Microsoft Planner (2): Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool



Bislang ist noch kein Plan vom Himmel gefallen – das gilt auch für den Microsoft Planner in Office 365. Damit Sie dennoch schnell mit dem praktischen Projektmanagement-Tool arbeiten können, finden Sie hier eine Anleitung, die Sie in mehreren Schritten durch das Planner-Board für die Aufgabenerstellung und Aufgabenverwaltung sowie die Diagrammanzeigen für die Statusübersicht und die Nachverfolgung der Aufgabenbearbeitung führt.

Was ist das Problem?
Wer liebt es nicht, wenn ein Plan funktioniert? Manchmal ist das im realen Leben jedoch nicht ganz so einfach. Dezentral verteilte Teams erschweren die Absprachen und unerwartete Zwischenfälle, z.B. krankheitsbedingte Ausfälle, verzögern regelmäßig den Zeitplan eng getakteter Projekte. Microsoft stellt mit dem Planner jedoch ein Projektmanagement-Tool bereit, dass die Projektplanung, Aufgabenzuweisung und Statusnachverfolgung erheblich vereinfacht. Wie der Planner genau funktioniert, lesen Sie hier in dieser Anleitung.

So funktioniert es:

Was ist der Microsoft Planner überhaupt? Vor der Anleitung eine kurze Übersicht

Der Microsoft Planner ist eine moderne Steuerungs-, Planungs- und Kollaboration-Plattform für ein einfacheres und übersichtlicheres Projektmanagement. Dafür stehen als Kernfunktionen eine Aufgabenverwaltung, eine Statusübersicht und eine gemeinsame Dateiablage zur Verfügung. Diese Kernfunktionen werden noch um einen gemeinsamen Projektkalender, einen Projekt-Chat, ein Projektpostfach mit eigener E-Mailadresse sowie ein gemeinsames Projektnotizbuch ergänzt.

  • Der Microsoft Planner ermöglicht Unternehmen und Führungskräften jederzeit einen schnellen Gesamtüberblick über die Fortschritte in jedem einzelnen Projekt und zeigt die jeweiligen Verantwortlichkeiten sowie die aktuell verfügbaren Ressourcen an (Mitarbeiter und Zeit).
  • Das Planner-Tool eignet sich aber nicht nur für die effiziente Verwaltung einzelner Projekte. Jeder Nutzer erhält mit dem „Planner-Hub“ auch eine Gesamtübersicht über alle Projekte und Aufgaben, in denen er involviert ist. So behält jeder Mitarbeiter alle seine Fälligkeitsdaten und To-Dos im Blick und kann seine eigene verfügbare Zeit optimal planen.
  • Eine ausführliche Einleitung mit Übersicht über die Plannerfunktionen lesen Sie in unserem Blog-Tutorial. → „Office 365 Planner (1): Planungs- und Kollaboration-Tool für eine effizientere Projektarbeit“

Schritt 1: Anleitung für das Erstellen eines neuen Plans im Microsoft Planner

  • Öffnen Sie den Microsoft Planner und klicken Sie im Menü links oben auf → + Neuer Plan.
  • Geben Sie eine passende Bezeichnung für den Projektplan ein und wählen Sie aus, ob der Plan → öffentlich (= für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sichtbar) oder → privat (= nur für die eingeladenen Mitglieder sichtbar) sein soll.
  • Geben Sie noch eine kurze Projektbeschreibung ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Plan erstellen.

Schritt 2: Neue Mitglieder zu einem Projektplan hinzufügen

  • Wählen Sie im Planner-Menü links den betreffenden Projektplan aus und klicken Sie in der Registerkarte rechts oben auf → Mitglieder und → Mitglieder hinzufügen. Tippen Sie dann in dem sich öffnenden Fenster entweder die Namen oder die E-Mailadressen der jeweiligen Personen innerhalb Ihres Unternehmens ein.
  • Das Hinzufügen von Personen außerhalb des eigenen Unternehmens zu einem Planner-Projektplan ist zwar laut Microsoft in Planung, allerdings noch nicht verfügbar. Für den mobilen Einsatz und die eigenen Außendienstmitarbeiter stehen jedoch Planner-Apps für iOS, Android und Windows zur Verfügung.

Schritt 3: Anleitung zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben im Planner-Board

In jedem Projektmanagement-Plan können beliebig viele Aufgaben erstellt und dann den jeweiligen Planmitgliedern zum Bearbeiten zugewiesen werden. Dabei lassen sich die einzelnen Aufgaben innerhalb eines Plans für eine bessere Übersicht thematisch in sogenannte „Buckets“ (Eimer) zusammenfassen und gruppieren. So kann ein Projektplan sinnvoll in die einzelnen Projektphasen oder in mehrere Teilprojekte aufgeteilt werden (z.B. Marketing, Präsentation, Vertrieb).

  • Klicken Sie zunächst im Planner-Board auf die Registerkarte → Neuen Bucket hinzufügen und geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die neue Aufgabenkategorie ein. Klicken Sie dann auf das → + Zeichen, um dem Bucket eine neue Aufgabe hinzuzufügen. Alternativ können Sie auch einen Bucket direkt eine → neue Aufgabe erstellen.
  • In dem sich daraufhin öffnenden Aufgabenfenster tippen Sie nun einen aussagekräftigen Aufgabennamen ein, legen das Fälligkeitsdatum fest und können mit einem Klick auf → Zuweisen die Aufgabe zum Bearbeiten an einen Mitarbeiter delegieren. Das betreffende Plannermitglied erhält dann automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Aufgabe, sowie im späteren Projektverlauf gegebenenfalls auch eine automatische Fälligkeitserinnerung.
  • Die einzelnen Aufgaben können optional auch noch rechts oben mit einem „farblichen Etikett“ versehen werden. Diese farblichen Etiketten erinnern vom Aussehen und der Funktion her an die bekannten schmalen Haftnotizzettelstreifen, wie sie häufig als Lesezeichen für Bücher verwendet werden. Die Etiketten können beliebig beschriftet werden und helfen visuell bei der schnellen Identifizierung von beispielsweise Zuständigkeitsbereichen oder Themenbereichen.

