Outlook Postfach freigeben und Berechtigungen verwalten


So ├Ąhnlich wie ein Assistent Ihnen beim Bearbeiten Ihrer Post behilflich sein kann, k├Ânnen Sie auch die Verwaltung Ihrer E-Mails weiter delegieren. Zu diesem Zweck ├╝bertragen Sie einer ausgew├Ąhlten Person Berechtigungen, um E-Mails in Ihrem Microsoft Exchange Server-Postfach zu lesen, zu erstellen oder zu ver├Ąndern.

M├Âglich ist das, indem Sie Ihr Outlook Postfach freigeben, damit eine andere Person Zugriff darauf hat. Beachten Sie bitte, dass ein Microsoft Exchange Server-Konto die Voraussetzung daf├╝r ist, um Ihr Outlook Postfach f├╝r eine andere Person freizugeben.

Die Zugriffsrechte von Outlook-Postf├Ącher

Wenn Sie einer Person die Zugriffsrechte als Stellvertretung erteilen, dann geht dies ├╝ber die einfache Freigabe eines Zugriffs auf die Ordner in Ihrem Postfach hinaus. Denn eine Stellvertretung ben├Âtigt unterschiedliche Berechtigungen f├╝r die Erstellung von E-Mails oder um in Ihrem Auftrag Besprechungsanfragen beantworten zu k├Ânnen.

Als Person, welche die Berechtigungen erteilt, k├Ânnen Sie somit ganz genau bestimmten, welche Inhalte Sie in Ihrem Outlook Postfach freigeben m├Âchten und zu was Ihr Stellvertreter in Ihrem Postfach in der Lage ist. So k├Ânnen Sie beispielsweise die Berechtigung zum Lesen von Elementen erteilen oder zum Lesen, Erstellen, ├ändern und L├Âschen von Elementen. Standardm├Ą├čig erh├Ąlt eine hinzugef├╝gte Stellvertretung lediglich den Zugriff auf die Ordner, Kalender und Aufgaben. Doch wenn Sie Ihr Outlook Postfach entsprechend freigeben, dann kann Ihre Stellvertretung selbst Besprechungsanfragen in Ihrem Namen beantworten.

Welche Berechtigungsstufen gibt es f├╝r Postf├Ącher in Outlook?

In Microsoft Outlook gibt es verschiedene Berechtigungsstufen, die Sie f├╝r einen Stellvertreter festlegen k├Ânnen. Diese m├Âchten wir Ihnen im Folgenden einmal kurz vorstellen.

  • Stufe 1: Mit einer Berechtigung der Stufe 1 ist es Ihrem Stellvertreter m├Âglich Elemente in Ihren Ordner zu ├Âffnen und zu lesen.
  • Stufe 2: Die Berechtigung der Stufe 2 erlaubt es dem Stellvertreter sowohl Elemente zu lesen als auch zu erstellen. Au├čerdem kann der Stellvertreter selbst erstellte Elemente ├Ąndern oder diese wieder l├Âschen. Auf diese Weise kann Ihre Stellvertretung beispielsweise Aufgaben- oder Besprechungsanfragen in den Ordnern Aufgaben und Kalender erstellen und diese in Ihrem Namen versenden.
  • Stufe 3: Mit dieser Berechtigung kann Ihr Stellvertreter genau dieselben Aktionen ausf├╝hren, zu denen ein Stellvertreter der Stufe 2 berechtigt ist und verf├╝gt zudem auch ├╝ber die Berechtigung von Ihnen erstellte Elemente zu ├Ąndern oder zu l├Âschen. Vergeben Sie Berechtigungen der Stufe 3 deshalb ausschlie├člich an Personen, denen Sie voll und ganz vertrauen k├Ânnen, um kein Risiko einzugehen.

Hinzuf├╝gen einer Stellvertretung

Damit Sie ein Outlook Postfach freigeben k├Ânnen, m├╝ssen Sie zun├Ąchst immer erst einmal eine Stellvertretung in Outlook hinzuf├╝gen. Die Stellvertretung erh├Ąlt in dem folgenden Beispiel nach dem Hinzuf├╝gen automatisch die Berechtigung ÔÇ×Berechtigt zum Senden in meinem AuftragÔÇť. Dagegen kann Ihr Stellvertreter standardm├Ą├čig nur Besprechungsanfragen lesen oder beantworten, erh├Ąlt jedoch nicht die Berechtigung andere eingehende Nachrichten in Ihrem Posteingang zu lesen.

  1. Klicken Sie im ersten Schritt auf Datei.
  2. W├Ąhlen Sie im Anschluss daran den Punkt Kontoeinstellungen aus und klicken Sie dann auf Zugriffsrechte f├╝r Stellvertretung.
  3. Klicken Sie danach auf Hinzuf├╝gen. Sollte Ihnen der Punkt Hinzuf├╝gen nicht angezeigt werden, dann liegt dies unter Umst├Ąnden daran, dass zwischen Ihrer Outlook-Installation und dem Exchange-Server keine aktive Verbindung besteht. Der Verbindungsstatus wir Ihnen in Outlook auf der Statusleiste angezeigt.
  4. Geben Sie als n├Ąchstes den Namen der Person ein, die Sie als Stellvertretung hinzuf├╝gen m├Âchten oder W├Ąhlen Sie einen Namen aus der Liste Ihrer Suchergebnisse aus. Dabei muss es sich um eine Person handeln, die ebenfalls mit dem Exchange Server Ihres Unternehmens verbunden ist.
  5. Klicken Sie auf Hinzuf├╝gen und dann auf OK.
  6. In dem Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung k├Ânnen Sie anschlie├čend entweder die Standardberechtigungseinstellungen ├╝bernehmen oder Sie entscheiden sich f├╝r die Vergabe benutzerspezifischer Berechtigungsstufen.
    Sofern Ihre Stellvertretung lediglich die Berechtigungen f├╝r die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und -antworten hat, so sind die Standardberechtigungseinstellungen vollkommen ausreichend. Was Berechtigungen f├╝r den Posteingang betrifft, kann in diesem Fall keine gew├Ąhlt werden. Somit obliegt das Versenden von Besprechungsanfragen und die Beantwortung solcher Anfragen von nun an in den H├Ąnden Ihrer Stellvertretung.
    Beachten Sie, dass einer Stellvertretung in der Regel die Berechtigung der Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ├Ąndern) f├╝r den Kalender-Ordner erteilt bekommt. Antwortet Ihre Stellvertretung auf eine Besprechungsanfrage, so wird die Besprechung auf in der Folge automatisch zu Ihrem Kalender hinzugef├╝gt.
  7. Nach Vergabe der Berechtigungen, k├Ânnen Sie Ihren Stellvertreter ├╝ber die ge├Ąnderten Berechtigungen informieren, wof├╝r Sie lediglich das Kontrollk├Ąstchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden aktivieren m├╝ssen.
  8. Aktivieren Sie, sofern gew├╝nscht, das Kontrollk├Ąstchen Stellvertretung kann private Elemente sehen. Beachten Sie dabei, dass sich diese Einstellung auf s├Ąmtliche Exchange-Ordner auswirkt. Dazu z├Ąhlen unter anderem die Ordner E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen, und Journal. Eine M├Âglichkeit Ihrem Stellvertreter lediglich den Zugriff auf Elemente in bestimmten Ordnern zu erteilen existiert in Microsoft Outlook dagegen nicht.
  9. Best├Ątigen Sie die Auswahl der Berechtigungen Ihres Stellvertreters mit einem Klick auf Ok.

Herzlichen Gl├╝ckwunsch, Sie haben nun erfolgreich einen Stellvertreter hinzugef├╝gt und Ihr Outlook Postfach freigegeben.

Umstellung auf Microsoft 365 - Interview mit J├╝rgen Frey

Ändern der Berechtigungen Ihrer Stellvertretung

Nachdem wir Ihnen zuvor bereits verraten haben, wie Sie Ihr Outlook Postfach freigeben, m├Âchten wir Ihnen nun noch erkl├Ąren, wie Sie die Berechtigungen f├╝r Ihre Stellvertretung in Microsoft Outlook ├Ąndern k├Ânnen.

  1. Klicken Sie zun├Ąchst wieder auf die Registerkarte Datei.
  2. W├Ąhlen Sie Kontoeinstellungen und klicken Sie dort auf Zugriffsrechte f├╝r Stellvertretung.
  3. Klicken Sie danach auf den Namen Ihrer Stellvertretung, deren Berechtigungen Sie ver├Ąndern m├Âchten und klicken Sie auf Berechtigungen.
  4. Daraufhin k├Ânnen Sie Berechtigungen f├╝r alle Ordner vergeben, auf welche Ihre Stellvertretung in der Folge zugreifen kann.
  5. Um Ihre Stellvertretung ├╝ber die Ver├Ąnderung der Berechtigung zu informieren, aktivieren Sie einfach das Kontrollk├Ąstchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden und schon wird diese ├╝ber die ver├Ąnderten Befugnisse informiert.

Beachten Sie, dass wenn Kopien der von Ihnen empfangenen Besprechungsanfragen und -antworten an eine Stellvertretung gesendet werden sollte, dieser die Berechtigung der Stufe 3 f├╝r den Ordner Kalender zugewiesen ist. Aktivieren Sie dann das Kontrollk├Ąstchen Erh├Ąlt Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten.

Kurz-Zusammenfassung

Nicht nur bei der Bearbeitung des Posteingangs, sondern auch was eingehende E-Mails und die Beantwortung von Besprechungsanfragen betrifft, wird in einem Gro├čteil der Unternehmen heutzutage viel delegiert. Damit sich jedoch eine andere Person um die Bearbeitung Ihres Posteingangs k├╝mmern kann, muss diese zun├Ąchst als Stellvertreter in Microsoft Outlook hinzugef├╝gt werden und die n├Âtigen Berechtigungen erhalten.

Doch dank unserer ausf├╝hrlichen Anleitung sollten Sie nun ganz genau wissen, wie Sie Ihr Outlook Postfach freigeben und die Berechtigungen Ihrer Stellvertretung entsprechend ├Ąndern k├Ânnen.

Kalender in Outlook freigeben

Zus├Ątzlich zum Postfach k├Ânnen Sie auch nur Ihren Kalender an Kollegen freigeben. Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen in unserem Beitrag: Outlook Kalender an Kollegen freigeben und einbinden.

Video B├╝ro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials

  • E-Mail in Aufgabe umwandeln (0:06)
  • E-Mail-Betreff ├Ąndern (2:02)
  • Symbolleiste f├╝r den Schnellzugriff (3:24)
  • E-Mail in OneNote ablegen (4:40)
  • Textbausteine (5:39)
  • Personen mit „@“ markieren (7:40)
  • Benachrichtigungen & T├Âne ausschalten (8:34)


Schlagw├Ârter: