Outlook Web App: die OWA als Alternative zum Outlook-Client

22. April 2020

Wenn Sie in einem Unternehmen angestellt sind, in dem mit Microsoft Windows gearbeitet wird, dann nutzen Sie aller Wahrscheinlichkeit nach auch eine Reihe von Office-Tools wie Word, Excel, OneNote oder PowerPoint. Bei älteren Office-Versionen war die feste Installation dieser Programme auf dem Rechner noch unbedingt erforderlich, auch wenn Sie damit über einen zentralen Unternehmensserver angebunden waren.

Seit es Office 365 gibt, ist die Installation der Anwendungen auf dem PC nur noch optional – Sie können die Software fest einrichten, müssen es aber nicht (wobei es immer auch darauf ankommt, welcher Office-Plan bzw. welches Abonnement besteht). Alle in der Office-Suite enthaltenen Programme können Sie ebenfalls in einer Web-Version nutzen. Änderungen an den Dokumenten werden in der Cloud gespeichert, die dem entspricht, was vormals der Unternehmensserver gewesen ist. So haben alle Mitarbeiter immer Zugriff auf die aktuellste Version der Dateien.

Outlook gehört ebenfalls zur Office-Gruppe und kann genauso wie die anderen Anwendungen im Browser verwendet werden. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie die Outlook Web App aufgebaut ist, wie sie sich vom Outlook-Client unterscheidet und wo Sie sich einloggen können.

1. Die Outlook Web App und ihre Funktionen
2. Outlook Web App: die Einstellungen
3. Webmail Outlook: Kontakte erstellen
4. Outlook Web App: wie Sie Kalendereinträge synchronisieren
5. Wie sicher ist es, wenn Sie sich bei der Outlook Web App anmelden?

Die Outlook Web App und ihre Funktionen

Die Outlook Web App (OWA) unterscheidet sich von den Browser-Versionen von Word, Excel und Co. dadurch, dass sich ihre Oberfläche deutlicher vom installierten Outlook-Client abhebt. Für den Outlook Webmail Log-in klicken Sie hier.

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Loggen Sie sich mit Ihrem Unternehmensaccount in der OWA ein.

Die Unterschiede werden deutlich, sobald Sie sich mit Ihrem Account in der Outlook Web App anmelden. Der größte Unterschied ist, dass die Ordnerstruktur, so wie Sie sie von Ihrem Outlook-Client gewöhnt sind, fehlt.

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In der Outlook Web App fehlt die Ordnerstruktur, wie Sie sie von Ihrem Client kennen.

Das hat einen einfachen Grund. Im Client können Sie Ordner beliebig anlegen, zum Beispiel nach Projekten, Kunden oder anderen Kriterien. Outlook speichert all diese Werte in der sogenannten .pst-Datendatei im Dokumente-Ordner auf Ihrem Rechner. Wenn Sie das Tool deinstallieren, um eine neuere Version zu installieren, dann greift diese neue Version auf die Inhalte der Datendatei zu – und der Client präsentiert sich exakt so, wie er zuvor ausgesehen hat. Sämtliche Ordner, Kalendereinträge, Termine, Kontakte und Aufgaben sind weiterhin vorhanden.

In der Webversion kann die OWA Outlook nicht auf die .pst zugreifen. Dementsprechend werden die im Client angelegten Ordner hier nicht angezeigt. Was Sie aber machen können, um Ordnung in die Flut der Emails zu bekommen: Legen Sie alle nötigen Ordner händisch an (das geht mit Rechtsklick auf den Posteingang und „Neuen Unterordner erstellen“). Anschließend bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als den kompletten Posteingang durchzuscrollen und die enthaltenen Mails manuell in die Ordner zu ziehen. Das dauert zwar ein bisschen, sorgt aber wie im Client für eine aufgeräumte Oberfläche in der OWA.

Outlook Web App: die Einstellungen

Mit einem Klick auf das Zahnradsymbol oben rechts gelangen Sie in die Einstellungen. Hier können Sie zunächst die Darstellung auswählen und angeben, ob die OWA Ihnen eine Desktopbenachrichtigung anzeigt, wenn eine neue Mail eingetroffen ist. Eine Menge weiterer Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie unten auf den Link „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.

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Klicken Sie sich durch die Einstellungen und wählen Sie Ihre favorisierten Optionen aus.

Wenn nach dem Outlook Web Access Login Ihre beruflichen Mails nicht angezeigt werden, dann könnte es daran liegen, dass Outlook sich noch nicht synchronisiert hat. Um dieses Problem zu beheben, gehen Sie im Bereich E-Mail auf „Email synchronisieren“ und klicken dort auf „Weitere Email-Konten“, bevor Sie den Prozess starten.

Bevor Sie mit der Synchronisation beginnen, sollten Sie Ihren IT-Administrator bitten, Ihnen alle Daten mitzuteilen, die Sie dafür benötigen: POP3- oder IMAP-Konto, die jeweiligen Servernamen, die Port-Nummern und ob eine Verschlüsselungsmethode notwendig ist. Wenn Sie alles richtig eingeben, dann lädt die OWA sofort alle Mails, die auf dem Geschäftsserver bzw. in der Cloud liegen, in Ihren Posteingang.

Webmail Outlook: Kontakte erstellen

Termine aus dem Kalender und Kontakte aus dem Adressbuch kann die OWA leider nicht aus der .pst-Datei synchronisieren. Doch es gibt einen Ersatzweg: eine .ics-Datei importieren. Dazu mehr im nächsten Kapitel.

Für die Erstellung von Kontakten gibt es die Möglichkeit, dass gezielt über die Mails in den neu angelegten Ordnern zu erledigen. Gehen Sie probehalber einfach zurück in den Posteingang und klicken Sie auf jene Nachricht, deren Absender Sie speichern möchten.

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Per Mouseover öffnen sich Informationen zur ausgewählten Mail.

Wenn die E-Mail geöffnet ist, dann gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Absender (nicht klicken!) und warten kurz, bis sich ein Mouseover-Fenster öffnet, das sich nach kurzer Zeit von allein weiter ausklappt. Nun klicken Sie auf das Wort „Kontakt“ und im sich öffnenden Fenster unten auf „Zu Kontakten hinzufügen“:

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Mit wenigen Klicks haben Sie den neuen Kontakt erstellt.

Im nächsten Fenster füllen Sie alle Felder aus. Außerdem können Sie persönliche Anmerkungen zu der Person oder dem Kontakt hinzufügen. Wir empfehlen, wie im Beispiel dargestellt, auch sogenannte No-Reply-Adressen als Kontakte abzuspeichern. Dadurch verhindern Sie, dass eine wichtige Mail wie etwa von einem Paketdienst im Spam-Ordner landet.

Outlook Web App: wie Sie Kalendereinträge synchronisieren

Wie erwähnt gibt es einen vielleicht etwas umständlichen, aber dafür sicheren Weg, wie Sie Ihre Kalendereinträge und Termine importieren können. Bevor wir dazu kommen, müssen Sie aber eine sogenannte .ics-Datei erstellen, und zwar mit Ihrem Outlook-Client, den Sie im Büro nutzen. Öffnen Sie das Tool, wechseln Sie in den Kalenderbereich, klicken Sie den gewünschten Kalender an und gehen Sie dann oben links auf den Reiter Datei.

Dort sehen Sie nun die Option „Kalender speichern“, die Sie anklicken. Nun wählen Sie den Namen aus sowie den Speicherort und sehen dann folgendes Dialogfenster vor sich:

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Um den kompletten Kalender zu übernehmen, ändern Sie die Datumsangaben.

Unter „Datumsangaben ändern“ öffnet sich ein weiteres Dialogfeld, in dem Sie angeben können, welcher Zeitraum gespeichert werden soll. Oft kann es genügen, zum Beispiel den nächsten Monat auszuwählen, um die in naher Zukunft anstehenden Termine zu übertragen. Wenn Sie die Option „Vollständiger Kalender“ wählen möchten, müssen Sie unbedingt darauf achten, im Feld „Details“ auf „Alle Details“ zu stellen, wie im folgenden Bild rechts dargestellt:

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Nur, wenn Sie „Alle Details“ wählen, kann der komplette Kalender gespeichert werden.

Mit einem Klick auf OK speichern Sie die .ics-Datei am zuvor ausgewählten Ort. War die Aktion erfolgreich, dann rufen Sie die Webmail von Outlook im Browser wieder auf, wechseln in den Kalender – dort sehen Sie auf der linken Seite einen Link mit dem Titel „Kalender hinzufügen“. Klicken Sie dort und anschließend auf den Button „Durchsuchen“.

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Mit wenigen Klicks importieren Sie die .ics-Datei in die Webversion von Outlook.

Jetzt navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie vorher die .ics-Datei abgelegt haben. Dann wählen Sie „Importieren“ (blauer Button) und erhalten schon nach wenigen Sekunden die Meldung, dass der Kalender erfolgreich importiert worden ist. Wenn Sie dann das Dialogfeld schließen, befinden Sie sich wieder im Kalender und sehen dort nun alle Termine, die auch in Ihrem Outlook-Client gespeichert sind.
Das Anlegen neuer Kalendereinträge ist übrigens sehr simpel. Klicken Sie oben links einfach auf „Neues Ereignis“ und fügen Sie alle notwendigen Informationen hinzu.

Wie sicher ist es, wenn Sie sich bei der Outlook Web App anmelden?

Die Frage nach der Sicherheit muss im Internet natürlich immer gestellt werden. Das gilt erst recht, wenn Sie sich über den Browser bei Ihrem Mailkonto anmelden, da Sie das theoretisch von jedem Rechner weltweit machen können. Hier ist es wichtig, dass Sie sehr gute Passwörter verwenden, sprechen Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Systemadministrator über dieses Thema. In der Regel nämlich dürfen Sie Passwörter nicht selbst vergeben. Doch genauso wichtig ist die Frage, was Microsoft unternimmt, damit der Posteingang selbst sauber bleibt.
Auch in der Browserversion hat Microsoft einen gut funktionierenden Virenschutz integriert. An dem müssen Sie gar keine individuellen Änderungen vornehmen, die Grundeinstellungen genügen den Anforderungen nämlich. Der Virenschutz sorgt dafür, dass alle Mails vor dem Herunterladen vom Server überprüft werden. Verdächtige Nachrichten sortiert die Outlook App direkt in den Spamordner.

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Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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