Ob OneNote, Festplatte oder Sharepoint – eine Mehrfachablage von Dateien oder Informationen führt immer zu doppelten Datensätzen. Sie suchen mindestens doppelt so lange nach Ihren Dateien oder Informationen. Gleichzeitig haben Sie aber nebenbei ein hohes Risiko, dennoch nicht die aktuellste Dateiversion zu bearbeiten. Damit Ihnen das alles nicht passiert, sollten Sie auch in Ihrem OneNote Mehrfachablagen strikt vermeiden. Arbeiten Sie von Anfang an mit einer sauberen Ordner- und Ablagestruktur. Mit diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen wie Sie dies am besten anstellen: Vermeiden Sie Mehrfachablagen in OneNote! Eine Notiz sollte immer nur einmal abgespeichert werden!
Inhaltsverzeichnis
OneNote verknüpfen: Warum soll ich mit Verknüpfungen arbeiten?
Das Büro-Kaizen Prinzip für einen nachhaltig aufgeräumten Arbeitsplatz, auch im Hinblick auf den Speicherort von Dateien und Notizen, lautet: Alles hat EINEN Platz, alles hat SEINEN Platz! An anderen Speicherorten werden lediglich Verweise auf diese Datei angelegt (z.B. als Link oder als Verknüpfung). Dieses Verbot für Mehrfachablagen gilt übrigens nicht nur für OneNote, sondern für alle Computer (vom PC bis zum Tablet und Handy), allen darauf laufenden Anwendungen (von der Festplatte bis zum Sharepoint) sowie auch das gesamte physische Büro (z.B. die Aktenordner).
Sie können Mehrfachablagen in OneNote ganz einfach vermeiden, indem Sie einen Link bzw. eine Verknüpfung zu einem Notizbuch, einem Abschnitt, einer Seite oder auch einem einzelnen Absatz auf einer Notizseite, erstellen. Den Link können Sie dann an jeder beliebigen Stelle eines anderen Notizbuchs einfügen. Ein Klick auf den Link öffnet dann immer die aktuelle Dateiversion.
OneNote verknüpfen: Mehrfachablage eines ganzen OneNote-Notizbuchs vermeiden
Damit Sie in einer Notiz auf ein ganzes OneNote Notizbuch verknüpfen können, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das betreffende Notizbuch
- Klicken Sie links oben mit der rechten Maustaste auf den Namen des Notizbuchs [1].
- Wählen Sie dann in dem Dropdown-Kontextmenü den Befehl → Link zu Notizbuch kopieren aus [2].
- Diesen soeben kopierten Link können Sie nun nach Belieben in andere Notizen einfügen. Klicken Sie dafür einfach die betreffende Stelle mit der Maus an und drücken Sie dann die Tastenkombination → Strg + V
- Der Link wird direkt an dieser Stelle eingefügt
Tipp: Den Link können Sie auch in Ihre anderen Office-Programme einfügen, wie z.B. Word, Excel oder PowerPoint. Das Notizbuch kann dann aus dem Programm heraus direkt mit Strg + linken Mausklick öffnen.
OneNote verknüpfen: Mehrfachablage eines OneNote-Abschnitts vermeiden
Sie müssen nicht immer automatisch auf ein ganzes Notizbuch verweisen, sondern können auch nur einen einzelnen OneNote-Abschnitt verknüpfen. Zum Verknüpfen der Abschnitte folgen Sie den nächsten Schritten:
- Klicken Sie einfach den betreffenden Abschnitt in Ihrem OneNote Notizbuch mit der rechten Maustaste an [1] und wählen Sie dann den Befehl → Link zu Abschnitt kopieren [2].
- Diesen soeben kopierten Link können Sie nun nach Belieben in andere Notizen einfügen. Klicken Sie dafür einfach die betreffende Stelle mit der Maus an und drücken Sie dann die Tastenkombination → Strg + V
- Der Link wird direkt an dieser Stelle eingefügt
OneNote verknüpfen: Mehrfachablage einer einzelnen OneNote-Seite vermeiden
In OneNote können Sie neben ganzen Notizbüchern und Abschnitten auch einzelne Notizbuchseiten direkt verlinken:
- Klicken Sie auf den Namen der betreffenden OneNote-Seite mit der rechten Maustaste [1] und wählen Sie dann in dem sich öffnenden Kontextmenü den Befehl → Link zu Seite kopieren [2]
- Diesen soeben kopierten Link können Sie nun nach Belieben in andere Notizen einfügen. Klicken Sie dafür einfach die betreffende Stelle mit der Maus an und drücken Sie dann die Tastenkombination → Strg + V
- Der Link wird direkt an dieser Stelle eingefügt
Extra TIPP – Hyperlinks in der Termin- und Aufgabenplanung nutzen
Diese Hyperlinks zu Abschnitten, Seiten oder Absätzen lassen sich hervorragend in das Notizfeld von Aufgaben und Terminen in Outlook einfügen. Somit kann die Planung (Outlook) mit der dazugehörigen Dokumentation (OneNote) verknüpft und aus der Aufgabe/dem Termin mit nur einem Klick die Dokumentation in OneNote aufgerufen werden.