Schritt 4: Funktionen für die Aufgabenbearbeitung im Microsoft Planner

  • An jede Aufgabe können für die Bearbeitung wichtige Dateien, Bilder oder Links als Anlage angeheftet werden. So hat der bearbeitende Mitarbeiter stets alle Unterlagen griffbereit zur Hand.
  • In dem Eingabefeld → Beschreibung sollte eine kurze Anleitung oder ein Briefing für die Aufgabenbearbeitung im Planner hinterlegt werden. Denn eine kurze Aufgabenbeschreibung beugt Missverständnissen bei der Bearbeitung wirkungsvoll vor.
  • Die einzelnen Teilaufgaben und To-Dos der Aufgabe lassen sich in dem Checklistenfeld direkt unter der Aufgabenbeschreibung festhalten. Die einzelnen Checklistenpunkte lassen sich nach der Erledigung schnell und übersichtlich abhaken.
  • In dem Eingabefeld → Kommentieren ganz unten können die Plannermitglieder Nachrichten, Ideen und Probleme zu der Aufgabe posten. Diese können dann im weiteren Chatverlauf von den Planmitgliedern diskutiert und gemeinsam gelöst werden.

Schritt 5: Anleitung für die Statusanzeigen und Diagramme im Planner-Projektmanagement-Tool

Wenn Sie einen Projektplan im Microsoft Planner auswählen, haben Sie in der Registerkarte oben die Auswahl zwischen den beiden Ansichten → Board für die Aufgabenerstellung und die Aufgabenverwaltung, sowie → Diagramme für die Statusübersicht und die Aufgabennachverfolgung.

  • Mit den Status-Diagrammen können Sie auf einen Blick erkennen, wie gut die einzelnen Projektaufgaben vorankommen, wer an was arbeitet und wer wie viel Einzelaufgaben bearbeitet.
  • Die Statusansicht kann entweder für das gesamte Planner-Projekt, für einzelne Aufgaben oder auch für die einzelnen Plannermitglieder erfolgen.
  • Der Aufgabenfortschritt ist dabei farblich kodiert: Blau bedeutet → in Bearbeitung, Rot bedeutet → Fälligkeit naht bzw. bereits überschritten und Grau → noch gar nicht begonnen.
  • So können Sie auf einen Blick erkennen, wo mögliche Überlastungen bestehen und dem Nadelöhr rechtzeitig entgegenwirken, indem Sie beispielsweise einige Aufgabenzuständigkeiten neu verteilen. Das Neuzuweisen von Aufgaben kann entweder aus dem Planner-Board oder direkt aus der Statusanzeige des überlasteten Planmitglieds heraus erfolgen.

 

Abbildung I: Das Planner-Dashboard ist übersichtlich aufgebaut und intuitiv bedienbar, Microsoft, Büro Kaizen

 

Abbildung II: In dem Planner-Tool können mehrere Pläne und pro Plan beliebig viele Aufgaben erstellt werden, Microsoft, Büro Kaizen

 

Abbildung III: Neue Aufgaben lassen sich im Planner ganz einfach hinzufügen, Microsoft, Büro Kaizen

 

Abbildung IV: Im Planner-Dashboard haben Sie die Wahl zwischen dem Planner-Board für die Aufgabenverwaltung sowie den Planner-Diagrammen für die Statusübersicht und Nachverfolgung, Microsoft, Büro Kaizen

 

Abbildung V: In der Statusübersicht lassen sich Engpässe bei der Aufgabenbearbeitung leicht auf einen Blick erkennen, Microsoft Planner, Büro Kaizen

 

Abbildung VI: Einzelne Aufgaben lassen sich bei Überlastung oder im Krankheitsfall ganz einfach per Drag-and-Drop neu zuweisen, Microsoft Planner, Büro Kaizen

 

Extra-Tipp: Den Planner mit Videokonferenzen und Online-Meetings nachrüsten (Teams)

Das Planner-Board verfügt zwar über einen eigenen Chat mit Kommentierungsfunktion. Wer aber noch mehr Kommunikationsmöglichkeiten für seine Projektmanagementgruppe will, muss Microsofts Teams mit ins Boot holen. Teams basiert auf Skype for Business und beherrscht mittlerweile die gesamte Palette an Onlinekommunikationsmöglichkeiten, von Audio-Gruppentelefonaten für Ad-hoc-Besprechungen bis zu virtuellen Online-Meetings, HD-Live-Videokonferenzen und Webinaren mit bis zu 50.000 Teilnehmern.

Und Sie?

Das Projektmanagement-Tool Planner ist, wie bereits erwähnt, automatisch in eine Office 365 Group eingebettet. In diese Tool-Gruppe ist auch OneNote integriert. So erhalten die Mitglieder eines Plans auch automatisch ein gemeinsames und gleichzeitig bearbeitbares Gruppen-Notizbuch, das z.B. hervorragend für die Dokumentation der Projektaufgaben genutzt werden kann. Das digitale Notizbuchprogramm OneNote galt lange Zeit als eines der am meisten unterschätzen Programme von Microsoft. Wie praktisch und vielseitig OneNote für die tagtägliche Büroarbeit, die Dokumentation von Projekten und die Zusammenarbeit in Unternehmen ist, erfahren Sie hier.

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial OneNote Tutorial für Einsteiger



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