Microsoft Outlook ist eines der wichtigsten Programme in unserem Büroalltag. Neben der Funktion E-Mails zu versenden und zu empfangen, werden ebenso Termine für Besprechungen, Aufgaben und sämtliche Kontaktdaten verwaltet. Haben Sie sich schon einmal überlegt welche Konsequenzen es hat, wenn von heut auf morgen Ihr PC z.B. wegen eines Festplatten Defekts nicht mehr startet und alle Ihre lokalen Daten verloren gegangen sind? Wie schnell können Sie sich wieder einen Überblick über anstehende Termine, fällige Aufgaben oder wichtige E-Mails verschaffen? Umso wichtiger, dass wir von diesen Daten regelmäßig ein Backup erstellen. Wir zeigen Ihnen in diesem Blogbeitrag Schritt für Schritt wie Sie ein Outlook Backup erstellen und worauf Sie dabei achten müssen. Legen wir also los…

Inhaltsverzeichnis

1. Outlook Backup erstellen: So funktionierts

Das Anlegen eines Outlook Backups funktioniert im Grunde ganz einfach. Sie müssen dafür lediglich über die Import-/Exportfunktion des Programms eine sogenannte PST-Datendatei (.pst) der gewünschten Ordner, Funktionen oder des gesamten Programms anfertigen und den Speicherort auswählen. Fertig. Auf Wunsch kann der Vorgang auch automatisiert werden, so dass Outlook die Backups künftig automatisch und selbstständig ausführt. Erstellen wir also nun unser erstes Backup:

Öffnen Sie Ihr Outlook
Gehen Sie oben auf den Registerpunkt → „Datei“

outlook-backup-registerpunkt-datei — Abbildung 1: Outlook Backup – Registerpunkt Datei

Dann links auf → „Öffnen und Exportieren“ [1]
Klicken Sie auf die Schaltfläche → „Importieren/Exportieren“ [2]

outlook-backup-menu-oeffnen — Abbildung 2: Outlook Backup – Menu für Importieren/Exportieren

Wählen Sie in dem folgenden Dialogfenster den Befehl → „in Datei exportieren“ aus und klicken Sie auf „Weiter“

outlook-backup-in-datei-sichern — Abbildung 3: Outlook Backup – Import/Export Assistent in Datei exportieren

Wählen Sie nun das Format → „Outlook-Datendatei (.pst)“ aus und klicken Sie auf „Weiter“

outlook-backup-datendatei — Abbildung 4: Outlook Backup – in Outlook Datendatei (.pst) sichern

In dem nächsten Dialogfenster können Sie nun die Programmelemente und -funktionen auswählen, für die Outlook ein Backup erstellen soll. Wenn Sie Ihr Outlookkonto ganz oben auswählen (Ihre Emailadresse), dann werden alle Programmdaten gesichert. Alternativ können Sie auch nur einzelne Ordner oder Funktionen für die Sicherungskopie auswählen. Über die Schaltfläche → Filter können Sie noch bestimmte Eigenschaften für die zu sichernden Elemente einstellen (z. B. nur bestimmte Kategorien, mit einer bestimmten Wichtigkeit, nur die gelesenen E-Mails etc. Vergessen Sie dabei nicht auch das Häkchen bei „Unterordner einbeziehen“ zu setzen. Ansonsten werden die Daten in den Unterordnern nicht mit exportiert.

outlook-backup-auswahl-der-zu-sichernden-daten — Abbildung 5: Outlook Backup – Auswahl der Ordner, die exportiert werden können. Denken Sie auch daran die Unterordner mit einzubeziehen.

Klicken Sie auf „Weiter“
Im sich nun öffnenden Fenster wählen Sie den Speicherort Ihrer Datendatei aus und legen Sie fest, wie Sie mit den Duplikaten umgehen wollen.

outlook-backup-datendatei-speicherort-festlegen — Abbildung 6: Outlook Backup – Legen Sie noch den Dateispeicherort fest

Wählen Sie → „Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen“, wenn Sie das doppelte Vorkommen gleicher Daten vermeiden wollen. Bei → „Keine Duplikate“ exportieren werden nur die Outlook-Elemente gesichert, die seit dem letzten Backup hinzugekommen sind.
Klicken Sie auf „Fertig stellen“ um ihr Backup zu erstellen.
Optional können Sie nun auch ein Kennwort für die exportierte Datendatei festlegen. Sollten Sie kein Kennwort vergeben wollen, so lassen Sie das Kennwortfeld leer stehen.

outlook-backup-kennwort-festlegen — Abbildung 7: Outlook Backup – Legen Sie optional ein Kennwort für diese Datei fest

2. Outlook Backup wiederherstellen: So importieren Sie Ihre Daten

Im Abschnitt 1 haben wir Ihnen Schritt für Schritt erläutert, wie Sie direkt ein Outlook Backup erstellen können. In diesem Abschnitt wollen wir Ihnen nun Schritt für Schritt aufzeigen, wie Sie das Outlook Backup importieren können.

