Zwei wie für einander gemacht: OneNote & Outlook

9. März 2020

Wer erst einmal die Vorzüge von OneNote für sich entdeckt hat, stellt sich bald schon die Frage, ob nicht auch Inhalte aus Emails in OneNote abgelegt werden können? Umgekehrt möchte man aber auch Inhalte aus dem Notizbuch über Outlook verschicken. Das Ganze wird dann noch umso umständlicher sobald:

  • Inhalte nicht mit einem Mal kopiert und eingesetzt werden können.
  • Anhänge mit übernommen werden sollen
  • Aus Inhalten einfach nur Aufgaben in Outlook entstehen sollen.

Dabei ist die Lösung hierfür bereits in beiden Programmen vorhanden. Es scheint so als würden sich Synergie-Effekte ergeben, wenn OneNote mit Outlook kombiniert werden. Der griechische Philosoph Aristoteles formulierte es einst so: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“

Die drei wichtigsten Synergien zwischen Outlook & OneNote:

Outlook E-Mails als OneNote Notizen ablegen
Notizen aus OneNote direkt per E-Mail versenden
Mit OneNote Outlook-Aufgaben erstellen

Outlook E-Mails als OneNote Notizen ablegen

Sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails können samt Anhang als Notizen in OneNote gespeichert werden. Und das mit nur einem Mouseklick in Outlook und einem weiteren Klick in OneNote, wo Sie die gespeicherte Notiz nur noch am richtigen Platz ablegen müssen. Das gleiche können Sie übrigens auch mit Terminen, Aufgaben und Kontakten machen. Bevor Sie die Funktion „An OneNote senden“ allerdings nutzen können, müssen Sie diese ggf. noch aktivieren.

Aktivieren von „An OneNote senden“:
1. Klicken Sie zuerst auf „Datei -> Optionen“

onenote-outlook-funktion-an-onenote-senden
Abbildung 1: Einstellung in Outlook für die Funktion “An OneNote senden”

2. Danach setzen Sie unter den „Optionen -> Erweitert“ das Häkchen bei „An OneNote senden.“

onenote-outlook-funktion-an-onenote-senden-aktivieren
Abbildung 2: “An OneNote senden” aktivieren

3. Anschließend hat man oben im Menüband von Outlook einen Button mit „An OneNote senden“

onenote-outlook-funktion-an-onenote-senden-neuer-button
Abbildung 3: Neuer Button “An OneNote senden”

4. Um eine E-Mail nach OneNote zu archivieren ist lediglich die E-Mail anzuklicken, dann den Button „An OneNote senden“ zu drücken und den Speicherort in OneNote auszuwählen. Fertig!

Im folgenden Video erklärt Marcel Miller die Funktion auch nochmals in Bild und Ton zum einfachen Nachmachen!

Notizen aus OneNote direkt per E-Mail versenden

Wer E-Mails nach Outlook verschieben kann, der kann auch Inhalte von OneNote wieder nach Outlook exportieren. Und zwar ohne Copy & Paste und/oder Zwischenspeichern. Dabei erscheint der Inhalt direkt in der E-mail und enthaltene Dateien auf der OneNote Seite werden als Dateianhang an die E-Mail angehängt. Wie das geht?

1. Klicken Sie auf der OneNote Seite, die Sie versenden möchten, auf Start -> Seite per E-Mail versenden

onenote-outlook-funktion-seite-per-email-senden
Abbildung 4: Funktion in OneNote „Seite per E-Mail senden“

2. Ein Outlookfenster öffnet sich und Sie können die E-Mail mit den Inhalten von der OneNote Seite direkt weiter bearbeiten. Anschließend dann die E-Mail wie gewohnt versenden.

onenote-outlook-funktion-seite-per-email-senden-inhalte
Abbildung 5: “Seite per E-Mail senden”

Im folgenden Video geht Marcel Miller auch nochmals auf die Funktion ein. Wie immer kurz und knapp zum direkten Nachmachen:

Mit OneNote Outlook-Aufgaben erstellen

Auch beim Erstellen und Nachhaken von Aufgaben sind OneNote und Outlook ein echtes Dreamteam. Mit drei einfachen Klicks erstellen Sie eine OneNote Aufgabe in Outlook.

1. Sie markieren den Aufgabentext in OneNote
2. Sie erstellen dann eine Aufgabe mit dem Klick auf „Outlook Aufgaben“
3. Wählen Sie dann die Erinnerung für die Aufgabe aus. Danach wird die Aufgabe dann mit der ausgewählten Erinnerung direkt in Outlook übernommen. In Outlook können Sie dann die Aufgabe verwalten und nachverfolgen.

onenote-outlook-aufgaben-ubernehmen
Abbildung 6: Aufgaben in Outlook übernehmen
onenote-outlook-aufgaben-ubernehmen-ansicht-outlook
Abbildung 7: Aufgabentracking in Outlook

Darauf kommt es an: Zeitersparnis

Sie sehen also, OneNote ist weit mehr als das papierlose bzw. digitale Notizbuch. In Kombination mit Outlook entstehen Synergieeffekte die Ihnen dabei helfen, sich noch effizienter zu organisieren. Viele Arbeitsschritte werden sichtlich vereinfacht und sparen Ihnen wertvolle Zeit.

Und Sie? Starten Sie nun auch mit OneNote durch?

Als Einstieg empfehlen wir Ihnen auch unser kostenloses eBook mit 84 Seiten voller ausführlicher Anleitungen.



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft OneNote? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu OneNote für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

Das könnte Sie auch interessieren:
12 Kommentare

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: