Sie können eine E-Mail in Outlook mit nur wenigen Klicks zielgenau in Microsoft Teams ablegen. Denn manche E-Mails gehören einfach nach Teams, um den Inhalt oder die darin enthaltenen Aufgaben gemeinsam mit den anderen Team-Mitgliedern bearbeiten zu können. Eine neue Schnittstelle (ein Add-In für Outlook) ermöglicht das nun ganz schnell und einfach, ohne dass man dafür Outlook extra verlassen muss. Alternativ zeigen wir noch zwei weitere einfache Möglichkeiten, wie man eine E-Mail in Outlook zu Teams weiterleiten und dort speichern kann.

Inhaltsverzeichnis

1. Outlook mit Teams verbinden und verknüpfen mit Hilfe eines automatischen Add-In

Um Teams in Outlook einzubinden – und umgekehrt Outlook in Teams – ist ein kleines Add-In erforderlich. Das kostenlose Outlook-Add-In mit dem Namen „Für Teams freigeben“ stammt von Microsoft und synchronisiert Inhalte zwischen den beiden Office-Apps. So können zum Beispiel E-Mails oder Aufgaben ganz einfach direkt aus Outlook zielgenau in Teams abgelegt und gespeichert werden.

Die Outlook-Teams-Verknüpfung funktioniert automatisch: Das Outlook-Add-In „Für Teams freigeben“ wird automatisch zu Outlook hinzugefügt, sobald auf einem Computer die Desktop-App von Outlook installiert ist und sich der Nutzer oder die Nutzerin dann bei der Microsoft Teams-App anmeldet (in der Teams-Web-App oder dem Teams-Desktop-Client). Voraussetzung ist jedoch, dass die betreffende Person ein Postfach in dem Cloud-gestützten Microsoft-Dienst Exchange Online (Groupware- und E-Mail-Transport-Server-Software) nutzt. Die Funktion ist zudem auch in der Browser-Anwendung Outlook im Web sowie in Outlook für Mac verfügbar.
Die Outlook-Teams-Verknüpfung funktioniert nicht: Freigegebene Postfächer und Mobilgeräte (iPhone, Tablet, Smartphone) werden derzeit noch nicht von dem Add-In unterstützt. Das automatische Installieren des Add-Ins funktioniert zudem nicht, wenn Ihr Unternehmen Microsoft Exchange auf einem lokalen Server installiert hat („On Premises“). Dann fehlt der Teams-Button in Ihrem Outlook-Menü komplett. In diesem Fall überspringen Sie einfach den folgenden Absatz, in dem das Outlook-Add-In „Für Teams freigeben“ beschrieben ist und lesen Sie direkt bei Punkt 3 unten weiter. Dort zeigen wir Ihnen zwei weitere schnelle und einfache Lösungswege als Alternative.

2. Outlook E-Mails in Teams ablegen: Mit dem Add-In „Für Teams freigeben“

Wählen Sie in Ihrem Outlook-Postfach die E-Mail aus, die Sie in Teams ablegen wollen, und klicken Sie dann in der Registerkarte → Start im Menüband auf die Schaltfläche → In Teams teilen. Tipp: In Outlook im Web müssen Sie zunächst auf die drei Punkte klicken → Weitere Aktionen klicken und finden dann dort die Option → Für Teams freigeben.
Wählen Sie im anschließenden Dialogfenster aus, wohin Ihre E-Mail in Teams abgelegt und geteilt werden soll. Es stehen entweder Personen (Einzelchats), Gruppen (Gruppenchats) oder Kanäle zur Auswahl.
Direkt darunter können Sie optional noch eine eigene, zusätzliche Nachricht eingeben. So können Sie der an Teams weitergeleiteten Outlook-Mail noch eine Zusammenfassung, einen Kommentar oder eine Handlungsanweisung voranstellen. (Tipp: Dafür können Sie einzelne Personen auch gezielt mit → @mentions ansprechen).
Unterhalb des Nachrichtenfeldes kann dann mit einem Häkchen in das Kontrollkästchen → Anlagen einschließen noch festgelegt werden, ob die Anlagen im Dateianhang der E-Mail ebenfalls an Teams weitergeleitet und dort abgelegt werden sollen oder nicht. Nur noch mit einem Klick auf → Teilen bestätigen.

Outlook Mail in Teams teilen — Es gibt drei einfache und schnelle Möglichkeiten, eine E-Mail aus Outlook in Microsoft Teams abzulegen, einzufügen und abzuspeichern. Das neue Add-In „Für Teams freigeben“ ist dabei besonders bequem. Bild: Büro-Kaizen.

So finden Sie die von Outlook in Teams abgelegten E-Mails:

In Microsoft Teams finden Sie die aus Outlook abgelegten E-Mails an zwei verschiedenen Stellen.

Im Unterhaltungsverlauf: Zum einen wird ein neuer Beitrag mit einer Vorschau der E-Mail in den Chatverlauf bzw. in die Kanalunterhaltung eingefügt. Die jeweiligen Teams-Mitglieder können diese Vorschau-Mail dann einfach anklicken und den vollständigen Inhalt öffnen. Dieser Beitrag kann auch wie eine gewöhnliche Nachricht kommentiert und darauf geantwortet werden.
In der Dateibibliothek: Zum anderen werden die aus Outlook in Teams abgelegten E-Mails auch automatisch in der Registerkarte → Dateien dieses Chats oder dieses Kanals abgespeichert (der jeweiligen Dateibibliothek). Ein Klick auf die dort abgelegte Outlook-E-Mail öffnet die E-Mail dann vollständig in Teams, ohne dass Sie dabei die Teams-App verlassen. Die Dateianhänge werden in der Dateibibliothek übrigens separat von der E-Mail abgespeichert. Das verbessert die Übersichtlichkeit und spart Zeit beim Suchen.
Hinweis: Sämtliche Antworten und Kommentare, die dann in der Folge innerhalb der Teams-App auf eine dorthin geteilte Outlook-E-Mail erstellt werden, bleiben auch in Teams. Es werden keine Antworten aus Teams nach Outlook gesendet – weder an den Verfasser oder die Verfasserin der Original-E-Mail noch an die weiterleitende Person. So können Sie sich in Teams ungestört und folgenlos zu der dort abgelegten Mail austauschen und beraten.

3. Alternative Lösungen: Die E-Mail-Adresse des Teams-Kanals oder Drag & Drop nutzen

Falls das Ablegen einer E-Mail aus Outlook in Teams nicht mit dem oben beschriebenen Add-In funktioniert, gibt es noch zwei alternative Vorgehensweisen, die ebenfalls sehr schnell und einfach funktionieren.

Alternative 1: Die Outlook-Mail einfach an die E-Mail-Adresse des Teams-Kanals weiterleiten

Jeder Kanal in Microsoft Teams besitzt eine eigene E-Mail-Adresse. Diese Kanaladresse können Sie verwenden, um eine E-Mail direkt in Outlook einfach dahin weiterzuleiten. Die E-Mail wird dann (wie oben beschrieben) automatisch als anklickbare Vorschau in die Kanalunterhaltung abgelegt sowie auch in die Registerkarte → Dateien des Kanals abgespeichert.

Klicken Sie dafür in der Teams-App mit der rechten Maustaste auf den Zielkanal und wählen Sie im Kontextmenü → E-Mail-Adresse abrufen.
Kopieren Sie die Kanal-Adresse und wechseln Sie in Outlook.
Leiten Sie dann dort die E-Mail wie gewohnt weiter (Registerkarte → Start → Weiterleiten) und fügen Sie als Zieladresse die E-Mail-Adresse des Teams-Kanals ein (→ Strg + V).

Alternative 2: Die E-Mail einfach per Drag & Drop aus Outlook in Teams hineinziehen

Noch schneller und einfacher geht es mit Drag & Drop. Öffnen Sie den Teams-Kanal, in den Sie die Outlook-Mail kopieren (ablegen) wollen und klicken Sie unten auf den Button → Neue Unterhaltung. Wechseln Sie dann in Ihr Outlook, greifen Sie die gewünschte E-Mail mit gedrückter linker Maustaste und ziehen Sie diese auf das Teams-Symbol in Ihrer Taskleiste unten. Daraufhin wechselt das angezeigte Fenster zu Teams und Sie ziehen die E-Mail mit noch immer gedrückter Maustaste in die neue Unterhaltungszeile. Nun können Sie bei Bedarf noch optional eine eigene Ergänzungsnachricht eintippen und dann die Nachricht mit der → Eingabetaste absenden. Die so in Teams abgelegte Outlook-Mail können Ihre Kollegen nun ebenfalls wieder direkt in der Kanal-Unterhaltung oder über die Kanal-Registerkarte → Dateien öffnen.

Tipp: Wenn Sie die E-Mail in einen Teams-Chat hinein „Drag & Droppen“ wollen, müssen Sie zunächst die Registerkarte → Dateien in diesem Chat öffnen und die Outlook-Mail dann einfach in diese Registerkarte hineinziehen. (Das Hineinziehen direkt in eine Chat-Nachricht funktioniert im Unterschied zu einer Kanalunterhaltung nicht.)
Sobald die Outlook-E-Mail in der Chat-Registerkarte „Dateien“ abgelegt wurde, wird auch automatisch wieder ein Nachricht darüber in der Chat-Unterhaltung gepsotet, um die andere(n) Person(en) auf die neue Nachricht hinzuweisen.

4. Problemlösung: Das Senden oder Ablegen einer Mail aus Outlook in Teams funktioniert nicht

Es gibt mehrere Gründe, warum das Ablegen einer E-Mail in Teams nicht funktioniert oder blockiert wird. Hier die Übersicht inklusive Problemlösungen.

Das Feature zum Senden einer E-Mail an einen Teams-Kanal wurde von Ihrem IT-Administrator deaktiviert. Bitten Sie Ihren Admin, die Einstellungen im Admin-Center zu konfigurieren. Tipp: Dieser kann das Feature auch nur für bestimmte Adress-Domänen zulassen, zum Beispiel nur für die Mitarbeiter Ihres eigenen Unternehmens.
Eine Person, die Teambesitzer oder Kanalmoderator ist, hat in den Kanaleinstellungen eingeschränkt, wer alles E-Mails an diesen Teams-Kanal senden darf. Wenden Sie sich an den Besitzer oder Moderator, um die Berechtigung für das Senden von Mails an diesen Kanal zu erhalten.
Der Antispamschutz hat die E-Mail aus Sicherheitsgründen blockiert. Zum Beispiel weil die zugrundeliegende Adress-Domäne als unsicher/unerwünscht eingestuft wurde. Bitten Sie Ihren Administrator, die Spamschutzeinstellungen dahingehend zu überprüfen.
Das Ablegen der Outlook-Mail funktioniert nicht, weil die E-Mail die maximal zulässigen Größenbeschränkungen überschreitet (maximal 50 Inlinebilder, maximal 20 Dateianlagen als Anhang und insgesamt maximal 10 MB Dateigröße).
Sie haben die Kanal-E-Mail-Adresse in Outlook als Teil einer Verteilerliste verwendet. Das wird nicht unterstützt. Sie müssen die Kanal-Adresse in Outlook direkt in die Adresszeile der Weiterleitungs-E-Mail einfügen.

5. Die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen aus Teams nach Outlook deaktivieren

Wer viel in Microsoft Teams arbeitet, kennt das Problem. Für fast jede Aktivität wird eine Benachrichtigungs-E-Mail an Outlook gesendet. Das erzeugt viel Datenmüll sowie unnötige Arbeit und Zeitverlust beim Aufräumen des Postfachs. Das Problem lässt sich aber ganz einfach beheben – und zwar in Teams, nicht in Outlook.

Öffnen Sie Ihre Teams-App, klicken Sie links oben auf → Aktivität und dann auf die drei Punkte für → Weitere Optionen.
Klicken Sie im Dropdown-Menü auf → Benachrichtigungseinstellungen, im neuen Fenster auf → Benachrichtigungen und wählen Sie dann auf der rechten Seite bei „E-Mails zu verpassten Aktivitäten“ die Option → Aus.
Direkt darunter finden Sie zudem die Einstellmöglichkeiten, die Benachrichtigungen individuell für @Erwähnungen Ihrer Person, Teamerwähnungen, Antworten auf Unterhaltungen, Likes und Reaktionen, neu veröffentlichte Beiträge in Kanälen, Besprechungen, Anrufe, Personen etc. bedarfsgerecht festzulegen und zu deaktivieren.

6. Weitere Tipps und unsere Video-Anleitung „Outlook-Mail in Teams ablegen“

Durch die gute Outlook-Teams-Verknüpfung kann man nicht nur E-Mails aus Outlook in Teams ablegen. Man kann beispielsweise auch aus Outlook heraus zu einem Teams-Meeting einladen. Die Teams-Besprechung wird dann automatisch angelegt, ohne dass Sie Outlook dafür extra verlassen müssen. Das ist besonders praktisch, wenn man zum Beispiel gerade in Outlook die Aufgaben- und Wochenplanung macht. Viele weitere praktische Tipps, Tricks und Anleitungen rund um Outlook und Microsoft Teams haben wir Ihnen auf unseren folgenden Themenseiten zusammengestellt. Beachten Sie auch unsere nachfolgende Video-Anleitung „Outlook E-Mail in Teams teilen“!

Themenseite zu Microsoft Teams: Alle Büro-Kaizen-Anleitungen und die besten Tipps für einen effizienten Einsatz des Kollaborationstools.
Themenseite zu Microsoft Outlook: Alle Funktionen rund um den E-Mail-Client, Kalender, Kontakte und Aufgaben einfach erklärt.
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