Was ist Microsoft Office 365, was kann es alles und welche Funktionen bietet es? Und was sind die großen Vorteile für Unternehmen? Diese Übersichts-Seite beantwortet Ihnen alle Fragen rund um den Einsatz von Microsoft 365 bzw. Office 365. Zu den einzelnen Themenpunkten haben wir Ihnen übersichtlich unsere weiterführenden Beiträge und jeweiligen Anleitungen verlinkt. Die Informationen zu den Kosten und Leistungsumfängen der verschieden großen Lizenzpakete finden Sie unten im Anschluss an die Auflistung aller in Microsoft 365 verfügbaren Office-Anwendungen und Tools.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist Microsoft 365? Und was ist der Unterschied zu Office 365?
Microsoft Office ist die meistgenutzte Bürosoftware der Welt. Rund 85 % der Unternehmen in Deutschland nutzen die Office-Software, weltweit sind es über 1,2 Mrd. Endnutzer. Davon nutzen über 100 Mio. Businesskunden und 30 Mio. Privatkunden das leistungsstärkere Office 365 beziehungsweise Microsoft 365.
- „Office 365“ ist die im Juni 2011 veröffentlichte, Cloud-gestützte Weiterentwicklung des ursprünglichen Office-Pakets für die lokale Installation (z. B. „Office 2016“, „Office 2019“ etc.).
- Der wesentliche Unterschied ist die schier grenzenlose Rechenleistung und Speichergröße der Cloud (= die Microsoft Rechenzentren) im Hintergrund, was zahlreiche komplett neue Möglichkeiten eröffnet hat.
- Im Unterschied zum ursprünglichen Office (das im Wesentlichen aus Excel, Word, Outlook und PowerPoint besteht) ermöglicht die Cloud-Unterstützung dem 365-Ökosystem zum Beispiel deutlich mehr und deutlich leistungsstärkere Dienste, Services, Anwendungen und auch Ressourcen (Rechenkapazitäten und Online-Speicherplatz). Diese helfen dabei, die Produktivität und Effizienz in Unternehmen und bei der digitalen Zusammenarbeit weiter zu verbessern.
- Der Mehrwert von Office/Microsoft 365 umfasst jedoch nicht nur die zahlreichen neuartigen Kollaborations-Tools, intelligenten Features und mobilen Anwendungen. Bei Bedarf können Unternehmen sogar nahezu ihre gesamte IT-Infrastruktur (Server, Netzwerkkomponenten etc.) in die Microsoft-365-Cloud auslagern. Das spart Anschaffungs-, Wartungs- und Unterhaltskosten. Mehr Details hierzu erfahren Sie in → „Die Vorteile von Microsoft Office 365 für Unternehmen: IT-Infrastruktur mieten statt kaufen“.
Hinweis: Namensänderung
„Microsoft 365“ ist „Office 365“ – es gibt keinen Unterschied Im April 2020 hat Microsoft seine Programm-Suite „Office 365“ offiziell in „Microsoft 365“ umbenannt. Dabei hat sich nur der Namen geändert – der Inhalt und die Preise sind, bis auf kleine Änderungen und neue Angebote, im Wesentlichen gleichgeblieben. Lediglich im Enterprise-Segment wird der Name „Office 365“ noch für einige Lizenzpakte weiterverwendet. |
Welche unterschiedlichen Office/Microsoft 365 Varianten gibt es?
Es gibt nicht nur „ein einziges Microsoft Office 365“. Die Bürosoftware-Suite ist modular aufgebaut, das heißt, der enthaltene Leistungsumfang variiert je nach Lizenz (den sogenannten „Plänen“). Dafür stehen verschiedene Kategorien mit jeweils weiteren, unterschiedlich großen Leistungspaketen zur Auswahl (enthaltene Programme, Dienste und verfügbare Kapazitäten). Hier erfahren Sie mehr zu den jeweiligen Versionen.
- Privat (Personal/Single)
- Home (Familie)
- Unternehmen (Business und das größere Enterprise)
- Bildungswesen (Student und Education)
- Darüber hinaus bietet Microsoft auch eigene Lizenz-Modelle für Non-Profit-Organisationen sowie Behörden an
- Gesamtüberblick, wie viele Nutzer und wie viele Geräte für welches Microsoft 365 zulässig sind
2. Was kann Microsoft 365 alles? Alle Office-Anwendungen und Tools von A bis Z
Access:
Microsoft Access ist ein Datenbankmanagementsystem mit zusätzlicher Entwicklungsumgebung. Mit dem Tool (nur für Windows-PCs verfügbar) können also Datenbanken angelegt, angepasst und genutzt werden. Dafür können auch Datenquellen aus anderen Anwendungen integriert und dann übersichtlich visualisiert werden (z. B. für Warenwirtschaftssysteme, Auftrags- und Bestellwesen).
