Mit Serienmails in Outlook können Sie eine E-Mail innerhalb weniger Minuten an eine Vielzahl von Kontakten schicken, ohne jeden einzelnen Adressaten anschreiben zu müssen. Wie Sie diese Funktion in Outlook und in Kombination mit Word verwenden, welche Vor- und Nachteile Serienmails haben und was Sie sonst noch beachten müssen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Inhaltsverzeichnis

1. So erstellen Sie Serienmails in Outlook

Vorab: Um sicherzustellen, dass Outlook bei der Serienmail stets die richtige Anrede verwendet, müssen Sie vor der Erstellung der Serienmail in Ihren Kontakten prüfen, ob die Anrede „Herr/Frau“ bei den gewünschten Kontakten vorhanden ist.

Serienmail Outlook Anrede prüfen — Die Anrede Ihrer Outlook-Kontakte muss bei Serienmails vorhanden sein, damit diese korrekt adressiert werden können.

1.1 Die richtigen Kontakte auswählen

Um eine Serienmail in Outlook zu erstellen, klicken Sie zunächst in der rechten Spalte auf das Personensymbol, um Ihre gespeicherten Kontakte zu öffnen.

Wählen Sie dann im Reiter Start die Option „Serien-E-Mails“. Es öffnet sich das Fenster „Kontakte zusammenführen“.
Achten Sie darauf, dass „Neues Dokument“ aktiviert ist. Wählen Sie als Dokumententyp „Serienbriefe“, und bei der Art der Zusammenführung „E-Mail“. Rechts daneben geben Sie einen Betreff ein – dieser erscheint später als Betreff Ihrer Serienmail.
Nun ist es wichtig, dass Sie gezielt nur die Kontakte auswählen, die Sie tatsächlich anschreiben möchten
Mit einem Klick auf OK öffnet sich Microsoft Word. Dort verfassen Sie den eigentlichen Text Ihrer Nachricht.

Serienmail Outlook Adressen auswählen — In Outlook lassen sich Serienmails ganz einfach über die Kontakte erstellen.

1.2 Personalisierung der Adressaten: Grußformeln erstellen

Damit Ihre Kontakte persönlich angesprochen werden, können Sie in Word eine individuelle Grußformel für jeden Empfänger einfügen. Gehen Sie dazu in der Registerkarte Sendungen auf „Regeln“ und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Wenn… Dann… Sonst…“.

Füllen Sie die Felder wie folgt aus:

Feldname: Anrede
Vergleich: Gleich
Vergleichen mit: Frau

Achten Sie darauf, hinter „Sehr geehrte Frau“ bzw. „Sehr geehrter Herr“ ein Leerzeichen zu setzen – sonst kleben Anrede und Nachname zusammen.

Hinweis: Outlook stößt bei akademischen Titeln an seine Grenzen. Titel wie „Dr.“ oder „Prof.“ führen oft zu fehlerhaften Anreden, da nur „Herr“ oder „Frau“ verglichen werden. Eine korrekte Zuordnung ist dadurch im akademischen Bereich kaum zuverlässig möglich.

Serienmail Outlook Word Regel — Wenn Sie in einer Serienmail eine personalisierte Anrede verfassen möchten, aktivieren Sie in Word einfach die „Wenn-Dann-Sonst“-Regel.

Falls Sie zusätzlich Vor- und Nachnamen verwenden möchten, klicken Sie in Ihrem Word-Dokument auf das Symbol „Seriendruckfeld einfügen“. Wählen Sie anschließend „Vorname“ und danach „Nachname“. Vergessen Sie nicht, ein Leerzeichen zwischen beide Felder sowie ein Komma hinter den Nachnamen einzufügen.

Serienmail Outlook Anrede Personalisierung — Die Anrede wird bei einer Serienmail noch persönlicher, wenn Vorname und/oder Nachname eingefügt werden.

Zum Schluss wählen Sie oben rechts im Menü die Option „E-Mail-Nachrichten senden“. Outlook übernimmt den Versand automatisch. Ob alles funktioniert hat, können Sie im Ordner Gesendete Elemente prüfen.

2. Outlook Serienmails mit Word erstellen

Sie können auch in Word eine Serienmail beginnen.

Öffnen Sie dazu ein neues Word-Dokument und schreiben Sie den Text Ihrer E-Mail.
Klicken Sie anschließend auf den Reiter Sendungen und dann auf das Feld „Seriendruck starten”. Nun können Sie die Empfänger auswählen.

→ Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag „Serienbriefe in Word erstellen”.

Serienmails Outlook Word — Serienmails lassen sich auch ganz einfach in Word erstellen.

3. Kontakte für Serienmails in Outlook mit einer Excel-Liste verknüpfen

Wenn Sie Ihre Kontakte in einer Excel-Datei gespeichert haben, lässt sich diese ganz einfach als Datenquelle für Ihre Serienmail verwenden. Damit alles reibungslos funktioniert, ist eine saubere Formatierung der Liste wichtig.

Die Excel-Datei sollte mindestens drei Spalten enthalten: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Markieren Sie eine der Spalten und stellen Sie in der Registerkarte Start sicher, dass das Format entweder auf „Standard“ oder „Text“ gesetzt ist.
In Word wählen Sie dann unter „Empfänger auswählen“ die Option „Vorhandene Liste verwenden“ und suchen die entsprechende Excel-Datei auf Ihrem Computer aus.
Tipp: Klicken Sie anschließend auf „Empfängerliste bearbeiten“ (oben in der Leiste), um direkt zu prüfen, ob alle Daten korrekt übernommen wurden – so vermeiden Sie Fehler beim Versand.

4. Vor- und Nachteile von Serienmails in Outlook

Vorteile:

Schnelligkeit: Mit nur wenigen Klicks erreichen Sie viele Empfänger gleichzeitig.
Personalisierung: Durch Platzhalter wie Name oder Anrede wirkt jede Mail individuell.
Kein zusätzliches Tool nötig: Alles läuft direkt über Outlook und Word.

Nachteile:

Darstellungsprobleme: Je nach Outlook-Version können Formatierungen abweichen.
SPAM-Risiko: Manche Empfänger könnten die Mail im Junk-Ordner übersehen.
Limitierung: Outlook erlaubt nur eine bestimmte Anzahl von Nachrichten und Empfängern. Wie hoch diese ist, hängt jedoch vom jeweiligen Microsoft-365-Abonnement ab.
Kein Tracking: Es gibt keine Übersicht, wer die Mail geöffnet oder angeklickt hat.

5. Fazit

Serienmails über Outlook sind ideal, wenn es schnell gehen soll und keine aufwendige Nachverfolgung nötig ist, beispielsweise bei internen Einladungen, einfachen Rundmails oder kurzen Informationen an kleinere Teams.

Für größere Verteiler, externes Marketing oder wenn Sie wissen möchten, wer die Mail geöffnet und welche Links angeklickt wurden, ist es empfehlenswert, ein professionelles Newsletter-Tool einzusetzen.