Outlook anmelden: so greifen Sie auf Ihre E-Mails zu

8. April 2020

Wenn Sie Ihre Mails checken möchten und Microsoft Outlook nicht als Desktop-Client installiert haben, dann müssen Sie sich über die Browserversion bei Outlook anmelden. Dabei spielt es erst einmal keine Rolle, ob Sie die kostenlose Variante bei outlook.com nutzen oder ob Sie ein Abo von Outlook 365 besitzen. Ein Konto bei outlook.com endet entweder auf @outlook.com, @outlook.de oder @hotmail.de.

Bei der kostenpflichtigen Ausgabe von Outlook gibt es mehrere Abo-Versionen im Rahmen Office 365. Welches die für Sie als Privatanwender oder Unternehmen am besten geeignete Variante ist, also welches Abo bzw. welchen Plan Sie idealerweise buchen, das können Sie in diesem Beitrag nachlesen.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie im Browser auf Ihre Mails zugreifen können, entweder in einem kostenpflichtigen Plan von Microsoft Office 365 oder mit der Gratisvariante outlook.com.

Inhaltsverzeichnis

1. In Outlook anmelden mit Office 365: so geht es
2. Bei Ihrem kostenlosen Outlook anmelden
3. Die Unterschiede und Gemeinsamkeiten
4. Wie erstelle ich ein gutes und starkes Passwort?
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

In Outlook anmelden mit Office 365: so geht es

Wir nehmen an dieser Stelle einfach einmal an, dass Sie bereits ein Konto bei Office 365 besitzen. In der Regel nutzen Sie den Posteingang ja von Ihrem eigenen PC aus, können auf Outlook also über den Client zugreifen, indem Sie die Office App öffnen und dort auf den Button Outlook klicken – fertig.

outlook-anmelden-in-office365-oeffnen
So öffnen Sie Outlook in Office 365, wenn Sie mit dem eigenen Rechner arbeiten.

Doch nicht immer lässt der Arbeitsalltag zu, dass Sie Ihre Emails und Termine mit Ihrem eigenen Notebook öffnen können. Wenn Sie von Zeit zu Zeit bei Kunden sind und dort einen anderen Computer als Ihren eigenen nutzen, dann ist es praktisch, sich von dort aus In Outlook anmelden zu können. Oder möchten Sie ab und an von zuhause aus Ihre beruflichen E-Mails bearbeiten? Dann können Sie, das Einverständnis Ihres Vorgesetzten und des IT-Administrators vorausgesetzt, auch aus dem Homeoffice Ihre geschäftlichen Nachrichten über den Browser mit Office 365 abrufen. Wenn Sie nicht selbst über alle nötigen Zugangsdaten verfügen, dann wenden Sie sich hierfür ebenfalls an den IT-Admin.

Doch wie funktioniert das Outlook-Sign-in bzw. der Outlook 365-Login nun in der Praxis?

outlook-anmelden-mailadresse-und-passwort-eingeben
Im ersten Schritt geben Sie Ihre Mailadresse ein, gefolgt von Ihrem persönlichen Passwort – so können Sie sich in Outlook anmelden.

Im Anmelde-Bildschirm müssen Sie nur die Mailadresse eingeben, die Sie beruflich nutzen, wie im Bild dargestellt. Anschließend geben Sie das von Ihrem IT-Admin zugeteilte Passwort ein. Wenn alles glatt läuft, dann sollten Sie im nächsten Schritt folgenden Bildschirm vor sich sehen:

outlook-anmelden-alle-apps-auf-die-sie-zugriff-haben
Hier sehen Sie alle Apps, auf die Sie mit Ihrem Office 365-Abonnement Zugriff haben.

Wenn Sie sich auf einem fremden Rechner befinden, müssen Sie für Outlook und die anderen Apps weiterhin den Browser nutzen (wenn Sie den Outlook Mail-Login auf dem eigenen Rechner durchgeführt haben, dann können Sie optional auch oben rechts auf „Office installieren“ klicken, um alle Tools als Client bzw. App auf dem Rechner zu haben).

Damit Sie Ihren Posteingangsordner so vor sich haben, als wären Sie im Büro an Ihrem Rechner, müssen Sie in Outlook 365 aber erst noch Ihre Mails synchronisieren. Dafür gehen Sie rechts oben auf das Symbol mit dem Zahnrad und wählen unten „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“. Dann gehen Sie auf der linken Seite in den Email-Ordner und anschließend auf „E-Mail synchronisieren“.

outlook-anmelden-einstellungen-email-synchronisieren
Erst nach der Synchronisation Ihres Mailkontos können Sie die Nachrichten mit der Webversion von Outlook herunterladen und bearbeiten.

Halten Sie nun alle benötigten Informationen nach POP, IMAP etc. bereit. Wenn Sie diese Daten nicht zur Hand haben, dann kontaktieren Sie den IT-Administrator in Ihrer Firma; idealerweise haben Sie das natürlich schon vorab erledigt und können Ihr Konto jetzt einrichten. Als zahlender Microsoft-Kunde – und das sind Sie durch das Office 365-Abo schließlich – können Sie im Prinzip jedes beliebige Mailkonto mit Outlook verknüpfen.

