Outlook.com bzw. Outlook.live: so nutzen Sie das beliebte Microsoft Outlook kostenlos

28. Februar 2020

Bei der Arbeit im Büro ist Routine eine wichtige Sache. Arbeitsschritte, die täglich oder gar mehrmals am Tag ausgeführt werden müssen, sollten möglichst leicht von der Hand gehen. Termine eintragen, Kontakte anlegen, Emails senden und empfangen – das sind so Dinge, die man irgendwann aus dem Eff-eff beherrscht, wenn sie nicht zu viel Zeit kosten. Wer die Vollversion von Microsoft Office Outlook in Windows oder Mac OS X nutzt, weiß genau, was das Tool kann und was es wert ist.

Und wer keine Lust hat, Geld in die Hand zu nehmen für eine Softwarelösung – Outlook gibt es auch als kostenlose Version. Und die möchten wir Ihnen auf dieser Seite etwas genauer vorstellen. Lesen Sie, welche Funktionen Outlook.live bzw. Outlook.com umfasst, wie Sie sich mit einer eigenen Mailadresse anmelden können und wo die Grenzen der gratis Webversion von Outlook liegen:

1. Bei Outlook.com bzw. Outlook.live anmelden – so einfach geht es
2. Outlook live – die Mailfunktion
3. Outlook.live besitzt auch einen gratis Kalender
4. Outlook.com – kostenlos Aufgaben eintragen
5. Wie Sie in Outlook.com andere Mailkonten verknüpfen
6. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Bei Outlook.com bzw. Outlook.live anmelden – so einfach geht es

Bevor wir darüber sprechen, welche Features Outlook.com besitzt, kurz zur Frage des Namens, um eventuellen Irritationen vorzubeugen. Outlook.live und Outlook.com sind absolut identisch, beide Begriffe können für die Webversion von Outlook verwendet werden.

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Der Startbildschirm von Outlook.com. Hier können Sie sich registrieren oder mit einer gültigen Mailadresse anmelden.

Mit Sicherheit möchten Sie Outlook in erster Linie kostenlos nutzen, um Mails zu schreiben und zu empfangen. Wenn Sie sich neu registrieren wollen, dann müssen Sie ein Konto erstellen und eine Mailadresse wählen, die auf outlook.com oder outlook.de endet. Das funktioniert recht einfach und ohne großen Aufwand. Nachdem Sie durch den Prozess geführt worden sind, können Sie sich dann erstmals mit Ihrer neuen Mailadresse bei Outlook.live anmelden. Der Posteingang sieht dann ungefähr so aus:

outlook.com-neuer-posteingang
Das ist Ihr neuer Posteingang bei der Outlook Gratis-Version.

Das wäre also geschafft. Jetzt zeigen wir Ihnen als erstes, wie Sie den Dienst für Emails nutzen können.

Outlook live – die Mailfunktion

Um eine E-Mail zu schreiben, benötigen Sie vor allem eins: eine gültige Adresse des Empfängers. Wenn Sie Ihr Konto eben erst eröffnet und noch keine Mails erhalten oder geschrieben haben, ist das Adressbuch unter Outlook.com leer, doch das können Sie ändern. Klicken Sie unten links auf „Personen“, dann öffnet sich die Seite mit den Kontakten. Hier können Sie neue Einträge entweder manuell anlegen oder eine CSV-Datei mit Kontakten hochladen, die Sie vorher erstellt haben, zum Beispiel aus einer anderen Mailanwendung wie Gmail.

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Der Import einer CSV-Datei ist der schnellste Weg, um ein umfangreiches Adressbuch in Outlook.live anzulegen.

Sind die Kontakte importiert oder manuell angelegt, dann gehen Sie zurück zum Posteingang, klicken links oben auf „Neue Nachricht“ und anschließend auf den Button „An“. Jetzt können Sie den oder die gewünschten Empfänger einfach aus der Liste auswählen.