- Zusätzliche Entwurfstools und Vorlagen ermöglichen zudem das Entwickeln individueller, leistungsstarker Geschäftsanwendungen.
- Mehr Details erfahren Sie in unserer Office-365-Anleitung → „Was ist Microsoft Access? Schnell und einfach maßgeschneiderte Datenbanken erstellen“.
Bookings:
Microsoft Bookings ist eine Terminplanungs-App zum einfachen Planen, Verwalten und Buchen von Onlineterminen aller Art – sowohl dienstleister- als auch kundenseitig. Dabei können unter anderem die bearbeitenden Servicekräfte und Buchungsanforderungen festgelegt werden und alle Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails werden automatisch versendet. Auch Terminänderungen können damit von allen Seiten leicht vorgenommen werden. Mehr Informationen zu dem Tool lesen Sie in → „Microsoft Bookings: Das Online-Buchungs-Tool für eine einfachere Terminvereinbarung“ (Anleitung mit Video-Tutorial).
Delve:
Microsoft Delve ist ein auf künstlicher Intelligenz basierender, selbstlernender, persönlicher Assistent, der die einzelnen Nutzer individuell bei der Dateiverwaltung unterstützt. Dadurch wird das Suchen und Finden relevanter Informationen in der Dateiablage und im Unternehmensnetzwerk erheblich erleichtert – auch für wichtige Dateien, die Sie noch gar nicht kennen können. Microsoft selbst bezeichnet Delve als „Datenvisualisierungs- und Discovery-Tool“. Die Delve-Assistenten vernetzen sich zudem auch untereinander. Das birgt zahlreiche Vorteile für die Zusammenarbeit, unter anderem für Vertretungen im Krankheitsfall. Mehr Informationen lesen Sie in → „Was ist Office 365 Delve? Ein Dokumentenverwaltungs-, Wissens- und Collaboration-Tool“.
Dynamics 365:
Microsoft Dynamics 365 ist eine ERP-, CRM- und RMS-Lösung, die etwas schlanker ist als die umfassenden Branchenlösungen der Konkurrenz von SAP und Oracle. Damit können bislang unstrukturierte Geschäftsprozesse in den Bereichen wie Sales, Marketing, Service, HR sowie Finance & Operations miteinander vernetzt, analysiert und schließlich optimiert werden. Dynamics ist problemlos in Microsoft/Office 365 integrierbar (z. B. via Teams), wird jedoch als eigenständiger Dienst angeboten.
Excel:
Microsoft Excel ist das weltweit am häufigsten verwendete Tabellenkalkulationsprogramm. Die erste Programmversion datiert auf das Jahr 1985. Seit 1989 ist es ein Standardbestandteil von Microsoft Office und seit 2011 von Office 365. In den Zeilen, Spalten und einzelnen Zellen können (mittels Formeln und Funktionen) umfangreiche statistische, kaufmännische, finanz- und wirtschaftsmathematische Berechnungen vorgenommen, analysiert und auch in Form von Diagrammen dargestellt werden. Auch Texte lassen sich in Tabellenform bearbeiten, verketten, filtern und sortieren (u. a. mittels Datumsfunktionen). In folgenden Büro-Kaizen-Anleitungen finden Sie mehr Details zu Microsoft Excel in Office 365:
- Excel-Tabellen erstellen und gleichzeitig bearbeiten
- Excel Tabelle in Word einfügen
- Excel Zeile fixieren (Schritt-für-Schritt Anleitung)
- Excel Zellen verbinden, einfach erklärt
- Wie man in Excel Duplikate entfernt und doppelte Werte löscht
- Wie man ein PDF in ein Excel umwandelt
Exchange Server und Exchange Online:
Exchange wird für einen professionellen E-Mail-Verkehr in Unternehmen benötigt – mit weiteren, zusätzlichen Groupware-Funktionen. Microsoft Exchange Server ist dabei die ursprüngliche, lokal (auf den eigenen Unternehmensservern) installierte On-Premises-Version der Groupware- und E-Mail-Transport-Server-Software. Für die Client-Server-Kommunikation, also das individuelle Verwalten von E-Mails, Kontakten, Kalenderterminen und Aufgaben durch die Nutzer, wird dann noch eine zusätzliche Client-Anwendung benötigt, wie zum Beispiel Outlook.
