Outlook PST – Ihre Back-Up-Sicherung, die Sie selbständig anlegen und verwalten können


Sichern Sie sich gegen unangenehmen Datenverlust ab. Nutzen Sie die in Outlook integrierte Sicherungs-Funktion und erstellen Sie selbständig Ihre Outlook PST-Datei.

Outlook PST – was ist das ?

Mit Anlage Ihres E-Mail-Kontos in Outlook, wird im Hintergrund eine Kopie Ihrer Kontoinformationen lokal auf Ihrem Computer gespeichert. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine in Outlook auch ohne Internetverbindung abzurufen. Voraussetzung ist, dass Ihre Daten zuvor heruntergeladen wurden. In der Regel geschieht dies automatisch, wenn Sie E-Mails usw. in Outlook abrufen, ansehen und öffnen. Nun wird in dieser Kopie im Hintergrund eine Outlook-Datendatei (PST) oder eine Offline-Outlook-Datendatei (OST-Datei) erstellt.

Outlook PST – Wozu brauche ich das ?

Eine Datendatei wie PST oder OST können Sie neben dem offline Abrufen Ihrer Informationen auch dazu nutzen, um Ihre Daten auf Ihrem Computer zu sichern. Dies bewahrt Sie vor Datenverlusten, die bspw. durch fehlerhafte Datensicherung auf Servern externer Anbieter entstehen können. Des Weiteren können Sie durch einen Export Ihrer Outlook-Daten dafür sorgen, dass Ihr Postfach übersichtlich bleibt. Durch das Erstellen der Datendatei lagern Sie Ihre Informationen aus und legen sie lokal auf Ihrem Computer oder in einem Netzwerk ab. Im Anschluss können Sie E-Mails Ihres Internetpostfaches löschen. So lässt sich die Größe Ihres Postfachs reduzieren und dadurch auch Ihre Datenmenge.

Outlook PST – Speicherort ?

Outlook legt die Datendatei an einem Standardspeicherort ab. Um diesen abzurufen, wechseln Sie über die Registerkarte Datei in den Administrationsbereich von Outlook. Klicken Sie im rechten Bereich auf Kontoeinstellungen und dann erneut auf Kontoeinstellungen. Im Anschluss klicken Sie auf die zweite Registerkarte Datendateien. Wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie rechts oben auf Dateispeicherort öffnen. Nun öffnen sich das Explorer Fenster, aus welchem Sie den Pfad zur Dateiablage ablesen können.

Hier sehen Sie noch einmal den Pfad:

  • Datei
  • Informationen
  • Kontoeinstellungen
  • Kontoeinstellungen
  • Datendateien
  • Dateispeicherort öffnen…
outlook-speicherort
In den Kontoeinstellungen unter Dateien in Outlook finden Sie Ihre PST-Datei.
outlook-speicherort-oeffnen
Hier sehen Sie die nächsten Schritte.
outlook-speicherort-pfad
Explorer Fenster mit sichtbarem Pfad zum Ablageort der Datendatei.

Outlook PST – Datei erstellen ?

Um die PST-Datei zu erstellen, gehen Sie erneut zu den Kontoeinstellungen und klicken auf Datendateien. Klicken Sie nun auf den Button Hinzufügen. Es öffnet sich das Explorer Fenster, in welchem Sie nun Ihren persönlichen Ablageort auswählen können, bspw. auf einem Netzlaufwerk. Denkbar wäre auch ein persönliches Sicherungslaufwerk, das z. B. auf eine externe Festplatte verweist. Vergeben Sie im Feld Dateiname eine für Sie passenden Namen. Wenn Sie mit Ihren Datendateien als Backup arbeiten wollen, empfiehlt es sich, die jeweiligen Sicherungsversionen so zu benennen, dass es für Sie schlüssig und nachvollziehbar ist. Sollte Sie eine zusätzliche Absicherung wünschen, nutzen Sie die Option Optionales Kennwort hinzufügen.

Hier sehen Sie noch einmal den Pfad:

  • Datei
  • Information
  • Kontoeinstellungen
  • Kontoeinstellungen
  • Datendateien
  • Hinzufügen…
  • Dateiname eingeben
outlook-pst-dateiname
Explorer Fenster für die Auswahl des Dateiablageortes

Klicken Sie auf OK und vergeben Sie Ihr Kennwort.

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Outlook PST – Datei wiederfinden ?

Um auf Ihre persönliche Datendatei zugreifen zu können, haben Sie zwei Möglichkeiten.

Entweder Sie gehen den Weg über Outlook: Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → Datendateien. Hier sehen Sie Ihre persönliche PST- bzw. OST-Datei.

Oder Sie nutzen die Möglichkeit direkt über den Explorer. Öffnen Sie diesen und wählen im Anschluss den Ordner, in welchem Die Datendatei abgelegt wurde.

outlook-pst-dateien
Explorer mit abgelegter Datendatei.

Ihre ausgelagerten Daten, die Sie bspw. als Sicherungsdatei angelegt hatten, können Sie darüber hinaus jederzeit öffnen. Klicken hierzu auf Datei und dann auf Öffnen und Exportieren. Klicken Sie auf den Button Outlook-Datendatei öffnen.

outlook-datendatei-oeffnen
Bereich Administration Outlook, Öffnen der Outlook-Datendatei.

Im Anschluss öffnet sich der Explorer. Wählen Sie den von Ihnen gewählten Ablageort aus und führen Sie das Öffnen per Doppelklick aus. Im Menü links können Sie nun auf Ihre Daten zugreifen.

outlook-pst-in-outlook
Outlook-Datendatei mit Möglichkeit zur Nutzung als Postfach

Um die Datendatei wieder zu schließen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Postfaches und wählen Sie Datendatei schließen.

Outlook PST – Exportieren und Importieren von Daten ?

In der Regel werden die meisten E-Mail-Informationen auf den jeweiligen Mailservern behalten. Dies umfasst die Nachricht selbst, als auch E-Mail-Anhänge. Gleichzeitig sind Daten wie Kalendereinträge oder Aufgaben lokale Informationen, die in Outlook angelegt und verwaltet werden. Besonders diese Daten sollten daher per PST oder OST regelmäßig gesichert werden. Nutzen Sie hierfür die Möglichkeit Daten zu exportieren.

Denken Sie dabei auch an ein Backup Ihrer Datendateien, die im besten Fall extern, z. B. auf einer Festplatte, gesichert werden. Sollte Ihr Computer nicht mehr funktionsfähig sein, bleiben Ihre Outlook-Daten auf der externen Festplatte gesichert und Sie können nach der Reparatur wieder darauf zugreifen. Hierzu nutzen Sie die Möglichkeit Daten zu importieren.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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