Microsoft Office Outlook: was sich im Lauf der Zeit geändert hat

Mails senden und empfangen, Termine und Aufgaben per Kalender verwalten, Notizen anlegen und ein Adressbuch mit zusätzlichen Informationen führen – für all diese Tasks und Features gibt es ein einziges Programm: Microsoft Outlook.

Die Entwicklung von Microsoft Outlook

Die meisten Outlook-Versionen, die von Microsoft veröffentlicht worden sind, spielen heute keine Rolle mehr. Die Geschichte von Outlook beginnt im Jahr 1997, als das Programm unter dem Namen Outlook 8 die Windows-Rechner eroberte. In den folgenden Jahren wurde das Tool immer mächtiger, zahlreiche neue Versionen erschienen und verschwanden wieder, weil Windows neue Betriebssysteme herausbrachte und mit ihnen immer komplexere Software.

Outlook 2010 hallt bis heute nach

Zwar ist inzwischen ein Jahrzehnt vergangen, seitdem Microsoft die Outlook-Version 2010 publiziert hat, doch bildet diese Variante bis heute das Grundgerüst für alle darauf folgenden Versionen von Outlook. Das betrifft zum einen die Oberfläche, zum anderen aber auch die Features und Funktionen. Es ist jedoch bei weitem nicht so, dass Outlook 2010 inzwischen verschwunden wäre – das Tool wird immer noch genutzt. Allerdings ist seit dem 13. Oktober 2020 das Supportende und es wird auch keine Sicherheitupdates mehr geben. Das bedeutet: Es wird keinen technischen Support mehr geben und keine Fehlerbehebungen mehr vorgenommen. Auch die Online-Hilfeinhalte ist eingestellt.

Im Vergleich zu den Vorgängern hatte Outlook 2010 eine Menge Neuerungen an Bord. So gab es zum Beispiel die Möglichkeit, eigene Makros anzulegen, indem über die Zeile „Quick Steps“ Abläufe automatisiert werden konnten. Auch die Darstellung von E-Mail-Unterhaltungen mit demselben Empfänger bzw. Absender konnten sich User erstmals als Threads gestalten. Das brachte einen deutlichen Zugewinn an Übersichtlichkeit. Überhaupt war die Bedienung mit Outlook 2010 um ein Vielfaches komfortabler als vorher, was dem neuen Menüband – dem Ribbon – geschuldet war. Dort war es Nutzern erstmals möglich, die eigenen Wünsche in Sachen Ansicht anzupassen.

Wer den Ribbon nicht wollte, konnte ihn aber auch einfach ausblenden. Praktisch war das Menüband aber schon deswegen, weil dort eine Menge Funktionen eingestellt werden konnten, die der Nutzer relativ häufig benötigte – und das mit nur einem Klick in die Schnellzugriffleiste. Außerdem erlaubte Outlook 2010 auch das Anlegen individueller Funktionen. Nicht zuletzt war es möglich, die Spalten mit der Maus durch Ziehen so zu verkleinern oder zu vergrößern, dass die Spaltenbreite den persönlichen Vorlieben entsprach.

Neue Features in Outlook 2013

Schon beim Start fällt auf, dass sich gegenüber dem Vorgängermodell etwas geändert hat. Outlook 2013 wirkt noch aufgeräumter und übersichtlicher als die Variante aus dem Jahr 2010. Es fällt dem Anwender nun leichter, die Aufmerksamkeit auf das Entscheidende zu richten, also auf die Funktionen des Tools – E-Mails, Kontakte und Kalender stehen jetzt noch mehr im Vordergrund.

Im Posteingang geht das los. Erstmals existiert die Möglichkeit, sich eine Mail mit Vorschau anzeigen zu lassen. In der Praxis handelt es sich um eine Art Teaser, in dem die ersten Worte der Mail direkt unter dem Absender angezeigt werden. Dieses Feature ist jedoch kein Muss. Anwender, die das nicht möchten, können diese Option auch ausschalten. Wenn Sie den Lesebereich aktiviert haben, dann fällt die Beantwortung von Nachrichten mit Outlook 2013 ebenfalls leichter. Ist der Lesebereich aktiviert, dann können Sie die Reply direkt dort eintippen.

Bleiben wir im Posteingang. Oberhalb der Kategorienleiste finden sich in dieser Version zwei Buttons mit der Beschriftung „Alle“ und „Ungelesen“. Wollen Sie sich nur die ungelesenen Nachrichten im Posteingang anzeigen lassen, dann wählen Sie einfach diese Option. Zudem lassen sich die Ordner, die im Posteingang angelegt worden sind, jetzt so umbenennen und hin- und herschieben, wie Sie es als Anwender wünschen.

Werfen wir einen Blick in die Kalenderfunktion. Outlook 2013 erlaubt es nämlich, sich eine Übersicht über anstehende Termine und Zeitpläne zu verschaffen, ohne den aktuellen Modus – also zum Beispiel den Posteingang – verlassen zu müssen. Das gilt auch, wenn man sich etwa detaillierte Informationen zu einer Person ansehen möchte, an die man gerade eine elektronische Nachricht verfasst.

Apropos Personen: Auch hier wartete Outlook 2013 mit einigen Neuerungen aus. Beim Klick auf die gleichnamige Karte fanden Anwender nun erstmals eine Art Zentralregister vor, in dem sämtliche wichtigen Informationen zu allen angelegten Kontakten gesammelt waren, angefangen bei der Mail-Adresse und der Telefonnummer über die Anschrift und Links zu Social Media-Profilen, bis hin zu Details zum Unternehmen des jeweiligen Kontakts. Über die Detailkarte zu einer Person konnten die Nutzer von Outlook 2013 nun erstmals kurze Chatmessages versenden oder Besprechungstermine ansetzen.

Nebenbei wurde das Umschalten zwischen den wichtigsten Elementen von Outlook (E-Mail, Personen, Kalender, Aufgaben) mit der Version von 2013 erleichtert. Zudem war in dieser Version erstmals die Unterstützung für Exchange ActiveSync integriert, womit eine Verbindung zu Outlook.com, dem früheren Hotmail, hergestellt werden konnte. Nicht zuletzt gibt es ab Outlook 2013 die Möglichkeit, sich die Wetteraussichten für die kommenden zwei Tage anzeigen zu lassen, und zwar ganz einfach beim Umschalten in die Kalenderansicht. So konnte man sich das Aufrufen der einschlägigen Websites für die Wettervorhersage oder ein dafür konzipiertes Widget auf dem Desktop sparen.

Outlook 2016 setzt auf Teamarbeit

Im Herbst 2015 brachte Microsoft die Folgeversion Outlook 2016 heraus. Zu dieser Zeit hatte sich die elektronische Kommunikation bereits etwas verändert und in Richtung Social Networks und Messenger bewegt – jedenfalls auf privater Ebene. Beruflich blieben E-Mails weiterhin enorm wichtig. Gleichzeitig versucht Outlook 2016, der zunehmenden Vernetzung Rechnung zu tragen. Eine wichtige Neuerung in dieser Version waren zum Beispiel die Kontaktgruppen.

Entwickelt wurde dieses Feature für die Arbeit in kleineren Teams. Wer in die Gruppe aufgenommen wird, erhält Benachrichtigungen über Aktivitäten der anderen Mitglieder, kann selbst Mails senden, Dateien mit den anderen Nutzern teilen oder Besprechungen anlegen – und das alles, ohne Outlook verlassen zu müssen. Mit einer Kontaktgruppe lässt sich in der Regel deutlich effizienter arbeiten.

Außerdem hat Outlook 2016 ein Feature eingebaut, mit dem sich Anhänge nun leichter versenden lassen. Wer eine neue Mail verfasst und ein Attachment hinzufügen möchte, muss nun nicht mehr unbedingt den Umweg über den Ordner gehen, wie das in den vorangegangenen Versionen des Tools der Fall gewesen ist.

Stattdessen klappt nach dem Klick auf „Datei einfügen“ nun ein Dropdown-Menü auf, in dem die letzten bearbeiteten Dokumenten angezeigt werden. Befindet sich die gewünschte Datei nicht darunter, muss man den altbekannten Weg über den entsprechenden Dateiordner gehen. Wer die zu versendenden Dokumente nicht lokal auf dem Rechner gespeichert hat, sondern in der Cloud, kann mit dem Klick auf „Webspeicherorte durchsuchen“ rasch dorthin navigieren und die gewünschte Datei an die Mail anhängen. Unterstützt werden OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint Online.

Die Neuerungen in Outlook 2019

Wer von Outlook 2016 auf 2019 upgraden möchte, kann das ganz beruhigt tun, ohne irgendwelche Einbußen in den Funktionen hinnehmen zu müssen. Was Outlook 2016 an Bord hatte, hat Outlook 2019 auch – und darüber hinaus noch ein paar weitere Features. So erlaubt es das Tool, das nur unter Windows 10 läuft, einen individuelleren Posteingang einzurichten, in dem nach wichtigen und unwichtigen Mails unterschieden werden kann. Dieser sogenannte „Posteingang mit Relevanz“ lässt sich jedoch nur nutzen mit einem Konto bei Microsoft Exchange oder einem Office 365-E-Mail-Account. Wer die Funktion nicht nutzen kann oder möchte, kann den Posteingangsordner über die wieder eingeführten Sortieroptionen oder den „Ungelesen“-Filter anpassen.

Zudem wurden die Kontaktkarten in der neuen Version aktualisiert. @-Erwähnungen sind nun genauso möglich wie ein Einrichtung von Office-365-Gruppen. Etwas gewöhnungsbedürftig ist die Option, sich die Mailnachrichten von Outlook vorlesen zu lassen. Das erlaubt es, die gerade ausgeübte Tätigkeit fortzuführen und trotzdem auf dem neuesten Stand des Posteingangs zu bleiben.

Hin und wieder kommt es vor, dass auch ungelesene E-Mails im Ordner „Gelöschte Elemente“ landen, ob unabsichtlich oder nicht. Die neueste Outlook-Version enthält die Option, eine unwichtige Nachricht – zum Beispiel einen uninteressanten Newsletter – während des Löschens als gelesen markieren zu lassen.

Die Erinnerungsfunktion des Kalenders ist wohl eine der besten Erfindungen in der Geschichte von Outlook. Die aufpoppenden Fenster haben wohl schon jedem Nutzer mindestens einmal dabei geholfen, einen wichtigen Termin nicht zu versäumen. In Outlook 2019 kann man einstellen, dass eine Erinnerung über jedem beliebigen Fenster, in dem Sie sich gerade befinden, eingeblendet wird – ganz gleich, ob Sie gerade mit dem Browser surfen oder mit einem anderen Office-Dokument arbeiten. Wem das zu aufdringlich ist, kann die Erinnerungsfunktion so einstellen, dass die Erinnerung in der Taskleiste zu blinken beginnt.

Gerade in Kontaktgruppen versenden die Teilnehmer gern auch mal Einladungen zu einem Meeting. In der neuesten Outlook-Variante können Sie jetzt sehen, was andere Teilnehmer auf die Meetinganfrage antworten, auch wenn Sie nicht der Organisator der Anfrage sind.

Überblick: Was können die verschiedenen Outlook Varianten

Video Büro-Kaizen digital

(Dauer 11:57 Minuten)