- Exchange Online wiederum ist die Cloud-Variante, die nicht mehr auf den eigenen Unternehmensservern installiert werden muss, sondern als einfach mietbare SaaS-Lösung in den Rechenzentren von Microsoft läuft (der Microsoft-Cloud).
- Mehr Details zu den Exchange-Diensten erfahren Sie in unserer Anleitung → „Exchange Online in Microsoft Office 365: E-Mail-Dienst für Unternehmen“.
Forms:
Microsoft Forms ist das Online-Umfrage-Tool in der Office-Programmfamilie von Microsoft 365. Der Einsatzbereich reicht von schnell erstellten Umfragen, Abstimmungen und Quick-Polls (z. B. innerhalb von Microsoft Teams) über Zufriedenheitsumfragen im eigenen Kundenkreis und Online-Preisrätseln für die Neukundengewinnung bis zu komplexen Tests und Prüfungsaufgaben (z. B. im Bildungswesen). Für das Erstellen und Teilnehmen an den Forms-Umfragen wird lediglich ein Webbrowser benötigt. Mehr Details finden Sie in unseren Büro-Kaizen-Anleitungen:
- „Microsoft Forms: Für Umfragen und Online-Abstimmungen (inkl. Video-Tutorial)“
- „Microsoft Forms: Umfrage in Teams erstellen und einbinden“
Gruppen/Groups:
Die Microsoft 365-Gruppen (Office 365 Groups/Microsoft Groups) sind eine Art Klammer, mit denen ein bestimmter Personenkreis zusammen mit beliebig weiteren Office-Programmen zu einem gemeinsamen digitalen Arbeitsraum zusammengefasst werden können. Dies ermöglicht unter anderem eine zentrale Verwaltung sowie das gemeinsame Erstellen und Bearbeiten von Dateien und Dokumenten. Mehr Details erfahren Sie in → „Office 365 Gruppen: Anleitung für das Erstellen und richtige Nutzen der praktischen Microsoft Groups“.
Lists:
Das Mitte 2020 veröffentlichte Office-365-Tool Microsoft Lists ermöglicht ein übersichtliches Organisieren, Verwalten und Nachverfolgen von Informationen und Abläufen. Dafür basiert die List-App auf den bekannten SharePoint-Listen, ist allerdings einfacher und intuitiver zu bedienen. Darüber hinaus lässt sich Lists auch ideal in Microsoft Teams integrieren und dort gemeinsam nutzen. Mehr Details hierzu erfahren Sie in → „Die neue Business-App Microsoft Lists: Für ein effizienteres Organisieren und Verwalten von Unternehmensabläufen“ (inklusive Video-Tutorial und Praxisbeispielen).
MyAnalytics:
Microsoft MyAnalytics ist ein Produktivitäts-Tool, das hilft, die Arbeitsmuster zu verbessern – individuell und im Team. Dafür werden die Arbeitsmuster in und der Zeitbedarf für E-Mails, Besprechungen, Telefonate, Chats etc. automatisiert analysiert und in einem persönlichen Dashboard aufbereitet. Damit ist MyAnalytics weniger ein Tool für die Arbeitszeiterfassung, sondern viel mehr für die Arbeitszeitanalyse als Basis für eine Optimierung der Arbeitsabläufe. Das Ziel ist ein fokussierteres, effizienteres und auch ungestörteres Arbeiten.
OneDrive:
OneDrive ist eine Online-Dateiablage (Filehosting-Dienst) in der Microsoft-Cloud. Die Besonderheit ist dabei die hybride Cloudspeichertechnologie. Dadurch sind die Daten und Dateien nicht nur Online für die verschiedensten Geräte verfügbar (z. B. mobiler Zugriff von unterwegs aus). Wichtige Dateien können zudem auch mit der lokalen Festplatte von Geräten automatisiert synchronisiert werden, um auch stets einen Offline-Zugriff darauf zu haben – trotz schlechter oder fehlender Mobilfunkverbindung. Innerhalb von Microsoft 365 ist OneDrive zudem häufig der benötigte Onlinespeicher für andere Office-Anwendungen, wie beispielsweise für die OneNote-Notizbücher. Dabei gibt es OneDrive als kostenlose Stand-alone-Lösung (z. B. für Windows 10), als leistungsstärkeres OneDrive for Business sowie mit 1TB Speicherplatz pro Nutzer im Rahmen eines Microsoft-Office 365 Abonnements (hier finden Sie → mehr Details zu den Kosten und Preisen von OneDrive).