Bei Ihrem kostenlosen Outlook anmelden

Wie können Sie sich in Outlook einloggen, wenn Sie kein Abonnement über Office 365 abgeschlossen haben? Die Vorgehensweise ist mit dem im letzten Schritt geschilderten Prozess identisch, nur dass Sie sich dieses Mail direkt bei der kostenlosen Version von Outlook einloggen. Der Anmelde-Bildschirm sieht exakt so aus wie im vorigen Fall dargestellt. Nach dem Sign-in in Outlook können Sie den Posteingang im Browser genauso nutzen wie in der kostenlosen Version.

Auch die Einrichtung Ihres Mailkontos aus dem Büro ist in der kostenlosen Variante erlaubt – allerdings müssen Sie zwingend über einen Account bei Microsoft verfügen. Ist das nicht der Fall, dann sollten Sie sich zunächst ein solches Konto erstellen, das ist kostenlos und Sie können bei der Angabe der Mailadresse zwischen den Endungen @hotmail.com, @outlook.com und @outlook.de wählen. Erst dann funktioniert es, sich bei Outlook anzumelden und das berufliche Mailkonto wie oben beschrieben zu synchronisieren.

Die Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Der Unterschied zwischen der kostenlosen Office-Version und einem Office 365-Plan, den Sie bezahlen müssen, liegt gar nicht so sehr in Outlook begründet, sondern in der Größe des Speicherplatzes, der Ihnen in OneDrive zusteht, sowie in der Anzahl der nutzbaren Office-Apps.

Wenn Sie Outlook auf dem Bürorechner als App nutzen, dann haben Sie das Tool sicher so eingerichtet, dass Sie es perfekt nutzen können. Bestimmt haben Sie diverse Ordner angelegt. Nachdem Sie Ihre Büromails in der Webversion von Outlook wie dargestellt synchronisiert haben, dann werden diese Ordner im Posteingang nicht angezeigt, sondern lediglich alle Emails, die sich noch auf dem Server befinden, direkt in das Postfach heruntergeladen.

outlook-anmelden-postfach-nach-synchronisation
So sieht das Postfach nach der Synchronisation aus – alle Mails werden vom Server in den Posteingang heruntergeladen.

Das hat einen einfachen Grund: Die Outlook-App speichert all Ihre persönlichen Einstellungen wie eigens angelegte Ordner, aber auch Termine und Kontakte in der Outlook-Datendatei, diese Datei befindet sich lokal auf Ihrer Festplatte. Und da die Synchronisierung nur online stattfindet, spielt diese Datei dabei natürlich keine Rolle. Somit wird auch Ihre Ordnerstruktur nicht übernommen. Das müssen Sie händisch durchführen.

Gehen Sie in den Posteingang und klicken Sie die rechte Maustaste, dann wählen Sie im Kontextmenü den Punkt „Neuen Unterordner erstellen“. Im nächsten Schritt geben Sie den Namen des Ordners an – idealerweise denselben oder zumindest einen ähnlichen, wie Sie ihn im Büro in der Outlook-App gewählt haben.

outlook-anmelden-unterordner-anlegen
Unterordner in outlook.com sind rasch erstellt. In der Outlook-Webversion unter Office 365 gehen Sie genauso vor.

Dann müssen Sie sich, und das ist der unangenehme Part, durch den gesamten Posteingang scrollen und verschieben die Nachrichten in den neuen Ordner. Idealerweise legen Sie gleich alle Ordner so an, wie Sie sie im Büro eingerichtet haben, dann können Sie beim Durchforsten des Postfachs gleich alle Mails auf die neuen Unterordner verteilen.

Wie erstelle ich ein gutes und starkes Passwort?

Weiter oben haben wir darüber gesprochen, dass Sie sich zunächst einmal einen Microsoft-Account anlegen müssen, um Ihre beruflichen Mails mit einer der Webversionen von Outlook synchronisieren zu können. Und einen solchen Account sollte man nicht Hals über Kopf anlegen, möglicherweise werden Sie ihn viele Jahre oder Jahrzehnte nutzen. Oberstes Gebot ist es, dass Sie das Konto mit einem vernünftigen, sicheren Passwort schützen.

Doch wie können Sie wissen, ob ein Passwort stark genug ist? Es gibt ein paar Grundregeln, die Sie beim Festlegen beachten sollten. Die wichtigste Losung lautet, dass das Passwort auf keinen Fall zu kurz sein darf, empfohlen werden mindestens zehn Zeichen, mehr sind immer besser. Enthalten sein sollten weder nur Buchstaben noch ausschließlich Zahlen – eine Kombination ist gut, vor allem dann, wenn Sie bei den Buchstaben die Groß- und Kleinschreibung verwenden sowie zwischendurch immer wieder Sonderzeichen einstreuen. Namen oder bestimmte Daten wie der Hochzeitstag oder der Geburtstag des Ehepartners sind ebenfalls verboten, genauso wie Reihen wie „0214365879“.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Ihr Passwort angeht, dann können Sie auch einen Generator benutzen, zum Beispiel diesen hier:

outlook-anmelden-sicheres-passwort-generieren
Eine Hilfsseite wie der Passwort-Generator ist für diesen Zweck nicht verkehrt.

Die Benutzung ist einfach, ziehen Sie den Schieberegler auf die gewünschte Zeichenzahl und klicken Sie den blauen Button. Schon wird ein zufällig generiertes Passwort angezeigt. Das sollten Sie ganz altmodisch notieren und den Zettel sicher verstauen.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

Das könnte Sie auch interessieren:

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: