Office 365 SharePoint: Intranet, Dokumentenbibliothek und Kollaboration-Tool für die Zusammenarbeit

Wie gut kennen Sie Microsofts SharePoint? Viele nutzen es, aber kaum einer weiß, was die vielseitige Technologie eigentlich alles leisten kann. SharePoint ist ein cloudbasiertes Webportal für Intranet- und Extranet-Lösungen und eine Kernfunktion innerhalb von Office 365. Es ermöglicht den geräteübergreifenden und mobilen Zugriff auf, sowie die Zusammenarbeit an der gemeinsamen Dateiablage in Unternehmen. Besonders praktisch: Die cloudbasierte Intranetlösung kann wahlweise auf dem eigenen Server installiert werden, oder komplett im Internet laufen. Dann benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter lediglich einen funktionierenden Webbrowser (Firefox, Chrome, Safari, Edge oder Internet Explorer).

Was ist das Problem?

Die SharePoint-Technologie ermöglicht viele verschiedene Funktionen, die in unterschiedlichen Produktversionen zusammengefasst sind. Microsoft listet dabei sechs Kernfunktionen auf (u.a. Teamwebsites, Dokumentenbibliothek und Datenverwaltung, Content Management, Chatten etc.), die sich auf fünf verschiedene Programmversionen verteilen (z.B. SharePoint Server oder SharePoint Online). Das Produkt- und Funktionsportfolio ist sehr vielseitig, erschwert allerdings auch den Überblick. Also, was kann Microsofts SharePoint alles konkret leisten? Und worin liegt der Unterschied zwischen SharePoint und OneDrive in einem Office 365 Ökosystem?

Was ist Office 365 SharePoint konkret?

Microsofts SharePoint-Technologie basiert auf einer Webportalsoftware. Damit können Intranet-, Extranet- und sogar Internet-Webportale erstellt werden. Die Hauptaufgaben dieser Webportallösungen liegen in einer gemeinsamen Dokumentenbibliothek (Dateieverwaltung, Teilen, Synchronisieren und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens), der Zusammenarbeit/Teamwork (Content Management und die Koordination von Aufgaben und Projekten) sowie in der Automatisierung von Arbeitsschritten und Prozessen (Workflows). Dafür stehen beispielsweise Teamwebsites mit Aufgabenlisten, Newsfeeds, Diskussionschats, Kalendern, Blogs und Wikis zur Verfügung.

SharePoint im Unternehmen nutzen

Eins vorweg: Sie werden SharePoint kaum benötigen, wenn Sie Office 365 als Freelancer nutzen oder wenn Sie nur eine Handvoll Angestellte haben, die mit der Suite arbeiten. SharePoint richtet sich an Unternehmen, in denen viel in unterschiedlichen Teams gearbeitet wird. Ihre Firma verfügt über eine große Knowledge Base in Form einer Datenbank, auf die Mitarbeiter oft zugreifen, um Informationen von dort zu holen? Auch dann ist SharePoint 365 in Office eine sehr gute Lösung.

Alles in allem macht das Tool es möglich, dass die Zusammenarbeit des gesamten Unternehmens über alle Abteilungen hinweg gewährleistet wird. Auch die Sicherung sensibler Daten können Sie mit SharePoint veranlassen.