- OneDrive: Die größten Vorteile
- Microsofts persönlicher Tresor in OneDrive: Mehr Sicherheit für sensible Dateien
- Tipps für die perfekte Ordner- und Ablage-Struktur in OneDrive
- Wie man in OneDrive zusammenarbeitet: Ordner und Dateien teilen und freigeben
- OneDrive ohne Internetverbindung: So funktioniert die selektive Synchronisation
- Zwei OneDrive auf einem Smartphone: Zwischen Privat- und Geschäftskonto wechseln
- OneDrive für Mac und für das iPad
- Vergleich SharePoint vs. OneDrive: Wann ist was besser geeignet?
- Büro-Kaizen digital: „Microsoft OneDrive Video-Tutorial“
OneNote:
OneNote ist ein extrem vielseitiges digitales Notizbuchprogramm. Es eignet sich nicht nur für elektronische Notizen aller Art, sondern beispielsweise auch für die (digitale/papierlose) Projektdokumentation, Besprechungsprotokolle, das gemeinsame Bearbeiten von Aufgaben und Dokumenten, das Organisieren von Veranstaltungen, Kampagnen etc. Auf folgender Sammelseite haben wir Ihnen alle Anleitungen rund um den Einsatz von OneNote in Office/Microsoft 365 und im Unternehmensalltag zusammengefasst.
Outlook:
Microsoft Outlook ist ein sogenannter „Personal Information Manager“ (Oranizer). Es dient dem Verwalten von persönlichen E-Mails, Kontakten, Terminen, Aufgaben und Notizen. Outlook ist Microsofts Client für den Exchange-Dienst, kann aber auch eigenständig verwendet werden. Wie Sie Ihre E-Mails nun am effizientesten in Outlook verwalten, eine Wochenplanung durchführen, Kalender freigeben, die Aufgabenliste nutzen und vieles mehr, erfahren Sie hier auf unserer Anleitungs-Übersichtsseite → „Microsoft Outlook: Das müssen Sie wissen!“
Planner:
Microsoft Planner ist das Projektmanagement-Tool im Office 365 Ökosystem. Damit lassen sich Projekte, Teilprojekte und Projektaufgaben ganz einfach anlegen und per Drag & Drop zuordnen. Jedes Planner-Mitglied erhält dann eine individuelle Übersicht über seine eigenen Aufgaben, die Auslastung der Kollegen sowie über den Fortschritt des Gesamtprojekts. Die Planner-App kann viel und erleichtert die gemeinsame Projekt- und Aufgabenbearbeitung, ist dabei aber nicht ganz so komplex wie das umfassendere Microsoft Project. Dementsprechend einfacher und intuitiver lässt es sich auch bedienen. Besonders praktisch ist dabei die Kombination, die Planner-App direkt in Microsoft Teams einzubinden.
- „Der Planner in Office 365: Das Projektmanagement-Tool einfach erklärt“
- „Microsoft Planner: Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool“
PowerApps:
Power Apps gehört zusammen mit Power Automate, Power BI und Power Virtual Agents zu Microsofts Power-Plattform. Im Fokus stehen dabei systemübergreifende IT-Anwendungen. Power Apps selbst ist dabei eine Entwicklungssoftware, mit der laut Microsoft auch Ungeübte ohne Programmierkenntnisse eigene Web-Apps und Mobile-Apps für die unterschiedlichsten Aufgaben in einer Organisation entwickeln können („Low-Code-Plattform“).
Power Automate (f.k.a. Flow):
Mit Power Automate (bis November 2019 „Microsoft Flow“) können wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsschritte vergleichsweise einfach automatisiert werden. Dies gilt auch für Anwendung von Drittanbietern, also außerhalb von Office/Microsoft 365. So können ganze Workflows, wie zum Beispiel Abwesenheitsworkflows, vollständig automatisiert ablaufen. Auch Genehmigungs- und Veröffentlichungsworkflows werden dadurch zeitsparender und effizienter. Hier finden Sie mehr Informationen und unsere Anleitungen zu dem Automatisierungs-Tool:
- „Power Automate: Anleitung mit 10 Tipps, Vorlagen und Praxisbeispielen für automatisierte Workflows und Prozesse“.
