Sind Sie manchmal genervt, wenn Sie eine E-Mail öffnen, die außer einem einzigen Satz nur Formalien enthält? Möchten Sie selbst Ihre E-Mails noch zeitsparender schreiben und dabei sicherstellen, dass der Empfänger die Mail auch wirklich liest? Dann habe ich heute etwas für Sie: Mit der Abkürzung EOM arbeiten Sie noch zeitsparender und die Empfänger Ihrer Mails werden es Ihnen danken. Allerdings empfehle ich Ihnen, dabei einiges zu bedenken. Sonst kann die Abkürzung EOM Missverständnisse auslösen, die mehr Zeit kosten als sie einsparen sollten. Hier also meine Tipps für den Einsatz der knappsten Form von E-Mails.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet die Abkürzung EOM?
Die Abkürzung EOM stammt aus dem Englischen und bedeutet „End of Message“, auf Deutsch übersetzt heißt es: „Ende der Nachricht“. Sie wurde von pfiffigen Anwendern in amerikanischen Unternehmen erfunden, um die E-Mail-Flut einzudämmen. Dabei geht es nicht um die Anzahl, sondern um die Länge der E-Mails.
Diese müssen nämlich nicht immer eine Anrede, Einleitung und Grußformel enthalten. Oft besteht der eigentliche Text – das Thema oder eine Antwort – aus einem einzigen Satz. Und dieser passt in die Betreffzeile. Wer viele E-Mails schreibt, wird schnell merken, dass er mit dem Einsatz von EOM-Nachrichten recht viel Zeit einspart. Allerdings führt erst die Abkürzung EOM dazu, dass der Empfänger der E-Mail davon auch wirklich profitiert. Sie steht am Ende der Betreffzeile, so dass der Empfänger weiß, dass die E-Mail keinen weiteren Text enthält.
Die Abkürzung EOM als E-Mail-Booster verwenden
Die Abkürzung EOM wirkt also wie ein E-Mail-Booster. Allerdings nur dann, wenn die Betreffzeile die Aufmerksamkeit des Empfängers nicht zu sehr strapaziert. Für bessere Übersicht hat es sich deshalb bewährt, die Betreffzeile auf höchstens 80 Zeichen zu beschränken. Hier ein Beispiel:
Diese Nachricht könnte die Antwort auf eine Terminanfrage sein. Hat der Kontaktpartner diesen Termin und vielleicht noch einen weiteren zur Auswahl angeboten, benötigt er nur die Bestätigung. Dafür reicht eine EOM-Nachricht aus.
EOM-Mail: Antwort fast immer garantiert
Wer unter Zeitdruck steht, verschiebt schon mal die E-Mail-Antwort auf „ruhigere Momente“ – die dann doch nicht eintreten. Oder er übersieht die Nachricht in der täglichen Eile. So kommt es öfter vor, dass eine E-Mail ohne Antwort bleibt. Benötigen Sie eine Antwort auf eine kurze E-Mail? Dann ist die Chance, diese zu erhalten, mit einer EOM-Nachricht wesentlich größer. Denn der Empfänger sieht auf einen Blick, dass hier nicht viel Zeit erforderlich ist und kann ebenso mit einer EOM-Nachricht antworten.
Verständnis auf den ersten Blick
Wenn Sie eine E-Mail mit der Abkürzung EOM empfangen, haben Sie gleich mehrere Vorteile:
- Sie müssen die E-Mail nicht öffnen.
- Sie sehen auf einen Blick, worum es geht.
- Sie können die E-Mail bei Bedarf sofort einem Thema zuordnen, denn die Mail enthält immer nur ein einziges Thema.
- Sie entscheiden innerhalb von Sekunden, ob eine Antwort nötig ist.
- Damit die leere E-Mail vom Spam-Filter nicht als verdächtig eingestuft wird, kopieren Sie die Betreffzeile einfach.
Und genauso geht es dem Empfänger, wenn er von Ihnen eine EOM-Nachricht erhält. Allerdings klappt das alles nur, wenn beide Seiten sich über diese Form der Verständigung einig sind.
Tipps beim Versenden von EOM-Nachrichten
Die EOM-Nachrichten können auch für Verwirrung, Missverständnisse und regelrechte Zerwürfnisse sorgen. Manche Menschen empfinden diese Form der Kommunikation als grob unhöflich. Ist es doch üblich, dass E-Mails wie ein Brief mit einer Anrede und einem Gruß versehen werden. Wer die Abkürzung EOM nicht kennt, wird sich wundern, wenn er eine „nackte“ Mail erhält mit einem einzigen Satz in der Betreffzeile. Vielleicht vermutet er einen technischen Fehler und fragt eigens beim Absender nach, was das bedeutet. Damit wäre statt der beabsichtigten Zeitersparnis ein zusätzlicher Zeitaufwand für beide angefallen.
Unkenntnis der Abkürzung EOM kann auch dazu führen, dass der Empfänger die knappe Nachricht als aggressiv empfindet. Damit Sie und der Empfänger von der effizienten Kommunikation profitieren, nutzen Sie meine
Tipps für gelingende EOM-Nachrichten:
- Sprechen Sie diese spezielle Form der Kommunikation mit dem Empfänger ab. Achtung: Auch Englisch-Muttersprachler kennen nicht immer die Abkürzung EOM.
- Halten Sie die Nachricht kurz: Etwa 80 Zeichen sollten ausreichen. Wollen Sie mehr mitteilen, schreiben Sie eine formelle E-Mail.
- Beziehen Sie sich pro Nachricht auf ein einzelnes Thema.
- Für heikle Themen nutzen Sie besser ausführliche E-Mails oder greifen zum Telefon.
Führen Sie in der Abteilung E-Mail-Spielregeln ein. Damit entlasten Sie den internen E-Mail-Verkehr und beugen Missverständnissen vor. Laden Sie sich zur Anregung kostenlos die 22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails herunter.
Das war’s: End of Message
Sie sehen, es gibt immer noch eine Möglichkeit mehr, einen Prozess zu optimieren – ganz im Sinne von Kaizen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die EOM-Mails etablieren und eine Zeit lang nutzen, werden Sie eine beachtliche Zeitersparnis feststellen.
Weiter E-Mail-AbkürzungenNicht nur die Abkürzung End of Message wird häufig in E-Mails verwenden. In der Bürosprache gibt es auch noch weitere Abkürzungen, die Sie auf jeden Fall kennen sollten: |
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