Outlook archivieren: Platz schaffen und Daten sichern



Outlook archivieren: So schaffen Sie Platz UND sichern Ihre Daten zugleich!

Outlook archivieren leichtgemacht! Unter dem Begriff „Archivierung“ versteht Microsofts Bürosoftware Outlook das Verschieben von alten Elementen aus der aktiven Programmordnern in einen externen Archivordner. Verschieben wiederum bedeutet – im Unterschied zum Kopieren –, dass die Elemente aus dem alten Ordner entfernt und dem Neuen hinzugefügt werden. Das Archivieren schafft somit Ordnung und neuen Speicherplatz, indem veraltete Outlookdaten in eine externe Datei ausgelagert werden. Diese Archivdatei kann dann bei Bedarf jederzeit wieder mit einem Mausklick geöffnet und durchsucht werden, ohne dass sie dafür bei jedem Programmstart automatisch mitgeladen werden muss.

Beim Archivieren löschen und sichern Sie veraltete Daten aus Outlook – das schafft Platz und Ordnung! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem bei der Outlook-Archivierung?

  • Das Handelsgesetzbuch (§ 257) und die Abgabenordnung (§ 147) der Bundesrepublik Deutschland schreiben Gewerbetreibenden eine Archivierungspflicht für ihre relevante Geschäftskorrespondenz vor. Demnach müssen sämtliche Dokumente, die der Vorbereitung eines Geschäftsabschlusses gedient haben, sechs Jahre lang aufbewahrt werden (einschließlich relevanter Emails und deren Anhänge).
  • Jeder Büroangestellte in Deutschland erhält allerdings, laut einer Statistik der Gesellschaft für Konsumforschung, im Schnitt rund 600 Emails pro Monat, also über 20 pro Tag! Wer angesichts dieser riesigen Informationsflut seinen Posteingang im Outlook vor dem Archivieren nicht aufräumt, der braucht nicht nur deutlich länger, sondern verschwendet zudem auch noch viel Speicherplatz. Auch das Wiederfinden wichtiger Dokumente im Archiv droht dann zu einer wahren Sisyphusarbeit zu werden.
  • Viele Unternehmen haben eigene Richtlinien zum Archivieren der Mitarbeiterdaten. Unter Umständen ist die Funktion (Auto-)Archivierung in Ihrem persönlichen Outlook dann gar nicht verfügbar. Sollten Sie unsicher sein, wie das bei Ihnen geregelt ist, fragen Sie einfach Ihren Systemadministrator oder in der IT-Abteilung.

So funktioniert es:

Schritt 1: Outlook zuerst aufräumen und dann archivieren

Beim Archivieren wird die Ordnerstruktur von Outlook übernommen. Wenn Sie ein aufgeräumtes Postfach besitzen, bekommen Sie somit auch ein aufgeräumtes und übersichtliches Archiv. Am besten ist natürlich, wenn Sie von Anfang an eine konsequente Ordnung in der Ablagestruktur Ihres Postfachs einhalten, dann sparen Sie sich in der Folge viel Zeit. Wie Sie die tagtägliche Emailflut am besten meistern, zeigen wir Ihnen in folgendem Blogbeitrag und Erklärvideo.

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Schritt 2: Die automatische Archivierung in Outlook einrichten

Bei der automatischen Auto-Archivierung verschiebt Ihnen Outlook regelmäßig alle älteren Elemente eines bestimmten Alters in eine PST-Archivdatei (.pst). Sie können dabei bestimmen, wie oft die Archivierung durchgeführt werden soll, wo die Archivdatei abgespeichert werden soll (Speicherort auf der Festplatte, USB-Stick, Cloud etc.) sowie das Alter, ab dem die Outlookdateien archiviert werden sollen. Das Wie geht dann ganz einfach.

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie linksoben auf die Registerkarte → Datei und dann im blau hinterlegten Drop-Down-Menü auf → Optionen.

2. In dem neuen Dialogfenster „Outlook-Optionen“ klicken Sie links auf den Menüpunkt → Erweitert und dann rechts auf die Schaltfläche → Einstellungen für AutoArchivierung.

3. Setzen Sie nun das Häkchen in die Kontrollbox → AutoArchivierung und legen Sie den zeitlichen Abstand zwischen den Arichivierungsvorgängen fest. Belassen Sie die weiteren aktivierten Häkchen, damit die betreffenden Elemente aus den jeweiligen aktuellen Ordner gelöscht und zugleich als neue Archivdatei abgespeichert werden können (= verschieben). Stellen Sie nun noch das Alter ein, ab dem Outlook veraltete Elemente archivieren soll und klicken Sie sich dann durch den Verzeichnispfad zum gewünschten Speicherort. Mit → Ok bestätigen und fertig.

Schritt 3: Abweichende Einstellungen für einzelne Postfach-Ordner vornehmen

Für jeden einzelnen Ordner in Ihrem Postfach (Posteingang, Gesendete Elemente, Projekt A, Unternehmen B, etc.) können Sie nun noch ganz leicht eine Ausnahme von der automatischen Outlook-Archivierung einstellen. Die bietet sich dann an, wenn Sie die Daten in manchen Ordnern länger aufbewahren wollen als in anderen. Wenn also z.B. Ihre gesendeten Emails länger in Ihrem Postfach erhalten bleiben sollen, als die eingehenden Emails. Oder wenn bestimmte Projekt-Ordner in ihrem Outlook-Postfach gar nicht archiviert werden sollen.

  • Öffnen Sie dafür einfach Ihr Postfach und klicken sie den betreffenden Ordner (in dem Verzeichnis auf der linken Seite) mit der rechten Maustaste an.
  • Wählen Sie dann den Befehl -> Eigenschaften und in dem neuen Dialogfenster dann die Registerkarte -> AutoArchivierung.

Extra-Tipp: Manuelles archivieren von einzelnen Outlook-Ordnern

Häufig kommt es auch vor, dass man einzelne Ordner separat als einzelne PST-Datei archivieren will, um diese leichter wiederzufinden. Häufig ist das ein bestimmter Projektordner, aber auch der Kalenderordner und die erledigten Aufgaben müssen von Zeit zu Zeit ausgemistet und archiviert werden. Der Klickpfad für die manuelle Archivierung von Outlook-Ordnern unterscheidet sich gänzlich von dem obigen Pfad der AutoArchivierung. Eine anschauliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Blogbeitrag „Outlook archivieren: So sorgen Sie für Platz im E-Mail-Postfach“.

Und Sie?

Wer zu viel zu tun hat, der nimmt sich leider nur selten Zeit für eine persönliche Weiterbildung. Aber das ist falsch gedacht. Denn es muss ja nicht gleich ein Wochenendseminar sein. Manchmal reichen schon 5 Minuten aus, um eine große entlastende Wirkung zu entfalten. Denn mit jedem zeitsparenden Büro-Kaizen-Tipp, den Sie für sich in Ihrem Büroalltag umsetzen, sparen Sie in der Folge laufend an Zeit ein. Was würden Sie beispielsweise von einem für immer aufgeräumten Arbeitsplatz halten?

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