- Büro-Kaizen Video-Anleitung: „Microsoft Power Automate Tutorial“ (deutsch)
Power BI:
Diese Power-Plattform-Anwendung mit Business Intelligence-Funktionen (BI) dient der Analyse von Geschäftsprozessen. Dafür werden verschiedenste Datenquellen miteinander verbunden und daraus interaktive Visualisierungen und Berichte erstellt. Power BI ist für den Endnutzer vergleichsweise einfach zu bedienen und wird von dem Marktforschungs- und Analytikunternehmen Gartner regelmäßig zu der führenden Business Intelligence Plattform gekürt.
PowerPoint:
Das Präsentationsprogramm Microsoft PowerPoint ist ein Urgestein unter den Office-Anwendungen und wird bereits seit 1987 kontinuierlich weiterentwickelt. Seit 1990 ist es Teil der Office-Pakete und seit 2011 Standardbestandteil von Microsoft 365. Ursprünglich war es für die Gestaltung der Folien von Tageslichtprojektoren entwickelt worden (Overheadprojektoren). Mittlerweile ist es das weltweit führende Programm zum Erstellen von Vorträgen und Präsentationen – insgesamt über 500 Mio. PowerPoint-Nutzer weltweit starten jede Sekunde 350 Präsentationen. Tipps für die effiziente Nutzung von PowerPoint, und wie Sie es mit anderen Microsoft 365 Tools kombinieren, erfahren Sie in folgenden Anleitungen.
- „Die Dateigröße von PowerPoint-Präsentationen verkleinern“ (mit Video-Tutorial).
- „Das konfliktfreie gemeinsame Bearbeiten von PowerPoint-Dateien mittels OneDrive.“
- „Kostenlose Alternativen zum ausgelaufenem PowerPoint Viewer.“
- „PowerPoint Online: FAQ, Anleitung und Vergleich mit dem Desktop-PPT und Microsoft Sway.“
- „PowerPoint in Microsoft Teams richtig nutzen: Präsentieren, freigeben und gemeinsam bearbeiten.“
- „OneNote und PowerPoint: Präsentationen einfach und effizient im Notizbuch kommentieren.“
Power Virtual Agents:
Mit dieser Power-Plattform-App lassen sich Chatbots erstellen. Dies sind textbasierte Dialogsysteme, die als virtuelle Assistenten Nutzerfragen beantworten, zum Beispiel auf der Unternehmenshomepage. Die intelligenten Chatbots von Microsoft erfordern dabei keinen Programmieraufwand seitens der Endnutzer. Die Chatbots sind 24/7 aktiv, reagieren sofort auf Kundenanfragen und entlasten Ihre Mitarbeiter.
Project:
Dies ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool auf Enterprise-Niveau. Es kann beispielsweise mit ERP-Software von Drittanbietern kombiniert werden (wie z. B. SAP) und bietet dann umfassende Projektmanagementfunktionen, wie unter anderem Risikomanagement, Projektüberwachung, zentrale Ressourcenplanung, Multiprojektmanagement, Berichtsvorlagen, Zeiterfassung und vieles mehr.
Publisher:
Microsoft Publisher (nur für Windows-PCs) ist eine sogenannte Desktop-Publishing-Software. Damit können Druckpublikationen aller Art für professionelle Ausdrucke erstellt werden, beispielsweise für Grußkarten, Einladungen oder Druckvorlagen für eine Druckerei. Die Publisher-Anwendung ist damit eine einfachere Alternative zu den professionellen und umfangreicheren Publishing-Programmen wie Adobe InDesign und QuarkXPress. Mehr Details finden Sie in unserer Übersicht → „Anleitung für Microsoft Publisher: Kostenlose InDesign-Alternative zum Erstellen von Drucksachen“.
SharePoint:
Mit dem extrem vielseitigen SharePoint können Unternehmen Webseiten erstellen, Intranets, Extranets, eine gemeinsame Dateiablage, Bibliotheken, Informationen austauschen und Prozesse in Form von Listen nachverfolgen. Die Software ist dabei sowohl für die lokale Installation verfügbar (SharePoint Server) und auch als Cloud-Anwendung (SharePoint Online) in den Office/Microsoft 365 Paketen enthalten. Hier finden Sie unsere kostenlosen Anleitungen und Tipps rund um SharePoint.
