In Outlook Mail zurückrufen – Schritt für Schritt erklärt!

14. April 2020

Eine falsche E-Mail wurde gesendet und Sie möchten jetzt in Outlook eine E-Mail zurückrufen. Eigentlich wollten Sie die E-Mail noch einmal überprüfen und nun erhält der Empfänger unvollständige oder fehlerhafte Informationen. Oder Sie haben nicht höflich genug formuliert, an die ganz falschen Kollegen gesendet, oder – das kennt jeder – die Anlage vergessen. Das passiert. Nun ist es manchmal doch peinlich, erneut eine zweite E-Mail hinterher zu schicken. Denn besonders im Arbeitsumfeld sollte die Kommunikation per E-Mail effizient und frei von unnötigen E-Mails gehalten werden.

Zum Glück können Sie in Outlook bereits gesendete E-Mails zurückholen und dieser sogar mit einer neuen ersetzen. Hier zeigen wir Ihnen, wie es geht und geben Ihnen noch einen Tipp, wie der Gefahr einer falsch gesendeten E-Mail vorgebeugt werden kann.

Inhaltsverzeichnis

1. Voraussetzungen zum Zurückrufen einer E-Mail
2. In Outlook eine E-Mail zurückrufen – Schritt für Schritt
3. E-Mail zurückholen in der online-Version von Outlook
4. E-Mail-Versand verzögern
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Voraussetzungen zum Zurückrufen einer E-Mail

Leider ist es so, dass man nicht immer jede E-Mail zurückrufen kann. Es gibt dafür ein paar wenige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen.

  • Die E-Mail darf vom Empfänger noch nicht geöffnet oder als gelesen markiert worden sein.
  • Der Empfänger muss seine E-Mail auf demselben Server erhalten haben, den auch Sie zum Versand genutzt haben. Bei den meisten Firmen ist das intern der Fall und wird von der Administration über den sogenannten Microsoft Exchange-Server organisiert. Outlook braucht dies, um eine E-Mail zurückzuholen. Innerhalb des Unternehmens eine E-Mail zurückzurufen, sollte demnach kein Problem sein. Das heißt jedoch leider auch, dass eine E-Mail an einen Kunden oder an einen E-Mail-Anbieter wie GMAIL, GMX u.a. nicht zurückgeholt werden kann.

Info: Die Möglichkeit, E-Mails zurückzurufen gibt es nicht in der mobilen Outlook-App.

In Outlook eine E-Mail zurückrufen – Schritt für Schritt

Eile ist geboten! Um möglichst zu gewährleisten, dass Ihre E-Mail noch nicht gelesen worden ist, sollten Sie schnell handeln.

  • Öffnen Sie die fälschlicherweise gesendete E-Mail.
  • Sie finden Sie in der Menüübersicht links unter “Gesendete Elemente”
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Öffnen Sie die fälschlicherweise gesenderte E-Mail im Ordner “Gesendete Elemente”
  • Nachdem Sie die E-Mail geöffnet haben, wählen sie den Menüabschnitt “Verschieben” und klicken Sie “Diese Nachricht zurückrufen”

Info: Sollte Ihnen die Option “Diese Nachricht zurückrufen” nicht angezeigt werden, wird es leider nicht gehen, weil die Voraussetzungen (s.o.) nicht erfüllt sind.

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Ist die Aktion “Nachricht zurückrufen” nicht verfügbar, so werden nicht alles Voraussetzungen erfüllt.

Es erscheint nun ein Dialogfenster. Hier können Sie auswählen, ob Sie Ihre E-Mail nur zurückholen möchten, oder diese gleich mit einer korrigierten bzw. neuen ersetzen möchten. Sollten Sie gleich eine neue Nachricht schreiben wollen, erscheint das übliche E-Mail-Fenster, in welchem Sie die neue Nachricht schreiben können. Diese wird die falsche ersetzen, sobald Sie auf “Senden” klicken.

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Anschließend können Sie auswählen was mit der E-Mail passieren sollen: komplett löschen oder durch eine neue Nachricht ersetzen.

Sie haben es geschafft und in Outlook eine E-Mail zurückgerufen.

E-Mail zurückholen in der online-Version von Outlook

In der Onlineversion von Outlook ist ein Zurückholen von E-Mails leider nicht möglich. Es gibt hier höchstens die Option, das Versenden einer E-Mail zu verzögern, sodass man im Zweifel noch abbrechen kann.

  • Diese Option findet sich unter “Einstellungen” -> “Alle Outlook-Einstellungen anzeigen” -> “E-Mail” -> “Verfassen und Antworten”.

Hier lässt sich eine Zeit festlegen, wie lange das Versenden verzögert werden soll. Es sind maximal 10 Sekunden möglich.

