Outlook-Backup: Automatische Sicherheitskopie anlegen



Ein Outlook-Backup ist Pflicht: Eine Sicherheitskopie für alle Fälle!

Mit einem Backup Ihres Outlooks gehen Sie für alle Fälle auf Nummer sicher. Denn wenn der Computerschaden erst einmal da ist, helfen nur zwei Dinge: Eine Haftpflichtversicherung gegen den physischen Schaden und ein Backup gegen den Informationsschaden, also den drohenden Verlust Ihrer Geschäfts- und Outlookdaten. Niemand wünscht sich solch ein Schadensereignis, sie kommen allerdings häufiger vor als gedacht. Das kann beispielsweise der unaufmerksame Kollege sein, der sich ausversehen auf das Notebook setzt, ein Wasserschaden im Büro oder einfach nur ein schadhaftes Bauteil in den Hardwarekomponenten Ihrer Festplatte. So oder so. Am Ende hilft nur, dass Sie rechtzeitig präventiv an die Rückversicherung durch ein vollständiges Backup Ihres Outlooks gedacht haben, bevor der Schaden eintritt. Denn solch eine Datensicherungsdatei kann man leider nicht mehr nachträglich anlegen.

Denken Sie an Outlook-Backups. Denn wenn der Schaden da ist, kann man auch keine Sicherheitskopie mehr anlegen! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es:

Das Anlegen eines Backups funktioniert in Outlook ganz einfach. Sie müssen dafür lediglich über die Import-/Exportfunktion des Programms eine sogenannte PST-Datendatei (.pst) der gewünschten Ordner, Funktionen oder des gesamten Programms anfertigen und den Speicherort auswählen. Fertig. Auf Wunsch kann der Vorgang auch automatisiert werden, so dass Outlook die Backups künftig automatisch und selbstständig ausführt.

I. Daten sichern mit einem Outlook Backup

Schritt 1:

Öffnen Sie Ihr Outlook, gehen Sie oben auf den Registerpunkt → Datei, dann links auf → Öffnen und Exportieren und klicken Sie auf die Schaltfläche → Importieren/Exportieren. Wählen Sie in dem folgenden Dialogfenster (dem „Import/Export-Assistenten“) den Befehl → in Datei exportieren und dann das Format → Outlook-Datendatei (.pst).

Outlook Backup - Öffnen
Outlook Backup - exportieren

Schritt 2:

In dem nächsten Dialogfenster („Outlook-Datendatei exportieren“) können Sie nun die Programmelemente und -funktionen auswählen, für die Outlook ein Backup erstellen soll. Wenn Sie Ihr Outlookkonto ganz oben auswählen (Ihre Emailadresse), dann werden alle Programmdaten gesichert. Alternativ können Sie auch nur einzelne Ordner oder Funktionen für die Sicherungskopie auswählen. Über die Schaltfläche → Filter können Sie noch bestimmte Eigenschaften für die zu sichernden Elemente einstellen (z.B. nur bestimmte Kategorien, mit einer bestimmten Wichtigkeit, nur die gelesenen E-Mails etc.). Kontrollieren Sie das Häkchen in dem Kontrollkästchen → Unterordner einbeziehen und klicken Sie auf → Weiter.

Outlook Backup - Datendatei
Outlook Backup - Kategorien

Schritt 3:

In den letzten beiden Dialogfenstern müssen Sie sich nur noch durch den Verzeichnispfad zu dem gewünschten Speicherort durchklicken und entscheiden, ob bereits vorhandene Backups Ihres Outlooks ersetzt werden sollen oder nicht. Wählen Sie → Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen, wenn Sie das doppelte Vorkommen gleicher Daten vermeiden wollen. Bei → Keine Duplikate exportieren werden nur die Outlook-Elemente gesichert, die seit dem letzten Backup hinzugekommen sind. Bestätigen Sie mit → Fertig stellen und legen Sie abschließend in dem letzten Dialogfenster noch ein Kennwort fest. Wenn Sie kein Passwort einrichten wollen, lassen Sie die betreffenden Eingabezeilen einfach frei und klicken Sie auf → Ok.

Outlook Backup - speichern
Outlook Backup - Kennwort

II. Gesicherte Daten aus einem Outlook-Backup wiederherstellen

Das Wiederherstellen einer Sicherungsdatei funktioniert ganz einfach.

  • Öffnen Sie Ihr Outlook und folgen Sie wie unter Schritt 1 beschrieben dem Klickpfad → Datei → Öffnen und exportieren → Importieren/Exportieren. Wählen Sie dann aber die Aktion → Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und dann erneut das Format → Outlook-Datendatei (.pst).
  • Klicken Sie sich nun durch den Verzeichnispfad zu dem Speicherort Ihres Backups (auf der lokalen Festplatte oder einem externen Speichermedium) und entscheiden Sie, was mit möglichen Duplikaten geschehen soll (überschreiben, überspringen oder Duplikate zulassen).
  • In dem folgenden Dialogfenster können Sie nun noch auswählen, welche Outlook-Ordner alles aus dem Backup wiederhergestellt werden sollen (z.B. Notizen, Kalender, Kontakte, Posteingang etc.). Wenn Sie den obersten Ordner „Outlook-Datendatei“ auswählen, werden alle Anwendungsdaten wieder vollständig hergestellt. Fertig. (Weitere Details finden Sie in unserem Blogbeitrag „Versehentlich eine wichtige Datei gelöscht? So können Sie Outlook wiederherstellen!“)

Outlook Backup - importieren
Outlook Backup - fertig stellen

Darauf kommt es an: Freeware-Tools für ein automatisches Outlook-Backup

Bis zu der Programmversion 2007 gab es von Microsoft ein offizielles Backup-Addin für Outlook (mit dem umständlichen Dateinamen „Microsoft Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner“). Damit ließ sich der Sicherungsvorgang automatisieren. Nutzer von Outlook 2013 und 2016 müssen jedoch auf ein Backup-Tool von anderen Herstellern ausweichen. Diese Tools können in der Regel vergleichsweise einfach auf die PST-Outlookdatendateien (.pst) angepasst werden. Die meist kostenlosen Sicherungs-Tools gibt es beispielsweise bei den einschlägigen IT-Onlinemagazinen wie Heise, Chip und Giga zum Downloaden.

Und Sie?

Kennen Sie sich mit AddIns aus? Das sind kleine Erweiterungsprogramme, die den Originalprogrammen nützliche Zusatzfunktionen hinzufügen. Für Microsofts Bürosoftware Office gibt es selbstverständlich ebenfalls viele hilfreiche AddIns, AddOns und PlugIns. Besonders praktisch ist beispielsweise das Wunderlist-AddIn zur Integration des beliebten Collaboration-Tools in Outlook (und umgekehrt). Und auch Outlooks Office-Partner OneNote können viele neue AddIn-Funktionen hinzugefügt werden.

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