PDF in Excel umwandeln: 2 einfache Wege (+Mac)

Microsoft Excel ist ein Tool, mit dem im Büro häufig gearbeitet wird. Und PDF ein Format, das ebenfalls häufig Anwendung findet. Doch was tun, wenn Sie ein PDF-Dokument erhalten, das Sie eigentlich dringend als Excel-Datei benötigen? Es stellt technisch kein Problem dar, eine PDF-Datei in eine Excel-Arbeitsmappe umzuwandeln.

Die Frage lautet eher, ob Sie ein fest installiertes Tool benutzen möchten oder ob es ausreicht, die Konvertierung des PDF online vorzunehmen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die beiden Möglichkeiten anhand mehrerer Beispiele vor. Dabei haben wir mit dem kostenlosen Programmen PDF to Excel Converter und PDF24 Creator sowie den Onlinetools Online2PDF.com, CleverPDF und Adobe ein paar Optionen getestet. Abschließend haben wir Ihnen eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, wie Sie eine Excel-Datei in PDF umwandeln.

PDF mit einer kostenlosen Software in Excel umwandeln

Einen PDF-to-Excel-Converter gibt es sowohl als kostenlose als auch als kostenpflichtige Desktop-Version. Für diesen Beitrag haben wir die kostenlose Desktop-Version von PDF To Excel Converter und von PDF24 getestet. Dabei ist die App von PDF24 nicht nur für die Konvertierung einer PDF in Excel geeignet, sondern ermöglicht die vielfältige Bearbeitung und Umwandlung von PDF-Dateien.

PDF To Excel Converter

Die Setupdatei des Tools PDF To Excel Converter können Sie hier direkt beim Hersteller herunterladen. Wenn Sie das Tool nach der Installation dann zum ersten Mal starten, sehen Sie folgende übersichtliche Oberfläche:

Um nun ein PDF in eine Excel-Mappe umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das → grüne Plus-Zeichen links oben und wählen Sie Ihr PDF aus (Alternative: Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Hauptfenster)
2. Wenn Sie mehrere PDFs aus einem Ordner konvertieren möchten, klicken Sie auf den → Ordner mit dem grünen Pluszeichen
3. Sobald Sie die PDF-Datei gefunden haben, sollten Sie den Ausgabeordner einstellen
4. Klicken Sie abschließend auf den Button → Start Converting Now

Ist die Konvertierung abgeschlossen, öffnet das Tool automatisch den Ausgabeordner. Dort doppelklicken Sie auf die entsprechende, neue Excel-Datei. Zur Sicherheit sollten Sie das konvertierte Excel-Dokument vor dem Schließen nochmals abspeichern. Sollten Sie die entstandene Excel-Datei nicht öffnen können, wiederholen Sie den Vorgang und stellen Sie bei → CSV Format „Yes“ ein.

Tipp: Zu komplexe Excel-Dateien sollten Sie mit dieser App nicht konvertieren, da gewisse Formatierungen nicht übernommen werden.

PDF24 als Desktop-App

PDF24 hat sowohl eine Webversion als auch eine Desktop-App, nämlich PDF24 Creator. Die Desktop-Version können Sie hier downloaden. Wenn Sie die App öffnen sehen folgende App-Übersicht:

Das PDF können Sie in eine Excel-Datei umwandeln, indem Sie auf → PDF umwandeln in … klicken. Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Datei mittels Drag-and-drop im Fenster ablegen können. Alternativ können Sie auf → Dateien wählen klicken, um die gewünschte Datei auszuwählen.

Sobald Sie die PDF-Datei abgelegt oder ausgewählt haben, können Sie das gewünschte Zielformat auswählen. In diesem Fall das Format → Excel (.xlxs) auswählen. Abschließend auf → Umwandeln klicken.

Nachdem das PDF umgewandelt wurde, können Sie die Datei entweder speichern, per Email versenden oder einen Restart machen. Die Formatierung der Excel wird größtenteils beibehalten. Sollte das PDF aus mehreren Seiten bestehen, wird immer eine Seite des PDFs in ein Tabellenblatt übernommen.

kostenloser Onlinedienst: PDF in eine Excel-Datei umwandeln

Kostenlose Anbieter von PDF-to-Excel-Converter gibt es viele. Diese bieten alle in etwa die gleichen Leistungen an. Für diesen Beitrag haben wir uns dafür entschieden Online2PDF.com, CleverPDF und Adobe zu testen.

Online2PDF.com

Auf der Website stellt der Anbieter seine Umwandlungsdienste von PDF zu Excel gratis zur Verfügung. Nachdem Sie die Seite aufgerufen haben, können Sie durch Drag-and-drop die Datei(en) im Fenster ablegen oder durch das Klicken auf → Dateien auswählen das gewünschte PDF auswählen.

Tipp: Die einzelne Datei darf max. 100 MB betragen. Wenn es mehrere Dateien sind, sind insgesamt max. 150 MB erlaubt. Insgesamt können bis zu 20 Dateien ausgewählt werden.

Nun können gewisse Einstellungen festgelegt werden, die bei der Umwandlung des PDFs in eine Excel-Datei berücksichtig werden sollen. Sie können folgende Einstellungen vornehmen:

1. Einen Assistenten für das Auswählen, Umordnen und Drehen von Seiten (inkl. Vorschau)
2. Eingabe des Passworts für geschützte PDFs
3. Seite(n) drehen
4. Seiten auswählen oder neu anordnen
5. Dateiformat, in welches konvertiert werden soll
6. Formatierung der Dezimaltrennzeichen
7. Formatierung des Datums

Nachdem die Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie einfach auf den Button → Konvertieren und der Dienst beginnt mit dem Umwandeln. Nach der Fertigstellung lädt Online2PDF.com die konvertierte Datei direkt in Ihren Standard-Downloadordner herunter.

Tipp: Ihre hochgeladene Datei wird nach 60 Sekunden auf Online2PDF.com gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.

Dort können Sie die Excel-Datei öffnen. Das Ergebnis des Onlinetools sieht etwas schicker aus als beim Client, allerdings dauert der Vorgang der Konvertierung ein bisschen länger. Falls Sie einen Werbeblocker in Ihrem Browser verwenden, so stellt der Dienst das fest und verweist darauf, dass Sie den Blocker bei der nächsten Verwendung des Dienstes abschalten sollen.

Extratipp: Wenn Ihr PDF aus mehreren Seiten besteht, werden diese im selben Tabellenblatt dargestellt.

CleverPDF (geeignet für Windows, Mac, iOS, Android)

Im Grunde genommen arbeiten alle Onlinedienste ähnlich, die die Konvertierung eines bestimmten Dateityps anbieten. Der Dienst CleverPDF unterscheidet sich dennoch ein wenig von der Konkurrenz. Denn dieser Dienst bietet Ihnen vor dem Umwandeln von PDF in Excel tatsächlich einen Mehrwert: Er fragt Sie, wie eine Tabelle erkannt und ob das PDF-Dokument in ein Arbeitsblatt oder mehrere Mappen konvertiert werden soll.

Tipp: Der Onlinedienst von CleverPDF ist nicht vom Betriebssystem abhängig (d.h. er ist geeignet für Windows, Mac, iOS, Android)

Das PDF können Sie ebenfalls durch → Datei auswählen oder durch Drag-and-drop im Fenster ablegen. Nun können Sie nochmals die Einstellungen ansehen und gegebenenfalls abändern. Zum Abschließen der Umwandlung auf → Konvertierung starten klicken.

Wenn es sich um eine komplexere Tabelle handelt , raten wir zudem zu der Option, die Tabellenbasis in der Datenstruktur erkennen zu lassen. Das erleichtert die Arbeit, wenn Sie alle Daten in Excel nachtragen möchten. Eine umgewandelte Datei müssen Sie auch nicht gleich downloaden, diese verbleibt noch 30 Minuten auf dem Server des Anbieters, bevor sie gelöscht wird. Sie können dasselbe PDF so oft konvertieren, wie Sie möchten. CleverPDF gibt es übrigens auch als Client, allerdings können Sie nur in der Bezahlversion auf alle Features zugreifen. Die Desktopversion ist ebenfalls für Mac und für Windows geeignet.

Adobe online PDF to Excel Converter (geeignet für Windows und Mac)

Der Anbieter Adobe bietet online einen PDF-to-Excel-Converter an. Dieser ist sowohl für Windows als auch für Mac geeignet. Wenn Sie den Onlinedienst von Adobe aufrufen, sehen Sie folgende Übersicht:

Das PDF können Sie ganz einfach in Excel umwandeln, indem Sie wie folgt vorgehen:

1. Klicken Sie auf → Datei auswählen (oder ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop ins Fenster)
2. Die Datei wird automatisch umgewandelt
3. Melden Sie sich über Adobe, Google oder Apple an (Nur so können Sie die konvertierte Datei herunterladen)

Hinweis: Adobe kann man nur eine Woche kostenlos testen.

