinenschrift. Die meisten Tablet PCs ermöglichen aufgrund der berührungsempfindlichen Touchdisplays die handschriftliche Eingabe (z.B. iPad Pro oder Microsoft Surface). Diese Eingabeoption ist vor allem für schnelle Notizen oder Skizzen bei Meetings, Besprechungen oder Gesprächen praktisch. Wie Sie Ihre handschriftlichen Notizen dann von OneNote in Maschinenschrift umwandeln lassen können, sehen Sie in diesem Video-Tutorial.

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