Outlook Posteingang: So erhöhen Sie Ihre Effizienz und schaffen nachhaltig Struktur


Wer kennt es nicht? Es klingelt und blinkt permanent im Outlook Posteingang. Die E-Mail Flut scheint kaum mehr beherrschbar. Es kommen ständig neue Aufgaben, Informationen oder Besprechungseinladungen hinzu und ehe man sich versieht, ist das Chaos perfekt. Wohl dem, der einen guten Plan zur Bewältigung dieser Masse an digitalen Nachrichten hat. In diesem Beitrag geben wir Ihnen die Top 6 Tipps, mit denen Sie Ihren Outlook Posteingang organisieren können um dauerhaft dem Chaos zu entkommen.

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Tipp 1: Verarbeiten statt sichten

Sehr häufig wird der eigene Posteingang gerne als eine Art To-Do-Liste verwendet. Ungelesene oder als ungelesen markierte E-Mails werden als offenen Aufgaben angesehen und bleiben bis zur Bearbeitung erstmal im Posteingang liegen.Beginnen Sie damit, jede E-Mail nur noch einmal in die Hand zu nehmen. „Verarbeiten“ heißt das Zauberwort. Dadurch bekommen Sie Informationen sowie Aufgaben, die aus E-Mails entstehen, in Ihrem Posteingang organisiert.


Wie Sie konkret vorgehen, erfahren Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag mit dem Titel „Outlook aufräumen: So schaffen Sie Ordnung in Ihrem Posteingang“ oder schauen Sie sich die 5 Regeln in unserem kurzen Video (7:48 min) an.

Tipp 2: Ablagestruktur schaffen

Wie Sie bereits aus Tipp 1 kennen, sollten Sie Ihre E-Mails verarbeiten anstelle nur zu sichten. Dennoch mach es Sinn auch eine durdachte Ablagestruktur zu erstellen, damit Sie Ihre Vorgänge auch schnell wieder finden können. Bei der Erstellung einer Ablagestruktur hilft Ihnen z.B. das Erstellen einer Mindmap. Lesen Sie hier unseren Blogartikel „Mind-Map – die kreative Allround-Lösung für Brainstorming, Planung und Workshop“ und erstellen Sie mit Hilfe einer Mindmap Ihre Ablagestruktur.

 

Tipp 3: Kategorien vergeben

Aus Tipp 2 wissen Sie, dass eine sinnvolle Ablagestruktur den Überblick erhöht und auch das Auffinden von Vorgängen vereinfacht. Es gibt noch eine weitere sehr gute Möglichkeit wie Sie Ihren Posteingang organisieren können. Die Rede ist von sogenannten Kategorien. Vergeben Sie Ihren E-Mails beim Verarbeiten direkt eine oder mehrere Kategorien um eine bessere Übersicht zu erhalten.

Der Vorteil der Kategorien liegt im Übrigen darin, dass diese nicht nur allein für die E-Mails im Posteingang zu Verfügung stehen, sondern auch auf Aufgaben, Kontakte und Termine angewendet werden können. Lesen Sie für weitere Informationen auch unseren Blogartikel „Outlook Kategorien: Gehen Sie auf die Überholspur – arbeiten Sie effizienter und schneller durch den Einsatz von Kategorien

 

Tipp 4: QuickSteps nutzen

Nutzen Sie die QuickSteps, um Vorgänge zu automatisieren. Outlook arbeitet dann die einzelnen Schritte für Sie ohne Zutun ab. Dadurch wird Ihr Posteingang im Handumdrehen auf Autopilot umgeschaltet. Wie genau Sie den Autopilot für sich nutzbar machen erfahren Sie Schritt für Schritt in unserem Artikel „Outlook QuickSteps: Erstellen & bearbeiten eine Schritt-für-Schritt Anleitung

Tipp 5: Zeiten festlegen

Damit Sie Ihren Outlook Posteingang sauber verarbeiten können, ist es wichtig, dass Sie Ablenkungen jeglicher Art vermeiden. Planen Sie feste Zeiten zur Bearbeitung des Posteinganges ein und schalten Sie sämtliche Benachrichtigungen aus. Nur so können Sie konzentriert dranbleiben und die E-Mail-Flut beherrschen. In unserem Downloadbereich finden Sie diese Kurzanleitung: „Benachrichtigung über den Eingang neuer E-Mails in Outlook deaktivieren mit der Sie die Ablenkungen dauerhaft abschalten.

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Abbildung 5: Outlook Posteingang – Legen Sie bestimmte Zeiten fest um konzentriert zu arbeiten

 

Tipp 6: Regelmäßig archivieren

Ausmisten ist ein wichtiger Bestandteil für einen aufgeräumten Posteingang. Das schafft nicht nur Zeitgewinn in der Softwarfe-Performance, sondern hilft Ihnen auch den Überblick zu behalten und ganz nebenbei auch die Daten zu sichern. Welche verschiedenen Möglichkeiten Outlook zur Archivierung bietet, erfahren Sie in unserem Artikel „Outlook E-Mails archivieren: Platz schaffen und Daten sichern

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Abbildung 6: Outlook Posteingang – Denken Sie auch an regelmäßiges archivieren

Extra Tipp – Outlook Posteingang Ansicht ändern

Outlook von Microsoft ist seit längerem die Nummer eins, wenn es um E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine geht. Die Desktopversion präsentiert sich aufgeräumt, übersichtlich und – ja, bisweilen auch etwas langweilig. Doch: Sie können die Outlook Ansicht ändern. Erfahren Sie in unserem Artikel „Outlook Ansicht ändern: Tipps für die optimale Einstellung“ weitere Tipps um die Ansicht ideal anzupassen.

Fazit

Setzten Sie die einzelnen Tipps nacheinander um und erklären Sie diese zu Ihrem Standard. Dann können Sie jede Menge Zeit gewinnen und die E-Mail-Flut wird für Sie beherrschbar. Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie unser kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.

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Abbildung 6: Outlook Posteingang – eBook „eKaizen“


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