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In der Online-Version von Outlook können keine Mails zurückgerufen werden.

E-Mail-Versand verzögern

Wir haben noch einen Tipp für Sie, wie sich das Risiko stark minimieren lässt, falsche E-Mails zu senden. Meist fällt einem doch recht schnell ein, dass eine E-Mail fehlerhaft war. Hätte man nun einen gewissen Zeitraum, in welchem man den Versand noch verhindern könnte, wäre nichts passiert. Zum Glück erlaubt es Outlook, den tatsächlichen Versand einer E-Mail zu verzögern.

Es gibt dafür zwei Möglichkeiten.
1. Die erste Möglichkeit ist eine Verzögerung jeder einzelnen Nachricht, die man schreibt.
Dies muss jedes Mal eingestellt werden, wenn Sie eine E-Mail verfassen. Dabei kann die Verzögerung völlig frei eingestellt werden: Uhrzeit, Datum, Jahr – wann immer Sie möchten. Das ist sinnvoll, wenn es nur hin und wieder um besonders heikle E-Mails geht und Sie auf Nummer sicher gehen möchten.

Info: Dies funktioniert nur wie beabsichtigt, wenn Outlook online ist und mit dem E-Mail Server kommunizieren kann.

  • Öffnen Sie dafür im Menüband oben das Register Optionen und wählen dort “Weitere Optionen” aus. Im Dialogfenster, das nun erscheint, können Sie frei ein Datum und eine Zeit auswählen, wann die E-Mail versendet werden soll.
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Sie können den Versand von E-Mails standardmäßig verzögern.

Info: Die E-Mail wird im Postausgang vorgehalten und kann dort jederzeit geöffnet und bearbeitet werden. Sie können sie auch dann jederz eit sofort versenden, indem Sie den Schritten wie oben folgen und die individuelle Zeit einfach abwählen und das Dialogfenster schließen. Dann wird die E-Mail wieder sofort gesendet, wenn Sie “Senden” klicken.

2. Die zweite Möglichkeit ist eine Regel.
Diese ermöglicht Ihnen, grundsätzlich alle verfassten E-Mails bis zu 120 Minuten zu verzögern. Hier geht keine E-Mail mehr unbedacht raus!

Die Einrichtung dieser Regel funktioniert wie folgt.

  • Klicken Sie auf “Datei”. Sie gelangen in die Hauptübersicht. Dort wählen Sie bitte “Regeln und Benachrichtigungen verwalten”
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Sie können den Versand der E-Mail auch über Regeln verzögern.
  • Im folgenden Fenster wählen Sie bitte “Neue Regel…”
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Erstellen Sie eine neue Regel um den Versand von E-Mails zu verzögern.
  • Wählen Sie nun bitte “Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden” aus.
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Wenden Sie Ihre neue Regel auf die bereits gesendenten Nachrichten an.
  • Wenn Sie möchten, dass die Verzögerung auf alle gesendeten E-Mail angewendet wird, wählen Sie bitte keine Bedingungen aus. Es erscheint ein Dialogfenster, das Sie darauf hinweist und um Bestätigung bittet. Bestätigen Sie bitte.
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Nun müssen Sie noch aktiv Ihre neue Regel und deren Anwendung bestätigen.
  • Es folgt ein weiteres Dialogfenster. Hier können Sie nun die Bedingung der Verzögerung einschalten und die genaue Zeit eingeben, wie lange verzögert werden soll. Klicken Sie hierfür auf die blau unterstrichenen Worte “eine Anzahl von”.
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Zum Schluss können Sie noch die Anzahl der Minuten, die verzögert versendet werden soll, festlegen.
  • Bitte geben Sie nun die gewünschte Anzahl Minuten ein und bestätigen Sie. Weitere Bedingungen braucht es für eine generelle Verzögerung von E-Mails nicht. Klicken Sie deshalb bitte auf “Fertig stellen”
  • Das nun erscheinende Infofenster informiert Sie darüber, dass diese Regel nur von diesem Outlook aus angewandt wird und nicht in Outlook online oder von anderen Geräten angewendet wird.

Info: Ab sofort wird die Regel angewandt und verzögert ausnahmslos jede verfasste E-Mail. Diese verbleiben solange im Postausgang. Dort können Sie diese jederzeit bearbeiten. Die eingestellten Minuten bleibt jedoch konsequent erhalten. Sollten Sie dennoch einmal eine E-Mail sofort senden wollen, müssen Sie die Regel komplett ausschalten und die E-Mail dann verfassen und senden. Eine, unter der Regel geschriebene, E-Mail lässt sich nicht mehr spontan senden!

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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