- SharePoint-Tutorial: Das sind die besten Funktionen von Microsoft SharePoint
- SharePoint: Die Funktionen und Features
- SharePoint: Intranet, Dokumentenbibliothek und Kollaboration-Tool für die Zusammenarbeit
- SharePoint Dokumentenmanagement: Was ist das und wie funktioniert es?
- SharePoint: Neue Website als Unterseite, Webseitensammlung oder Hub Site erstellen?
- Gemeinsame Dateiablage: Wie Sie eine Website oder einen Ordner aus SharePoint in Microsoft Teams einbinden
- SharePoint-Berechtigungen: Was Sie wissen müssen und wie Sie sie ändern können
- SharePoint Login Seiten: Der Einstieg in die Informationszentrale von Office 365
- SharePoint Workflows: Alles was Sie für eine optimale Arbeitsflussgestaltung wissen müssen
- SharePoint-Dateien lokal mit einem PC synchronisieren und dann offline bearbeiten
- Dateien in SharePoint auschecken und nach der Bearbeitung wieder einchecken
- Projektmanagement mit Microsoft SharePoint
- Anleitung mit Video-Tutorial rund um die Suchfunktion in SharePoint
- SharePoint Wikis: Wie man einen Wissensspeicher für alle aufbaut
- SharePoint-Versionsverlauf: Ältere Versionen wiederherstellen
- Eine automatische Benachrichtigung bei Änderungen in SharePoint einrichten
- SharePoint Designer: Was sind die Alternativen in SharePoint Online?
- Die mobile SharePoint Handy-App: Das Intranet für die Hosentasche
Skype for Business:
Das Kommunikation-Tool bietet Chats, Audiogespräche, Videotelefonie und Konferenzschaltungen. Mittlerweile ist Skype for Business ganz in dem Nachfolgeprogramm „Microsoft Teams“ aufgegangen und wurde durch dieses vollständig ersetzt. Lediglich der Markenname Skype und Skype for Business bleiben erhalten (siehe unten bei „Teams“).
StaffHub/Schichten:
StaffHub war ursprünglich eine eigenständige Anwendung in Office 365 für das Erstellen digitaler Personaleinsatzpläne inklusive Zeiterfassung. Mittlerweile wurde StaffHub vollständig durch die App-Erweiterung „Schichten“ für Microsoft Teams ersetzt (siehe unten bei „Teams“).
Stream:
Stream ist der Nachfolger von „Office 365 Video“ und damit der Enterprise-Videodienst innerhalb des Microsoft 365 Ökosystems. Der Video-Sharing-Dienst („Videowebseite“) ist eine Art „Intra-YouTube“ für Unternehmen und ermöglicht das sichere Hochladen, Ansehen und Teilen von Videos aller Art, wie z. B. aufgezeichneten Meetings, Präsentationen, Schulungsvideos etc.
- Der neue Video-Verwaltungsdienst transkribiert dabei das Gesprochene sogar zu Text. Dadurch werden die unternehmensinternen Videos erstmals per Textsuche durchsuchbar und damit effizienter nutzbar!
- Hier erfahren Sie → mehr Details zu Stream in Microsoft 365.
Sway:
Sway ist ein Web-basiertes Online-Präsentationsprogramm als Alternative zu Microsofts eigenem PowerPoint. Dank einer smarten Design-Engine und einem leistungsstarken Entwurfsmodul ist das Erstellen hochwertiger, professioneller Präsentationen (auch im eBook-Stil) noch einfacher und schneller möglich. Hier finden Sie unsere zweiteilige Büro-Kaizen-Anleitung:
- Microsoft Sway: Was ist Office-Sway und was kann das Online-Präsentations-Tool alles?
- Online-Präsentationen erstellen mit Microsoft Sway: Schritt-für-Schritt Anleitung für hochwertige Ergebnisse!
