Die Outlook Web App (OWA) als Alternative zum Desktop-Client

Seit es Microsoft 365 gibt, ist die Installation der Anwendungen auf dem PC nur noch optional – Sie können die Software fest einrichten, müssen es aber nicht (wobei es immer auch darauf ankommt, welcher Office-Plan bzw. welches Abonnement besteht). Alle in der Office-Suite enthaltenen Programme können Sie ebenfalls in einer Web-Version nutzen. Änderungen an den Dokumenten werden in der Cloud gespeichert, die dem ehemaligen Unternehmensserver entspricht. So haben alle Mitarbeiter immer Zugriff auf die aktuellste Version der Dateien. In diesem Beitrag erfahren Sie alles rund um die Outlook Web App (OWA).

1. Überblick: Die Outlook Web App und ihre Funktionen

Die Outlook Web App (OWA) unterscheidet sich von der Browser-Versionen hauptsächlich dadurch, dass sich die Oberfläche deutlich vom installierten Desktop-Client abhebt. Zur Outlook Web App gelangen Sie entweder über den office.com-Login oder direkt über outlook.com. Dort können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem dazugehörigen Passwort anmelden. Die Anmeldung ist ort- und gerätunabhängig, dadurch haben Sie auch von unterwegs aus alles im Zugriff. Am linken vertikalen Bildschirmrand sehen Sie alle Bereiche, die zum Outlook-Client gehören:

• Posteingang
• Kalender
• Kontakte
• Dateien
• OneDrive
• Weitere Apps

Im horizontalen Menü können Sie zu Microsoft Teams, OneNote und To Do wechseln, sowie den Kalender und Aufgaben in Ihren Kalender mit einbinden. Direkt daneben finden Sie auch die Einstellungen (diese werden im nächsten Punkt weiter beschrieben).

In der Web App von Outlook alle Dateien im Überblick

Im Bereich Dateien der Outlook Web App werden alle versendeten und empfangenen Dateien aufgelistet. Die Anlagen können Sie nach Dateityp, Zeitraum, Ordner usw. filtern. Wenn Sie also in Zukunft einen E-Mail-Anhang suchen, ist das die richtige Anlaufstelle.

2. Einstellungen in der Outlook Web App vornehmen

Die Web App können Sie frei nach Ihrem persönlichen Geschmack einrichten. Egal ob es um das farbliche Design oder die optische Darstellung geht. Mit einem Klick auf das Zahnradsymbol oben rechts gelangen Sie in die Einstellungen. Hier können Sie zunächst die Darstellung anpassen. Eine Menge weiterer Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie den Button → Alle Outlook-Einstellungen anzeigen auswählen.

Wenn nach dem Outlook Web Login Ihre beruflichen Mails nicht angezeigt werden, dann könnte es daran liegen, dass Outlook sich noch nicht synchronisiert hat. Um dieses Problem zu beheben, gehen Sie im Bereich → E-Mail auf → E-Mail synchronisieren. Bevor Sie mit der Synchronisation beginnen, sollten Sie Ihren IT-Administrator bitten, Ihnen alle Daten mitzuteilen, die Sie dafür benötigen: POP3- oder IMAP-Konto, die jeweiligen Servernamen, die Port-Nummern und ob eine Verschlüsselungsmethode notwendig ist. Wenn Sie alles richtig eingeben, dann lädt die OWA sofort alle Mails, die auf dem Geschäftsserver bzw. in der Cloud liegen, in Ihren Posteingang.

3. Den Kalenderbereich der Outlook Web App nutzen

Über die Menüleiste am rechten Rand können Sie durch einen Klick auf das Kalendersymbol in den Kalenderbereich wechseln. Dort werden alle Ihre Termine und Besprechungen zentral gespeichert. Wie Ihr Kalender angezeigt wird, ist auch hier Ihnen überlassen. Mit nur einem Klick können Sie zwischen der Tages-, Arbeitswochen-, Wochen- und Monatsansicht wechseln. Am linken Rand können Sie Ihre Kalender nach belieben einblenden und neue Kalender hinzufügen. Über → Geteilte Ansicht können Sie (sobald mehrere Kalender ausgewählt sind) Kalender über- oder nebeneinander darstellen lassen. Neue Kalendereinträge können Sie über den Button → Neues Ereignis in der linken oberen Ecke hinzufügen. Nun können Sie flexibel Teilnehmer hinzufügen, den Besprechungszeitraum und Ort festlegen und weitere Notizen einfügen.

4. Kontakte im Web-Client von Outlook anlegen

Im Bereich → Kontakte werden alle bisher eingetragenen Kontaktdaten zu Kunden, Lieferanten oder Bekannten gespeichert. Dort haben Sie auch die Möglichkeit über → Neue Kontakte weitere Personen zu ergänzen bzw. bestehende Kontakte zu bearbeiten. Alternativ können Sie die Personen auch direkt über den Posteingang als Kontakt anlegen. Es reicht aus, wenn Sie mit der Maus über die Daten des Absenders fahren. Dann erscheinen weitere Details zur Person.

• Möglichkeit 1: Scrollen Sie weiter nach unten und wählen Sie → Mehr anzeigen. Nun klicken Sie auf den Reiter → Kontakt und im sich öffnenden Fenster unten auf → Zu Kontakten hinzufügen. Im nächsten Fenster füllen Sie alle Felder aus. Außerdem können Sie persönliche Anmerkungen zu der Person oder dem Kontakt hinzufügen.
• Möglichkeit 2 (Schnellvariante): Wählen Sie dort → Zu Kontakten hinzufügen aus. Dort können Sie ebenfalls persönliche Notizen ergänzen und speichern.

5. Sicherheit: Wie sicher ist es, wenn Sie sich bei der Outlook Web App anmelden?

Die Frage nach der Sicherheit muss im Internet natürlich immer gestellt werden. Das gilt erst recht, wenn Sie sich über den Browser bei Ihrem Mailkonto anmelden, da Sie das theoretisch von jedem Rechner weltweit machen können. Hier ist es wichtig, dass Sie sehr gute Passwörter verwenden, sprechen Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Systemadministrator über dieses Thema. In der Regel dürfen Sie Passwörter nicht selbst vergeben. Doch genauso wichtig ist die Frage, was Microsoft unternimmt, damit der Posteingang selbst sauber bleibt. Auch in der Browserversion hat Microsoft einen gut funktionierenden Virenschutz integriert. An dem müssen Sie gar keine individuellen Änderungen vornehmen, die Grundeinstellungen genügen den Anforderungen nämlich. Der Virenschutz sorgt dafür, dass alle Mails vor dem Herunterladen vom Server überprüft werden. Verdächtige Nachrichten sortiert die Outlook App direkt in den Spamordner.

6. Video: Diese 7 innovativen Funktionen gibt es nur im neuen Outlook

(Dauer 7:43 Minuten)

Inhalte des Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00 
2. Direkte Integration mit Microsoft To Do 00:16 
3. Wichtige E-Mails anheften 01:57 
4. Erneut erinnern für E-Mails 02:42 
5. Schnell & einfach Dateien einfügen via Slash 03:33 
6. Abgelehnte Ereignisse trotzdem im Kalender anzeigen 04:32 
7. Sportereignisse & internationale Feiertage im Kalender 05:03 
8. Arbeitszeiten &Standort einstellen + Kennzeichnung als Präsenzveranstaltung 05:51