Gruppenkalender: Outlook-Tipps für gemeinsame Teamkalender


Der Gruppenkalender im Outlook eignet sich hervorragend für die schwierige Terminfindung und die Vereinbarung von Besprechungsterminen. Denn in dem gemeinsamen Teamkalender kann jedes Gruppenmitglied die geteilten Termindaten der anderen einsehen sowie gemeinsame Ereignisse planen und erstellen. Das ist nicht nur für die Zusammenarbeit im Team wichtig, sondern hilft z.B. auch im Krankheitsfall, damit eine Vertretung die Termine des Betroffenen einsehen und absagen bzw. übernehmen kann. Wie Sie den Gruppenkalender in Outlook richtig nutzen und die einzelnen Kalender in einem gemeinsamen Teamkalender überlagert (zu einem Kalender fusioniert) anzeigen lassen können, erfahren Sie hier.

Was ist das Problem?

Wenn Sie mit Ihren Kollegen einen gemeinsamen Gruppenkalender in Outlook nutzen wollen, bedeutet das technisch formuliert, dass jeder einzelne Kalender der Gruppenmitglieder serverseitig zu einem Gemeinschaftskalender zusammengefasst wird. Das heißt nun aber auch, dass Sie entweder einen unternehmenseigenen Exchange Server oder eine Sharepointlösung benötigen (das ist in Unternehmen Standard) oder alle Gruppenmitglieder eine Cloud-Variante nutzen, in der die Outlook-Daten und Postfächer online abgespeichert werden (z.B. mit Office 365, einem Microsoft Exchange-Konto oder der Outlook-im-Web-App OWA). Jedes Teammitglied muss zudem aus Gründen des Privatsphäreschutzes seinen eigenen Kalender zunächst einmal für die anderen Mitglieder freigeben, damit Outlook diesen überhaupt in einem gemeinsamen Gruppenkalender anzeigen darf (siehe unten, Punkt 1).

So funktioniert der Gruppenkalender im Outlook

1. Eigenen Kalender für Outlook-Gruppenkalender freigeben

Zur Erteilung einer Freigabe wählen Sie einfach Ihren gewünschten Kalender aus und gehen Sie dann im Menüband oben auf „Kalender freigeben“ (im Bereich Freigeben). Geben Sie nun die betreffenden Personen ein und wählen Sie unter „Details“ (bzw. je nach Version „Einstellungen“) die gewünschte Berechtigungsstufe aus. Tipp: Sie können hier gegebenenfalls unterhalb der Betreffzeile ein Häkchen bei „Berechtigung zum Anzeigen von Kalender des Empfängers anfordern“ setzen.

2. Wie Sie einen Gruppenkalender in Outlook erstellen

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, um einen Gruppenkalender in Outlook zu erstellen: Über die Kontaktliste (bzw. das Adressbuch) oder über die für Sie freigegebenen Kalender. Für beide Optionen müssen Sie zunächst in den Kalenderbereich von Outlook wechseln.

  • Gruppenkalender über die Outlook-Kontakte erstellen: Klicken Sie in dem Menüband oben in dem Bereich „Kalender verwalten“ auf das Icon → „Kalendergruppen“ (bzw. je nach Outlook-Version auch „Gruppenkalender“) und dann auf „Neue Kalendergruppe erstellen“. Geben Sie nun einen Namen für den neuen Outlook-Gruppenkalender ein und bestätigen Sie. Anschließend können Sie im Suchfeld des Aktionsfensters die einzelnen Kontaktnamen der Gruppenmitglieder eintippen oder direkt aus der Kontaktliste bzw. dem Adressbuch auswählen und hinzufügen.
  • Gruppenkalender über freigegebene Outlook-Kalender erstellen: Dies erfordert zwei Schritte. Gehen Sie zunächst in dem Menüband unter „Kalender verwalten“ auf „Kalendergruppen“ (bzw. „Gruppenkalender“), dann auf „Als neue Kalendergruppe speichern“ und geben Sie einen Namen für Ihren neuen Outlook-Gruppenkalender ein. Der neue Teamkalender wird Ihnen nun im Navigationsbereich links als eigener Ordner angezeigt und lässt sich ganz leicht befüllen. Ziehen Sie dafür die gewünschten Einzelkalender der Gruppenmitglieder einfach mit gedrückter Maustaste (Drag & Drop) aus dem Ordner „freigegebene Kalender“ in den zu füllenden Gruppenkalenderordner. Falls Ihnen die notwendigen Einzelkalender hier noch nicht angezeigt werden, müssen Sie in dem Menüband oben unter „Kalender verwalten“ auf „Kalender öffnen“ gehen und dann aus all den für Sie freigegebenen Kalendern die entsprechenden auswählen. Jeder freigegebene Kalender, den Sie einmal geöffnet haben, wird Ihnen dann ab sofort lokal in Ihrem Outlook im Navigationsbereich links in dem Ordner „freigegebene Kalender“ angezeigt. Diese müssen Sie dann nun noch, wie oben beschrieben, mit der Maus in den neuen Gruppenkalender ziehen.

