Outlook Postfach freigeben und Berechtigungen verwalten

So ähnlich wie ein Assistent Ihnen beim Bearbeiten Ihrer Post behilflich sein kann, können Sie auch die Verwaltung Ihrer E-Mails weiter delegieren. Zu diesem Zweck übertragen Sie einer ausgewählten Person Berechtigungen, um E-Mails in Ihrem Microsoft Exchange Server-Postfach zu lesen, zu erstellen oder zu verändern. Möglich ist das, indem Sie Ihr Outlook Postfach freigeben, damit eine andere Person Zugriff darauf hat. Beachten Sie bitte, dass ein Microsoft Exchange Server-Konto die Voraussetzung dafür ist, um Ihr Outlook Postfach für eine andere Person freizugeben.

Lesedauer ca. 5 Minuten

1. Die Zugriffsberechtigungen von geteilten Outlook-Postfächer

Wenn Sie einer Person die Zugriffsrechte als Stellvertretung erteilen, dann geht dies über die einfache Freigabe eines Zugriffs auf die Ordner in Ihrem Postfach hinaus. Denn eine Stellvertretung benötigt unterschiedliche Berechtigungen für die Erstellung von E-Mails oder um in Ihrem Auftrag Besprechungsanfragen beantworten zu können.

Als Person, welche die Berechtigungen erteilt, können Sie somit ganz genau bestimmten, welche Inhalte Sie in Ihrem Outlook Postfach freigeben möchten und zu was Ihr Stellvertreter in Ihrem Postfach in der Lage ist. So können Sie beispielsweise die Berechtigung zum Lesen von Elementen erteilen oder zum Lesen, Erstellen, Ändern und Löschen von Elementen. Standardmäßig erhält eine hinzugefügte Stellvertretung lediglich den Zugriff auf die Ordner, Kalender und Aufgaben. Doch wenn Sie Ihr Outlook Postfach entsprechend freigeben, dann kann Ihre Stellvertretung selbst Besprechungsanfragen in Ihrem Namen beantworten. Outlook gibt die folgenden Berechtigungsstufen vor:

Bei der Auflistung der Berechtigungen handelt es sich um die Voreinstellungen von Outlook. Einzelne Optionen können auch noch ergänzt oder entfernt werden.

2. Welche Berechtigungsstufen gibt es für Stellvertretungen der Outlook-Postfächer?

In Microsoft Outlook gibt es verschiedene Berechtigungsstufen, die Sie für einen Stellvertreter festlegen können. Diese möchten wir Ihnen im Folgenden einmal kurz vorstellen.

• Berechtigungsstufe 1
  Mit einer Berechtigung der Stufe 1 ist es Ihrem Stellvertreter möglich, Elemente in Ihren Ordner zu öffnen und zu lesen.
• Berechtigungsstufe 2
  Die Berechtigung der Stufe 2 erlaubt es dem Stellvertreter sowohl Elemente zu lesen als auch zu erstellen. Außerdem kann der Stellvertreter selbst erstellte Elemente ändern oder diese wieder löschen. Auf diese Weise kann Ihre Stellvertretung beispielsweise Aufgaben- oder Besprechungsanfragen in den Ordnern Aufgaben und Kalender erstellen und diese in Ihrem Namen versenden.
• Berechtigungsstufe 3
  Mit dieser Berechtigung kann Ihr Stellvertreter genau die selben Aktionen ausführen, zu denen ein Stellvertreter der Stufe 2 berechtigt ist und verfügt zudem auch über die Berechtigung von Ihnen erstellte Elemente zu ändern oder zu löschen. Vergeben Sie Berechtigungen der Stufe 3 deshalb ausschließlich an Personen, denen Sie voll und ganz vertrauen können, um kein Risiko einzugehen.

3. Hinzufügen einer Stellvertretung in Outlook

Damit Sie ein Outlook Postfach freigeben können, müssen Sie zunächst immer erst einmal eine Stellvertretung in Outlook hinzufügen. Die Stellvertretung erhält in dem folgenden Beispiel nach dem Hinzufügen automatisch die Berechtigung „Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag“. Dagegen kann Ihr Stellvertreter standardmäßig nur Besprechungsanfragen lesen oder beantworten, erhält jedoch nicht die Berechtigung andere eingehende Nachrichten in Ihrem Posteingang zu lesen.

