Was ist Office 365? Ein Überblick der Tools und Funktionen

18. Februar 2020

War früher beim Stichwort der Digitalisierung meist noch gemeint, dass Büroarbeit immer verstärkter auf dem Computer stattfand, so hat dieser Begriff in den Zehnerjahren eine neue Bedeutung bekommen. PCs und Netzwerke sind inzwischen fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags, und wenn wir heute von Digitalisierung oder digitaler Transformation sprechen, dann meinen wir damit die Welt der Cloud-Speicher. In Unternehmen werden Dokumente, Mails und Termine von den Mitarbeitern nicht mehr nur auf dem Arbeitsplatzrechner bearbeitet und gespeichert, sondern auch online.

Die Arbeit in Projektteams ist dadurch um ein Vielfaches einfacher geworden. Jedes Teammitglied hat praktisch immer und von überall Zugriff auf die Dateien und Termine, die andere Projektmitarbeiter angelegt und verändert haben. Genau diese Funktionen bietet auch Office 365. Sobald Sie ein Dokument zur Bearbeitung öffnen und Änderungen vornehmen, werden diese nicht mehr nur lokal auf Ihrem Desktop-PC gespeichert, sondern wandern via OneDrive direkt in die Cloud. So können Ihre Kollegen auch am anderen Ende der Welt innerhalb von Sekundenbruchteilen sehen, was Sie gerade geändert haben.

Inhalt: Das lesen Sie hier

1. Was ist Office 365 – Definition und Bestandteile
2. Was ist Office 365 für private Nutzer?
3. Was ist Office 365 für Unternehmen?
4. Was sind die Vorteile von Office 365 und was die Nachteile?
5. Mehr Wissenswertes rund um Office 365
6. Video Büro-Kaizen digital: Top 9 Gründe für Office 365

Was ist Office 365 – Definition und Bestandteile

Microsoft kombiniert in Office 365 Office-Tools, die Sie als Anwender lokal – also von Ihrem Desktop-Computer aus – starten können, mit Services, die online zur Verfügung stehen. Dabei gibt es Überschneidungen, das hängt allerdings vom Bezahlmodell ab, mit dem Sie Office 365 abonnieren. Es gibt hier verschiedene Versionen; einen Überblick zu den Modellen für die private und unternehmerische Lösung finden Sie hier.

was-ist-office365-unterschiedliche-plaene
Hier entscheiden Sie sich, welchen Plan bzw. welches Abo Sie abschließen möchten, ob für zuhause (linkes Bild) oder für Ihr Unternehmen.

Auf dem Rechner, den Sie am häufigsten benutzen, empfiehlt es sich, die Tools auch fest zu installieren. Dazu gehören beispielsweise Outlook, Word, Excel, Access, Publisher, Skype for Business und PowerPoint. Da die grundsätzliche Idee hinter Office 365 aber ist, dass Sie die Software auf jedem beliebigen PC weltweit nutzen können, sofern Sie einen Office 365-Account und einen Internetzugang besitzen, können Sie die Webversion der Anwendungen als Abonnent mit einem anderen Rechner tatsächlich überall aufrufen. So haben Sie Zugriff auf alle Dokumente, wenn Sie sie in der Cloud (OneDrive) gespeichert haben – mit einem Windows-Rechner, einem Mac oder auch mit Ihrem Smartphone.

Zwischen den Funktionen und Tools, die Ihnen als Privatanwender in Office 365 zur Verfügung stehen, und dem Nutzungsumfang der Unternehmensversion , gibt es naturgemäß Unterschiede, auf die wir in den folgenden Abschnitten eingehen möchten.

Was ist Office 365 für private Nutzer?

Im Wesentlichen haben Sie als Privatanwender die Wahl zwischen den Paketen Office 365 Home und Office 365 Personal. Zunächst werden Sie im Funktionsumfang kaum Unterschiede feststellen, da Sie bei beiden Varianten die Tools Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher und natürlich Outlook als Desktopsoftware installieren können. Natürlich können Sie diese Tools auch in der Browserversion nutzen, wenn Sie eines der beiden Office 365-Abonnements abgeschlossen haben – mit Ausnahme von Publisher und Access, die nur in der Desktopfassung zur Verfügung stehen.

was-ist-office365-onedrive-speicherplatz
Der OneDrive-Speicherplatz beträgt 1 TB pro Nutzer. Die Home-Variante ist für Familien gedacht und richtet sich an bis zu sechs Nutzer – das bedeutet alles in allem 6 TB Speicher.

