OneNote verknüpfen: Mehrfachablage durch interne Verlinkung vermeiden

30. Juli 2020

Ob OneNote, Festplatte oder Sharepoint – eine Mehrfachablage von Dateien oder Informationen führt immer zu doppelten Datensätzen. Sie suchen mindestens doppelt so lange nach Ihren Dateien oder Informationen. Gleichzeitig haben Sie aber nebenbei ein hohes Risiko, dennoch nicht die aktuellste Dateiversion zu bearbeiten. Damit Ihnen das alles nicht passiert, sollten Sie auch in Ihrem OneNote Mehrfachablagen strikt vermeiden. Arbeiten Sie von Anfang an mit einer sauberen Ordner- und Ablagestruktur. Mit diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen wie Sie dies am besten anstellen:

OneNote verknüpfen: Warum soll ich mit Verknüpfungen arbeiten?

Das Büro-Kaizen Prinzip für einen nachhaltig aufgeräumten Arbeitsplatz, auch im Hinblick auf den Speicherort von Dateien und Notizen, lautet: Alles hat EINEN Platz, alles hat SEINEN Platz! An anderen Speicherorten werden lediglich Verweise auf diese Datei angelegt (z.B. als Link oder als Verknüpfung). Dieses Verbot für Mehrfachablagen gilt übrigens nicht nur für OneNote, sondern für alle Computer (vom PC bis zum Tablet und Handy), allen darauf laufenden Anwendungen (von der Festplatte bis zum Sharepoint) sowie auch das gesamte physische Büro (z.B. die Aktenordner).

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Abbildung 1: Interview im Fernsehen

 

Sie können Mehrfachablagen in OneNote ganz einfach vermeiden, indem Sie einen Link bzw. eine Verknüpfung zu einem Notizbuch, einem Abschnitt, einer Seite oder auch einem einzelnen Absatz auf einer Notizseite, erstellen. Den Link können Sie dann an jeder beliebigen Stelle eines anderen Notizbuchs einfügen. Ein Klick auf den Link öffnet dann immer die aktuelle Dateiversion.

 

 

OneNote verknüpfen: Mehrfachablage eines ganzen OneNote-Notizbuchs vermeiden

Damit Sie in einer Notiz auf ein ganzes OneNote Notizbuch verknüpfen können, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie das betreffende Notizbuch
  • Klicken Sie links oben mit der rechten Maustaste auf den Namen des Notizbuchs [1].
  • Wählen Sie dann in dem Dropdown-Kontextmenü den Befehl → Link zu Notizbuch kopieren aus [2].

 

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Abbildung 2: Link zu Notizbuch kopieren

 

  • Diesen soeben kopierten Link können Sie nun nach Belieben in andere Notizen einfügen. Klicken Sie dafür einfach die betreffende Stelle mit der Maus an und drücken Sie dann die Tastenkombination → Strg + V
  • Der Link wird direkt an dieser Stelle eingefügt

 

Tipp: Den Link können Sie auch in Ihre anderen Office-Programme einfügen, wie z.B. Word, Excel oder PowerPoint. Das Notizbuch kann dann aus dem Programm heraus direkt mit Strg + linken Mausklick öffnen.

 

OneNote verknüpfen: Mehrfachablage eines OneNote-Abschnitts vermeiden

Sie müssen nicht immer automatisch auf ein ganzes Notizbuch verweisen, sondern können auch nur einen einzelnen OneNote-Abschnitt verknüpfen. Zum Verknüpfen der Abschnitte folgen Sie den nächsten Schritten:

  • Klicken Sie einfach den betreffenden Abschnitt in Ihrem OneNote Notizbuch mit der rechten Maustaste an [1] und wählen Sie dann den Befehl → Link zu Abschnitt kopieren [2].

 

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Abbildung 3: Link zu Abschnitt kopieren

 

  • Diesen soeben kopierten Link können Sie nun nach Belieben in andere Notizen einfügen. Klicken Sie dafür einfach die betreffende Stelle mit der Maus an und drücken Sie dann die Tastenkombination → Strg + V
  • Der Link wird direkt an dieser Stelle eingefügt

 

OneNote verknüpfen: Mehrfachablage einer einzelnen OneNote-Seite vermeiden

In OneNote können Sie neben ganzen Notizbüchern und Abschnitten auch einzelne Notizbuchseiten direkt verlinken:

  • Klicken Sie auf den Namen der betreffenden OneNote-Seite mit der rechten Maustaste [1] und wählen Sie dann in dem sich öffnenden Kontextmenü den Befehl → Link zu Seite kopieren [2]

 

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Abbildung 4: Link zu Seite kopieren

 

  • Diesen soeben kopierten Link können Sie nun nach Belieben in andere Notizen einfügen. Klicken Sie dafür einfach die betreffende Stelle mit der Maus an und drücken Sie dann die Tastenkombination → Strg + V
  • Der Link wird direkt an dieser Stelle eingefügt

 

Extra TIPP – Hyperlinks in der Termin- und Aufgabenplanung nutzen

Diese Hyperlinks zu Abschnitten, Seiten oder Absätzen lassen sich hervorragend in das Notizfeld von Aufgaben und Terminen in Outlook einfügen. Somit kann die Planung (Outlook) mit der dazugehörigen Dokumentation (OneNote) verknüpft und aus der Aufgabe/dem Termin mit nur einem Klick die Dokumentation in OneNote aufgerufen werden.

Ordnung ist das halbe Leben!

Um nachhaltig mehr Ordnung im Büro und auf dem Computer zu erhalten, müssen zunächst die Schwachstellen identifiziert werden, warum immer wieder neue Unordnung hinzukommt. Dabei ist selten der Einzelne und dessen Arbeitsplatz das Problem – über das eigene Chaos ist man meist noch Herr und Meister. Das Problem beginnt vor allem bei der Zusammenarbeit im Team sowie der Vertretungsfähigkeit im Krankheitsfall oder bei Abwesenheit. Daher sind die Grundlagen für mehr Ordnung im Büro so wichtig. Was es dafür genau zu beachten gilt, zeigt Ihnen Jürgen Kurz in dieser kurzen SWR TV-Dokumentation (Dauer 4:56 min).

 

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten mit OneNote effizienter zu arbeiten

Das digitale Notizbuchprogramm OneNote aus Microsofts Bürosoftwarepaket Office ist ein unglaublich praktisches und nützliches Tool für die moderne Büroarbeit. Von der handschriftlichen Eingabe und dem automatischen Umwandeln von Handschrift in Maschinenschrift, über gemeinsame Team-Checklisten und Mindmaps bis zu zeitsparenden Seitenvorlagen für Besprechungsnotizen und Meeting-Protokolle erhalten Sie einen ganzen Blumenstrauß an Möglichkeiten. Einen guten Überblick, was das Programm alles leisten kann, erfahren Sie hier:

OneNote for Business: Warum Sie auf OneNote im Büro nicht verzichten können
OneNote Vorlagen erstellen und teilen: Anleitung und Tipps
Tipps für OneNote: Mindmap erstellen und gemeinsam bearbeiten
OneNote-Addon: Jetzt auch für Firefox, Safari und Chrome



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Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft OneNote? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu OneNote für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

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2 Kommentare
  • Danke für die super Erklärung und dem Hinweis mit Mehrfachablagen.
    Mich würde nun interessieren, ob ich auch anstatt eines Links eine Momentaufnahme der betreffenden Seite oder des Abschnitts hinzufügen kann? Mit Word oder Excel funktioniert das sehr gut, aber leider nicht innerhalb der Notizbücher.
    Haben Sie da einen Trick?
    Der Sinn davon wäre, dass ich sozusagen ein Masternotizbuch habe, welches mir die verlinkten Informationen aktualisiert.

    • Hallo Hendrik,
      vielen Dank für deine Nachricht.
      Teilen der Momentaufnahme einer Seite mit Notizen gibt es in OneNote for Windows 10.

      1. Öffnen Sie in OneNote für Windows 10 die Seite, die Sie teilen möchten.
      2. Klicken oder tippen Sie in der oberen rechten Ecke des App-Fensters auf Teilen.
      3. Klicken oder tippen Sie am unteren Rand des Aufgabenbereichs Teilen, der geöffnet wird, auf Kopie senden.

      Die Freigabe einer einzelnen Seite mit Notizen ist in OneNote 2016 nicht möglich.
      Unsere Empfehlung ist immer OneNote 2016 zu nutzten, weil diese ist die Offizielle Version von Microsoft die Regelmäßig upgedatet wird und die Schnittstellen zwischen Outlook funktionieren nur in den OneNote 2016 Version.

      Viele Grüße aus dem Büro-Kaizen Team
      Ivan Jurisic


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