Office 365 Business: FAQ rund um den Einsatz in Unternehmen

Office 365 Business vs. G Suite vs. Datenschutz, Lizenzen & Preise, der Einsatz Zuhause u.v.m.

Was kann Office 365 Business Premium mehr als die preisgünstigste Business-Variante Essentials? Wie gut ist das „Office für Unternehmen“ im Vergleich zu Googles G Suite? Und wie viele Nutzer enthält die Lizenz und auf wie vielen Geräten darf es installiert werden? Hier erfahren Sie alle Antworten rund um die FAQ zu Office 365 Business im Unternehmenseinsatz!

1. Was kann Office 365 Business Premium mehr als die preisgünstigste Business-Variante Essentials?

Microsoft bietet sein Office 365 Business in drei verschieden großen Lizenzpaketen an. Diese haben einen unterschiedlichen Funktionsumfang und dementsprechend auch unterschiedliche Preise. Hier die wichtigsten Unterschiede in der Schnellübersicht.

Eine gute Übersicht über den jeweiligen Funktionsumfang und die Preise der verschiedenen Office 365 Business- und Enterprise-Lizenzen finden Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Völlig planlos…!?“ Vergleich der Office 365 Pläne und Preise für Unternehmen .

2. Was sind die Unterschiede zwischen den Office 365 Varianten Personal, Home, Business und Enterprise?

Der Unterschied zwischen Office 365 Business vs. Enterprise ist marginal. Im Wesentlichen richten sich die Business-Lizenzen an alle Unternehmen mit weniger als 300 Mitarbeitern und die Enterprise-Lizenzen an alle mit einer größeren Belegschaft. Deutlich gravierender fallen dagegen die Unterschiede zu den beiden Office 365 Varianten für Einzelanwender aus, „Personal“ und „Home“:

• An welchen Kundenkreis richten sich die beiden Office 365 Pläne Personal und Home? Die Zielgruppe sind Einzelanwender und private Haushalte, die zwar mobilen Zugriff von verschiedenen Geräten aus wünschen, aber sonst keine weiteren Businesstools für die digitale Zusammenarbeit mehrerer Personen in einem Unternehmen benötigen.
• Was ist der große Unterschied zwischen Office 365 Home vs. Business? Sie können von einer Home-Lizenz leider nicht ganz so einfach auf eine Business-Lizenz wechseln/upgraden. Dies erfordert eine aufwendigere Datenmigration. Daher sollten Sie für das kostenlose Testen von Office 365 lieber gleich die Business-Version wählen. Mehr Details hierzu lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft Office 365 als Home oder Business testen? Wählen Sie Business, das erspart Ihnen später Ärger!“ .

3. Was ist Office 365 Business Nonprofit?

Non-Profit-Organisationen sind nicht-gewinnorientierte Organisationen, die sich vor allem um soziale, kulturelle oder auch wissenschaftliche Ziele kümmern. Sie verfolgen keine wirtschaftlichen Gewinnabsichten und sind in der Regel gemeinnützig.

• Microsoft unterstützt diesen gesellschaftlich wichtigen Non-Profit-Bereich, in dem es solchen Organisationen sein „Office 365 Non-Profit Business Essentials“ kostenlos in Form einer Spende zur Verfügung stellt.
• Die leistungsstärkere Variante „Office 365 Non-Profit Business Premium“ ist zwar kostenpflichtig, allerdings wird nur ein deutlich reduzierter Abonnement-Preis berechnet.

4. Wie steht es um den Datenschutz bei Office 365 Business?

Beim Thema Datenschutz steht keiner der weltweit führenden IT-Dienstleister und Hersteller mit blütenweißer Weste da (von den „Datenkraken“ Google, Amazon und Facebook bis zu Sicherheitslecks bei Citrix und Co). Und auch Microsoft hat mit der verschärften neuen europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO zu kämpfen.

• Ende 2018 hat eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) im Auftrag der niederländischen Regierung ergeben, dass Microsoft Office 365 (Business und Enterprise) unerlaubter Weise personenbezogene Daten an die Microsoft-Entwicklerteams zurückschicken.
• Da Microsoft einen sehr starken Fokus auf Unternehmen und Behörden als Kunden hat (stärker als beispielsweise Google mit seiner G Suite), hat Microsoft auch vergleichsweise zügig Besserung gelobt und Ende April 2019 eine (erste) DSGVO-konforme Office 365 Version herausgegeben (ab Office 365 ProPlus Version 1904).
• Mehr zum Thema Datenschutz bei Office 365 Business und Enterprise erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft Office 365: Datenschutz & DSGVO“ .

5. Office 365 Business kaufen: Was kosten die Lizenzen (Preise)?

Während man das klassische Office 2019 für die lokale Installation auf einem Rechner nur kaufen kann, kann man das Cloud-gestützte Office 365 Business nur in einem Abonnement mieten. Dabei bezahlen die Kunden beim Abo immer pro Nutzer und Monat sowie je nach dem Umfang der gewählten Lizenz.

