Sharepoint Workflow – Alles was Sie zu einer optimalen Arbeitsflussgestaltung wissen müssen

28. März 2020

1. Kann Sharepoint Workflows abbilden?
2. Sharepoint Workflows: Welche Arten gibt es?
3. Wie bilde ich einen Sharepoint Workflow ab?
4. Kurzes Fazit zum Sharepoint Workflow
5. Video Büro-Kaizen digital: Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

Workflows sind in aller Munde. Arbeitsabläufe immer effizienter und einfacher mit Hilfe von Automatisierung zu gestalten ist hierbei der Grundgedanke. Durch die gezielte Analyse von einzelnen Arbeitsschritten sollen unnötige Wege und damit Zeit eingespart werden. Ziel ist es dabei natürlich, eine optimierte Arbeitsweise für bestimmte Abläufe festzulegen und diese dann in den Berufsalltag zu integrieren.

In der Theorie hört sich das alles völlig logisch und verständlich an, aber die Umsetzung ist in den meisten Fällen gar nicht so einfach. Deshalb gibt es hier einige hilfreiche Tipps von uns – vor allem zum Thema Sharepoint – mit dem Sie Ihren Sharepoint Workflow erstellen können.

Am Anfang jeder erfolgreichen Analyse steht das Feststellen des IST-Zustands. Sie sollten zunächst herausfinden, wie die einzelnen Arbeitsschritte durch Ihr Unternehmen wandern und wer was damit macht. Unser Tipp: Visualisieren Sie diesen Prozess, um den Überblick nicht zu verlieren!

Danach geht es ans Eingemachte: Welche Schritte kann man sich sparen? Wo liegen eventuelle Schwachpunkte? Wo bleibt wertvolle Zeit auf der Strecke? Wie kann dieser Ablauf optimiert werden? Wenn Sie diese Fragen für sich erfolgreich beantwortet haben, können Sie einen neuen und besseren Workflow ins Leben rufen. Dabei handelt es sich um eine Art Leitfaden, der den Ablauf bestimmter Prozesse genau vorschreibt und so viele Schritte wie möglich automatisiert. Dabei helfen kann Ihnen Sharepoint Workflow. Im Folgenden erklären wir Ihnen genau wie das funktioniert und was Sie beachten müssen.

Kann Sharepoint Workflows abbilden?

Ganz klar, JA: Sharepoint ermöglicht das automatische Verschieben von Dokumenten oder Elementen durch eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben, die zu einem bestimmten Geschäftsprozess gehören. Allgemeine Geschäftsprozesse können mit Hilfe eines Sharepoint Workflows gesammelt verwaltet werden. Dazu wird eine Sharepoint-Liste oder -Bibliothek mit einer Geschäftslogik ausgestattet, welche aus verschiedenen Anweisungen besteht, mit denen Aktionen für Dokumente oder Elemente angegeben und gesteuert werden.

Sharepoint Workflows können auch neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit Dokumenten, Listen und Bibliotheken schaffen. Websitebenutzer können zum Beispiel Workflows starten und daran teilnehmen, indem sie anpassbare Formulare verwenden, auf die sie über das Dokument oder Element in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek zugreifen können. Darüber hinaus ist die Workflowfunktion von SharePoint-Produkten eng mit Microsoft Office verbunden. Folgende Workflowaufgaben können Sie somit in beiden Produkten ausführen:

  • Anzeigen der Liste von Workflows, die für ein Dokument oder Element zur Verfügung stehen
  • Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element
  • Anzeigen, Bearbeiten oder erneutes Zuweisen einer Workflowaufgabe
  • Abschließen einer Workflowaufgabe

Sharepoint Workflows: Welche Arten gibt es?

Listenworkflows
Hier handelt es sich um Workflows, die auf eine ganz bestimmte Liste abzielen. Sie können zwar auch andere Listen lesen und Infos in andere Listen schreiben, der Workflow wird aber ausschließlich für die Liste ausgeführt, für die er erstellt wurde.

Wiederverwendbare Workflows
Diese Workflows basieren auf sogenannten Website-Inhaltstypen. Sie können diese zentral innerhalb einer Website pflegen und beliebig Listen hinzufügen. Dadurch können Sie entsprechende Workflows erstellen, die Sie jeder Liste hinzufügen können, die auf dem jeweiligen Inhaltstyp basiert.

Website Workflows
Dieser Workflow steht im Kontext zu einer Webseite – und nicht zu einer Liste, Bibliothek oder eines Inhaltstyps. Ein Website Workflow wird nicht für ein bestimmtes Listenelement ausgeführt. Möchten Sie einen Workflow ohne Liste oder Bibliothek erstellen, ist dieser wahrscheinlich am geeignetsten.