Der grundlegende und einzige Unterschied zwischen den beiden Plänen ist die Anzahl der Nutzer, die Zugriff auf die Anwendungen haben. Der Office 365 Personal bekommen Sie für 7 Euro im Monat (bzw. 69 Euro im Jahr), allerdings können Sie die enthaltenen Programme nur auf einem Gerät installieren. Mit Office 365 Home haben dagegen insgesamt bis zu sechs Personen Zugriff auf die Tools. Die Webanwendungen sind ebenfalls nutzbar. Pro angemeldeter Person erhalten Sie bei OneDrive, dem Cloud-Speicher von Microsoft, 1 TB Speicherplatz, also 1 TB in der Personalvariante und 6 TB in der Home-Version.

Was ist Office 365 für Unternehmen?

Für die unternehmerische Nutzung von Office 365 stehen Ihnen drei Varianten zur Auswahl. Während Sie mit Office 365 Business Essential allerdings lediglich den Emaildienst Ihrer Firma betreiben können, beinhalten Office 365 Business und Business Premium auch die Desktopsoftware von Outlook, Excel, PowerPoint, Access und Outlook. In der Premium-Variante erhalten Sie zudem Zugriff nicht nur auf das standardmäßig enthaltene OneDrive, sondern auch auf die Dienste Teams, SharePoint und Exchange.

was-ist-office365-enterprise-bietet-meisten-funktionen
Die Enterprise-Version kommt mit einem größeren Funktionsumfang als die Business-Variante.

Mit den aufgeführten Versionen können Sie in einem Unternehmen bis zu 300 Mitarbeiter mit Bürosoftware versorgen. Doch was, wenn es mehr sein sollen? Dann können Sie auf die Lösung Office 365 Enterprise zurückgreifen – diese begrenzt sich nicht auf 300 User und hat darüber hinaus auch weitere Features an Bord, etwa Dienste auf einem Terminalserver oder Business Intelligence.

Was sind die Vorteile von Office 365 und was die Nachteile?

Wie bereits angeführt, haben Abonnenten von Office 365 den Vorteil, die Anwendungen sowohl stationär auf einem PC nutzen zu können als auch in der Webversion – und das im Prinzip von jedem Gerät mit Internetanschluss. Das ist für Privatanwender praktisch, erst recht aber für Unternehmen, da diese gleichzeitig eine bestimmte Anzahl an Nutzerlizenzen erwerben. Das macht die Office-Suite preiswerter bzw. besser kalkulierbar.

Office ist also nicht mehr von der Hardware abhängig, die Ihnen zur Verfügung steht, sondern von Ihnen als Anwender. So können Sie die Tools auf mehreren Rechnern installieren, aber auch von jedem internetfähigen Gerät aus über Ihr Office 365-Konto in der Browserversion nutzen. Microsoft stellt die neuesten Updates für Office 365 immer sofort nach dem Erscheinen zur Verfügung und installierte die neuen Versionen automatisch.

Die Nachteile in Office 365 sind überschaubar, aber haben es in sich. Sollten Sie nämlich keinen Bedarf mehr an einem Abonnement von Office 365 haben und den Nutzungsplan nicht verlängern, dann bleiben die von Ihnen erstellten Dokumente – zum Beispiel Word oder Excel – zwar erhalten, wenn Sie diese lokal speichern. Doch können Sie mit Ablauf des Abos die entsprechenden Tools nicht mehr nutzen. Das bedeutet, dass Sie die Dateien schlicht nicht mehr öffnen können. Hier liegt ein entscheidender Vorteil bei älteren Office-Versionen wie etwa Office 2016. Diese Suite kaufen Sie, bezahlen einmalig (und nicht monatlich oder jährlich wie im Abo) und können Sie solange nutzen, wie Sie möchten. Die eingebundenen Programme wie Outlook, Word, Excel und Co. werden weiterhin jahrelang mit Updates versorgt, zumeist mit den Windows-Updates, die Sie regelmäßig vornehmen sollten.

Mehr Wissenswertes rund um Office 365

Wenn Sie sich zu Office 365 umfassend informieren und sich tief in die Materie einarbeiten möchten, dann gehen Sie doch mal auf unsere Übersichtsseite zu diesem Thema.

was-ist-office365-wissenswertes
Alles rund um Office 365 – und vieles mehr.

Oben finden Sie Inhalte rund um Office 365; wenn Sie weiter nach unten scrollen, gibt es auch jede Menge Artikel zu Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive und mehr.

Video Büro-Kaizen digital

Top 9 Gründe für Office 365

(Dauer: 01:54 Minuten)



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Auf der Suche nach mehr Tipps zum Thema Office 365? Auf dieser Übersichtsseite haben wir unsere wichtigsten Blogbeiträge zum Thema Office 365 für Sie zusammengestellt.

Das könnte Sie auch interessieren:

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: