OneNote & Outlook: Zwei füreinander gemacht

Wer erst einmal die Vorzüge von OneNote für sich entdeckt hat, stellt sich bald schon die Frage, ob nicht auch Inhalte aus E-Mails in OneNote abgelegt werden können? Umgekehrt möchte man aber auch Inhalte aus dem Notizbuch über Outlook verschicken. Das Ganze wird dann noch umso umständlicher sobald:

• Inhalte nicht mit einem Mal kopiert und eingesetzt werden können.
• Anhänge mit übernommen werden sollen.
• Aus Inhalten einfach nur Aufgaben in Outlook entstehen sollen.

Dabei ist die Lösung hierfür bereits in beiden Programmen vorhanden. Es scheint so als würden sich Synergie-Effekte ergeben, wenn OneNote mit Outlook kombiniert wird. Der griechische Philosoph Aristoteles formulierte es einst so: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“.

1. Outlook E-Mails als OneNote Notizen ablegen

Sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails können, inklusive Anhang, als Notizen in OneNote gespeichert werden. Und das mit nur einem Mausklick in Outlook und einem weiteren Klick in OneNote, wo Sie die gespeicherte Notiz nur noch am richtigen Platz ablegen müssen. Das gleiche können Sie übrigens auch mit Terminen, Aufgaben und Kontakten machen. Bevor Sie das Plugin „An OneNote senden“ allerdings nutzen können, müssen Sie das gegebenenfalls noch aktivieren.

Plugin „An OneNote senden“: E-Mails aus Outlook ablegen

Um E-Mails aus Outlook in OneNote abzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie Outlook
• Navigieren Sie im Menü zu dem Registerpunkt → Start
• Markieren Sie die E-Mail, die Sie in OneNote ablegen möchten
• Klicken Sie nun oben in der Menüleiste auf → An OneNote senden
• Es öffnet sich nun ein neues Fenster. Wählen Sie hier den gewünschten Speicherort aus
• Klicken Sie abschließend auf → OK

Die E-Mail wird nun in OneNote abgelegt. Folgende Daten werden dabei aus der E-Mail automatisch in OneNote übernommen: „Betreff“, „Von“, „An“ und „Gesendet“.

Tipp: Sie können hier ebenfalls nähere Informationen zu dem Plugin „An OneNote senden“ nachlesen.

E-Mail von Outlook in OneNote verschieben/archivieren

Um eine E-Mail nach OneNote zu archivieren gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie die → E-Mail an, die Sie archivieren möchten
• Wählen Sie den Button → „An OneNote senden“ aus
• Bestimmen Sie nun den → Speicherort in OneNote (hier: SEO)
• Bestätigen Sie durch das Klicken auf → Speichern

• Sie können nun die archivierte E-Mail aus Outlook → in OneNote öffnen

Tipp: Sie können das „An OneNote senden“-Plugin nur aktivieren und ausführen, wenn Sie eine Outlook.com-Adresse besitzen oder sie ein User von Microsoft 365 sind. Andere E-Mail-Adressen, wie beispielsweise web.de und gmx-Adressen oder Gmail, funktionieren hier leider nicht. Alternativ können Sie Ihre Notizen per E-Mail an OneNote senden, hier zeigen wir Ihnen, wie das geht.

2. Notizen aus OneNote direkt per E-Mail versenden

Wer E-Mails nach Outlook verschieben kann, der kann auch Inhalte von OneNote wieder nach Outlook exportieren. Und zwar ohne Copy & Paste und/oder Zwischenspeichern. Dabei erscheint der Inhalt direkt in der E-Mail und enthaltene Dateien auf der OneNote Seite werden als Dateianhang an die E-Mail angehängt. Wie das geht?

• Klicken Sie auf die → OneNote Seite, die Sie versenden möchten
• Navigieren Sie im Menü zu → Start
• Klicken Sie auf → Seite per E-Mail senden

• Nun öffnet sich ein Outlookfenster
• Der Titel der OneNote-Seite wird automatisch als Betreff übernommen
• Sie können die E-Mail mit den Inhalten von der OneNote Seite direkt weiterbearbeiten
• Anschließend die E-Mail wie gewohnt versenden

Im folgenden Video erklärt Marcel Miller die Funktion auch nochmals in Bild und Ton zum einfachen Nachmachen!

(Dauer: 6:35 Minuten)

3. Mit OneNote Outlook-Aufgaben erstellen

Auch beim Erstellen und Nachhaken von Aufgaben sind OneNote und Outlook ein echtes Dreamteam. Mit ein paar einfachen Klicks erstellen Sie eine OneNote-Aufgabe in Outlook.

• Markieren Sie den → Aufgabentext in OneNote
• Sie erstellen dann eine Aufgabe mit dem Klick auf → Outlook Aufgaben
• Wählen Sie dann die → Erinnerung für die Aufgabe aus

• Danach wird die Aufgabe mit der ausgewählten Erinnerung direkt in Outlook übernommen
• In Outlook können Sie dann die Aufgabe verwalten und nachverfolgen

Tipp: Sie erkennen in OneNote, dass Sie eine Aufgabe erstellt haben, durch das Fähnchen. Wenn Sie in Outlook die Aufgabe als erledigt markieren, verschwindet diese in Outlook und in OneNote wird die erledigte Aufgabe mit einem grünen Häkchen markiert. (Dies kann kurz dauern)

In diesem Tutorial sehen Sie nochmals, wie Sie Outlook-Aufgaben in OneNote erstellen können.