1. Klicken Sie im ersten Schritt auf → Datei.
2. Wählen Sie im Anschluss daran den Punkt → Kontoeinstellungen aus und klicken Sie dann auf → Zugriffsrechte für Stellvertretung.
3. Klicken Sie danach auf → Hinzufügen. Sollte Ihnen der Punkt → Hinzufügen nicht angezeigt werden, dann liegt dies unter Umständen daran, dass zwischen Ihrer Outlook-Installation und dem Exchange-Server keine aktive Verbindung besteht. Der Verbindungsstatus wir Ihnen in Outlook auf der Statusleiste angezeigt.
4. Geben Sie als nächstes den Namen der Person ein, die Sie als Stellvertretung hinzufügen möchten oder Wählen Sie einen Namen aus der Liste Ihrer Suchergebnisse aus. Dabei muss es sich um eine Person handeln, die ebenfalls mit dem Exchange Server Ihres Unternehmens verbunden ist.
5. Klicken Sie auf → Hinzufügen und dann auf → OK.
6. In dem Dialogfeld → Berechtigungen der Stellvertretung können Sie anschließend entweder die Standardberechtigungseinstellungen übernehmen oder Sie entscheiden sich für die Vergabe benutzerspezifischer Berechtigungsstufen. Sofern Ihre Stellvertretung lediglich die Berechtigungen für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und -antworten hat, so sind die Standardberechtigungseinstellungen vollkommen ausreichend. Was Berechtigungen für den Posteingang betrifft, kann in diesem Fall keine gewählt werden. Somit obliegt das Versenden von Besprechungsanfragen und die Beantwortung solcher Anfragen von nun an in den Händen Ihrer Stellvertretung. Beachten Sie, dass einer Stellvertretung in der Regel die Berechtigung der Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für den Kalender-Ordner erteilt bekommt. Antwortet Ihre Stellvertretung auf eine Besprechungsanfrage, so wird die Besprechung auf in der Folge automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt.
7. Nach Vergabe der Berechtigungen, können Sie Ihren Stellvertreter über die geänderten Berechtigungen informieren, wofür Sie lediglich das Kontrollkästchen → Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden aktivieren müssen.
8. Aktivieren Sie, sofern gewünscht, das Kontrollkästchen →  Stellvertretung kann private Elemente sehen. Beachten Sie dabei, dass sich diese Einstellung auf sämtliche Exchange-Ordner auswirkt. Dazu zählen unter anderem die Ordner E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen, und Journal. Eine Möglichkeit Ihrem Stellvertreter lediglich den Zugriff auf Elemente in bestimmten Ordnern zu erteilen existiert in Microsoft Outlook dagegen nicht.
9. Bestätigen Sie die Auswahl der Berechtigungen Ihres Stellvertreters mit einem Klick auf → OK.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben nun erfolgreich einen Stellvertreter hinzugefügt und Ihr Outlook Postfach freigegeben.

4. Ändern der Berechtigungen des geteilten Postfachs

Nachdem wir Ihnen zuvor bereits verraten haben, wie Sie Ihr Outlook Postfach freigeben, möchten wir Ihnen nun noch erklären, wie Sie die Berechtigungen für Ihre Stellvertretung in Microsoft Outlook ändern können:

1. Klicken Sie zunächst wieder auf die Registerkarte → Datei.
2. Wählen Sie → Kontoeinstellungen und klicken Sie dort auf → Zugriffsrechte für Stellvertretung.
3. Klicken Sie danach auf den Namen Ihrer Stellvertretung, deren Berechtigungen Sie verändern möchten und klicken Sie auf → Berechtigungen.
4. Daraufhin können Sie Berechtigungen für alle Ordner vergeben, auf welche Ihre Stellvertretung in der Folge zugreifen kann.
5. Um Ihre Stellvertretung über die Veränderung der Berechtigung zu informieren, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen → Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden und schon wird diese über die veränderten Befugnisse informiert.

Beachten Sie, dass wenn Kopien der von Ihnen empfangenen Besprechungsanfragen und -antworten an eine Stellvertretung gesendet werden sollte, dieser die Berechtigung der Stufe 3 für den Ordner Kalender zugewiesen ist. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen → Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten.

5. Fazit

Nicht nur bei der Bearbeitung des Posteingangs, sondern auch was eingehende E-Mails und die Beantwortung von Besprechungsanfragen betrifft, wird in einem Großteil der Unternehmen heutzutage viel delegiert. Damit sich jedoch eine andere Person um die Bearbeitung Ihres Posteingangs kümmern kann, muss diese zunächst als Stellvertreter in Microsoft Outlook hinzugefügt werden und die nötigen Berechtigungen erhalten.

So kann man den Kalender in Outlook freigeben

Zusätzlich zum Postfach können Sie auch nur Ihren Kalender an Kollegen freigeben. Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen in unserem Beitrag: Outlook Kalender an Kollegen freigeben und einbinden.

Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials

• E-Mail in Aufgabe umwandeln (0:06)
• E-Mail-Betreff ändern (2:02)
• Symbolleiste für den Schnellzugriff (3:24)
• E-Mail in OneNote ablegen (4:40)
• Textbausteine (5:39)
• Personen mit „@“ markieren (7:40)
• Benachrichtigungen & Töne ausschalten (8:34)