Unser Tipp: Sparen Sie Geld bei Ihrem Office-Kauf! Denn der Microsoft Store ist nicht die günstigste Bezugsquelle → „Kann man Office 365 auch ohne Abo kaufen? Und Office 2019 mieten? Nein, aber mit diesen Tipps bezahlen Sie deutlich niedrigere Preise!“ .

6. Wie schlägt sich Office 365 Business im Vergleich zu Googles G Suite?

Microsoft Office ist zwar das Urgestein und der unangefochtene Marktführer im Bereich der Bürosoftware. Aber Google war mit seiner „Bürosoftware-Diensten aus und in der Cloud“ (der G Suite; *2006) etwas schneller als Microsoft mit seinem Office 365 Cloud-Angebot (*2011). Inzwischen konnte Microsoft den Vorsprung von Google beim Marktanteil jedoch wieder aufholen und 2015 an der Konkurrenz vorbeiziehen.

• Office 365 Business und Googles G Suite haben viele Gemeinsamkeiten, aber auch einige Unterschiede, wie zum Beispiel die unterschiedlichen Namen für fast dieselben Produkte.
• Die größten Unterschiede sind jedoch (1.) noch mehr Business- und Kollaborationstools für die digitale Zusammenarbeit in Office 365, sowie (2.) die Microsofts Desktop-Anwendungen für das Offline-Arbeiten. Diese können lokal auf einem Rechner installiert und damit dann auch offline genutzt werden.
• Mehr Details zu dem Vergleich Office 365 vs. G Suite lesen Sie in unserem Beitrag → „Was ist besser fürs Büro geeignet: Microsofts Office 365 oder Googles G Suite? Vergleich und Unterschiede“ .

7. Wie viele Nutzer und wie viele Geräte darf man mit Office 365 Business anmelden?

Mit einer Business- oder Enterprise-Lizenz darf jeder Nutzer sein Office 365 auf 5 PCs oder Macs, 5 Tablets und iPads sowie 5 Smartphones (Android oder iPhone) installieren.

• Die Business-Lizenzen sind bis 300 Nutzer gültig, die Enterprise-Pläne für Unternehmen mit über 300 Beschäftigten.
• Mehr Details zu den Nutzer- und Gerätebegrenzungen bei den Office 365 Produkten lesen Sie in → „Office 365 installieren: Wie viele Benutzer und Geräte hinzugefügt werden können“ .

8. Darf man Office 365 Business auch zuhause nutzen?

Grundsätzlich ist Office 365 Business auch für den Einsatz im Homeoffice Zuhause geeignet. Eine große Stärke des Cloud-gestützten Software- und Dienstleistungspakets ist ja gerade der Zugriff auf eine gemeinsame Dateiablage von jedem Gerät und überall aus, egal ob vom Handy mobil unterwegs, mit dem Tablet auf Dienstreisen oder mit dem Laptop im Homeoffice.

• Vorteil: Die klassischen VPN-Systeme, die nunmehr seit über 30 Jahren einen Fernzugriff von außerhalb eines Unternehmens erlauben, werden zunehmend als Einfallstor für Schadsoftware genutzt, v.a. für Ransomware-Angriffe (Lösegelderpressungen). Der Zero Trust Network Access (ZTNA) für Remote-Mitarbeiter ist allerdings vielerorts erst noch ferne Zukunftsmusik. Die im Vergleich zu den meisten Unternehmensnetzwerken hochprofessionell gesicherte Microsoft-Cloud bietet dagegen meist einen deutlich sichereren Fernzugriff.
• Nachteil: Die gute Verfügbarkeit der Office 365 Business-Anwendungen über Cloud und Web verleitet allerdings vielfach zum schnellen Zugriff auf die Unternehmensdaten mit dem gerade greifbaren privaten Endgerät. Dies ist laut den meisten Unternehmensrichtlinien allerdings unzulässig. Denn privat genutzte Geräte unterliegen einem deutlich höherem Sicherheitsrisiko für Schadsoftware, die dann leicht in das Unternehmensnetz gelangen könnte.
• So funktioniert es: Grundsätzlich spricht jedoch nichts gegen den Einsatz eines Firmenlaptops (oder PCs oder Macs) mit Office 365 Business im Homeoffice zuhause. Tipp: Vergessen Sie dann jedoch nicht, was viele übersehen, auch die Firmware Ihres Routers regelmäßig zu aktualisieren!

9. Extra-Tipp: Office 365 Business mit Skype oder mit Teams?

Die Entscheidung hat Ihnen Microsoft bereits abgenommen. Denn Teams (*2017) ist der offizielle Nachfolger von Skype for Business (*2002). Es kann alles, was Skype kann – und noch viel mehr. Dafür hat Microsoft das Kommunikationstool zusätzlich noch um ein „Gruppen“-Tool erweitert. Mittlerweile ist Teams das zentrale Kommunikations- und Kollaborations-Plattform in Office 365 für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Mehr Details und Anleitungen zu Microsoft Teams und den Einsatz in Office 365 Business finden Sie auf unserer Büro-Kaizen-Seite → „Microsoft Office 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z“ sowie in folgendem Video-Tutorial.

Büro Kaizen digital: Office 365 Business Video-Tutorial
Was ist Microsoft Teams?

(Dauer: 06:46 Minuten)