(Dauer: 2:04 Minuten)

Synchronisation der Aufgaben: OneNote und Outlook

Wenn Sie in OneNote Aufgaben erstellt haben, erscheinen diese automatisch auch in Outlook. Werden die Aufgaben in Outlook als erledigt markiert, geschieht das ebenso in OneNote. Somit ist die Synchronisation der Aufgaben von Outlook und OneNote automatisch, insofern Sie die Aufgaben mit der Funktion „Outlook-Aufgaben“ in OneNote erstellen.

4. Outlook-Aufgaben mit OneNote kombinieren und dokumentieren

Es kann durchaus sehr praktisch sein, wenn man größere Aufgaben und Projekte, die man in Outlook hat, in OneNote dokumentieren kann. Diese praktische Kombination, haben wir Ihnen hier in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben:

• Legen Sie sich in Outlook eine Aufgabe an (hier: Seminar SEO vorbereiten)

Tipp: In diesem Beitrag finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie Aufgaben in Outlook erstellen, anzeigen und anderen zuweisen können.

• Gehen Sie nun in OneNote
• Erstellen Sie in OneNote einen Abschnitt mit dem Titel der Aufgabe, in dem Sie später Ihr Projekt, Aufgabe, etc. dokumentieren möchten

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Abschnitt
• Wählen Sie → Link zu Abschnitt kopieren aus

• Wechseln Sie nun wieder zu Outlook und öffnen Sie dort die Aufgabe (hier: Seminar SEO vorbereiten)
• Fügen den Link zum Abschnitt ein
• Klicken Sie abschließend auf → Speichern & schließen

In diesem Video finden Sie das Vorgehen von Outlook Aufgaben mit OneNote kombinieren ausführlich mit Bild und Ton 🙂

(Dauer 8:30 Minuten)

Inhalt des Outlook und OneNote Tutorials

• Einleitung 00:00 
• Warum solltest Du Outlook und OneNote kombinieren? 00:18
• Mit einem Klick eine Outlook-Aufgabe aus OneNote erstellen 02:35
• Verknüpfung von Projekten oder Terminen über Hyperlinks 04:53

5. OneNote Besprechungsnotizen mit Outlook-Kalender verknüpfen

Nicht nur bei der Erstellung von Aufgaben ist die Kombination von Outlook und OneNote unschlagbar, auch beim Erstellen von Notizen während der heutzutage häufig stattfindenden Meetings sind diese beiden Tools von Microsoft nicht zu toppen. Wie Sie die Notizen mit der Outlook-Besprechung verbinden, sich Notizen machen und anschließend an die Beteiligten weiterleiten, zeigen wir Ihnen mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

• Öffnen Sie Ihren → Outlook-Kalender
• Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Besprechung (hier: SEO Besprechung)

• Fügen Sie nun Ihre → kurze Notizen zur Besprechung hinzu oder passen Sie bestehende Notizen an
• Gegebenenfalls können Sie hier auch den → Titel der Besprechung anpassen
• Klicken Sie anschließend auf → Besprechungsnotizen, um die Verbindung mit OneNote herzustellen

• Wählen Sie auf der rechten Seite den → Speicherort für Ihre Besprechungsdetails aus
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf → Speichern

• Gehen Sie nun in OneNote zu dem entsprechenden Speicherort oder klicken Sie auf → In OneNote öffnen
• Es wurde in OneNote ein Bereich → Notizen angelegt unter diesem können Sie Ihre Notizen zu der Outlook-Besprechung dokumentieren
• Nachdem Sie Ihre Notizen erstellt haben, können Sie diese auch per E-Mail versenden
• Wählen Sie dafür → Seite per E-Mail senden aus

• Ergänzen Sie nun die Empfänger und gegebenenfalls weitere Details in Ihrer E-Mail
• Zum Schluss die E-Mail einfach → senden

Tipp: In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie ein effektives Meeting mit Protokoll aussehen könnte.

6. Darauf kommt es an: Zeitersparnis

Sie sehen also, OneNote ist weit mehr als das papierlose bzw. digitale Notizbuch. In Kombination mit Outlook entstehen Synergieeffekte, die Ihnen dabei helfen, sich noch effizienter zu organisieren. Viele Arbeitsschritte werden sichtlich vereinfacht und sparen Ihnen wertvolle Zeit.

7. Starten Sie nun auch mit OneNote durch!

Als Einstieg empfehlen wir Ihnen auch unser kostenloses eBook mit 84 Seiten voller ausführlicher Anleitungen.

Sollten Sie noch kaum bis gar keine Erfahrung mit OneNote haben, empfehlen wir Ihnen unser OneNote Tutorial für Einsteiger. In dem Tutorial zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt die wichtigsten Basics und Funktionen.

(Dauer 15:15 Minuten)

In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie:

• Ein neues Notizbuch in OneNote anlegen
• Ein Notizbuch strukturieren
• Abschnitte und Seiten anlegen
• Text einfügen
• Listen erstellen
• Bilder und Screenshots einfügen
• Tabellen anlegen
• Dateien und Dateiausdrucke einfügen
• OneNote-Seiten per E-Mail versenden
• Zwischen den verschiedenen Ansichts-Modi wechseln
• Gelöschte Elemente aus dem Notizbuch-Papierkorb wiederherstellen