Mit den neuen Microsoft Office 365 Tools und Apps dringt man zwar nicht in ferne Galaxien vor, die noch nie ein Mensch zuvor gesehen hat – aber man ist nahe dran. An der Zukunft. Denn die vielen verschiedenen (häufig cloudbasierten) Office 365 Tools eröffnen teilweise vollkommen neue, einfachere und damit auch effizientere Formen und Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit in Unternehmen. Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz ist nun jedoch, nicht nur zu wissen, was welches Office 365 Tool (bzw. App) genau kann, sondern auch die Konzentration auf das Wesentliche. Denn wie ein übervolles Schweizer Taschenmesser wird auch ein übervoller digitaler Worspace bzw. Workplace schnell fummlig. Dieser Überblick hier liefert Ihnen nun die notwendige Basis, um Ihren Teams und Mitarbeitern das jeweils passende Tool- und App-Set in Office 365 bereitstellen zu können.

Inhaltsverzeichnis

Was ist das Problem?

Mit der Ära des Cloud-Computing hat Microsoft sein Software-Angebot für Unternehmen in den letzten Jahren stark erweitert. In Office 365 wimmelt es geradezu von kleineren und größeren Tools und Apps, die eine effizientere und produktivere (Zusammen-)Arbeit in Unternehmen versprechen – besonders auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Da verliert man schnell den Überblick. Entscheidend ist jedoch, dass kein Unternehmen dem anderen gleicht und jede Branche, jedes Projekt und jedes Mitarbeiterteam seine eigenen Charakteristika aufweist. Daher ist es wichtig, aus dem Blumenstrauß an verschiedenen Office 365 Kollaboration-Tools die jeweils individuell und situativ passenden Apps und Lösungen herauszusuchen. Denn erst die Konzentration auf das Wesentliche schafft aufgeräumte Workplaces, die genau das können, was sie können sollen – nicht mehr, aber vor allem auch nicht weniger.

Das Office 365 Tool-Universum in der Cloud: Schier grenzenlose App-Möglichkeiten

Office 365 ist mehr, als nur eine Webanwendung oder die Ansammlung der bisherigen Standardbürosoftware bestehend aus Excel (Tabellenkalkulation), OneNote (digitale Notizbücher), Outlook (E-Mail-Client mit Kalender und Aufgabenverwaltung), PowerPoint (Präsentation) und Word (Textverarbeitung).

Office 365 bietet zudem die nötigen Software-Komponenten, um Ihrem Unternehmen und Mitarbeitern das mobile Arbeiten von unterwegs aus zu ermöglichen.
Neue Werkzeuge und Tools (Apps oder auch Anwendungen), wie Teams, Planner, Yammer oder Delve, erleichtern die abteilungs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit in Teams und Projekten sowie mit externen Partnern, Auftraggebern und Kunden erheblich.
Durch die Einbindung der Intranet- und Content Management-Software SharePoint & Co. in Office 365 kann optional sogar die gesamte IT-Infrastruktur in die Cloud ausgelagert werden. Die Mietlösung ersetzt dann den Kauf der teuren Hardware für Server, Netzwerkkomponenten etc. sowie die aufwendige Installation und Wartung der Serversoftware. Unternehmen benötigen lediglich Computer und einen Internetanschluss und können innerhalb weniger Stunden loslegen – ideal für KMU, Mittelständler und Start-ups.
Mit Dynamics bietet Microsoft in Office 365 sogar eine mietbare ERP-Lösung an, als Alternative zu den großen und teuren Standardlösungen von Oracle und SAP.
Office 365 ist modular aufgebaut. Es gibt verschiedengroße Lizenzen mit unterschiedlichem Funktions-, App- und Tool-Umfang. So können Unternehmen und Organisationen flexibel das Paket (Microsoft spricht von „Plänen“) mieten, das sie aktuell benötigen. Welche App-Möglichkeiten sich Ihnen dabei bieten, erfahren Sie hier.

Die Qual der App-Wahl! Welches Office 365 Tool soll ich nehmen?

In Office 365 gibt es Tools für alle möglichen Unternehmensbereiche. Für eine moderne Online-Kommunikation (mit Online-Seminaren), die Projektplanung, das Customer-Relationship-Management oder auch das Retail Management. All diese Programme sind sinnvoll und finden ihre Anwender und Anwendungsbereiche – aber kein Workplace und Workspace muss alle Anwendungen auf einmal enthalten. Ein solcher „Universalarbeitsplatz“ ist für die allermeisten Arbeitsbereiche in den allermeisten Unternehmen vollkommen unnötig, zu viel des Guten und würde die meisten Nutzer schlichtweg einfach nur überfordern. Die Kunst liegt also in der Konzentration auf die wesentlichen App-Werkzeuge und Tools in Office 365

Die Office 365 Tools im Überblick: Der modulare Werkzeugkasten in der Cloud

Da sich manche Funktionen der Apps auch überschneiden, allerdings mit einem jeweils leicht unterschiedlichen Kernfokus, haben wir Ihnen alle o365-Tools und Lösungen, die nach Outlook, Word, Excel und PowerPoint hinzugekommen sind, im Folgenden nach Anwendungsbereichen gegliedert aufgelistet.

1. Office 365 Tools für die Kommunikation (von Online-Meetings bis Umfragen und Social-Intranet):

Skype for Business: Bietet verschiedene Kommunikationsmedien wie Chats, Audiogespräche, Videotelefonie und Konferenzschaltungen.
Teams: Der Nachfolger von Skype for Business kann zudem auch Desktop-Sharing, Chats, Online-Besprechungen und HD Videokonferenzen. Die Office 365 Teams werden zudem mit weiteren Teamtools ausgestattet, wie z.B. gemeinsame Kalender, Notizbücher, Dateiablage etc.
Microsoft Yammer: Diese App ist eine unternehmensübergreifende, interne Social-Media-Plattform für die Vernetzung der Mitarbeiter. Mit dem Social-Intranet kann abteilungsübergreifend kommuniziert und Wissen bedarfsgerecht geteilt und vernetzt werden.
Microsoft Stream: Der Nachfolger von Office 365 Video ist ein Video-Sharing-Dienst und damit quasi ein Youtube für Unternehmen, z.B. für das sichere Hochladen und Teilen von aufgezeichneten Schulungskursen, Meetings, Besprechungen, Vorträgen und Präsentationen.
Microsoft Forms: Webbasiertes Umfrage-Tool für das schnelle Erstellen und Auswerten von Umfragen, z.B. für Abstimmungen in Meetings, das Einsammeln von Meinungsbildern in Teams, Zufriedenheitsumfragen oder auch Preis-Rätsel oder komplexe Prüfungen. Die Teilnahme ist mit jedem Webbrowser möglich.

2. Office 365 Tools für die Aufgabenorganisation und das Projektmanagement

Planner: Das Kollaboration-Tool erleichtert das Projektmanagement und die Planung, Verteilung und Verwaltung von Aufgaben, inklusive Projekt-Chat, Dateiablage und Statusübersicht.
To-Do: Ein schlankes und einfach bedienbares Programm für die Organisation der persönlichen täglichen Aufgaben (statt Schmierzettel und Post-its).
Bookings: Planungstool zum Onlinebuchen von Terminen und Dienstleistungen, mit automatischen Bestätigungs-E-Mails, Kalendereinladungen und Erinnerungsfunktion.
Project: Umfassendes Projektmanagement-Tool inklusive Anforderungs-, Portfolio-, Multiprojekt-, Risiko- und Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Zugriffsverwaltung und zentrale Ressourcenplanung.

3. Office 365 Tools für die persönliche Wissensarbeit und das Dateimanagement

OneNote: Digitales Notizbuchprogramm, das beispielsweise für die Dokumentation von Aufgaben und Projektfortschritten, die Organisation von Kampagnen oder Events sowie das gemeinsame Zusammenarbeiten an denselben Dokumenten und Checklisten wichtig ist.
Delve: Ein selbstlernender, intelligenter Dateiverwaltungs-Assistent mit Suchfunktion und Discovery-Tool. So werden Office-Inhalte schneller gefunden und zusätzlich auch relevante Office Inhalte vorgeschlagen, die Ihnen bislang noch völlig unbekannt waren.
Advanced eDiscovery: Ermöglicht das übergreifende Durchsuchen von Exchange-Postfächern, SharePoint Online und OneDrive for Business nach Dokumenten und Informationen.