Unser Fazit: PDF-to-Excel-Converter

Wir haben einen Sieger: Das Onlinetool von CleverPDF ist die beste kostenlose Variante, um ein PDF-Dokument zügig und zuverlässig in eine bearbeitbare Excel-Datei zu konvertieren. Der Client von PDF to Excel Converter und PDF24 arbeitet immerhin relativ rasch, aber bei komplexeren Tabellen wird die Formatierung nicht richtig übernommen. Das Onlinetool Online2PDF braucht zu lange für die Umwandlung und warnt zudem vor der Nutzung von AdBlockern.

CleverPDF bietet dagegen die Auswahl, wie Tabellen dargestellt werden sollen und, auf wie vielen Excel-Mappen die konvertierte Datei angezeigt wird. Neben der immensen Schnelligkeit dieses Dienstes und der Kompatibilität mit AdBlockern ist das ein dritter guter Grund, sich für dieses Tool zu entscheiden. Die Onlineversion von Adobe arbeitet ebenfalls schnell, jedoch ist die Nutzung nur 7 Tage kostenlos. Ebenfalls muss man sich über Adobe, Google oder Apple anmelden, um die konvertierte Datei downloaden zu können.

Excel in PDF umwandeln

Das Umwandeln von Excel in eine PDF-Datei ist genauso einfach, wie das Umwandeln von einer PDF- in eine Excel-Datei. Sie können die Excel-Datei direkt in Microsoft Excel in ein PDF umwandeln oder über einen Onlinedienst.

Onlinedienst Smallpdf

Smallpdf ist ein Tool, das die Verwaltung und Konvertierung von PDF-Dokumenten, auf Cloud- und Desktopbasis, ermöglicht. Smallpdf gibt es sowohl online, mobil für Android, iPhone und iPad, als auch als Desktopversion. Die Oberfläche von Smallpdf ist einfach und übersichtlich gestaltet:

Die Excel-Datei können Sie mit folgenden Schritten schnell und unkompliziert in ein PDF umwandeln:

1. Wählen Sie die Datei aus, indem Sie auf → Dateien auswählen klicken oder 
2. Ziehen Sie per Drag-and-drop die Excel-Datei in das Fenster
3. Die Excel-Datei wird automatisch konvertiert
4. Laden Sie Ihre Datei herunter

Nach der Konvertierung können Sie das PDF:

• herunterladen
• bearbeiten
• in JPG umwandeln
• teilen
• zusammenführen
• in PPT umwandeln
• ein neues PDF konvertieren

Tipp: Sie können täglich 2 Aufgaben (bzw. Vorgänge)  kostenlos in Smallpdf machen. Man kann aber auch alle Tools von Smallpdf eine Woche kostenlos testen.

Microsoft Excel: Excel in PDF umwandeln

Die einfachste Variante eine Excel-Datei in ein PDF umwandeln, ist über Microsoft Excel. Wir haben Ihnen hier eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung verfasst:

• 1. Klicken Sie in Ihrer Excel-Datei in der Menüleiste auf → Datei

• 2. Klicken Sie nun auf → Exportieren
• 3. Bleiben Sie in der Einstellung (links) → PDF/XPS-Dokument erstellen
• 4. Klicken Sie nun rechts auf → PDF/XPS-Dokument erstellen

• 5. Nehmen Sie gegebenenfalls Ihre Einstellungen vor und wählen Sie den Speicherort aus
• 6. Klicken Sie anschließend auf → Veröffentlichen

Extratipp: Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich von Ihrer Excel-Datei in PDF umwandeln möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Bereich in Excel, den Sie konvertieren möchten
2. Klicken Sie auf → Seitenlayout
3. Klicken Sie nun auf den Pfeil bei → Druckbereich
4. Wählen Sie nun → Druckbereich festlegen aus

📈 Top 10 Microsoft Excel Tipps in 2021 (deutsch)

(Dauer 12:42 Minuten)

Inhalt des Tutorials

• Einleitung 00:00
• Erste Zeile fixieren 00:23
• Statusleiste intelligent nutzen 00:58
• Spaltenbreite automatisch anpassen 02:07
• Tabelle mit Mausrad zoomen 02:55
• Sprechende Namen für Zellen definieren 03:37
• Absolute und relative Zellenbezüge 05:14
• Filter nutzen 07:20 
• Zeilen oder Spalten einfügen & entfernen 08:55 
• Bedingte Formatierung nutzen 09:51
• Zahlenformat anpassen 10:52