Outlook E-Mail-Ablagesystem mit Ordnerstruktur


E-Mails sind ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – sorgen aber auch unglaublich schnell für Chaos am Arbeitsplatz. Ganz einfach, weil Sie auf den ersten Blick nicht als störender Aktenstapel auf dem Schreibtisch auffallen, sondern unscheinbar im Posteingang schlummern.

Die E-Mail-Ablage in Outlook

Es gibt zwei Extreme wie E-Mails häufig in Outlook abgelegt und archiviert werden:

Ablagemöglichkeit 1: Ordnerstruktur

E-Mails in einer Ordnerstruktur in Outlook ablegen.

Viele Menschen sind es gewohnt die einkommenden E-Mails sorgfältig in einen Ordnerbaum aus Überordnern und Unterordnern zu archivieren. Dabei handelt es sich oftmals um viele Unterordner zu Projekte, Kunden, Mitarbeiter… Bei unseren Kunden haben wir teilweise schon bis zu 500 Ordnern gesehen.

Das kann natürlich zu Verwirrungen und langen Suchzeiten führen. Zusätzlich können Zuordnungsprobleme auftreten, wenn man für jede E-Mail einen passenden Ordner finden möchte, was viel Zeit kostet. Es kann vorkommen, dass eine E-Mail keinem Ordner zugeordnet werden kann und ein neuer Ordner erstellt werden muss. Im Gegensatz dazu können manche E-Mails vielleicht in mehrere Ordner passen. Diese werden nun kopiert und in den jeweiligen Ordnern archiviert (bspw. passt eine E-Mail zu einem Projekt, das Sie gemeinsam mit einem Kollege betreuen und wird somit in beiden Ordnern abgelegt). Ein weiterer Nachteil ist, dass das Durchsuchen eines verschachtelten Ordnerbaums nach einer bestimmten E-Mail oder einem bestimmten Anhang viel Zeit kostet – besonders, wenn man sich nur lückenhaft an die Details erinnert.

Ablagemöglichkeit 2: „Chaotisches“ Archiv

E-Mail Ablage in Outlook mit „chaotischem“ Archiv.

Im Vergleich dazu haben heutzutage immer mehr Menschen nur noch einen Ordner in dem Sie alle E-Mails ablegen – ein „chaotisches“ Archiv. Wenn sie später eine E-Mail brauchen nutzen sie die Suchfunktion die Outlook anbietet, ähnlich wie die Google-Suchmethode. Im Ergebnis benötigen Sie neben Ihrem Posteingang für aktuelle E-Mails nur noch einen einzigen Ordner, Ihren Archiv. Über die Suchfunktion kann Ihnen Outlook dann flexibel jeden gewünschten „Ordner“ aus Ihrer Suchanfrage zusammenstellen, den Sie gerade benötigen (ohne diesen jemals angelegt zu haben). Dieses Ablagesystem ersetzt den klassischen Ordnerbaum und passt sich flexibel Ihrem jeweiligen Fokus an. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Ablage um einiges schneller geht und mit nur einem Mausklick erledigt ist. Das macht allerdings nur dann Sinn, wenn man die Suchfunktion auch beherrscht.

7 Gründe im Überblick, die für einen „chaotischen“ Archiv sprechen

Sie müssen sich für keins der beiden Extreme entscheiden. Viele Menschen arbeiten mit

  1. Die Pflege einer Ordner-Struktur ist zeitaufwendig. Mit der Suchfunktion kann man jede E-Mail in maximal 10 Sekunden finden.
  2. Für Sie entfällt der Entscheidungszwang, in welchen Ordner eine mehrfach passende E-Mail verschoben werden soll.
  3. E-Mails, die noch bearbeitet werden müssen sind auf der Aufgabenliste terminiert. E-Mails im Archiv-Ordner sind erledigt.
  4. Wichtige E-Mails sind in OneNote einem Projekt zugeordnet → keine Doppelstruktur
  5. Es gibt nur noch den Ordner „Archiv“, der sich über die Suchfunktion flexibel an Ihre jeweilige Anfrage anpasst.
  6. Mit der Suchfunktion bekommen Sie immer genau den „virtuellen Ordner“ angezeigt, den Sie gerade brauchen (z. B. alle E-Mails von XY, Projekt A1, mit dem Betreff „…“ oder dem Anhang YZ), ohne sich dafür durch eine verschachtelte Ordnerstruktur klicken zu müssen.
  7. Der Order „Archiv“ erleichtert Ihnen zudem auch die Nutzung der QuickSteps für eine automatische E-Mail-Verarbeitung nach der 5-Schritte-Regel. Dies ist wesentlich, um selbst große E-Mail-Aufkommen schnell und einfach abarbeiten zu können.

einer Mischung aus Orderstruktur und Suchfunktion, z. B. ein Archivordner für die Masse der Mails und 2-3 Unterordner für wichtige Projekte. Überlegen Sie sich am besten am Anfang welchen Ordnern Sie nahezu alle E-Mails unterordnen können, ohne weitere hinzuzufügen.

