Mehrfachablage in OneNote durch interne Verlinkung vermeiden



Mehrfachablage in OneNote vermeiden: Mit internen Links gegen die Unordnung

Ob OneNote, Festplatte oder Sharepoint – eine Mehrfachablage von Dateien führt immer zu doppelten Datensätzen, doppelt so langem Suchen und einem doppelt so hohen Risiko, nicht die aktuelle Dateiversion zu bearbeiten. Daher sollten Sie auch in Ihrem OneNote Mehrfachablagen strikt vermeiden und von Anfang an mit einer sauberen Ordner- und Ablagenstruktur arbeiten. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie dies am besten anstellen.

Vermeiden Sie Mehrfachablagen in OneNote! Eine Notiz sollte immer nur einmal abgespeichert werden! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es:

Das Büro-Kaizen Prinzip für einen nachhaltig aufgeräumten Arbeitsplatz, auch im Hinblick auf den Speicherort von Dateien und Notizen, lautet: Alles hat EINEN Platz, alles hat SEINEN Platz! An anderen Speicherorten werden lediglich Verweise auf diese Datei angelegt (z.B. als Link oder als Verknüpfung). Dieses Verbot für Mehrfachablagen gilt übrigens nicht nur für OneNote, sondern für alle Computer (vom PC bis zum Tablet und Handy), allen darauf laufenden Anwendungen (von der Festplatte bis zum Sharepoint) sowie auch das gesamte physische Büro (z.B. die Aktenordner).

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Mehrfachablagen in OneNote nur mittels Links oder Verknüpfungen erzeugen

Sie können Mehrfachablagen in OneNote ganz einfach vermeiden, indem Sie einen Link bzw. eine Verknüpfung zu einem Notizbuch, einem Abschnitt, einer Seite oder auch einem einzelnen Absatz auf einer Notizseite, erstellen. Den Link können Sie dann an jeder beliebigen Stelle eines anderen Notizbuchs einfügen. Ein Klick auf den Link öffnet dann immer die aktuelle Dateiversion.

Fall 1: Mehrfachablage eines ganzen OneNote-Notizbuchs vermeiden

  • Sie möchten in einer Notiz auf ein ganzes Notizbuch verweisen? Dann öffnen Sie das betreffende Notizbuch und klicken Sie linksoben mit der rechten Maustaste auf den Namen des Notizbuchs. Wählen Sie dann in dem Dropdown-Kontextmenü auf den Befehl → Link zu Notizbuch kopieren.
  • Diesen Link können Sie nun nach Belieben in andere Notizen einfügen. Klicken Sie dafür einfach die betreffende Stelle mit der Maus an und drücken Sie dann die Tastenkombination → Strg + V, um den Link an dieser Stelle einzufügen.
  • Tipp: Den Link können Sie auch in Ihre anderen Office-Programme einfügen, wie z.B. Word, und das Notizbuch dann aus diesem Programm heraus mit → Strg + linken Mausklick öffnen.

Mehrfachablage OneNote - Link zu Notizbuch kopieren

Fall 2: Mehrfachabspeicherung eines OneNote-Abschnitts vermeiden

Sie müssen aber nicht automatisch auf ein ganzes Notizbuch verweisen, sondern können auch nur einen einzelnen Abschnitt verlinken. Klicken Sie dafür einfach den betreffenden Abschnitt in Ihrem OneNote mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann den Befehl → Link zu Abschnitt kopieren. Das restliche Vorgehen erfolgt dann analog zu Schritt 1.

Mehrfachablage OneNote - Link zu Abschnitt kopieren

Fall 3: Die mehrfache Ablage einer einzelnen OneNote-Seite vermeiden

In OneNote können Sie sogar einzelne Notizseiten verlinken, um diese nicht mehrfach ablegen zu müssen. Klicken Sie dafür einfach in der hellblauen Leiste ganz rechts auf Ihrem Bildschirm mit der rechten Maustaste auf den Namen der betreffenden OneNote-Seite und wählen Sie dann in dem sich öffnenden Kontextmenü den Befehl → Link zu Seite kopieren. Folgen Sie anschließend der Anleitung in Schritt 1.

Mehrfachablage OneNote - Link zu Seite kopieren

Hinweis:

Diese Hyperlinks zu Abschnitte, Seiten oder Absätzen lassen sich übrigens auch hervorragend in das Notizfeld von Aufgaben und Terminen in Outlook einfügen, um die Planung (Outlook) mit der dazugehörigen Dokumentation (OneNote) zu verknüpfen und aus der Aufgabe/dem Termin mit nur einem Klick die Dokumentation in OneNote aufzurufen.

Darauf kommt es an: Ordnung ist das halbe Leben!

Um nachhaltig mehr Ordnung im Büro und auf dem Computer zu erhalten, müssen zunächst die Schwachstellen identifiziert werden, warum immer wieder neue Unordnung hinzukommt. Dabei ist selten der Einzelne und dessen Arbeitsplatz das Problem – über das eigene Chaos ist man meist noch Herr und Meister. Das Problem beginnt vor allem bei der Zusammenarbeit im Team sowie der Vertretungsfähigkeit im Krankheitsfall oder bei Abwesenheit. Daher sind die Grundlagen für mehr Ordnung im Büro so wichtig. Was es dafür genau zu beachten gilt, zeigt Ihnen Jürgen Kurz in dieser kurzen SWR TV-Dokumentation (Dauer 4:56 min).

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Und Sie?

Das digitale Notizbuchprogramm OneNote aus Microsofts Bürosoftwarepaket Office ist ein unglaublich praktisches und nützliches Tool für die moderne Büroarbeit. Von der handschriftlichen Eingabe und dem automatischen Umwandeln von Handschrift in Maschinenschrift, über gemeinsame Team-Checklisten und Mindmaps bis zu zeitsparenden Seitenvorlagen für Besprechungsnotizen und Meeting-Protokolle erhalten Sie einen ganzen Blumenstrauß an Möglichkeiten. Einen guten Überblick, was das Programm alles leisten kann, erfahren Sie hier:

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