Wie bilde ich einen Sharepoint Workflow ab?

Wie genau Sie vorgehen müssen, um einen Sharepoint Workflow erstellen zu können, beschreiben wir Ihnen im Folgenden Schritt für Schritt:

Installieren von SharePoint Designer 2013

Sharepoint Designer 2013 steht Ihnen kostenlos zur Verfügung. So laden Sie diesen herunter und installieren ihn korrekt:

Step 1: Öffnen Sie Ihren Webbrowser und laden Sie das Microsoft Download Center https://www.microsoft.com/de-de/download
Step 2: Geben Sie „SharePoint Designer 2013“ in das Suchfeld ein.
Step 3: Klicken Sie auf den ersten Link, der Ihnen angezeigt wird.
Step 4: Wählen Sie die Sprache „Deutsch“ aus und lesen Sie den Überblick, die Systemanforderungen und die Installationsanweisungen durch.
Step 5: Klicken Sie auf Herunterladen und öffnen Sie die Datei, die Ihrem Plattformtyp (64-Bit oder 32-Bit) entspricht, wie in der Anleitung beschrieben.
Step 6: Folgen Sie den angezeigten Anweisungen, um den SharePoint Designer 2013 zu installieren.

sharepoint-workflow-designer-2013-downloadseite
SharePoint Designer 2013 Downloadseite mit allen wichtigen Anweisungen, die Sie beachten müssen.
Bild: Microsoft Download Center

Öffnen von SharePoint Designer 2013 und verbinden einer SharePoint-Website

Step 1: Öffnen Sie den SharePoint Designer 2013, indem Sie im Menü Start, dann Alle Programme, dann Microsoft Office 2013 und anschließend SharePoint Designer 2013 anklicken.
Step 2: Klicken Sie auf der Startseite des SharePoint Desinger 2013 auf Webseite öffnen.
Step 3: Geben Sie die Sharepoint Webseite ein, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten.
Step 4: Klicken Sie dann auf Öffnen.
Step 5: Geben Sie bei Aufforderung Ihre Anmeldeinformationen ein.

Erstellen eines Listenworkflows (basierend auf der SharePoint-Workflowplattform)

Step 1: Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Workflowknoten.
Step 2: Klicken Sie im Bereich „Neu“ des Menübands auf das Dropdownmenü Listenworkflow.

sharepoint-workflow-listenworkflow
Klicken Sie auf Listenworkflow.
Bild: Microsoft

Step 3: Wählen Sie die Liste aus, die Sie mit einem neuen Workflow verknüpfen möchten.
Step 4: Geben Sie im Dialogfeld „Listenworkflow erstellen“ einen Namen und eine Beschreibung des neuen Workflows ein.
Step 5: Klicken Sie auf OK und der Workflow wird erstellt.

sharepoint-workflow-namen-und-beschreibung-vergeben
Geben Sie hier einen Namen und eine Beschreibung für den Workflow ein. Bild: Microsoft

Nachdem Sie nun all diese Schritte befolgt haben und so erfolgreich einen neuen Workflow angelegt haben, können Sie im Menüband verschiedene Workflow-Komponenten einbauen. Aktionen, Bedingungen, Stufen, Schritte und Schleifen helfen Ihnen dabei, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

sharepoint-workflow-individuelle-gestaltung-moeglich
Menüband zur individuellen Gestaltung des gewünschten Workflows. Bild: Microsoft

Hinweis: Wollen Sie statt eines Listenworkflows lieber einen wiederverwendbaren Workflow oder einen Webseitenworkflow erstellen, so wählen Sie stattdessen einfach die entsprechende Schaltfläche im Bereich „Neu“.

Kurzes Fazit zum Sharepoint Workflow

Natürlich bedeutet das Erstellen der einzelnen Workflows immer einen erhöhten Zeitaufwand. Dabei sollten Sie aber nicht vergessen, wie viel Zeit Sie sich in Zukunft durch diese Workflows einsparen. Sie haben die Möglichkeit, damit koordinative und kommunikative Aufgaben zu automatisieren und letztendlich damit auch Fehler zu vermeiden. Auch die Übersichtlichkeit wird stark verbessert, da Sie im System die einzelnen Stationen und Bearbeitungen nachvollziehen können.

Ein gut programmierter Workflow minimiert Liegezeiten und die Fehlerquote. Er sorgt für erhöhte Transparenz, Produktivität und Effizienz. Entscheidungen können schneller analysiert und getroffen werden. Alles in allem kann auch Ihr Unternehmen nur davon profitieren.

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

(Dauer: 09:41 Minuten)



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