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Ablagemöglichkeit 1: Strukturierte E-Mail-Ablage in Outlook (mithilfe von Unterordnern)

Wenn Sie mit einem strukturierten E-Mail-Ablagesystem arbeiten wollen, sollten die Ordner übersichtlich und schnell zu finden sein. Unsere Grundregeln sind:

  • Die Ordnerstruktur sollte nicht zu tief sein (gleiche Ordner zu Unterordnern gruppieren, z. B. Projekte, Kunden, Lieferanten…), wie bei einem Vertikalisten. Dort besteht die Ablage hauptsächlich aus vielen Unterordnern.
  • Es sollte allerdings auch keine allzu breite Struktur sein (die Hauptordner nur auf die wichtigsten reduzieren).
  • Regelmäßig durchschauen ob man noch alle Ordner benötigt (abgeschlossene Projekte können beispielsweise in den Archiv verschoben werden) und ob es Doppelungen gibt.

Wenn Sie eine neue Struktur erstellen möchten, können Sie das auch über das 7-Ordner-System machen. Dabei legen Sie fest, dass in jedem Ordner nur 7 weitere Unterordner sein dürfen (In der zweiten Ordnerebene wären es dann maximal noch 49 Ordner). Dass erleichtert Ihrem Auge das Scannen und das Arbeitsgedächtnis kann die Informationen besser aufnehmen.

Beispiel für Ihre Ablage mit dem 7-Ordner-System

  1. Grundlagen/Persönliches
  2. Finanzen
  3. Personal
  4. Projekte
  5. Marketing
  6. Weiterbildung
  7. Wissensdatenbank

Ablagemöglichkeit 2: „Chaotische“ E-Mail-Ablage in Outlook (mithilfe der Outlook-Suchfunktion)

Die Suchfunktion in Outlook ist schnell, präzise und zuverlässig. Dafür werden die Inhalte aller E-Mails in einem Volltextindex erfasst. So kann Outlook einen stets aktuellen „Suchordner“ mit allen passenden E-Mails zusammenstellen, egal ob sich die Suchbegriffe im Adressfeld, im Betreff, im Nachrichtentext oder im Anhang wiederfinden. Mit Hilfe der One-Click-Schaltflächen direkt über der Eingabezeile lässt sich die Suche bei Bedarf schnell und einfach eingrenzen, z. B. dass der Suchbegriff nicht im Nachrichtentext der E-Mail, sondern nur im Betreff vorkommen soll.

Schritt 1: Die Outlook Suchfunktion öffnen

Klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die kleine Suchzeile direkt über den angezeigten E-Mails. Dadurch öffnet sich in der Menüleiste darüber automatisch die Registerkarte „Suche“ mit einigen nützlichen One-Click-Schaltflächen für den Schnellzugriff.

Schritt 2: Die Suche mit nur einem Klick eingrenzen

Es gibt immer etwas, an das man sich bei einer gesuchten E-Mail erinnern kann, sei es der Name des Absenders, das Unternehmen, der Zeitraum oder ein Schlagwort im Betreff bzw. im Anhang. Tippen Sie den Suchbegriff in die Suchzeile ein und klicken Sie dann zur Verfeinerung der Suche auf das entsprechende Symbol in der Menüleiste direkt darüber, z. B.:

  • „Von“: Es werden nur die E-Mails von einem bestimmten Absender angezeigt (ohne die E-Mails an oder über diesen).
  • „Betreff“: Outlook zeigt nur die E-Mails an, die das Suchwort im Betreff aufweisen (und nicht nur z. B. im Textabschnitt).
  • „Hat Anlagen“: Auf diese Weise werden Ihnen ausschließlich E-Mails zu dem Suchschlagwort angezeigt, die einen Anhang besitzen.
  • „Diese Woche“: Mit einem Klick auf das kleine Pfeilsymbol neben → Diese Woche können Sie einen bestimmten Zeitraum auswählen, auf den Sie die Suche einschränken möchten.
  • „Gesendet an“: Damit werden nur die E-Mails angezeigt, die Sie an einen bestimmten Empfänger gesendet haben.