Links in der Leiste sehen Sie die üblichen Ordner, die ein Mailaccount braucht. Schauen Sie von Zeit zu Zeit auch in Junk-E-Mail nach, ob sich dort nicht etwa neue Nachrichten befinden, deren Absender Sie noch nicht als Kontakt angelegt haben. In diesem Fall nämlich stuft Microsoft einen unbekannten Versender ab und zu als potenzielle Gefahr ein. Im Ordner „Entwürfe“ können Sie Mails zwischenspeichern, die Sie später noch einmal überarbeiten möchten. Welche Ordner Outlook.com oben unter „Favoriten“ anzeigt, können Sie mit „Favoriten hinzufügen“ bearbeiten. Zudem können Sie auch Notizen verfassen und im entsprechenden Ordner ablegen.

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Hier nehmen Sie jene Einstellungen vor, die das Erscheinungsbild Ihrer kostenlosen Outlook-Webversion betreffen.

Auf der rechten Seite Ihres Monitors finden Sie oben ein kleines Zahnrad für die persönlichen Einstellungen. Dort bestimmen Sie, ob neue Nachrichten oben oder unten angezeigt bekommen in der Unterhaltungsansicht, wie groß der Abstand zwischen den Nachrichten sein soll, ob Sie die dunkle oder die helle Ansicht bevorzugen oder ob Sie eine Desktopbenachrichtigung wünschen, die beim Eintreffen einer neuen Email angezeigt wird. Ganz oben haben Sie die Option, unter dem Punkt „Design“ die Oberfläche zu ändern. Probieren Sie dort einfach jene Ansicht aus, die Ihnen persönlich am besten gefällt.

Sie müssen öfter mal im Posteingang nach Nachrichten stöbern? Dann klicken Sie auf das Symbol mit der Büroklammer, um sich nur jene Mail anzeigen zu lassen, die Anhänge enthalten.

Outlook.live besitzt auch einen gratis Kalender

Bevor wir zu den Mails zurückkehren und Ihnen erklären, wie Sie Mailkonten in Outlook.com miteinander verknüpfen können, wollen wir nun erst einmal über den Kalender sprechen, den die kostenlose Outlook-Variante an Bord hat. Sicher haben Sie oben neben dem Zahnrad den Button „Mein Tag“ bemerkt – mit einem Klick darauf öffnet sich eine kleine Kalendervorschau, wie Sie sie von der Vollversion von Outlook womöglich schon kennen. In dieser Ansicht bleibt der Posteingang das dominierende Element.

outlook.live-kalendervorschau
Auch in Outlook.live gibt es eine Kalendervorschau für die am Tag oder in der aktuellen Woche anstehenden Termine. Rechts unten können Sie neue Ereignisse und Termine anlegen.

Alle Termine und Ereignisse, entweder an einem einzigen, also dem aktuellen Tag, oder von Sonntag bis Samstag einer Woche anliegen, können Sie sich hier in der Vorschau anzeigen lassen – für viele Nutzer von Outlook.com eins der herausragenden Features. Sie wechseln von der Tagesansicht zur Wochenansicht oder zurück mit einem Klick auf die drei nebeneinander liegenden Punkte oben rechts, indem Sie auf „Tag“ klicken oder auf „Agenda“ (damit ist die Wochenansicht gemeint).

Diese Kalenderfunktion genügt im Grunde genommen bereits. Doch wer Outlook kostenlos nutzt, bekommt sogar einen umfassenden Kalender geboten. In die Kalenderansicht gelangen Sie mit einem Klick unten links auf das entsprechende Symbol zwischen Briefumschlag und Personen. Es öffnet sich folgende Ansicht:

outlook.com-kalenderansicht-leicht-zu-bedienen
Die Gratisversion von Outlook in der Kalenderansicht. Übersichtlich und leicht zu bedienen, doch mit etwas weniger Optionen als in der Vollversion.

Sie bekommen sämtliche Termine des aktuellen Monats angezeigt. Oben links können Sie natürlich auch zu einem anderen Monat wechseln. Oben rechts wird die aktuelle Ansicht angezeigt, in diesem Fall ist es der Monat. Rechts davon gibt es einen nach unten weisenden Pfeil; wenn Sie darauf klicken, dann erscheint ein Dropdown-Menü. Hier können Sie nun zwischen vier verschiedenen Ansichten wählen: Tag, Arbeitswoche, Woche und Monat. Bei der Vollversion gibt es ein paar weitere Optionen, wie das Bild zeigt:

outlook.com-anzeigeoptionen
Die Anzeigeoptionen in der Bezahlversion von Outlook sind größer.

Wenn Sie das nicht stört und Sie mit der Monatsansicht allein leben können, dann spricht nichts gegen die Verwendung von Outlook.live als kostenloser Webversion von Outlook. Neue Termine und Ereignisse können Sie übrigens durch einen Doppelklick in das Datumsfeld des entsprechenden Tages anlegen, das funktioniert in jeder der genannten Ansichten.

outlook.com-neuer-termin
So legen Sie einen neuen Termin an. Wenn Sie die Erinnerungsfunktion nutzen möchten, so bekommen Sie zum gewählten Zeitpunkt eine Desktopbenachrichtigung angezeigt.

Outlook.com – kostenlos Aufgaben eintragen

Sie wollen nicht nur mit Terminen und Ereignissen arbeiten, sondern auch mit Aufgaben? Dorthin gelangen Sie links unten, indem Sie auf die drei Punkte neben den Kategorien klicken und dort „To Do“ wählen. Der Startbildschirm stellt sich bei der ersten Nutzung folgendermaßen dar:

outlook.com-erste-schritte-aufgaben
Für die erste Nutzung empfiehlt es sich, sich die ersten Schritte einmal durchzulesen.

Im Prinzip ist die Nutzung der To Do-Funktion aber selbsterklärend. Sie tragen sich die Aufgaben selbst ein und können diese nach der Erfüllung als erledigt markieren, indem Sie in den Kreis neben der entsprechenden Aufgabe hineinklicken. Gleichzeitig reduziert sich die Anzahl der Aufgaben, die links in der Leiste angezeigt werden.

Einfach in den Kreis klicken, wenn eine Aufgabe erledigt ist. Diese wird dann durchgestrichen.

Wie Sie in Outlook.com andere Mailkonten verknüpfen

Nehmen wir an, dass Sie seit vielen Jahren einen Mailaccount bei einem Anbieter wie Gmail oder Web.de besitzen, nun aber Outlook kostenlos nutzen wollen und ihre Mailadresse aber nicht ändern möchten. Zwar müssen Sie, wie oben beschrieben, zwingend ein neues Konto bei Microsoft einrichten (outlook.de oder outlook.com), um überhaupt Outlook gratis nutzen zu können. Doch gibt es in der Webversion die hervorragende Option, Outlook mit anderen Mailkonten zu verknüpfen. Das bedeutet nicht weniger, als in Outlook.live Emails über andere Konten zu versenden und zu empfangen!

Dafür klicken Sie in der Mail- oder Kalenderansicht oben rechts auf Ihr Profilbild bzw. den Avatar. Es öffnet sich ein kleines Dropdown-Menü, von den angebotenen Optionen wählen Sie „Mein Konto“. Dort sehen Sie den Eintrag „Anmeldung bei Microsoft verwalten“, den Sie bitte wählen – im folgenden Fenster melden Sie sich nun direkt bei Microsoft an und können hier Ihre Mailadressen und Telefonnummern verwalten, indem Sie sogenannte Aliasse anlegen. Über Ihr Konto bei Microsoft dürfen Sie nämlich bis zu zehn Mailadressen und bis zu zehn Telefonnummern verwalten.

Im nächsten Step wählen Sie „E-Mail-Adresse hinzufügen“ und geben im daraufhin erscheinenden Dialogfeld jene Mailadresse ein, die Sie mit dem Konto verknüpfen möchten:

outlook.com-alias-hinzufuegen
Tragen Sie hier die gewünschte Adresse ein und bestätigen Sie.

Bei der nächsten Anmeldung in Outlook.live können Sie diese Mailadresse nun angeben und über dieses Konto Mails empfangen und senden. Wenn Sie später noch einmal in Ihr Microsoft-Konto gehen, können Sie dort auch festlegen, welche der angegebenen Mailadressen Sie als primäre Adresse nutzen möchten.

outlook.com-primaere-adresse-hinzufuegen
Hier legen Sie die primäre Adresse fest aus allen Mailadressen, die Sie bei Microsoft angelegt haben.

Outlook.com verwendet dann ab sofort automatisch diese Adresse, wenn Sie eine neue Nachricht verfassen.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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