Öffnen Sie Ihr Outlook
Gehen Sie oben auf den Registerpunkt → „Datei“

Dann links auf → „Öffnen und Exportieren“ [1]
Klicken Sie auf die Schaltfläche → „Importieren/Exportieren“ [2]

Wählen Sie dann die Aktion → „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ aus und klicken Sie auf „Weiter“

outlook-backup-aus-anderen-programmen-importieren — Abbildung 10: Outlook Backup – Wählen Sie in der Aktion „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ aus

Klicken Sie nun „Outlook-Datendatei (.pst)“ an und danach auf „Weiter“

outlook-backup-aus-outlook-datendatei-wiederherstellen — Abbildung 11: Outlook Backup – Wählen Sie den Dateityp der importiert werden soll aus

Geben Sie nun den Speicherort Ihres Backups an. Nun müssen Sie lediglich noch festlegen, wie Outlook beim Wiederherstellen mit den Duplikaten umgehen soll (also überschreiben, erstellen oder keine Duplikate importieren).

outlook-backup-outlook-datendatei-speicherort-auswaehlen — Abbildung 12: Outlook Backup – Wählen Sie Ihre Sicherungsdatei von Outlook aus und überlegen Sie sich wie Sie mit Duplikaten umgehen wollen

In dem folgenden Dialogfenster können Sie nun noch auswählen, welche Outlook-Ordner alles aus dem Backup wiederhergestellt werden sollen (z. B. Notizen, Kalender, Kontakte, Posteingang etc.). Wenn Sie den obersten Ordner „Outlook-Datendatei“ auswählen, werden alle Anwendungsdaten wieder vollständig hergestellt. (Weitere Details finden Sie in unserem Blogbeitrag „Outlook wiederherstellen: E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben“

outlook-backup-datendatei-auswahl-zu-importierende-daten — Abbildung 13: Outlook Backup – Festlegung wohin die Daten importiert werden sollen

Klicken Sie auf „Fertig stellen“. Dadurch werden Ihre Daten wiederhergestellt und stehen Ihnen wieder zu Verfügung.

Automatische Sicherung: Mit diesem Outlook Backup Add-In klappt es

Bis zu der Programmversion Outlook 2007 gab es von Microsoft ein offizielles Backup-Add-In für Outlook. Seit Outlook 2013 müssen Nutzer nun auf ein Backup Tool eines anderen Herstellers ausweichen, da Microsoft selbst kein eigenes Add-In mehr anbietet. Ein kostenloses Outlook Backup Add-In kommt von Tom Hoffman und steht auf GitHub zum Download bereit:(https://github.com/HoffmannTom/outlookbackupaddin/releases). Lesen Sie in den nächsten Schritten, wie Sie das automatische Backup einrichten.

Laden Sie sich zuerst die ZIP Datei herunter (Link siehe oben), entpacken Sie diese und installieren Sie anschließend das kleine Add-In. Die Konfiguration des Add-Ins ist relativ einfach.

Starten Sie Outlook und wechseln Sie in die Registerkarte „Backup“ [1]
Klicken Sie dann auf „Einstellungen“

outlook-backup-outlook-einstellungen-backup-add-in — Abbildung 14: Outlook Backup – Einstellungen des automatischen Backup Add-In

In dem sich nun öffnenden Fenster nehmen Sie alle Einstellungen des Add-Ins vor.

Wählen Sie die nun zu sichernden .pst-Dateien aus [1]
Legen Sie nun das Zeitintervall fest, wie oft diese Dateien gesichert werden sollen (Intervall in Tagen) [2]

outlook-backup-outlook-einstellungen-backup-add-in-2 — Abbildung 15: Outlook Backup – Einstellungen des Backup Add-Ins im Detail

Ebenso wählen Sie noch das Zielverzeichnis aus, in dessen die Sicherungen abgelegt werden sollen
Am Ende klicken Sie noch auf „Speichern“
Wenn Sie Outlook nun das erste Mal schließen, wird automatisch der Backup Vorgang gestartet und wiederholt sich dann entsprechend Ihrem angegebenen Zeitintervall.

Lust auf mehr Add-Ins?

In Abschnitt 2 haben wir ein Add-In für das automatische Outlook Backup kennengelernt. Add-Ins sind kleine, nützliche Erweiterungsprogramme mit Zusatzfunktionen. Nicht nur für Outlook gibt es nützliche Add-Ins. Auch für Microsofts Bürosoftware Office gibt es selbstverständlich ebenfalls viele hilfreiche AddIns, AddOns und PlugIns. Hier z.B. ein nützliches Add-In für Microsoft OneNote: https://www.buero-kaizen.de/onenote-add-ins/

Lesen Sie auch unseren Beitrag „Outlook Add-Ins – alles Wichtige auf einen Blick“ oder einen unserer zusätzlichen Blogbeiträge „Outlook wiederherstellen: E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben“ oder „Outlook PST – Ihre optimale Back-Up-Sicherung“

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