Was kann SharePoint in Office 365 alles leisten? Die sechs Kernfunktionen

• 1. Websites: Dies ist die zentrale Funktion innerhalb der Sharepointdienste. Eine SharePoint-Website lässt sich in beliebig viele Einzelwebsites untergliedern. Diese nehmen den eigentlichen Content auf (wie z.B. die Dokumentenbibliothek, Kalenderinhalte, Wiki-Bibliothek oder die Aufgabenlisten). Die (Team)Websites können individuell angepasst und designt werden und ermöglichen den Zugriff auf alle weiteren Funktionen der Anwendung.
• 2. Communities: Die Community-Funktionen erleichtern die Kommunikation, Interaktion und Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teilnehmern und Mitarbeitern (analog zu den Sozialen Medien). Dazu zählen Blog-, Chat-, Newsfeed- und Tagging-Funktionen, genauso wie die Nutzerprofile, persönlichen Nutzerwebsites (mySites) und ein Organigramm der Mitarbeiter des Unternehmens mit Notiz- und Pinnwandfunktion.
• 3. Content: SharePoint funktioniert ganz ähnlich wie ein klassisches Dokumentenmanagementsystem. Dateien und Dokumente können mit Metadaten angereichert und versioniert werden. Dabei können auch Regeln zur Aufbewahrung, Verwaltung, Sichtung und Freigabe eingerichtet werden – das gilt auch für Inhalte aus den sozialen Netzwerken. Eine Benachrichtigungsfunktion informiert optional automatisch per E-Mail, wenn in einer bestimmten Bibliothek (Teamwebsite) Inhalte geändert oder hinzugefügt werden.
• 4. Search: Microsoft hat SharePoint auch mit einer Suchfunktion ausgestattet, die nach Informationen innerhalb und außerhalb der Webportale suchen kann. Die Volltextsuche kann dabei individuell oder auch unternehmensweit gestaltet und optimiert werden.
• 5. Composites: Der Begriff „Composite” (engl. Gemisch, Verbund) umfasst alle Möglichkeiten, die einzelnen SharePoint-Komponenten frei auf den Websites zusammenzustellen. Dabei können auch weitere Microsoft Office 365 Anwendungen (z.B. Yammer, Planner, Delve, Flow, Forms, Groups oder Teams) sowie auch viele externe Drittanbieter eingebunden werden. Durch diese offenen Schnittstellen wird SharePoint zu einer Art Taschenmesser, bei dem sich einzelne Tools ganz nach Bedarf hinzufügen lassen. Das Design der Teamwebsites lässt sich zudem individuell an das Corporate Design des Unternehmens anpassen.
• 6. Insights: Dies umfasst die Business Intelligence-Komponenten und Geschäftsanwendungen von SharePoint. Mit Hilfe von Excel Services, speziellen Listen und PerformancePoint-Diensten lassen sich Listen und Diagramme direkt in SharePoint erstellen, unterschiedliche Unternehmensdaten aggregieren, die Key Performance Indikatoren (KPIs) grafisch aufbereiten oder auch die SharePoint-Listen als Datenquellen im Microsoft SQL Server nutzen. Auch Dashboards lassen sich damit erstellen und gestalten.

Welche unterschiedlichen SharePoint-Produktvarianten gibt es?

• SharePoint Server: Mit dieser Programmversion können Unternehmen SharePoint lokal auf den eigenen Unternehmensservern bereitstellen und selbst verwalten. Das macht diese Intranet-Server-Lösung unabhängig von der Cloud, bietet aber dennoch einen Großteil der Funktionen.
• SharePoint Online: Hier werden die Webportale und Teamwebsites von Microsoft in der hauseigenen Microsoftcloud Deutschland oder Europa gehostet. SharePoint muss so nicht mehr lokal auf dem eigenen Server installiert werden, sondern kann als reiner Webservice ganz einfach per Abonnement bezogen werden. Das Unternehmen (und die Mitarbeiter) benötigen dann lediglich aktuelle Webbrowser, um die Sharpointangebote nutzen zu können.
• SharePoint Foundation: Dies war die zugrundeliegende Basistechnologie für alle SharePoint-Websites und enthielt alle wichtigen Grundfunktionen für eine Collaboration-Plattform (z.B. für die Zusammenarbeit an Dokumenten, Listen, Kalendern und Dateien). Diese Basisversion ist allerdings seit der Programmversion SharePoint 2016 nicht mehr als kostenlose Einzellösung verfügbar.
• SharePoint Designer: Dieses kostenlose Programm von Microsoft ist die Nachfolgesoftware von Microsoft Frontpage und dient der grafischen Bearbeitung und dem Webdesign der in SharePoint erstellten Webseiten und Portale. Damit erhalten Unternehmen noch mehr Bearbeitungsmöglichkeiten, um die Webportale im eigenen Corporate Design zu gestalten.
• OneDrive for Business: Dieses Desktop-Cloud-Hybridprogramm von Microsoft basiert auf der SharePoint-Technologie und dient der Synchronisierung von Dokumenten und Dateien aus den Cloudwebseiten auf die lokalen Festplatten der Nutzer, um auch eine Offlineverwendung zu ermöglichen (mehr zu OneDrive lesen Sie auf Seite 2 dieses Beitrags).

