Outlook Posteingang: So bleiben Sie up-to-date, effizient & strukturiert.



Es ist zum verrückt werden. Permanent blinkt und klingelt es im Outlook Posteingang. Und die Flut an E-Mails ist kaum mehr beherrschbar. Ständig kommen neue Aufgaben, Informationen oder Besprechungseinladungen dazu. Wohl dem, der einen guten Plan zur Bewältigung dieser Masse an digitalen Nachrichten hat. Wir verraten Ihnen in folgendem Beitrag 5 Tipps, wie auch Sie Ihren Posteingang in Outlook sauber bekommen und sauber halten können.

Mit diesen 5 Tipps legen Sie das Outlook-Posteingangs-Monster an die Leine Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Die schiere E-Mail-Last ist für viele Menschen erdrückend. Vor allem dann, wenn Ihnen eine gute Strategie zur Verarbeitung des Posteingangs fehlt. Dann wachsen Bits und Bytes im Postfach an, ohne dass diese am anderen Ende des Posteingangs weniger werden. Das Chaos ist vorprogrammiert. Und das strapaziert die Nerven und führt unweigerlich zu negativem Stress. Damit Sie der Chaos-Falle entkommen können zeigen wir Ihnen 5 Strategien, wie Sie Ihren Outlook Posteingang in den Griff bekommen und diesen dauerhaft in Ordnung halten können.

So funktioniert es: Outlook Posteingang organisieren

Outlook Posteingang - Tipp 1: Verarbeiten statt sichten

Ihr Posteingang ist keine To-Do-Liste. Beginnen Sie damit, jede E-Mail nur noch einmal in die Hand zu nehmen. „Verarbeiten“ heißt das Zauberwort. Dadurch bekommen Sie Ihren Posteingang sauber und Informationen sowie Aufgaben die aus E-Mails entstehen strukturiert organisiert. Wie Sie konkret vorgehen erfahren Sie in meinem Blogbeitrag „Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen

Outlook Posteingang - Tipp 2: Ablagestruktur schaffen

Machen Sie sich von Anfang an klar, wie Sie Ihre E-Mails in Outlook ablegen möchten. Das hilft Ihnen, Vorgänge auch schnell wieder zu finden. Eine hilfreiche Anleitung wie Sie mit Hilfe einer Mind-Map einfach zu Ihrer Ablagestruktur kommen, finden Sie hier: „Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen

Outlook Posteingang - Tipp 3: QuickSteps nutzen

Nutzen Sie die QuickSteps, um Vorgänge zu automatisieren. Outlook arbeitet dann die einzelnen Schritte für Sie ohne Zutun ab. Dadurch wird Ihr Posteingang im Handumdrehen auf Autopilot umgeschaltet. Mehr über QuickSteps erfahren Sie in meinem Beitrag „Effizienztipp: Mit QuickSteps Arbeitsschritte in Outlook automatisieren

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Outlook Posteingang - Tipp 4: Ablenkungen vermeiden

Bei der Organisation Ihres Posteingangs ist es besonders wichtig, dass Sie sich feste Zeiten zur Bearbeitung einplanen. Nur so können Sie konzentriert dranbleiben und die E-Mail-Flut beherrschen. Erfahren Sie in meinem Artikel „Benachrichtigung über den Eingang neuer E-Mails in Outlook deaktivieren“, wie Sie Ablenkungen durch Benachrichtigungen vermeiden und die Fokussierung hoch halten.

Outlook Posteingang - Tipp 5: Regelmäßig archivieren

Ausmisten ist ein wichtiger Bestandteil für den aufgeräumten Posteingang. Das schafft nicht nur Zeitgewinn in der Softwarfe-Performance, sondern hilft Ihnen auch den Überblick zu behalten und zu sichern. Welche verschiedenen Möglichkeiten Outlook zur Archivierung bietet, erfahren Sie hier: „Outlook Mails archivieren: So bleibt Ihr Postfach sauber

Extra Tipp

Für noch mehr Effizienz in Ihrer digitalen Organisation sollten Sie sich unbedingt über die Kombination von Outlook mit OneNote Gedanken machen. OneNote ist Microsofts kostenlose Notizen-App, die sich nahtlos mit Outlook kombinieren lässt. Welche Möglichkeiten die Kombination bietet, können Sie in meinem Blogartikel „Zwei wie für einander gemacht: OneNote & Outlook“ nachlesen.

Darauf kommt es an

Setzten Sie die einzelnen Tipps nacheinander um und erklären Sie diese zu Ihrem Standard. Dann können Sie jede Menge Zeit gewinnen und die E-Mail-Flut wird für Sie beherrschbar.

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihren Outlook Posteingang? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.





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