Das Herz eines gut funktionierenden Teams sind seine Mitglieder – denn bei „Ein-Mann-Teams“ sind die Synergien erwiesenermaßen gering. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihrem Kollaborationstool „Microsoft Teams“ auch die passenden Mitglieder hinzufügen. Wie Sie in Microsoft Teams Mitglieder hinzufügen und wie Sie einen externen Benutzer als Gast einladen und zu Ihrer Teamsgruppe hinzufügen, erfahren Sie in unserer Büro-Kaizen Anleitung.
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Inhaltsverzeichnis
1. Basics: Effiziente Zusammenarbeit dank Microsoft Teams
Bei Microsoft Teams handelt es sich um ein webbasiertes Kommunikationstool, das die Zusammenarbeit und Abstimmung in dezentralen Arbeitsgruppen erleichtert und damit deren Produktivität steigert. Das Teams-Tool ist der Nachfolger des mittlerweile in Microsoft aufgegangenen Skype for Business und ein Bestandteil von Microsoft 365. Neben Multi-Kanal-Gruppenchats zu beliebigen Themenbereichen, zeitsparenden Online-Meetings und Video-Konferenzen in HD-Qualität, verfügen die einzelnen Teams unter anderem auch über eine Terminplanungshilfe, zusammen bearbeitbare Teamnotizbücher und eine gemeinsame SharePoint-Datenplattform. Wie Sie Ihren Teams nun die notwendigen Mitglieder hinzufügen, hängt von folgenden Faktoren ab:
- Neue Mitglieder zu „öffentlichen Teams“ hinzufügen: Wenn Sie bei den Einstellungen Ihres Teams „öffentlich“ gewählt haben, kann jeder Benutzer innerhalb der Microsoft-365-Umgebung Ihres Unternehmens (Tenant) die Teamgruppe einsehen und selbstständig beitreten.
- Neue Mitglieder zu „privaten Teams“ hinzufügen: Haben Sie bei den Teamseinstellungen „privat“ gewählt, ist die Teamsgruppe für andere Benutzer nicht einsehbar und Sie müssen die Mitglieder in jedem Fall manuell einladen hinzufügen.
- Externe Gäste zu Teams einladen: Wenn Sie externe Benutzer von außerhalb Ihres Unternehmens (Ihres Microsoft 365 Tenants) zu Ihrer Teamgruppe hinzufügen wollen, erfolgt dies über das „Guestfeature“ in einem anderen Microsoft-365-Tool, und zwar in „Groups“.
Hinweis: Wir haben Ihnen einen kostenlosen Download mit beispielhafte Teams Spielregeln.
2. In Microsoft Teams Mitglieder hinzufügen (Desktop- oder Web-App)
Öffnen Sie als Teambesitzer die Teams-Anwendung auf Ihrem Desktop oder die Web-App und wählen Sie aus der Liste mit allen verfügbaren Teams den Teamnamen aus, dem Sie neue Mitglieder hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf die drei Punkte → Weitere Optionen und auf → Mitglied hinzufügen. Geben Sie nun entweder den Namen oder die Emailadresse des neuen Teammitglieds ein. Abschließend müssen Sie das Hinzufügen der neuen Teammitglieder mit einem Klick auf → Hinzufügen bestätigen.
- Die Desktop- und Web-Anwendungen von Teams sind auch die beiden einzigen Programmversionen, bei denen mehrere Mitglieder auf einmal hinzugefügt werden können.
- Geben Sie hierfür einfach den Namen einer Kontaktgruppe (früher → Verteilerliste) oder einer Microsoft 365 Groups-Gruppe ein, dann werden alle darin enthaltenen Mitglieder auf einmal eingeladen und hinzugefügt.
3. Neue Mitglieder mit der iOS- oder Android-App von Teams hinzufügen
Wenn Sie neue Teammitglieder von Ihrem Tablet oder Smartphone aus hinzufügen wollen, müssen Sie jedes Teammitglied einzeln hintereinander einladen. Die Funktion, mehrere Benutzer mittels Kontaktgruppen oder Microsoft-Groups auf einmal hinzuzufügen, steht für die iOS und Android-App von Teams leider (noch) nicht zur Verfügung.
In Microsoft Teams Mitglieder hinzufügen über die iOS-App
Öffnen Sie Teams und wählen Sie im unteren Menü den Punkt → Teams aus. Tippen Sie dann auf den entsprechenden Teamnamen. Wählen Sie anschließend die drei Punkte → Weitere Optionen und nun den Optionspunkt → Mitglieder verwalten und anschließend → Hinzufügen aus. Geben Sie dann den Namen des Users ein.
In Microsoft Teams neue Mitglieder hinzufügen über die Android-App
Öffnen Sie Teams und navigieren Sie im unteren Menü zu → Teams. Tippen Sie auf den gewünschten Teamnamen und dann auf → Weitere Optionen (die drei Punkte → „…“). Wählen Sie nun den Optionspunkt → Mitglieder verwalten und anschließend → Hinzufügen aus. Geben Sie dann den Namen oder die Adresse des neuen Teammitglieds ein.
4. Darauf kommt es an: Externe Personen (Gäste) zu Teams einladen und hinzufügen
Jeder Benutzer mit einer Microsoft-Business-Lizenz oder einem Consumer-E-Mail-Konto (z. B. Outlook oder Google Mail) kann als Gast zu einem Teams eingeladen werden. Seit November 2018 ist Microsofts neues Microsoft 365 „Admin Center für Microsoft Teams und Skype for Business“ verfügbar, was das Hinzufügen etwas einfacher macht. Dabei unterscheidet sich das Vorgehen, je nachdem, ob der Teambesitzer die neuen Mitglieder hinzufügen will, oder ob dies der Administrator macht. Denn, damit ein externer Benutzer Ihrem Teams beitreten kann, muss für diesen zuerst noch (einmalig) ein Gastzugriff auf den Microsoft 365 Tenant Ihrer Organisation angelegt werden.
- Administratoren können externe Benutzer über die „Azure Active Directory B2B-Zusammenarbeit“ oder „SharePoint Online“ zu dem Microsoft 365 der eigenen Organisation hinzufügen. Alternativ können Admins die entsprechenden Settings auch in Azure Active Directory PowerShell vornehmen.
- Teambesitzer können seit April 2018 auch das „guestfeature“ in Microsoft 365 Groups nutzen. Dann muss der externe Benutzer einfach der Group als Gast hinzugefügt werden, die automatisch mit einem Teams erstellt wird. Dafür müssen Sie allerdings sicherstellen, dass Ihr Administrator den „Microsoft 365-Gruppen-Gastzugriff“ (Microsoft 365 Groups Guest Access) in dem globalen Microsoft 365 Administratorkonto nicht deaktiviert hat. Diese Funktion ist seit ihrer Einführung 2018 jedoch standardmäßig aktiviert.
- Wie das Hinzufügen von externen Benutzern als Gast zu einer Microsoft 365 Group genau funktioniert, haben wir Ihnen bereits in folgendem Beitrag ausführlich zusammengefasst →„Microsoft Teams: Externe Personen als Gast einladen, hinzufügen und wieder löschen (Anleitung mit Tutorial)“.
- Ist der Gastzugriff einmal im Admin-Center aktiviert, können Teambesitzer auch ganz einfach Gäste in Microsoft Teams über die übliche Schaltfläche „Mitglieder hinzufügen“ zu dem jeweiligen Team einladen. Dort muss dann nur die E-Mail-Adresse des Gastes eingegeben und über das Stift-Symbol der Name bearbeitet werden.
5. Praktische Tipps: So pimpen Sie Ihr Microsoft Teams auf!
Wenn Sie gerade schon neue Mitglieder zu Ihrem Teams hinzufügen, können Sie auch gleich noch das Planner-Tool in Ihre Teamsanwendung integrieren. So „pimpen“ Sie Ihr Kommunikations-Tool mit den praktischen Aufgaben- und Projektplanungsfunktionen des Planners – und erhalten damit alles, was Sie für eine erfolgreiche und produktive Zusammenarbeit in arbeitsteiligen Gruppen benötigen!
- Microsoft Planner in Teams Kanal integrieren: Zentrale Planung von Aufgaben und Projekten (Anleitung)
- Teams Gruppe erstellen: Anleitung für die Erstellung eines neuen Teams (Inkl. Video-Tutorial)
- In unserem kostenlosen Download-Center finden Sie weitere praxisorientierte Checklisten, Anleitungen und Vorlagen für eine produktivere Büroarbeit.
👩💻 Microsoft Teams in unter 10 Min. erklärt (Tutorial)
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(Dauer 09:37 Minuten)
Inhalt des Tutorials zu Microsoft Teams
