Gruppenkalender: Outlook-Tipps für gemeinsame Teamkalender



Tipps rund um Gruppenkalender in Outlook und gemeinsame Teamkalender

Der Gruppenkalender im Outlook eignet sich hervorragend für die schwierige Terminfindung und die Vereinbarung von Besprechungsterminen. Denn in dem gemeinsamen Teamkalender kann jedes Gruppenmitglied die geteilten Termindaten der anderen einsehen sowie gemeinsame Ereignisse planen und erstellen. Das ist nicht nur für die Zusammenarbeit im Team wichtig, sondern hilft z.B. auch im Krankheitsfall, damit eine Vertretung die Termine des Betroffenen einsehen und absagen bzw. übernehmen kann. Wie Sie den Gruppenkalender in Outlook richtig nutzen und die einzelnen Kalender in einem gemeinsamen Teamkalender überlagert (zu einem Kalender fusioniert) anzeigen lassen können, erfahren Sie hier.

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Was ist das Problem?

Wenn Sie mit Ihren Kollegen einen gemeinsamen Gruppenkalender in Outlook nutzen wollen, bedeutet das technisch formuliert, dass jeder einzelne Kalender der Gruppenmitglieder serverseitig zu einem Gemeinschaftskalender zusammengefasst wird. Das heißt nun aber auch, dass Sie entweder einen unternehmenseigenen Exchange Server oder eine Sharepointlösung benötigen (das ist in Unternehmen Standard) oder alle Gruppenmitglieder eine Cloud-Variante nutzen, in der die Outlook-Daten und Postfächer online abgespeichert werden (z.B. mit Office 365, einem Microsoft Exchange-Konto oder der Outlook-im-Web-App OWA). Jedes Teammitglied muss zudem aus Gründen des Privatsphäreschutzes seinen eigenen Kalender zunächst einmal für die anderen Mitglieder freigeben, damit Outlook diesen überhaupt in einem gemeinsamen Gruppenkalender anzeigen darf (siehe unten, Punkt 1).

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So funktioniert der Gruppenkalender im Outlook

1. Eigenen Kalender für Outlook-Gruppenkalender freigeben:

Zur Erteilung einer Freigabe wählen Sie einfach Ihren gewünschten Kalender aus und gehen Sie dann im Menüband oben auf „Kalender freigeben“ (im Bereich Freigeben). Geben Sie nun die betreffenden Personen ein und wählen Sie unter „Details“ (bzw. je nach Version „Einstellungen“) die gewünschte Berechtigungsstufe aus. Tipp: Sie können hier gegebenenfalls unterhalb der Betreffzeile ein Häkchen bei „Berechtigung zum Anzeigen von Kalender des Empfängers anfordern“ setzen.

2. Wie Sie einen Gruppenkalender in Outlook erstellen:

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, um einen Gruppenkalender in Outlook zu erstellen: Über die Kontaktliste (bzw. das Adressbuch) oder über die für Sie freigegebenen Kalender. Für beide Optionen müssen Sie zunächst in den Kalenderbereich von Outlook wechseln.

  • Gruppenkalender über die Outlook-Kontakte erstellen: Klicken Sie in dem Menüband oben in dem Bereich „Kalender verwalten“ auf das Icon → „Kalendergruppen“ (bzw. je nach Outlook-Version auch „Gruppenkalender“) und dann auf „Neue Kalendergruppe erstellen“. Geben Sie nun einen Namen für den neuen Outlook-Gruppenkalender ein und bestätigen Sie. Anschließend können Sie im Suchfeld des Aktionsfensters die einzelnen Kontaktnamen der Gruppenmitglieder eintippen oder direkt aus der Kontaktliste bzw. dem Adressbuch auswählen und hinzufügen.
  • Gruppenkalender über freigegebene Outlook-Kalender erstellen: Dies erfordert zwei Schritte. Gehen Sie zunächst in dem Menüband unter „Kalender verwalten“ auf „Kalendergruppen“ (bzw. „Gruppenkalender“), dann auf „Als neue Kalendergruppe speichern“ und geben Sie einen Namen für Ihren neuen Outlook-Gruppenkalender ein. Der neue Teamkalender wird Ihnen nun im Navigationsbereich links als eigener Ordner angezeigt und lässt sich ganz leicht befüllen. Ziehen Sie dafür die gewünschten Einzelkalender der Gruppenmitglieder einfach mit gedrückter Maustaste (Drag & Drop) aus dem Ordner „freigegebene Kalender“ in den zu füllenden Gruppenkalenderordner. Falls Ihnen die notwendigen Einzelkalender hier noch nicht angezeigt werden, müssen Sie in dem Menüband oben unter „Kalender verwalten“ auf „Kalender öffnen“ gehen und dann aus all den für Sie freigegebenen Kalendern die entsprechenden auswählen. Jeder freigegebene Kalender, den Sie einmal geöffnet haben, wird Ihnen dann ab sofort lokal in Ihrem Outlook im Navigationsbereich links in dem Ordner „freigegebene Kalender“ angezeigt. Diese müssen Sie dann nun noch, wie oben beschrieben, mit der Maus in den neuen Gruppenkalender ziehen.

