Die Verlinkung innerhalb, nach oder aus OneNote heraus ist eine der wichtigsten Grundfunktionen des praktischen Notizbuchprogramms für den Berufsalltag. Denn durch diese Verknüpfungen bleiben die verlinkten Inhalte und Dokumentationen in OneNote immer stets aktuell. Man kann die Links auf OneNote-Inhalte zudem auch ganz einfach per Outlook versenden, in einem Teams-Chat posten oder in ein Word-Dokument integrieren. Die Verlinkungen vermeiden aber allem voran auch den Produktivitätskiller Nummer 1 bei der digitalen Zusammenarbeit: Die Mehrfachablage von OneNote-Inhalten.

Warum ist das Vermeiden von Mehrfachablegen in OneNote, SharePoint, OneDrive und allen anderen Ablagesystemen überhaupt so extrem wichtig?

Ob in OneNote, SharePoint, auf der Festplatte oder im Archiv – eine Mehrfachablage von Dateien und Informationen ist immer gleichbedeutend mit doppelten Datensätzen. Das bedeutet aber nicht nur längeres Suchen, bis man die jüngste Dateiversion gefunden hat. Es erhöht auch das Risiko, dass Mitarbeitende aus Versehen eine ältere Version der mehrfach abgelegten Datei bearbeiten. Das führt dann zwangsläufig zu fehlerhaften Ergebnissen und viel unnötiger Mehrarbeit durch die erforderlichen Korrekturen.

Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie in allen Dateiablagesystemen – auch in Ihrem OneNote – Mehrfachablagen strikt vermeiden. Eine Datei sollte grundsätzlich immer nur einmal abgespeichert werden!
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen daher, wie Sie das ganz einfach mittels der Verlinkungen, Verknüpfungen und Hyperlinks in OneNote erreichen können.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Grundprinzip: Wie man mit den Verlinkungen in OneNote Mehrfachablagen verhindert

Das Büro-Kaizen Prinzip für einen nachhaltig aufgeräumten Arbeitsplatz – auch im Hinblick auf den Speicherort von Dateien und Notizen – lautet: „Alles hat EINEN Platz – alles hat SEINEN Platz!“ An anderen Plätzen (und Speicherorten) werden also lediglich Verweise auf diese Datei angelegt, in Form eines Links oder einer Verknüpfung.

Dieses Verbot für Mehrfachablagen gilt übrigens nicht nur für OneNote, sondern für alle Computer (vom PC und Mac bis zum Tablet und Smartphone), allen darauf laufenden Anwendungen (von der Festplatte bis zu Apps wie SharePoint und OneDrive) sowie auch das gesamte physische Büro (von der Papierablage bis zum Aktenordner und dem Archiv).

Mit OneNote können Sie Mehrfachablagen ganz einfach vermeiden, indem Sie einen Link beziehungsweise eine Verknüpfung zu einem Notizbuch, einem Abschnitt, einer Seite oder auch einem einzelnen Absatz erstellen.
Den Link können Sie dann an jede beliebige Stelle eines anderen Notizbuchs oder auch in ein anderes Office-Programm kopieren. Zum Beispiel in einen Teams-Chat oder in ein Outlook-Element (E-Mail, Aufgabe, Termin). Ein Klick auf die Verknüpfung öffnet dann immer die aktuelle Dateiversion von OneNote an der verlinkten Stelle.
Und auch externe Inhalte können jederzeit per Verlinkung in OneNote eingefügt werden. Dann haben Sie stets den aktuellsten Inhalt in OneNote und vermeiden zudem das Mehrfachablagen-Dilemma.

Definition: Was ist der Unterschied zwischen Link, Hyperlink und Verknüpfung in OneNote?

Die drei Begriffe bedeuten im Grunde genau dasselbe. Link ist lediglich die Abkürzung für Hyperlink. Und eine Verknüpfung ist ein Verweis, der ebenfalls auf einer Verlinkung basiert. Die semantischen Unterschiede sind im Wesentlichen nur für Programmierer und Webdesigner wichtig, aber für Endnutzer völlig vernachlässigbar. Microsoft verwendet für die Bedienung in OneNote alle drei Begriffe im Wechsel, die wir im Folgenden aber einfachheitshalber häufig nur als „Verlinkung“ bezeichnen.

2. Eine Verlinkung innerhalb von OneNote erstellen und einfügen

Die Verlinkung innerhalb der OneNote-Anwendung erfüllt im Wesentlichen zwei wichtige Funktionen.

Verlinkung innerhalb einer OneNote-Seite: Mit einer Verlinkung von Absätzen innerhalb einer OneNote-Seite kann man zum Beispiel ein verlinktes Inhaltsverzeichnis erzeugen. Die Nutzer können dann mit einem Klick auf das Inhaltsverzeichnis direkt zu dem jeweiligen Absatz springen. Oder man bietet damit die Option, Absätze mit weiterführenden Details gezielt zu überspringen, um direkt zu einem Absatz weiter unten zu gelangen.
Verlinkung auf eine andere OneNote-Seite: Durch den Link auf eine andere OneNote-Seite, einen ganzen Abschnitt oder ein komplettes Notizbuch kann man geschickt auf Inhalte verweisen, die sich an einer anderen Stelle in derselben OneNote-Anwendung befinden. Auf diese Weise vermeiden Sie Mehrfachablagen desselben Inhalts und stellen zugleich sicher, dass bei nachträglichen Änderungen an der Originalstelle auch auf der Zielseite stets der aktuelle Inhalt verfügbar ist.

OneNote Verlinkung — Durch die Verlinkung von bestehenden Seiten, Abschnitten oder Notizbüchern, kann die Mehrfachablage in OneNote verhindert werden.

Wie man eine Seite, einen ganzen Abschnitt oder ein komplettes Notizbuch in OneNote verlinkt:

Öffnen Sie Ihr OneNote und suchen Sie sich in der Ordnerstruktur am linken Bildschirmrand das Notizbuch, den Abschnitt oder die Seite heraus, die verlinkt werden soll.
Klicken Sie das Element mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü → Link kopieren (konkret: → Link zu Notizbuch kopieren, → Link zu Abschnitt kopieren oder → Link zu Seite kopieren).
Klicken Sie dann in der Zielseite auf die einzufügende Stelle und drücken Sie die Shortcut-Tastenkombination → Strg + V für das Einfügen (alternativ: rechte Maustaste und → Einfügen).
Als den im Fließtext angezeigten Linktext fügt OneNote dann automatisch den Titel der verlinkten Seite, des Abschnitts oder des Notizbuchs ein.
Diesen automatisch eingefügten Linktext können Sie jedoch jederzeit nach Belieben auch noch nachträglich ändern und an den Kontext der Zielseite anpassen. Dafür einfach einen rechten Mausklick auf den Link tätigen, dann → Link bearbeiten wählen und den „anzuzeigenden Text“ bearbeiten.
Tipp: Alternativ können Sie auch an die Stelle auf einer OneNote-Seite klicken, an der die Verknüpfung erstellt werden soll, und dann in der Registerkarte → Einfügen auf → Link klicken (Shortcut: Strg + K). In dem Auswahlfenster können Sie sich ebenfalls durch die komplette Ordnerstruktur Ihres OneNotes klicken und den gewünschten Bereich auswählen.

Die Verlinkung von Absätzen innerhalb derselben OneNote-Seite (z. B. für ein Inhaltsverzeichnis):

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den zu verlinkenden Absatz und wählen Sie im Kontextmenü → Link zu Absatz kopieren.
Klicken Sie anschließend an die Zielstelle auf derselben OneNote-Seite, an der die Verknüpfung eingefügt werden soll, und drücken Sie die Tastenkombination → Strg + V.
Als anzuzeigenden Linktext fügt OneNote dann automatisch den Satz des Absatzes aus, in den Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben. Auch diesen Linktext können Sie nach Belieben nachträglich bearbeiten und an den Tenor Ihres Seiteninhalts anpassen (rechter Mausklick auf den Link und → Link bearbeiten wählen).

Sonderfall: Alle benötigten neuen Seiten inkl. Verknüpfung aus einer OneNote-Mindmap heraus erstellen

Wenn Sie die Endlosseiten in OneNote als Mindmap oder für das Brainstorming zu einem neuen Projekt nutzen, dann können Sie aus dieser Mindmap mit nur zwei Klicks alle benötigten Seiten auf einmal erstellen und gleichzeitig auch verlinken lassen.

Praxisbeispiel: Sie haben eine Liste, die Ihr Projekt in Teilprojekte herunterbricht.
Markieren Sie die Liste, diese dann mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü → Mit Seiten verknüpfen wählen.
Dann werden automatisch alle OneNote-Seiten, die schon unter diesem Namen existieren, mit ihren entsprechenden Listenpunkten verlinkt.
Existiert zu einem Listenpunkt noch keine Seite dieses Namens, wird automatisch eine neue Seite erstellt und ebenfalls gleich mit dem Listenpunkt verlinkt.
So werden Ihnen eine verknüpfte Inhaltsangabe sowie alle dazugehörigen neuen Seiten automatisch auf einmal erstellt und gleichzeitig verlinkt!

OneNote Verlinkung von Inhaltsverzeichnissen — In OneNote kann man automatisch verlinkte Inhaltsverzeichnisse erstellen und direkt auf die Unterseiten verweisen.