Teams:
Microsoft Teams ist der 2017 erschienene Nachfolger des Kommunikations-Tools Skype for Business. Neben sämtlichen Kommunikationsmöglichkeiten (Chat, Audiogespräche, HD-Videokonferenzen) können in Teams auch weitere Programme für die gemeinsame Zusammenarbeit eingebunden werden. Damit schafft Teams digitale Arbeitsräume, in denen sämtliche Ressourcen für die digitale Zusammenarbeit zentral gebündelt sind. Mehr Details zu Microsoft Teams finden Sie auf unserer Übersichtsseite → „So funktioniert Microsoft Teams: Anleitungen und Video-Tutorials von A bis Z zum Aufbau und den Funktionen“.
To-Do:
To Do ist ein schlankes, Cloud-basiertes Programm zur Verwaltung der individuellen persönlichen Aufgaben des einzelnen Nutzers (als Ersatz für Schmierzettel und Post-Its) und der Nachfolger des 2015 von Microsoft gekauften Wunderlist. Die To-Do-Listen werden dann innerhalb von Office-/Microsoft 365 automatisch mit den Outlook-Aufgaben synchronisiert. Mehr Details hierzu finden Sie in unserer Übersicht → „Microsoft To-Do: Aufgaben organisieren leicht gemacht“.
Visio:
Visio ist ein Visualisierungsprogramm, das zur erweiterten Programmfamilie von Office/Microsoft 365 gehört, allerdings separat erworben werden muss. Das Tool ermöglicht das Erstellen von professionellen Diagrammen und grafischen Darstellungen, zum Beispiel für die übersichtliche Datenaufbereitung komplexer Geschäftsprozesse und Statistiken. Mehr Information finden Sie in → „Office 365 Visio: Alles was Sie über das Datenaufbereitungs-Tool wissen müssen“.
Whiteboard:
Ein Whiteboard ist im Deutschen eine Wandtafel, Schreibtafel oder auch Weißwandtafel. Im Unternehmensalltag sind v. a. die mobilen Schreibtafeln mit weißer Kunststoff- oder Metalloberfläche bekannt, die mit speziellen Markern beschrieben und anschließend einfach wieder abgewischt werden können. So können leicht Notizen, Ideen, Pläne, Mindmaps, Abläufe oder Diagramme skizziert werden. Microsoft Whiteboard ist nun eine digitale Schreibtafel, mit der Teams dezentral gemeinsam am Computer „brainstormen“ können. MS Whiteboard gibt es als kostenlose Windows-10-App sowie im Rahmen eines Office/Microsoft 365 Abonnements. Mehr Details zur Nutzung finden Sie in unseren beiden Video-Anleitungen:
- Microsoft Whiteboard in Teams nutzen
- Microsoft Teams: Whiteboard in Breakout-Rooms nutzen (und später darauf zugreifen)
Word:
Microsoft Word war nicht nur eines der ersten Textverarbeitungsprogramme, sondern ist mittlerweile auch das weltweit am häufigsten genutzte seiner Art. Es wurde bereits 1983 veröffentlicht und wird seitdem laufend weiterentwickelt. Es war von Anfang an Bestandteil sowohl der Office-Pakete sowie auch aller Lizenzen innerhalb der Microsoft-365-Suite. Viele Layout- und Gestaltungsmöglichkeiten, Rechtschreib- und Grammatikprüfung, Korrekturhilfe und eine automatisierte Erstellungen von z. B. Seitenzahlen, Inhaltsverzeichnis, Literaturverzeichnis etc. ermöglichen eine professionelle Dokumentenerstellung. Hier finden Sie unsere Tipps und Anleitungen rund um Microsoft Word:
- Abbildungsverzeichnis in Word erstellen für Diagramme und Bilder
- Richtig zitieren: End- und Fußnoten in Word einfügen & formatieren
- Seitenzahlen in Word einfügen: Praktische Formatierungstipps zusammengefasst
- Quellenverzeichnis und Literaturverzeichnis in Word (Tipps & Anleitung)
- Microsoft Word mit OneDrive kombinieren: Dokumente einfacher teilen und gleichzeitig bearbeiten
- PDF in ein Word-Dokument umwandeln – mit Word, per Tool oder online
Yammer:
Microsoft Yammer ist eine Social-Media-Plattform (soziales Netzwerk), das sich im Unterschied zu z. B. Facebook nicht an Einzelnutzer richtet, sondern an Unternehmen und große Organisationen. In dem unternehmensübergreifenden sozialen Netzwerk können sich die Mitarbeiter einfach, asynchron und standortunabhängig vernetzen, Wissen und Informationen teilen und sich abteilungsübergreifend austauschen.