Informationen mit SharePoint teilen

Selbstverständlich profitieren Sie nicht nur als Team- oder Projektleiter von den Vorteilen, die SharePoint 365 mit sich bringt. Auch als Mitarbeiter des Projektteams benötigen Sie schließlich Zugang zu Informationen, die Ihre Arbeit betreffen und über die Ihr Vorgesetzter verfügt. Werden diese via SharePoint geteilt, so können die Teamkollegen von überall aus auf dieses Wissen zugreifen, einen Internetzugang vorausgesetzt.

Der in SharePoint 365 integrierte Suchdienst ist ein mächtiges Werkzeug, mit dem Sie die gewünschten Dokumente oder auch die gespeicherten E-Mails zum Projekt rasch finden. Das setzt allerdings voraus, dass alle Dokumente bei der Speicherung mit Metadaten versehen werden, also mit Wörtern, die den jeweiligen Inhalt einer Datei stichpunktartig zusammenfassen.

Was SharePoint sehr wertvoll macht, ist die Option, bei der Ablage der Daten die Versionierung zu benutzen. Wenn Sie also an einem bestimmten Dokument arbeiten, dann speichert das Tool nicht nur die neueste Version, sondern behält auch Kopien aller älteren Versionen. Das kann ganz sinnvoll sein, wenn sich Vorgaben geändert haben und es zum Beispiel zu kompliziert oder aufwendig ist, das Projekt auf der Basis der letzten Änderungen fortzuführen.

In diesem Fall können Sie einfach auf die Version zugreifen, die vor den jüngsten Änderungen angelegt worden ist. Und diese lässt sich umso leichter auffinden, je exakter die abgegebenen Metadaten sind. Das Dokumentenmanagement wird mit der Software deutlich effizienter.

Der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint in Office 365

OneDrive (Jahrgang 2007) und SharePoint (Jahrgang 2001) haben beide denselben technologischen Ursprung, erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke. Während der Fokus von SharePoint in Office 365 auf dem Teamwork und der Teamzusammenarbeit liegt (z. B. Teamwebsites), ist die Aufgabe des Hybridcloudspeichers OneDrive die einer zentralen Datenplattform mit Online- und auch Offline-Zugriff. Dafür synchronisiert OneDrive die Dateiablage in der Cloud, die für einen mobilen Zugriff von überall aus und einem gemeinsamen Bearbeiten derselben Dokumente und Dateien wichtig ist, auch auf die lokale Festplatte der Desktop-PCs, Notebooks und Macs. Dadurch werden Sie von der Internetverbindung unabhängig und können Ihre Dateien auch offline bearbeiten (z. B. auf Geschäftsreise im ländlichen Raum oder im Flugzeug) und sind auch gegen temporäre Internet- und Verbindungsprobleme geschützt. Hier erfahren Sie mehr zu den OneDrive-Diensten, Features und Ressourcen:

• Microsoft OneDrive: Modernes Ablagesystem für den standort- und geräteunabhängigen Zugriff auf Dateien und Dokumente sowie eine optimale Nutzung im Team.
• Flexibel mit OneDrive: Kostenloses 35-seitiges eBook (im Wert von 9,70 Euro)

Und Sie?

SharePoint und Office 365 sind wichtige Tools zur Erleichterung der Zusammenarbeit in Unternehmen. Die Effizienz eines Unternehmen entscheidet sich jedoch auch noch über viele weitere zentrale Stellschrauben. Mit unserer kostenlos downloadbaren Büro-Kaizen Checkliste „Gesamtunternehmen“ können Sie schnell und einfach aufdecken, welche Bereiche in Ihrem Unternehmen bereits optimal arbeiten und an welchen Stellen noch weiteres Effizienzpotenzial besteht. Weitere Informationen zur Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse und Effizienzsteigerung Ihrer Ressourcen finden Sie hier:

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