Die E-Mail-Flut meistern (3/3): Schneller ablegen und wiederfinden!



Ein einziger Ordner „Archiv“ und die Google-Suchmethode sparen viel Zeit und Ärger

Die gängige Methode, eingehende E-Mails in einen Ordnerbaum aus Überordnern und Unterordnern zu verschieben, war lange Zeit alternativlos. Mittlerweile ist dieses Vorgehen jedoch überholt. Denn ein über die Jahre ausgewachsener Ordnerbaum führt zwangsläufig zu zwei Problemen:

1. Zuordnungsprobleme: Eine E-Mail betrifft oft mehrere Ordner gleichzeitig. In welchen Ordner soll sie abgelegt werden?

2. Zeitverlust: Das Durchsuchen eines verschachtelten Ordnerbaums nach einer bestimmten E-Mail oder einem bestimmten Anhang kostet viel Zeit – besonders, wenn man sich nur lückenhaft an die Details erinnert.

Die Lösung ist einfach: Ein Ordner „Archiv“ und die Google-Suchmethode

Durch die Verbesserungen der Suchalgorithmen in den letzten Jahren bietet sich heutzutage eine einfachere und schnellere Alternative zu dem klassischen Ordnerbaum an: Eine Suchfunktion nach dem Vorbild von Google. Diese ist in Outlook integriert und funktioniert tadellos. Im Ergebnis benötigen Sie neben Ihrem Posteingang für aktuelle E-Mails nur noch einen einzigen Ordner. Nennen Sie diesen „Archiv“. Über die Suchfunktion kann Ihnen Outlook dann flexibel jeden gewünschten „Ordner“ daraus zusammenstellen, den Sie gerade benötigen (ohne diesen jemals angelegt zu haben). Dieses Ablagesystem ersetzt den klassischen Ordnerbaum und passt sich flexibel ihrem jeweiligen Fokus an.

Die Vorteile des „Archiv“-Ordners: Einfachere Ablage und schneller zur gesuchten E-Mail

  • Für Sie entfällt der Entscheidungszwang, in welchen Ordner eine mehrfach passende E-Mail verschoben werden soll. Es gibt nur noch den Ordner „Archiv“, der sich über die Suchfunktion flexibel an Ihre jeweilige Anfrage anpasst.
  • Mit der Suchfunktion bekommen Sie immer genau den „virtuellen Ordner“ angezeigt, den Sie gerade brauchen (z.B. alle E-Mails von XY, Projekt A1, mit dem Betreff „…“ oder dem Anhang YZ), ohne sich dafür durch eine verschachtelte Ordnerstruktur klicken zu müssen.
  • Der Order „Archiv“ erleichtert Ihnen zudem auch die Nutzung der QuickSteps für eine automatische E-Mail-Verarbeitung nach der 5-Schritte-Regel (siehe Teil 1 und Teil 2). Dies ist wesentlich, um selbst große E-Mail-Aufkommen schnell und einfach abarbeiten zu können.

Und so funktioniert die Suche in Ihrem neuen Outlook-Archiv-Ordner:

Die Suchfunktion in Outlook ist schnell, präzise und zuverlässig. Dafür werden alle Inhalte aller E-Mails in einem Volltextindex erfasst. So kann Outlook einen stets aktuellen „Such-Ordner“ mit allen passenden E-Mails zusammenstellen, egal ob sich die Suchbegriffe im Adressfeld, im Betreff, im Nachrichtentext oder im Anhang wiederfinden. Mit Hilfe der One-Click-Schaltflächen direkt über der Eingabezeile lässt sich die Suche bei Bedarf schnell und einfach eingrenzen, z.B. dass der Suchbegriff nicht im Nachrichtentext der E-Mail, sondern nur im Betreff vorkommen soll.

Schritt 1: Die Outlook Suchfunktion öffnen
Klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die kleine Suchzeile direkt über den angezeigten E-Mails. Dadurch öffnet sich in der Menüleiste darüber automatisch die Registerkarte „Suche“ mit einigen nützlichen One-Click-Schaltflächen für den Schnellzugriff.

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Abbildung I: Die Suchfutnktion in Outlook, Microsoft, Büro-Kaizen

Schritt 2: Die Suche mit nur einem Klick eingrenzen
Es gibt immer etwas, an das man sich bei einer gesuchten E-Mail erinnern kann, sei es der Name des Absenders, das Unternehmen, der Zeitraum oder ein Schlagwort im Betreff bzw. im Anhang. Tippen Sie den Suchbegriff in die Suchzeile ein und klicken Sie dann zur Verfeinerung der Suche auf das entsprechende Symbol in der Menüleiste direkt darüber, z.B.:

  • „Von“: Es werden nur die E-Mails von einem bestimmten Absender angezeigt (ohne die E-Mails an oder über diesen).
  • „Betreff“: Outlook zeigt nur die E-Mails an, die das Suchwort im Betreff aufweisen (und nicht nur z.B. im Textabschnitt).
  • „Hat Anlagen“: Auf diese Weise werden Ihnen ausschließlich E-Mails zu dem Suchschlagwort angezeigt, die einen Anhang besitzen.
  • „Diese Woche“: Mit einem Klick auf das kleine Pfeilsymbol neben → Diese Woche können Sie einen bestimmten Zeitraum auswählen, auf den Sie die Suche einschränken möchten.
  • „Gesendet an“: Damit werden nur die E-Mails angezeigt, die Sie an einen bestimmten Empfänger gesendet haben.

Schritt 3: Suchbegriffe kombinieren, ausschließen und weiter verfeinern

  • Kombinieren Sie einfach verschiedene Suchbegriffe oder klicken Sie mehrere Suchfunktionen an, um z.B. nur nach den E-Mails eines bestimmten Absenders zu suchen, die zugleich auch einen Anhang besitzen.
  • Um ein Schlagwort von den Suchergebnissen auszuschließen, tippen Sie einfach ein NICHT in Großbuchstaben zwischen den Suchbegriff und das auszuschließende Wort, z.B.: Mustermann NICHT Max. Dann zeigt Ihnen Outlook alle Inhalte mit, über und von „Mustermann“ an, ohne all die E-Mails, die einfach nur den Platzhalter „Max Mustermann“ irgendwo im Text verwenden.
  • Mit einem Klick auf das grüne Plus-Symbol → Weitere in der Menüleiste rechts öffnet sich eine Dropdown-Liste mit vielen weiteren Möglichkeiten zur Einschränkung der Suchanfrage (siehe Abb. II).
  • Um gezielt nach Aufgaben, Dateien, Kontakten, Notizen oder Terminen zu suchen, bietet Outlook eine „erweiterte Suchfunktion“ an. Klicken Sie dafür in der Registerkarte → Suchen einfach etwas weiter rechts auf die Schaltfläche → Suchtools und in der Dropdown-Liste auf → Erweiterte Suche (siehe Abb. III).

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Abbildung II: Weitere Suchftunktionen in Outlook, Microsoft, Büro-Kaizen

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Abbildung III: Die erweiterte Suche in Outlook, Microsoft, Büro-Kaizen



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