Die E-Mail-Lesebestätigung: Outlook einfach einrichten


Bei beruflichen E-Mails ist es von Zeit zu Zeit wichtig zu erfahren, dass der Empfänger die Nachricht wirklich gelesen hat. Gerade, wenn der Betreff wichtig ist oder die Zeit bei einem Projekt etwas drängt, haben Sie so Gewissheit, dass Ihre elektronische Post vom Adressaten auch tatsächlich geöffnet wurde. Das ist zumindest ein Hinweis darauf, dass die Mail nicht übersehen worden ist.

Inhaltsverzeichnis

1. Die Lesebestätigung in Outlook teilt mit, wenn Ihre E-Mail gelesen wird
2. Wie aktivieren Sie die Outlook-Lesebestätigung für einzelne Mails?
3. Die Outlook-Lesebestätigung dauerhaft einrichten
4. Warum ist eine Lesebestätigung für Outlook nicht immer sinnvoll?
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

1. Die Lesebestätigung in Outlook teilt mit, wenn Ihre E-Mail gelesen wird

Jeder kennt es: Das elektronische Postfach läuft geradezu über vor lauter neuen Nachrichten. Wer Outlook nutzt, kann sich zwar Regeln einrichten, durch die bestimmte E-Mails und Newsletter beim Eintreffen direkt in eigens angelegte Ordner verschoben werden. Doch das ist noch keine Garantie dafür, dass nicht vielleicht doch mal eine Mail übersehen wird – und der Absender vergeblich auf eine Antwort wartet. Dabei ist die Priorität ziemlich hoch.

Nun ist jeder Outlook-Nutzer für die Ordnung im Postfach selbst verantwortlich. Allerdings gibt es eine schöne Funktion, wie der Absender der elektronischen Post darüber informiert wird, dass der Empfänger die an ihn verschickte E-Mail gelesen bzw. geöffnet hat – nämlich die Lesebestätigung in Outlook. Es ist überhaupt kein Hexenwerk, diese einzurichten. Mit unserer Anleitung erfahren Sie einerseits, wie Sie dieses Feature für einzelne E-Mails aktivieren und wie Sie die Funktion andererseits auch für jede Nachricht einstellen können. Es gibt allerdings eine kleine Einschränkung bei der Outlook-Lesebestätigung: Nicht immer wird sie Ihnen vom Empfänger auch tatsächlich zugestellt. Das funktioniert nämlich nur, wenn auch der Adressat Ihrer Mail MS Outlook benutzt.

2. Wie aktivieren Sie die Outlook-Lesebestätigung für einzelne Mails?

Zunächst gehen Sie vor wie bei jeder E-Mail, die Sie neu verfassen, also links oben auf das Symbol mit dem Briefumschlag „Neue E-Mail“ klicken. Dadurch öffnet sich eine neue Maildatei, die Sie wie gewohnt bearbeiten können.

outlook-lesebestaetigung-einrichten
Im ersten Schritt einfach eine neue Mail zur Bearbeitung aufrufen.

Um nun eine Lesebestätigung anfordern zu können, klicken Sie in der Reiterzeile auf „Optionen“; dieser Button befindet sich zwei Positionen rechts des Reiters „Nachricht“, der voreingestellt ist beim Verfassen einer neuen E-Mail.

Anschließend wählen Sie den Reiter Optionen. Das Erscheinungsbild der Kopfzeile ändert sich.

 

Haben Sie das erledigt, dann stellen Sie fest, dass sich die Bezeichnungen und Symbole in der Kopfzeile der neuen Nachricht geändert haben. Um für diese nun eine Outlook-Lesebestätigung einzurichten, setzen Sie einfach ein Häkchen vor „Lesebestät. anfordern“ – und das war’s schon. Nun können Sie die Mail bearbeiten, wie Sie das gewohnt sind.

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Mit dem Setzen des Hakens ist die Lesebestätigung für diese Outlook-Mail aktiviert.

Übrigens funktioniert dieses Prinzip ebenfalls, wenn Sie dem Absender eine Antwort senden möchten. Auch hier klicken Sie im geöffneten Mailfenster auf „Optionen“ und setzen den Haken im Kästchen vor „Lesebestät. anfordern“.

