Das Problem

Digitalisierung hat bisher nicht zu effizienterem Arbeiten im Büro geführt.

29 %

mehr Überstunden!

30 %

Produktivitätsverlust!

Schlechte Selbstorganisation
Unklare Absprachen
Fehlende Vertretungsregelungen
Schwammige Zuständigkeiten
Doppelarbeit
Zäher Informationsfluss
Eingeschränkter Zugriff
Standortgebundenheit
Unnötige Kontrollmechanismen
Aufwändige Abstimmungen

Die Folgen

Wie häufig wechseln Büromitarbeiter zwischen verschiedenen Aufgaben?

300 x

am Tag!

Mehrkosten
Sinkende Produktivität
Ineffizienz
Überlastete Mitarbeiter
Vermehrte Fehler
Dauerstress
Hektik
Druck
Streit
Fehlende Kreativität

Die Lösung

Schrittweise,
kontinuierliche und
nachhaltige
Optimierung
aller Büroprozesse.

Ineffizienz liegt nicht an Ihnen. Der Schlüssel ist, historisch gewachsene Abläufe anzugehen und Ressourcen effizient zu nutzen.

Das Ergebnis

Über 2 Millionen Büro-
mitarbeiter haben durch Büro-Kaizen^® entdeckt, dass es kein Widerspruch ist, erfolgreich und gleichzeitig gelassen zu arbeiten.

Büro-Kaizen^®– Prinzipien

Kern von Büro-Kaizen^® sind Prinzipien, die wir im Laufe der Jahre entwickelt haben. Diese Prinzipien sind einfach, entfalten aber eine große Wirksamkeit – insbesondere im Zusammenspiel.

/01

Akzeptieren Sie die Ausgangssituation

Starten Sie dort, wo Sie stehen – Verbesserungen sind immer möglich. Sind Sie gut organisiert, freuen Sie sich und verbessern Sie weiter. Sind Sie eher schlecht organisiert, dann freuen Sie sich doppelt, denn Sie haben noch sehr viel Potenzial.

/02

Fragen Sie nach der Bedeutung für den Erfolg

Es ist immer mehr Arbeit da als Zeit. Kümmern Sie sich vorrangig um die Aufgaben mit dem größten Potenzial. Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung.

/03

Schaffen Sie nachhaltige Verbesserungen

Verbessern Sie in kleinen Schritten – aber dauerhaft. Am besten schafft man das durch im Team vereinbarte Spielregeln. Klare Spielregeln erleichtern die Zusammenarbeit.

/04

Das Ziel ist Verbesserung, nicht Perfektion

Machen Sie kleine Schritte. Jede Lösung ist besser als keine Lösung. Fünf Ideen zu 80 % umgesetzt, nutzen mehr als eine zu 100% umgesetzte Idee.

/05

Nutzen Sie Spielregeln

Das Genie beherrscht nicht das Chaos, sondern nur sein Chaos. Die Freiheit des Einzelnen endet dort, wo das Gesamte in Gefahr gerät. Spielregeln sind dazu da, ein gutes und zielführendes Miteinander auf systematische Weise nachhaltig zu machen.

/06

Streben Sie nach kontinuierlicher Verbesserung

Nichts ist do gut, dass es nicht weiter verbessert werden kann. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, von Zeit zu Zeit Ihre Arbeitsweise zu hinterfragen. Dahinter steht keine Kritik am aktuellen Vorgehen, sondern die Erkenntnis, dass es immer wieder neue Lösungen gibt und sich die Aufgabenstellungen im Unternehmen ändern.

/07

Vereinfachen Sie Prozesse und Schnittstellen

Lassen Sie alles weg, was für das geplante Ergebnis unnötig ist. Das vereinfacht, vergünstigt und beschleunigt Prozesse.

Die Effekte

„Unsere Server laufen über.“

Eduard Tschauner,
Geschäftsleitungsmitglied der Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH

„Die Reduzierung der Papierablage war unumgänglich.

600 Mitarbeiter mussten umziehen und hatten nach dem Umzug deutlich weniger Fläche zur Verfügung.

Dies sollte unter anderem dadurch erreicht werden, dass Softwarelösungen wie zum Beispiel „Sharepoint“, die bereits im Einsatz waren, besser genutzt werden.“