4. Office 365 Tools für Intranets, Dateiablagen und das mobile Arbeiten

SharePoint: SharePoint-Server dienen der Dateiablage und dem Austausch von Informationen (z.B. E-Mails, Kalender, Dateien, Aufgaben, Formulare etc.), um Intranet- und Extranet-Portale zu erstellen.
OneDrive: Die Weiterentwicklung der SharePoint-Technologie ist ein Hybrid-Cloudspeicher für die gemeinsame und mobile Dateienbearbeitung, die zugleich auch einen Offline-Zugriff auf die Dateien ermöglicht (z.B. bei schlechten Mobilfunkverbindungen unterwegs oder im Flugzeug).
Exchange Server: Die Groupware und Server-Software ist die Basis dafür, dass E-Mails, Termine, Kontakte, etc. zentral abgelegt und gemeinsam von mehreren Nutzern verwaltet und genutzt werden können.
Access: Datenbankmanagementsystem mit Entwicklungsumgebung.

5. Office 365 Tools für Workflows und Workspaces

Flow: Mit dem Tool können Prozesse und Arbeitsschritte in Office 365 programmübergreifend zu individuellen Workflows automatisiert und damit viel Zeit eingespart werden.
Groups: Groups ist eine Art Klammer, um mehrere Office 365-Anwendungen und Apps zu einer gemeinsamen Toolgruppe zu vereinen.

6. Office 365 Tools für ERP, CRM, RMS, Sales und die Vernetzung von Geschäftsbereichen

Dynamics: Cloudlösung zur Vernetzung unstrukturierter Geschäftsbereiche und der Verbesserung von Sales, Service, Finance, Talent und Marketing. Der SAP- und Oracle-Konkurrent umfasst Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Retail Management System (RMS) und Sales.
PowerBI: Der Geschäftsanalysedienst verbindet verschiedenste Datenquellen und stellt interaktive Visualisierungen und Business Intelligence-Funktionen bereit (z.B. für Berichte und Dashboards).
Reporting: SQL Server Reporting Services ist ein Server-basiertes Business-Intelligence-Werkzeug für das Erstellen, Verwalten und Bereitstellen von mobilen und paginierten Berichten.

Die weiteren Tools und App-Lösungen in Office 365: Von der Zeiterfassung bis zum Whiteboard:

MyAnalytics: App zur Arbeitszeiterfassung und -analyse (der eigenen und die der Mitarbeiter). Wie viel Zeit wird für E-Mails, Besprechungen etc. verbraucht? Die Daten bilden die Basis für die Optimierung der Arbeitsabläufe.
StaffHub: Digitale Dienstpläne für das Zeitmanagement, die Zeiterfassung und die Koordination der Mitarbeiter, vor allem im Außendienst.
Publisher: Eine Desktop-Publishing-Software für das Erstellen von Druckpublikationen, als Alternative zu Adobe InDesign oder QuarkXPress.
Sway: PowerPoint-Alternative für das Erstellen von Präsentationen und das Kombinieren unterschiedlichster Inhalte.
Visio: Tool zum Erstellen von professionellen Diagrammen, z.B. Flussdiagramme, IT-Netzwerke, Organigramme, Geschäftsprozesse oder architektonischen Grundrissen.
Whiteboard: Office 365 Tool, um an einer virtuellen Leinwand (Whiteboard) in Echtzeit online miteinander arbeiten zu können (z.B. für Notizen, Zeichnungen, Diagramme etc. mittels Stift, Touchscreen oder Tastatur).
PowerApps: Entwicklungs-Tool für Web-Apps und mobile Apps ohne Programmierwissen.

Werkzeuge für Unternehmen — Abbildung I: In Office 365 gibt es viele Tools und Apps für eine produktivere Zusammenarbeit in Unternehmen, wir zeigen den Überblick! Bild: Microsoft, Büro Kaizen

Extra-Tipp: Mit Microsoft Groups bedarfsgerechte Tool-Gruppen & Workspaces in Office 365 bilden

Microsoft Groups ist ein Tool innerhalb von Office 365, das andere o365-Tools wie eine Klammer zu Toolgruppen zusammenfasst. Groups ist also genau das Werkzeug, das man benötigt, um einen Workspace (z.B. für die Mitarbeiter eines neuen Projekts) flexibel und bedarfsgerecht mit den jeweils dafür benötigten Apps/Tools auszustatten.