Schritt 3: Suchbegriffe kombinieren, ausschließen und weiter verfeinern

Die Suchfunktionen von Outlook können zudem auch noch mit einander kombiniert werden. Dadurch wird Ihr Suchergebnis noch präziser:

  • Kombinieren Sie einfach verschiedene Suchbegriffe oder klicken Sie mehrere Suchfunktionen an, um z. B. nur nach den E-Mails eines bestimmten Absenders zu suchen, die zugleich auch einen Anhang besitzen.
  • Um ein Schlagwort von den Suchergebnissen auszuschließen, tippen Sie einfach ein NICHT in Großbuchstaben zwischen den Suchbegriff und das auszuschließende Wort, z. B.: „Mustermann NICHT Max“. Dann zeigt Ihnen Outlook alle Inhalte mit, über und von „Mustermann“ an, ohne all die E-Mails, die einfach nur den Platzhalter „Max Mustermann“ irgendwo im Text verwenden.
  • Mit einem Klick auf das grüne Plus-Symbol → Weitere in der Menüleiste rechts öffnet sich eine Dropdown-Liste mit vielen weiteren Möglichkeiten zur Einschränkung der Suchanfrage.
  • Um gezielt nach Aufgaben, Dateien, Kontakten, Notizen oder Terminen zu suchen, bietet Outlook eine „erweiterte Suchfunktion“ an. Klicken Sie dafür in der Registerkarte → Suchen einfach etwas weiter rechts auf die Schaltfläche → Suchtools und in der Dropdown-Liste auf → Erweiterte Suche.

 

Video-Tutorial: Mit der Outlook-Suchfunktion arbeiten



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3 Kommentare
  • Hallo Marcus,

    vielen Dank für deinen Kommentar. Die Google-Methode ist in den letzten Jahren das Highlight für die Teilnehmer in unseren Seminaren und Beratungen zum Thema Outlook. Und ja, am Anfang sind viele Menschen skeptisch, weil sie es viele Jahre lang gewohnt waren, ihre E-Mails in Ablage-Ordnern zu organisieren.

    Die Google-Methode hat dabei nicht nur extremes Potenzial beim Wiederfinden von E-Mails, da die Suchfunktion auch große Datenmengen in Sekundenbruchteilen durchsuchen kann, sondern vor allem auch beim Ablegen der E-Mails. Mit Ordnern bedeutet das Ablegen bei jeder E-Mail Handarbeit, da die E-Mail in den entsprechenden Ordner geschoben werden muss. Je mehr Ordner man nutzt, desto mehr Aufwand bedeutet es, die E-Mail in den richtigen zu verschieben. Das bedeutet oft aufwändiges Scrollen. Außerdem machen uns viele Ordner auch noch andere Probleme. Nicht nur, dass oft die Trennschärfe fehlt, in welchen Ordner die E-Mail jetzt tatsächlich gehört (wo würde man sie später wieder suchen?), sondern auch die Tatsache, dass man beim Überfliegen der Ordner die ersten längst wieder vergessen hat, wenn man bei den letzten Ordnern angekommen ist, spielt hier eine Rolle.

    Diese Ablagezeit wird durch die Google-Methode faktisch auf null reduziert und macht das Ablegen von E-Mails zum Kinderspiel. Außerdem zeigt der Erfahrungswert deutlich, dass viele Menschen bei der Suche nach E-Mails erst ihre Ordner von Hand durchscrollen (ohne die gesuchte E-Mail zu finden) und nach dieser „verlorenen Zeit“ auf die Suchfunktion zurückgreifen.

    Zusammengefasst: Ja, das Arbeiten mit Ablage-Ordnern funktioniert selbstverständlich nach wie vor. Durch die richtige Anwendung der Suchfunktion wird allerdings vieles deutlich einfacher, schneller und dadurch auch bequemer :-).

    Und so richtig effizient wird die Google-Methode dann noch in Kombination mit der richtigen Nutzung der richtigen QuickSteps in Outlook (siehe https://www.buero-kaizen.de/quicksteps/)!

    Vielen Dank für deinen Beitrag und viele Grüße
    Felix Brodbeck

  • Hallo,
    die Methode mag für Ihre Zwecke passen. Sie allgemein als beste Methode vorzuschlagen, ist etwass gewagt. Ich arbeite mit unterschiedlichen Kollegen gleichzeitig in mehreren Projekten, in denen auch Projektmaildateien gepflegt werden, in die man regelmäßig die zugehörigen Mails verschiebt. In diesem Fall empfiehlt sich die „Sofort-Methode“ der Ablage im entsprechenden Unterordner. Sonst ist der Aufwand des Zusortierens später höher. Im übrigen lassen sich Mails bei einer geringen Erinnerung an Inhalte, Adressaten etc. ebenso schwer wiederfinden, wie bei der Suche in Ordnern. Wenn man tatsächlich vergessen hat, in welchem Ordner die Mail abgelegt ist lässt sich trotzdem noch das gesamte Postfach mit der Google-Methode durchsuchen. Als „überlegen“ würde ich die „Chaos“-Methode deshalb nicht bezeichnen.

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