- Yammer gibt es bereits seit 2008, im Jahr 2012 wurde es für 1,2 Mrd. US-Dollar von Microsoft gekauft. Seit 2017 ist die Plattform nur noch exklusiv im Rahmen einer Office/Microsoft 365 Lizenz verfügbar.
- Mehr Informationen hierzu erfahren Sie in → „Microsoft Yammer: Das interne Social-Media-Intranet für eine effizientere Unternehmenskommunikation“.
(Dauer 08:36 Minuten)
3. Was kostet Office/Microsoft 365?
Alles rund um Preise, Lizenzen, Updates und Abonnementverlängerung
Microsoft 365 gibt es nur im Abonnement, in Form unterschiedlicher Pakete (Lizenzen/Pläne) mit unterschiedlichem Leistungsumfang und zu unterschiedlichen Preisen. Hier finden Sie unsere Übersichts-Beiträge rund um die Office-Kosten und Updates – sowie Tipps, wie Sie beim Kauf Ihrer Lizenz zum Teil viel Geld einsparen!
- Vergleich der Office 365 Pläne und Preise für Unternehmen
- Kann man Office 365 auch ohne Abo kaufen? Nein, aber mit diesen Tipps bezahlen Sie deutlich niedrigere Preise!
- Office 365 kostenlos nutzen? Nur für Bildungseinrichtungen, Vereine, als Testversion und kostenlose Mobile-Apps
- Office 365 Abonnement verlängern? So einfach geht’s: Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Office 365-Update: Das sollten Sie wissen
Weiterführende Informationen rund um die Nutzung von Microsoft 365:
- Anleitung, wie man Office 365 installiert und deinstalliert
- Tipps für den Einstieg in Microsoft Office 365: So gelingt die Einführung in Ihrem Unternehmen
- Alles rund um die Online-Nutzung von Office 365
- Office 365 offline verwenden
- Office 365 auf dem Smartphone vs. Desktop-PC
- Office 365 auf dem Mac
4. Datenschutz und Datensicherheit bei Office/Microsoft 365
Die Themen Datenschutz (Schutz personenbezogener Daten; DSGVO) und Datensicherheit (Schutz vor Cybercrime, Hacker und Datenverlust) sind auch bei Microsoft Office 365 wichtige Themen. Mittlerweile hat sich (nach anfänglichen Problemen) ein praktikabler Modus Vivendi für eine DSGVO-konforme Nutzung von US-Cloud-Diensten etabliert. Die allgemeine Lösung hierfür lautet „doppelte Verschlüsselung“.
- Bei einem richtungsweisenden Präzedenzfall hat die französische Corona-Impfkampagne die Cloud-Ressourcen des führenden Cloud-Anbieters Amazon Web Services (AWS) in den USA genutzt, dabei aber eine zusätzliche Verschlüsselung implementiert. Dieser Schlüssel verblieb bei einer dritten Partei in Europa, so dass selbst Amazon keinen Zugriff auf die Daten hatte. Die Praxis wurde gerichtlich als DSGVO-konform bestätigt.
- Analog hat auch Microsoft 365 eine doppelte Verschlüsselung „Double Key Encryption“ (DKE) eingeführt. Der zweite kryptografische Schlüssel verbleibt dabei z. B. bei dem europäischen Partner Thales.
- Mehr Informationen rund um Datenschutz und Datensicherheit finden Sie in unseren Beiträgen → „Microsoft Office 365: Datenschutz & DSGVO“, sowie in → „Microsoft fordert zur Nutzung der Multi-Faktor-Authentifizierung auf: Die MFA in Office 365 aktivieren und einrichten“ sowie in → „Backup der Microsoft Office 365 Daten: Lokal mit Veeam oder als Cloud-to-Cloud-Lösung?“.
- Wo werden die Microsoft 365 Daten überhaupt gespeichert? Dies erfahren Sie in unserem Beitrag → „Speicherorte von Office 365: Deutsche Unternehmen profitieren ab sofort von Microsofts Cloudspeicher in Deutschland“.
5. Alle Büro-Kaizen Video-Anleitungen (Tutorials) rund um Microsoft Office 365
In unserem eigenen YouTube-Kanal finden Sie → sämtliche Büro-Kaizen Video-Tutorials rund um Microsoft 365 und die einzelnen Office-Tools. Mit vielen Tipps, Tricks und Praxisbeispielen aus dem Unternehmensalltag zum Anschauen und einfachen Nachklicken!