PDF in Excel umwandeln: eine Anleitung


Microsoft Excel ist ein Tool, mit dem im Büro häufig gearbeitet wird. Und PDF ein Format, das ebenfalls häufig Anwendung findet. Brauchte man früher einen eigenen PDF-Converter, um ein gespeichertes Excel-File (oder auch eine Word-Datei) in ein PDF-Dokument umzuwandeln, so ist Microsoft heute deutlich weiter. Wenn Excel geöffnet ist, Sie auf „Speichern unter“ klicken und anschließend den Dateityp wählen, dann taucht „PDF“ in der Dropdown-Liste als Option auf. In Word verhält es sich genauso.

Doch was tun, wenn Sie von einem Kunden ein PDF-Dokument erhalten, das Sie eigentlich dringend als Excel-Datei benötigen?

Den Kunden bitten, Ihnen die Datei nochmal als Excel-File zuzusenden? Das ist nicht immer eine gute Idee, vielleicht ist der Kunde im Urlaub oder Sie wissen, dass Ihre Frage aus anderen Gründen für länger unbeantwortet bleibt. Vielleicht handelt es sich ja auch um eine Person im gehobenen Management, die Sie nicht mit derlei Kleinigkeiten nerven wollen.

PDF in Excel umwandeln – per Software oder Online-Converter

Sicher ist nur, dass es technisch kein Problem darstellt, eine PDF-Datei in eine Excel-Arbeitsmappe umzuwandeln. Es kommt lediglich auf die Art und Weise an. Die Frage lautet, ob Sie ein fest installiertes Tool benutzen möchten oder ob es ausreicht, die Konvertierung des PDF online vornehmen zu lassen.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die beiden Möglichkeiten anhand je eines Beispiels vor. Dabei haben wir mit dem kostenlosen Programm PDF to Excel Converter und den Onlinetools Online2PDF.com und CleverPDF ein paar Optionen getestet.

PDF in Excel umwandeln mit einem Client

Die Setupdatei des Tools PDF to Excel Converter können Sie direkt beim Hersteller herunterladen. Wenn Sie das Tool nach der Installation dann zum ersten Mal starten, dürfte Ihnen wohl sofort die aufgeräumte Oberfläche auffallen:

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Das Aussehen des PDF to Excel Converter ist schlicht, aber das sollte nichts ausmachen.

Als Beispieldokument dient in diesem Fall ein offizielles PDF, das man sich bei der Finanzverwaltung des Bundes herunterladen kann: der Antrag auf Wechsel der Steuerklasse. Das sieht im Original folgendermaßen aus (hier angezeigt mit dem Acrobat Reader von Adobe):

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Ein unspektakuläres Dokument ist der Antrag auf Änderung der Steuerklasse.

Um dieses PDF nun in eine Excel-Mappe umzuwandeln, ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop in das Hauptfenster oder suchen Sie das PDF auf Ihrem Rechner, indem Sie auf das grüne Plus-Zeichen links oben klicken. Mit dem danebenstehenden Button können Sie übrigens gleich mehrere PDF-Dateien aus einem Ordner in Excel-Dateien konvertieren.

Sobald Sie die PDF-Datei gefunden haben, klicken Sie auf den Button „Start Converting Now“. Vorher sollten Sie noch den Ausgabeordner eingestellt haben.

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So sieht der Antrag auf einen Wechsel der Steuerklassen aus, wenn Sie ihn von PDF nach Excel-Mappe umgewandelt haben.

Ist die Konvertierung abgeschlossen, dann öffnet das Tool automatisch den Ausgabeordner. Dort doppelklicken Sie auf die entsprechende, neue Excel-Datei. Eine mögliche Fehlermeldung beim Öffnen können Sie getrost ignorieren und auf Ja klicken.

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Sollten Sie beim Öffnen der neuen Excel-Datei diese Fehlermeldung sehen, dann ignorieren Sie sie und klicken ganz einfach auf Ja.

Zur Sicherheit sollten Sie das konvertierte Excel-Dokument vor dem Schließen nochmals abspeichern. Über sonstigen Schnickschnack verfügt dieses Tool nicht und den braucht es auch nicht, weswegen wir zu einem positiven Testergebnis kommen.

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PDF in Excel umwandeln mit einem Onlinedienst: Online2PDF.com

Auf der Website stellt der Anbieter seine Umwandlungsdienste von PDF zu Excel gratis zur Verfügung. Nachdem Sie die Seite aufgerufen haben, öffnen Sie mit dem Button „konvertieren zu“ ein Dropdown-Menü, wo Sie nun das passende Format auswählen können (nicht nur Excel ist hier möglich).

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In der Regel werden Sie vermutlich das Format .xlsx auswählen, um eine zeitgemäße Excel-Datei zu erzeugen. Doch auch das OpenDocument-Format ist möglich.

Nach der Auswahl klicken Sie einfach auf den Button „Konvertieren“ und der Dienst beginnt mit dem Umwandeln. Nach der Fertigstellung lädt Online2PDF.com die konvertierte Datei direkt in Ihren Standard-Downloadordner herunter. Dort öffnen Sie sie.

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Die Darstellung der in ein Excel-Dokument umgewandelten PDF-Datei ist ein wenig anders als jene des Clients.

Das Ergebnis des Onlinetools sieht etwas schicker aus als beim Client, allerdings dauert der Vorgang der Konvertierung ein bisschen länger. Falls Sie einen Werbeblocker in Ihrem Browser verwenden, so stellt der Dienst das fest und verweist darauf, dass Sie den Blocker bei der nächsten Verwendung des Dienstes abschalten sollen.

PDF in Excel konvertieren mit einem Onlinedienst: CleverPDF

Im Grunde genommen arbeiten alle Onlinedienste ähnlich, die die Konvertierung eines bestimmten Dateityps anbieten. Der Dienst CleverPDF unterscheidet sich dennoch ein wenig von der Konkurrenz.

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Denn dieser Dienst bietet Ihnen vor dem Umwandeln von PDF in Excel tatsächlich einen Mehrwert: Er fragt Sie, wie eine Tabelle erkannt und ob das PDF-Dokument in ein Arbeitsblatt oder mehrere Mappen konvertiert werden soll.

In unserem Beispiel haben wir uns jeweils für die Variante mit mehreren Arbeitsblättern entschieden. Die ausgegebene Excel-Datei wird dann – wie das Original-PDF – auf zwei Excel-Pages angezeigt:

zwei-excel-sheets
Wie im ursprünglichen PDF verteilt der Converter die Daten auf zwei Excel-Sheets.

Das macht die ganze Sache doch etwas übersichtlicher. Wenn es sich um eine komplexere Tabelle handelt wie bei diesem Antrag, raten wir zudem zu der Option, die Tabellenbasis in der Datenstruktur erkennen zu lassen. Das erleichtert die Arbeit, wenn Sie alle Daten in Excel nachtragen möchten:

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Links im Bild die Ausgabeversion, wenn die Tabellenbasis in Tabellengrenzen erkannt wird; rechts die übersichtlichere Variante.

Die Umwandlung selbst geht schneller vonstatten als bei Online2PDF, auch Einschränkungen wegen eines etwaigen AdBlockers gibt es keine. Eine umgewandelte Datei müssen Sie auch nicht gleich downloaden, diese verbleibt noch 30 Minuten auf dem Server des Anbieters, bevor sie gelöscht wird.

Sie können dasselbe so oft konvertieren, wie Sie möchten. CleverPDF gibt es übrigens auch als Client, allerdings können Sie nur in der Bezahlversion auf alle Features zugreifen.

PDF zu Excel konvertieren – unser Fazit

Wir haben einen Sieger: Das Onlinetool von CleverPDF ist die beste kostenlose Variante, um ein PDF-Dokument zügig und zuverlässig in eine bearbeitbare Excel-Datei zu konvertieren. Während der Client PDF to Excel Converter immerhin schnörkellos und relativ rasch arbeitet, wird beim ersten Öffnen des neu erstellten Excel-Dokuments immer eine Fehlermeldung ausgegeben – die können Sie zwar ignorieren, aber richtig schick wirkt das nicht.

Das Onlinetool Online2PDF braucht zu lange für die Umwandlung und warnt zudem vor der Nutzung von AdBlockern.

CleverPDF bietet dagegen die Auswahl, wie Tabellen dargestellt werden sollen und auf wie vielen Excel-Mappen die konvertierte Datei angezeigt wird. Neben der immensen Schnelligkeit dieses Dienstes und der Kompatibilität mit AdBlockern ist das ein dritter guter Grund, sich für dieses Tool zu entscheiden.



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