3. Von extern aus auf einen OneNote-Bereich verlinken (z. B. von Word, Teams oder Outlook aus)

Die Links auf eine OneNote-Seite, einen Notizbuch-Abschnitt oder ein ganzes Notizbuch lassen sich auch hervorragend nutzen, um diese in eine andere Anwendung zu kopieren. Das kann ein Chat in Teams sein, ein Element in Outlook (E-Mail, Aufgabe oder Termin), eine Präsentation in PowerPoint oder ein Dokument in Word. Durch diese Verknüpfung können Sie dann aus der Zielanwendung heraus den betreffenden OneNote-Bereich öffnen.

Diese Verlinkung können Sie beispielsweise ideal für die Aufgaben- und Terminplanung in Outlook nutzen. Dafür wird der Link einfach in das Notizfeld der Aufgabe oder des Termins eingefügt. Auf diese Weise wird die Planung (in Outlook) mit der dazugehörigen Dokumentation (in OneNote) verknüpft. Mit nur einem Klick kann dann aus der Aufgabe oder dem Termin in Outlook die dazugehörige, ausführliche Dokumentation in OneNote aufgerufen werden.
Wenn Sie den Link hingegen in eine E-Mail oder in einen Teams-Chat kopieren, können Sie Kollegen auf den Inhalt aufmerksam machen und diesen zur Verfügung stellen, ohne dass Sie dafür extra eine Kopie der OneNote-Datei verschicken oder woanders abspeichern müssen (Mehrfachablagen vermeiden).
Mit der Verlinkung können Sie aber auch einen zielgenauen Querverweis in einem Word-Dokument oder in einer PowerPoint-Präsentation erzeugen, der dann bei Bedarf passgenau zu dem weiterführenden OneNote-Inhalt führt.
Hinweis: Das Verschicken oder Verknüpfen eines Links auf einen OneNote-Bereich ersetzt nicht das Freigeben beziehungsweise Teilen. Nur dazu berechtigte Personen können mit dem Link auch tatsächlich den dazugehörigen OneNote-Inhalt öffnen. Auf diese Weise können Sie jedoch Teamkollegen, mit denen Sie gemeinsam in OneNote arbeiten, bequem und zielgenau auf Änderungen in einem geteilten OneNote-Notizbuch hinweisen, ohne dadurch eine Mehrfachablage zu erzeugen. (Hier finden Sie mehr Details zu → OneNote Notizbuch teilen und freigeben, inklusive Video-Anleitung!)

So funktioniert die Verlinkung eines OneNote-Inhalts in eine externe Anwendung:

Sie müssen zunächst in Ihrer OneNote-Anwendung den Link zu dem betreffenden Zielbereich (Seite, Abschnitt oder Notizbuch) kopieren. Folgen Sie dafür der Anleitung oben (siehe Punkt 2).
Wechseln Sie dann in die Zielanwendung und drücken Sie an der gewünschten Stelle die Tastenkombination → Strg + V (alternativ: rechte Maustaste und → Einfügen).
Office-Anwendungen (wie Outlook, Teams, Word und PowerPoint) fügen dann automatisch einen zweiteiligen Link ein. Der vordere Teil des Links öffnet den Zielinhalt in der OneNote Desktop-App des Nutzers. Der hintere Teil des Links öffnet den Zielbereich hingegen in der OneNote-Web-Anwendung im Browser.

4. Hyperlink auf ein externes Medium in OneNote einfügen (z. B. Datei oder Webadresse)

Ein weiterer häufig vorkommender Anwendungsfall für eine Verknüpfung in OneNote ist, wenn man auf einer OneNote-Seite den Link zu einer bestimmten Datei in der Dateiablage oder zu einer bestimmten Webseite einfügen will. Wenn Sie das wie folgt machen, dann wird als anzuzeigender Linktext praktischerweise automatisch der Name der verlinkten Datei eingefügt. Das sieht schön aus und spart Zeit beim Linkerstellen.

Öffnen Sie dafür die betreffende Stelle in Ihrem OneNote, an der die Verlinkung erstellt werden soll, und klicken Sie dann in der Registerkarte → Einfügen im Menüband auf die Schaltfläche → Link (Shortcut: Strg + K).
In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie in der ersten Zeile den anzuzeigenden Linktext eingeben oder bearbeiten, in der zweiten Zeile eine Webadresse oder eine Datei als Linkziel heraussuchen und in der dritten Zeile einen Speicherort innerhalb von OneNote auswählen (nur Seite, Abschnitt oder Notizbuch; auf diese Weise kann kein Link zu einem Absatz erstellt werden).
Wenn Sie eine Datei aus der Dateiablage auswählen (oder auch einen Speicherort in OneNote), wird der anzuzeigende Linktext automatisch mit dem Namen des ausgewählten Elements ausgefüllt. Bei einer Verlinkung auf eine Webseite müssen Sie den Linktext hingegen manuell ausfüllen. Bleibt diese Zeile leer, schreibt OneNote stattdessen die URL der Webseite als Linktext.