Studie mit der AKAD Hochschule

3. Das Anzeigen eines Gruppenkalenders in Outlook

Sie können sich in der Outlook-Kalenderansicht beliebig viele Kalender und Gruppenkalender anzeigen lassen. Es werden Ihnen in der rechten Fensterhälfte immer all die Kalender mit jeweils unterschiedlichen Vorder- und Hintergrundfarben angezeigt, bei denen Sie im Navigationsbereich links einen Haken im Kontrollkästchen setzen (unabhängig davon, ob es sich um mehrere Kalendergruppen oder auch nur um eine Auswahl bestimmter Kalender innerhalb des Outlook-Gruppenkalenders handelt). Bei bis zu fünf ausgewählten Kalendern werden Ihnen diese auf der rechten Fensterseite zunächst einmal nebeneinander angezeigt, mit der Zeitachse von oben nach unten. Sie können jedoch in dem Menüband oben im Schaltflächenbereich „Anordnung“ (bzw. je nach Version „Anordnen“) auf die „Planungsansicht“ wechseln, bei der die Kalender als eine Liste untereinander und die Zeitachse horizontal dargestellt werden. Hinweis: Bei mehr als fünf ausgewählten Kalendern (der Wert lässt sich in den Einstellungen ändern) wird der Gruppenkalender automatisch zunächst in dem horizontalen Ansichtstyp dargestellt.

 

Gruppenkalender zu einem einzigen Outlook-Teamkalender fusionieren

Sie können sich alle Kalendertermine der Gruppenmitglieder auch in einem einzigen Outlook-Kalenderblatt „überlagert“ anzeigen lassen, also die Einzelkalender zu einem einzigen Teamkalender fusionieren. Klicken Sie dafür einfach im Menübereich „Anordnung“ wahlweise entweder auf die „Tages-“, „Wochen-“, „Monats-“ oder „Jahresansicht“. Damit beenden Sie die Planungsansicht und die einzelnen Kalender werden Ihnen in der Ansicht wieder nebeneinander statt untereinander angezeigt. An den Einzelkalenderfenstern finden Sie nun oben einen Pfeil „überlagert anzeigen“, mit denen Sie die Termine der Gruppenmitglieder zu einem einzigen, gemeinsamen Outlook-Teamkalender zusammenführen (und auch so benennen) können.

Extra-Tipps rund um Outlook

Eine ideale Ergänzung für den Gruppenkalender und gemeinsamen Teamkalender im Outlook ist zum Beispiel das Importieren von Schulferien und Feiertagen in den Kalender. Wie das ganz einfach geht, lesen Sie im Beitrag.

Video-Tutorial 📅 Gruppenkalender: So erstellst Du einen Teamkalender in Outlook

(Dauer 12:19 Minuten)

Inhalte der Videos:

  1. Einleitung 00:00 
  2. Kalendergruppen erstellen 00:20 
  3. Mit öffentlichen Ordnern zum gemeinsamen Kalender 03:42 
  4. Kalender im Team mit Microsoft 365-Gruppen 08:53 


10 Kommentare
  • Hallo,
    gibt es eine Möglichkeit, sich nur bestimmte Kalendereinträge anzeigen zu lassen? Zum Beispiel nur diejenigen, die mit Abwesend gekennzeichnet sind?

    Lieben Gruß

    • Hallo,

      Sie können im Outlook-Fenster „Kalender“ die Suchfunktion mit allen erweiterten Suchmöglichkeiten nutzen. Darüber lassen sich Einträge sehr gezielt filtern.
      Ich hoffe das hilft weiter.

      Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Ich habe für unser Team einen Urlaubskalender angelegt. Hat für alle beteiligten Mitarbeiter auch gut funktioniert. jeder hat seine Eintragungen gemacht und wir haben gesehen, wann jemand nicht da ist . Wichtig für unsere AUftragsbearbeitung. Ich war längere Zeit nicht anwesend und kann nun zwar meine Eintragungen sehen, aber nicht die meiner Kollegen. Unsere IT Abteilung hat bisher keine Lösung gefunden. Hat vielleicht jemand von Ihnen eine Idee oder weis wie es wieder richtig funktioniert. Habe im Netz nichts gefunden.

    VG Birgit

  • Eine sehr gute, einfache und nachvollziehbare Anleitung; vielen Dank.
    Leider habe ich das Problem, dass ich die freigegebenen Kalender nicht per drag&drop in den Gruppenkalender ziehen kann. Sie werden einfach nicht aufgenommen.
    ….(Der neue Teamkalender wird Ihnen nun im Navigationsbereich links als eigener Ordner angezeigt und lässt sich ganz leicht befüllen. Ziehen Sie dafür die gewünschten Einzelkalender der Gruppenmitglieder einfach mit gedrückter Maustaste (Drag & Drop) aus dem Ordner „freigegebene Kalender“ in den zu füllenden Gruppenkalenderordner.)….
    Ich kann auch keine Termine händisch von meinem Kalender in den Gruppenkalender ziehen. („Die Elemente können nicht kopiert werden. Sie besitzen nicht die erforderliche Berechtigung, um diesen Vorgang auszuführen.“) Dabei habe ich alle Kalender selber angelegt.
    Hat jemand einen Tipp?
    Im Voraus Dank

  • […] Wie gut nutzen Sie bereits die vielfältigen Möglichkeiten der Office-Produktfamilie, um Ihren Büro- und Arbeitsalltag von lästigen und zeitraubenden Routineaufgaben zu entlasten? Ein weiterer wichtiger Tipp, wie Sie sich bei Outlook Besprechungsanfragen für Teammeetings viel Zeit und Nerven sparen können, ist das Freigeben der Kalender im Team. Denn dann können Sie mit dem Outlook-Terminplanungsassistenten sofort aus der Erstellung der Besprechungsanfrage heraus auf einen Blick sehen, wann überhaupt der geeignetste Zeitpunkt für das Meeting ist, an dem auch alle wirklich Zeit haben! Das vereinfacht das Zeitmanagement erheblich und spart viel Zeit (und Nerven) bei der Terminsuche. Hier haben wir Ihnen alle Tipps rund um einen gemeinsamen Outlook Teamkalender zusammengefasst. […]

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