Office 365 Teams: Teamworkspace mit Chat, Video-Konferenzen und weiteren Teamwerkzeugen



Das im März 2017 veröffentlichte Office 365 Teams kann mit Fug und Recht als das neue Skype for Business gelten – es kann allerdings deutlich mehr als sein Vorgänger. Microsofts Teams ist eine chatbasierte Komplettlösung für die Kommunikation in Unternehmen und dezentral verteilten Teams. Neben Multi-Channel-Gruppenchats beinhaltet dies auch Lösungen für Online-Teambesprechungen und Live-Videokonferenzen. Diese Gruppenkommunikationsfunktionen werden dann allerdings noch um all das ergänzt, was man für eine gelungene Teamzusammenarbeit benötigt, wie z.B. eine gemeinsam bearbeitbare Dateienablage, ein Terminplanungskalender, Teamnotizbücher und einen Projekt-Planner für das Projektmanagement und Zuweisen von Aufgaben. Was das vergleichsweise neue Office 365 Team-Tool aus der Redmonder IT-Entwicklungsschmiede alles genau kann, erfahren Sie hier.

Was ist das Problem?

Office 365 gibt es für sehr kleine bis sehr große Unternehmen (Business- und Enterprisekunden), Bildungseinrichtungen (Education) sowie Behörden, Verbände und Organisationen. Je nach Größe, Branche und Einsatzbereiche lassen sich die einzelnen Office 365 Anwendungen für reibungslosere Unternehmensprozesse und eine effizientere Teamzusammenarbeit unterschiedlich und modulweise kombinieren. Für manche Probleme stehen auch gleich mehrere ähnliche Lösungen zur Verfügung, was die Übersicht weiter erschwert. Und zu guter Letzt bringt Microsoft auch noch Teams heraus, das wie eine russische Matroschka-Puppe mehrere schon bekannte Microsoft-Anwendungen enthält und damit dennoch zugleich wieder etwas völlig Neues schafft.

So funktioniert es:

Microsofts Matroschka-Puppen-Prinzip in Office 365

Office 365 enthält mehr, als nur die bekannte Bürosoftware „Microsoft Office” (Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Word und die Microsoft Cloud OneDrive). In Office 365 sind je nach Tarifplan verschiedene weitere Zusatzprogramme verfügbar, z.B. Publisher, Access, Bookings, Delve, Exchange, Flow, Forms, Groups, Planner, PowerApps, Power BI Pro, Skype for Business, SharePoint, StaffHub, Stream, Sway, Yammer – und jetzt auch Teams. Dabei hat die neue Kommunikationsplattform Teams immer auch eine Microsoft Group als Klammer um alle subsummierten 365er-Anwendungen (z.B. OneNote, Yammer, Planner, Outlook etc.), Teams ist aber zugleich auch Bestandteil jeder neu erstellten Group. Aber das Matroschka-Prinzip geht noch weiter: Über API-Schnittstellen lassen sich auch alle anderen Office 365-Anwendungen in die Teamplattform integrieren (bzw. in dessen Groups) und von hier aus nutzen und bedienen. Also, was ist Microsofts Teams nun konkret und was kann es alles leisten?

Was ist Office 365 Teams?

Die Hauptfunktion von Microsoft Teams innerhalb von Office 365 ist, wie bereits erwähnt, die einer Kommunikationsplattform für Unternehmen. Im Unterschied zu Microsofts Yammer, das eine Intra-Social-Media-Plattform nur für die eigenen Mitarbeiter im Stile von Facebook ist, bietet Teams alle Tools für die konkrete Zusammenarbeit und Absprache in Gruppen und Projekten. Dafür stehen Multi-Channel-Chats für die asynchrone Absprache zur Verfügung, für die direkten Teamabsprachen gibt es Audio-Gruppengespräche und Video-Konferenzen, an denen interne Mitarbeiter wie auch externe Kunden teilnehmen können. Auf diese Weise lassen sich nicht nur schnell und einfach Onlinebesprechungen und virtuelle Meetings mit räumlich verteilten Teilnehmern abhalten (inklusive Desktopfreigabe), sondern auch „One-to-many” Webinare mit bis zu 10.000 Teilnehmern! Um einen größtmöglichen praktischen Nutzen aus diesem Set an verbesserten Kommunikationsmöglichkeiten zu ziehen, sind in Teams weitere Kollaborationtools von Office 365 integriert.

