Microsoft Teams (3): Mitglieder hinzufügen und externe Gäste einladen


Das Herz eines gut funktionierenden Teams sind seine Mitglieder – denn bei „Ein-Mann-Teams“ sind die Synergien erwiesenermaßen gering. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihrem Kollaboration-Tool „Microsoft Teams“ auch die passenden Mitglieder hinzufügen. Wie das geht, und wie Sie einen externen Benutzer als Gast einladen und zu Ihrem Teams hinzufügen, erfahren Sie hier.

Was ist das Problem?

Bei Microsoft Teams handelt es sich um ein webbasiertes Kommunikationstool, das die Zusammenarbeit und Abstimmung in dezentralen Arbeitsgruppen erleichtert und damit deren Produktivität steigert. Das Teams-Tool ist der Nachfolger des mittlerweile in Microsoft aufgegangenen Skype for Business und ein Bestandteil von Office 365. Neben Multi-Kanal-Gruppenchats zu beliebigen Themenbereichen, zeitsparenden Online-Meetings und Video-Konferenzen in HD-Qualität, verfügen die einzelnen Teams unter anderem auch über eine Terminplanungshilfe, zusammen bearbeitbare Teamnotizbücher und eine gemeinsame SharePoint-Datenplattform. Wie Sie Ihren Teams nun die notwendigen Mitglieder hinzufügen, hängt von folgenden Faktoren ab:

  • Neue Mitglieder zu „öffentlichen Teamshinzufügen: Wenn Sie bei den Einstellungen Ihres Teams „öffentlich“ gewählt haben, kann jeder Benutzer innerhalb der Office-365-Umgebung Ihres Unternehmens (Tenant) die Teamgruppe einsehen und selbstständig beitreten.
  • Neue Mitglieder zu „privaten Teamshinzufügen: Haben Sie bei den Teamseinstellungen „privat“ gewählt, ist die Teamsgruppe für andere Benutzer nicht einsehbar und Sie müssen die Mitglieder in jedem Fall manuell einladen hinzufügen.
  • Externe Gäste zu Teams einladen: Wenn Sie externe Benutzer von außerhalb Ihres Unternehmens (Ihres Office 365 Tenants) zu Ihrer Teamgruppe hinzufügen wollen, erfolgt dies über das „Guestfeature“ in einem anderen Office-365-Tool, und zwar in „Groups“.

So funktioniert es:

Neue Mitglieder zur Desktop-App oder Web-App von Teams hinzufügen

Öffnen Sie als Teambesitzer die Teamsanwendung auf Ihrem Desktop oder die Web-App und wählen Sie aus der Liste mit allen verfügbaren Teams den Teamnamen aus, dem Sie neue Mitglieder hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf → Weitere Optionen (die drei Punkte → „…“) und auf → Mitglieder hinzufügen. Geben Sie nun entweder den Namen oder die Emailadresse des neuen Teammitglieds ein.

  • Die Desktop- und Web-Anwendungen von Teams sind auch die beiden einzigen Programmversionen, bei denen mehrere Mitglieder auf einmal hinzugefügt werden können.
  • Geben Sie hierfür einfach den Namen einer Kontaktgruppe (früher → Verteilerliste) oder einer Office 365 Groups-Gruppe ein, dann werden alle darin enthaltenen Mitglieder auf einmal eingeladen und hinzugefügt.

Neue Mitglieder mit der iOS- oder Android-App von Teams hinzufügen

Wenn Sie neue Teammitglieder von Ihrem Tablet oder Smartphone aus hinzufügen wollen, müssen Sie jedes Teammitglied einzeln hintereinander einladen. Die Funktion, mehrere Benutzer mittels Kontaktgruppen oder Office-Groups auf einmal hinzuzufügen, steht für die iOS und Android-App von Teams leider (noch) nicht zur Verfügung.

  • Neue Teamsmitglieder mit einem iOS-Gerät hinzufügen: Öffnen Sie Teams und tippen Sie auf den entsprechenden Team Tippen Sie anschließend auf → Weitere Optionen (die drei Punkte → „…“) und → Mitglieder hinzufügen. Geben Sie dann den Namen des Users ein.
  • Neue Teamsmitglieder mit einem Android-Gerät hinzufügen: Öffnen Sie Teams, tippen Sie auf den gesuchten Teamnamen und dann auf → Weitere Optionen (die drei Punkte → „…“). Wählen Sie nun den Optionspunkt → Mitglieder verwalten und anschließend → Hinzufügen. Geben Sie dann den Namen des neuen Teammitglieds ein.
Mitglieder in Teams einfügen
Abbildung I: Neue Mitglieder können in Teams entweder mit der E-Mail-Adresse oder dem Benutzernamen hinzugefügt werden, Microsoft, Büro Kaizen

 

Darauf kommt es an: Externe Gäste zu Teams einladen und hinzufügen

Jeder Benutzer mit einer Office-Business-Lizenz oder einem Consumer-E-Mail-Konto (z.B. Outlook oder Google Mail) kann als Gast zu einem Teams eingeladen werden. Seit November 2018 ist Microsofts neues Office 365 „Admin Center für Microsoft Teams und Skype for Business“ verfügbar, was das Hinzufügen etwas einfacher macht. Dabei unterscheidet sich das Vorgehen, je nachdem, ob der Teambesitzer die neuen Mitglieder hinzufügen will, oder ob dies der Administrator macht. Denn, damit ein externer Benutzer Ihrem Teams beitreten kann, muss für diesen zuerst noch (einmalig) ein Gastzugriff auf den Office 365 Tenant Ihrer Organisation angelegt werden.

  • Administratoren können externe Benutzer über die „Azure Active Directory B2B-Zusammenarbeit“ oder „SharePoint Online“ zu dem Office 365 der eigenen Organisation hinzufügen. Alternativ können Admins die entsprechenden Settings auch in Azure Active Directory PowerShell vornehmen.
  • Teambesitzer können seit April 2018 auch das „guestfeature“ in Office 365 Groups nutzen. Dann muss der externe Benutzer einfach der Group als Gast hinzugefügt werden, die automatisch mit einem Teams erstellt wird. Dafür müssen Sie allerdings sicherstellen, dass Ihr Administrator den „Office 365-Gruppen-Gastzugriff“ (Office 365 Groups Guest Access) in dem globalen Office 365 Administratorkonto nicht deaktiviert hat. Diese Funktion ist seit ihrer Einführung 2018 jedoch standardmäßig aktiviert.
  • Wie das Hinzufügen von externen Benutzern als Gast zu einer Office 365 Group genau funktioniert, haben wir Ihnen bereits in folgendem Beitrag ausführlich zusammengefasst → „Microsoft Planner (7): Wie man externe Benutzer einem Projekt-Plan als Gast hinzufügt (z.B. Kunden)“.
  • Ist der Gastzugriff einmal im Admin-Center aktiviert, können Teambesitzer auch ganz einfach Gäste in Microsoft Teams über die übliche Schaltfläche „Mitglieder hinzufügen“ zu dem jeweiligen Team einladen. Dort muss dann nur die E-Mail-Adresse des Gastes eingegeben und über das Stift-Symbol der Name bearbeitet werden.

Und Sie?

Wenn Sie gerade schon neue Mitglieder zu Ihrem Teams hinzufügen, können Sie auch gleich noch das Planner-Tool in Ihre Teamsanwendung integrieren. So „pimpen“ Sie Ihr Kommunikations-Tool mit den praktischen Aufgaben- und Projektplanungsfunktionen des Planners – und erhalten damit alles, was Sie für eine erfolgreiche und produktive Zusammenarbeit in arbeitsteiligen Gruppen benötigen!

 

(Dauer 5:23 Minuten)



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