Groups bietet dann nicht nur eine gemeinsame Benutzeroberfläche für die integrierten o365-Tools. Auch das Verwalten, Anmelden neuer Teilnehmer und die Vergabe von Berechtigungen wird in einer solchen Office-365-Toolgruppe anwenderfreundlich zentral gebündelt.
Wie Sie mit Microsoft Groups die anderen Office 365 Apps zu einem individuell passenden Workspace verbinden, lesen Sie in unserer Anleitung → „Microsoft Groups: Anleitung für das Erstellen der richtigen Kollaborationtool-Gruppe“.

Und Sie?

Die verschiedenen Office 365 Tools erfüllen definitiv ihren Zweck. Die intelligenten Werkzeuge bieten in der Tat die Möglichkeiten für eine effizientere und damit produktivere Zusammenarbeit in Unternehmen. Das Potenzial kann aber nur abgeschöpft werden, wenn der Start mit der neuen Software auch (möglichst) reibungslos gelingt. Auch dafür empfiehlt sich der Einsatz eines Office 365 Tools, und zwar Teams. Unser Tipp: Erstellen Sie ein unternehmensweites Teams-Team, innerhalb dessen Sie alle Mitarbeiter über die neueingeführten Office 365 Tools informieren – warum und wie das genau geht, erfahren Sie hier → „Microsoft Teams (2): Anleitung für die Teamerstellung und den Start in Ihrem Unternehmen“.

Kostenloses Büro-Kaizen eBook (im Wert von 9,70 Euro): Wie man den digitalen Wandel und moderne Bürokonzepte geschickt in die eigene Büro-Organisation einbaut → „Sind Sie und Ihr Team bereit für das Büro von morgen?“.
Seminare und Trainings: Unsere Experten unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer Büroarbeit und Büroorganisation – mit Inhouse-Seminaren, Office-Trainings, Vorträgen und Webinaren → zu den Büro-Kaizen-Angeboten rund um die berufliche Weiterbildung.
Kostenlose Vorlagen und Checklisten: Viele weitere praxiserprobte Tipps, Anleitungen und Vorlagen rund um die Themen Schreibtisch, digitales Arbeiten, Teamarbeit, Besprechungszimmer, Personalarbeit und Vertrieb finden Sie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center.

Dauer 01:31 Minuten

Sehr geehrtes Büro-Kaizen-Team,

Aus dem sehr speziellen Blickwinkel einer Handelslehrerin an einer öffentlichen Berufsbildenden Schule lese ich sowohl die Bücher „Für immer aufgeräumt“ und „So geht Büro heute“ als auch die Blogs oder Werbemails mit Interesse und Gewinn.
Ich bin in mehrfacher Hinsicht betroffen und interessiert an den Themen, denn neben der eigenen (Un-)Ordnung erlebe ich die Schwierigkeit, im komplexen System Schule das Office 365-Paket nutzbar zu machen UND die Aufgabe, SchülerInnen und Auszubildenden Anwendungen und kaufmännische Büropraxis „nebenher“ zu vermitteln.

Was macht Ihr Buch „So geht Büro heute“ für mich besonders hilfreich?
Es ist der Umstand, dass es an Problemen ansetzt, die sich mir in der Praxis stellen- und tatsächlich Lösungswege aufzeigt, ohne sich in Details zu verlieren.
Verwende ich im Gegensatz typisches Lehr- und Lernmaterial- zum Beispiel auch für One-Note, in das ich mich mit diesem Schuljahr einarbeite- stockt die Arbeit meist nach wenigen Zeilen, weil die konkrete Vorgehensweise nicht kompatibel ist mit meiner Hardware, mit der verfügbaren Version, mit was auch immer.

Die Anwendung „Teams“ habe ich gestern Abend das erste Mal ausprobiert und halte sie für hilfreich beim Einarbeiten mit KollegInnen, vielleicht auch beim Umsetzen von laufenden Arbeiten mit Schulklassen oder Arbeitsgruppen.

Eine große Schwierigkeit sehe ich für meinen Arbeitsbereich im Nebeneinander von zu vielen Anwendungen, Plattformen, Foren, Austauschmöglichkeiten, Versionen. Und in der Tatsache, dass Jüngere ihre eigenen Austauschkanäle über wieder andere Anwendungen suchen.

Ein weites Feld.

Ich grüße Sie und wünsche mir weiter gute Tipps, die ich auch gerne weiter gebe.

Anja Bilstein
Diplom-Handelslehrerin