3. Das Anzeigen eines Gruppenkalenders in Outlook

Sie können sich in der Outlook-Kalenderansicht beliebig viele Kalender und Gruppenkalender anzeigen lassen. Es werden Ihnen in der rechten Fensterhälfte immer all die Kalender mit jeweils unterschiedlichen Vorder- und Hintergrundfarben angezeigt, bei denen Sie im Navigationsbereich links einen Haken im Kontrollkästchen setzen (unabhängig davon, ob es sich um mehrere Kalendergruppen oder auch nur um eine Auswahl bestimmter Kalender innerhalb des Outlook-Gruppenkalenders handelt). Bei bis zu fünf ausgewählten Kalendern werden Ihnen diese auf der rechten Fensterseite zunächst einmal nebeneinander angezeigt, mit der Zeitachse von oben nach unten. Sie können jedoch in dem Menüband oben im Schaltflächenbereich „Anordnung“ (bzw. je nach Version „Anordnen“) auf die „Planungsansicht“ wechseln, bei der die Kalender als eine Liste untereinander und die Zeitachse horizontal dargestellt werden. Hinweis: Bei mehr als fünf ausgewählten Kalendern (der Wert lässt sich in den Einstellungen ändern) wird der Gruppenkalender automatisch zunächst in dem horizontalen Ansichtstyp dargestellt.

Darauf kommt es an:

Gruppenkalender zu einem einzigen Outlook-Teamkalender fusionieren
Sie können sich alle Kalendertermine der Gruppenmitglieder auch in einem einzigen Outlook-Kalenderblatt „überlagert“ anzeigen lassen, also die Einzelkalender zu einem einzigen Teamkalender fusionieren. Klicken Sie dafür einfach im Menübereich „Anordnung“ wahlweise entweder auf die „Tages-“, „Wochen-“, „Monats-“ oder „Jahresansicht“. Damit beenden Sie die Planungsansicht und die einzelnen Kalender werden Ihnen in der Ansicht wieder nebeneinander statt untereinander angezeigt. An den Einzelkalenderfenstern finden Sie nun oben einen Pfeil „überlagert anzeigen“, mit denen Sie die Termine der Gruppenmitglieder zu einem einzigen, gemeinsamen Outlook-Teamkalender zusammenführen (und auch so benennen) können.

Und Sie?

Welche Lösungen nutzen Sie für Ihre Gruppen-, Projekt und Teamkalender? Outlook bietet viele nützliche und hilfreiche Funktionen für mehr Übersichtlichkeit und Zeitersparnis in den drei Bereichen (1.) Emailverwaltung, (2.) Kontakte & Netzwerken sowie (3.) Kalender & Zeitmanagement. In unserer Serie zu Office-Tipps stellen wir Ihnen diese nach und nach vor.

Übrigens:

Eine ideale Ergänzung für den Gruppenkalender und gemeinsamen Teamkalender im Outlook ist zum Beispiel das Importieren von Schulferien und Feiertagen in den Kalender. Wie das ganz einfach geht, lesen Sie im Beitrag.



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3 Kommentare
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