Was kann Office 365 Teams alles leisten?

Microsofts Komplettlösung für die Teamkommunikation in Unternehmen wäre nicht komplett, wenn man damit nur Informationen und Neuigkeiten austauschen oder Onlinebesprechungen und virtuelle Konferenzen abhalten könnte. Folgende sinnvolle Teamwerkzeuge ergänzen die „Multi-Channel-Plattform für Audio-, Video- und Chat-Kommunikation”:

  • Terminplanungshilfe: Über den mit dem Outlook-Kalender verknüpften Terminplanungsassistenten lassen sich Einladungen zu Onlinebesprechungen, Meetings und Konferenzen planen und versenden.
  • Projektplanungstool: Der integrierte Microsoft Planner sorgt für ein reibungsloses Projektmanagement, das Verteilen der To-Dos und eine Übersicht über die Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsfortschritte der einzelnen Teamprojektaufgaben.
  • Gemeinsames Notizbuch: Die Projektdokumentation kann aus Teams heraus in einem gemeinsamen OneNote-Notizbuch erfolgen (mit verschiedenen Abschnitten, Seiten, Unterseiten und weiteren hilfreichen Eingabe- und Bearbeitungstools).
  • Gemeinsame Dateibearbeitung: Der Dateiupload erfolgt über Microsofts Sharepoint und OneDrive-Technologie. Dies ermöglicht auch das gleichzeitige Bearbeiten ein und derselben Datei durch mehrere Teammitglieder – konkurrierende Dateiversionen gehören damit der Vergangenheit an!
  • Weitere Features und Drittanbieter: Das ganze Toolsortiment wird noch um Delve und Power BI erweitert, aber auch die anderen 365er-Tools und sogar Drittanbieter können den einzelnen Teams-Gruppen einfach über API-Schnittstellen hinzugefügt werden.

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Abbildung I: Office 365 Teams ist für Windows, Mac, Android und iOS verfügbar, Microsoft, Büro Kaizen

Darauf kommt es an: Microsoft Teams ist nur innerhalb von Office 365 nutzbar

Microsoft Teams ist seit März 2017 ein automatischer Bestandteil der Office 365 Business-Pläne (Essentials und Premium) sowie der Enterprise-Pläne E1, E3 und E5. Aufgrund der Integration wesentlicher Office 365 Anwendungen (wie z.B. Sharepoint, OneDrive etc.) kann Teams nicht ohne Office 365 genutzt werden. Die Integration in die Office 365 Unternehmenslösungen hat jedoch auch den großen Vorteil, dass Teams die Compliancerichtlinien und Normen für die Datensicherheit vollumfänglich erfüllt (z.B. SOC 1 und SOC 2) sowie in der Microsoft Cloud Deutschland ausschließlich auf europäischen bzw. deutschen Rechenzentren laufen kann. Die Datenübertragung innerhalb von Teams ist zudem für eine sichere Onlinezusammenarbeit immer verschlüsselt. Weitere grundlegende Details zu Office 365 finden Sie hier:

Und Sie?

Office 365 bietet Unternehmen eine Vielzahl an vergleichsweise neuen Funktionen, Tools und Anwendungen für reibungslosere Prozesse, wie z.B. Teams, Planner, Yammer, Delve und Flow. Aber es muss nicht immer gleich die ganz große Keule sein. Allein schon bei der allgegenwärtigen Bürosoftware Outlook steckt ein enormes Potenzial für eine effizientere Anwendung und eine bessere Zusammenarbeit in Teams. Und im Verbund mit OneNote, OneDrive und einigen kostenlosen Apps ergibt sich im Handumdrehen ein sehr einfach erschließbares Effizienzpotenzial mit beinahe sofortiger Wirkung.

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial Outlook-Aufgaben in OneNote erstellen

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