3. Die Outlook-Lesebestätigung dauerhaft einrichten

Es gibt natürlich auch viele gute Gründe, eine Lesebestätigung in Outlook für alle Mails zu etablieren, die Sie versenden. Wenn Sie beispielsweise mit mehreren Kollegen an einem dringenden Projekt arbeiten und eine E-Mail-Gruppe gebildet haben, ist es für alle Mitglieder wichtig zu wissen, ob ihre Nachrichten auch wirklich gelesen werden. Hier bietet es sich also ein, eine Outlook-Lesebestätigung für alle Mails einzurichten, die Sie versenden.

Bedenken Sie, dass dann natürlich jeder Adressat Ihrer elektronischen Nachrichten eine Aufforderung zur Lesebestätigung in Outlook erhält, nicht nur die Gruppenmitglieder. Ist das Projekt beendet und Sie möchten die Lesebestätigung für Outlook wieder entfernen, dann können Sie die im Folgenden beschriebenen Schritte ganz einfach wieder rückgängig machen.

Zunächst einmal müssen Sie keine neue Nachricht öffnen, sondern im Hauptfenster von Outlook links oben auf den Reiter „Datei“ klicken. Damit gelangen Sie in die Ansicht Kontoinformationen, wo Sie im nächsten Step links in der Leiste auf „Optionen“ klicken.

outlook-lesebestaetigung-dauerhaft-einrichten
Über „Datei“ im Hauptfenster gelangen Sie zu dieser Ansicht. Wählen Sie hier „Optionen“.

Nun öffnet sich ein neues Fenster, das den Titel „Outlook-Optionen“ trägt. In der Leiste auf der linken Seite klicken Sie jetzt auf den Button mit der Aufschrift „E-Mail“, woraufhin sich das Fenster folgendermaßen präsentiert:

outlook-lesebestaetigung-optionen
Jetzt befinden Sie sich im Einstellungsbereich für Ihre Mails.

Scrollen Sie im rechten Feld so lange nach unten, bis Sie zum Abschnitt „Verlauf“ kommen. Hier finden Sie eine ganze Reihe an Optionen vor. In unserem Fall aktivieren Sie die Checkbox vor „Lesebestätigung, die das Anzeigen der Nachricht durch den Empfänger bestätigt“ durch das Setzen eines Hakens per Mausklick.

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Mit einem Klick in dieses Feld aktivieren Sie die Abfrage von Lesebestätigungen in Outlook.

Zum Abschluss scrollen Sie bis an das Ende des Fensters nach unten und bestätigen die vorgenommene Änderung mit einem Klick auf den Button „OK“. Ab jetzt versenden Sie mit jeder abgeschickten E-Mail eine Lesebestätigung in Outlook an Ihre Adressaten.

4. Warum ist eine Lesebestätigung für Outlook nicht immer sinnvoll?

Wenn der Empfänger Ihrer E-Mail Ihre Lesebestätigung annimmt, werden Sie darüber mit einem kleinen Hinweis per Mail informiert. Haben Sie die beschriebenen Schritte befolgt, steht dem nichts mehr im Weg.

Übrigens können Sie natürlich das Pech haben, dass Sie Outlook zwar richtig eingerichtet haben und der Empfänger Ihre E-Mail auch wirklich erhalten hat – und Sie trotzdem keine Outlook-Lesebestätigung erhalten. Warum? Ganz einfach. Der Adressat kann sich nämlich im Dialogfeld, das sich beim Abrufen der Nachricht öffnet, gegen das Senden der Bestätigung entscheiden. Dafür genügt ein einfacher Klick auf den „Nein“-Button. Schließlich können Sie den Empfänger nicht zwingen, die Lesebestätigung in Outlook zurück zu Ihnen zu Übermitteln.

Bevor Sie die Outlook-Lesebestätigung für alle E-Mails einrichten, die Sie versenden, sollten Sie einen wichtigen Aspekt bedenken. Versetzen Sie sich dafür einmal in den Empfänger hinein, der für jede E-Mail, die er von Ihnen erhält, eine Bestätigung senden muss. Das kann ziemlich schnell ziemlich nervig werden, vor allem dann, wenn Sie viele Nachrichten versenden. Das kann dazu führen, dass der Empfänger sein Outlook so einrichtet, dass generell keine Lesebestätigungen an den Absender zurückgesendet werden.

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Klicken Sie den Punkt „Nie eine Lesebestätigung senden“ im Bereich „Verlauf“.

Diese Einstellung lässt sich ganz einfach vornehmen, indem man wieder zu „Verlauf“ navigiert (wie im vorangehenden Abschnitt dargestellt). Dort gibt es die Option „Nie eine Lesebestätigung senden“ zu aktivieren. Scrollen Sie anschließend wieder hinunter und wählen Sie „OK“.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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