Die Outlook PST-Datei – Ihre Versicherung, die Sie selbständig anlegen und verwalten können

17. Februar 2020

Mit Microsoft Outlook verwalten Sie in der Regel Ihre E-Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte. Im Laufe der Zeit kann sich hier eine sehr große Datenmenge ergeben, die wichtige Informationen, Notizen und Personen umfasst. Insgesamt sind es Daten, die Sie zum Erledigen Ihrer Aufgaben benötigen und die Ihnen selbstverständlich zur Verfügung stehen. Aber was wäre, wenn die Daten plötzlich nicht mehr abrufbar wären, weil sie unabsichtlich gelöscht wurden? Sichern Sie sich gegen diesen unangenehmen Datenverlust ab. Nutzen Sie die in Outlook integrierte Sicherungs-Funktion und erstellen Sie selbständig Ihre Outlook PST-Datei.

Inhalt: Das lesen Sie hier

1. Was ist eine Outlook PST bzw. OST?
2. Wozu brauche ich eine Datendatei?
3. Wo speichert Outlook die PST-Datei?
4. Wie erstelle ich eine Outlook PST-Datei?
5. Wie finde ich die Outlook PST-Datei?
6. Exportieren und Importieren von Daten aus PST oder OST
7. Was ist sonst noch wissenswert?
8. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Was ist eine Outlook PST bzw. OST?

Mit Anlage Ihres E-Mail-Kontos in Outlook, wird im Hintergrund eine Kopie Ihrer Kontoinformationen lokal auf Ihrem Computer gespeichert. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine in Outlook auch ohne Internetverbindung abzurufen. Voraussetzung ist, dass Ihre Daten zuvor heruntergeladen wurden. In der Regel geschieht dies automatisch, wenn Sie E-Mails usw. in Outlook abrufen, ansehen und öffnen.

Nun wird in dieser Kopie im Hintergrund eine Outlook-Datendatei (PST) oder eine Offline-Outlook-Datendatei (OST-Datei) erstellt. Die PST entsteht durch das Verwenden von POP-Kontotypen, wie sie bei vielen Freemail-Anbietern wie z. B. web.de, gmx.de usw. üblich sind. IMAP-Konten (ab Version Outlook 2016, vorher auch PST), Exchange-Konten oder Outlook 365-Konten führen zur Datendatei OST.

Wozu brauche ich eine Datendatei?

Eine Datendatei wie PST oder OST können Sie neben dem offline Abrufen Ihrer Informationen auch dazu nutzen, um Ihre Daten auf Ihrem Computer zu sichern. Dies bewahrt Sie vor Datenverlusten, die bspw. durch fehlerhafte Datensicherung auf Servern externer Anbieter entstehen können.

Des Weiteren können Sie durch einen Export Ihrer Outlook-Daten dafür sorgen, dass Ihr Postfach übersichtlich bleibt. Durch das Erstellen der Datendatei lagern Sie Ihre Informationen aus und legen sie lokal auf Ihrem Computer oder in einem Netzwerk ab. Im Anschluss können Sie E-Mails Ihres Internetpostfaches löschen. So lässt sich die Größe Ihres Postfachs reduzieren und dadurch auch Ihre Datenmenge. Dies kann z. B. dann hilfreich sein, wenn Ihr Internetpostfach voll ist und Sie gleichzeitig keine E-Mails löschen können.

Wo speichert Outlook die PST-Datei?

Outlook legt die Datendatei an einem Standardspeicherort ab. Um diesen abzurufen, wechseln Sie über die Registerkarte Datei in den Administrationsbereich von Outlook. Klicken Sie im rechten Bereich auf Kontoeinstellungen und dann erneut auf Kontoeinstellungen.

Im Anschluss klicken Sie auf die zweite Registerkarte Datendateien.

Wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie rechts oben auf Dateispeicherort öffnen. Nun öffnen sich das Explorer Fenster, aus welchem Sie den Pfad zur Dateiablage ablesen können.

outlook-pst-kontoeinstellungen
In den Kontoeinstellungen unter Dateien in Outlook finden Sie Ihre PST-Datei.
outlook-pst-ablageort
Explorer Fenster mit sichtbarem Pfad zum Ablageort der Datendatei

Abhängig von der Version Ihres Outlooks werden die PST-Dateien standardmäßig auf „Laufwerk:\Benutzer\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook“ oder „Dokumente\Outlook-Dateien-Dateien“ gespeichert.
OST-Dateien hingegen werden auch hier abgelegt: „Laufwerk:\ Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook“.

Wie erstelle ich eine Outlook PST-Datei?

Um die PST-Datei zu erstellen, gehen Sie erneut zu den Kontoeinstellungen und klicken auf Datendateien. Klicken Sie nun auf den Button Hinzufügen. Es öffnet sich das Explorer Fenster, in welchem Sie nun Ihren persönlichen Ablageort auswählen können, bspw. auf einem Netzlaufwerk. Denkbar wäre auch ein persönliches Sicherungslaufwerk, das z. B. auf eine externe Festplatte verweist.

Vergeben Sie im Feld Dateiname eine für Sie passenden Namen. Wenn Sie mit Ihren Datendateien als Backup arbeiten wollen, empfiehlt es sich, die jeweiligen Sicherungsversionen so zu benennen, dass es für Sie schlüssig und nachvollziehbar ist.

Sollte Sie eine zusätzliche Absicherung wünschen, nutzen Sie die Option Optionales Kennwort hinzufügen.

outlook-pst-lokale-festplatte
Explorer Fenster für die Auswahl des Dateiablageortes, z. B. auf lokaler Festplatte
outlook-pst-kennwortvergabe
Abfrage-Fenster für Kennwortvergabe

Klicken Sie auf OK und vergeben Sie Ihr Kennwort.

Wie finde ich die Outlook PST-Datei?

Um auf Ihre persönliche Datendatei zugreifen zu können, haben Sie zwei Möglichkeiten.

Entweder Sie gehen den Weg über Outlook, Datei, Kontoeinstellungen und Datendateien. Hier sehen Sie Ihre persönliche PST- bzw. OST-Datei.

Oder Sie nutzen die Möglichkeit direkt über den Explorer. Öffnen Sie diesen und wählen im Anschluss den Ordner, in welchem Die Datendatei abgelegt wurde.

outlook-pst-explorer
Explorer mit abgelegter Datendatei.

Ihre ausgelagerten Daten, die Sie bspw. als Sicherungsdatei angelegt hatten, können Sie darüber hinaus jederzeit öffnen. Klicken hierzu auf Datei und dann auf Öffnen und Exportieren. Klicken Sie auf den Button Outlook-Datendatei öffnen.

outlook-pst-administationsbereich
Bereich Administration Outlook, Öffnen der Outlook-Datendatei

Im Anschluss öffnet sich der Explorer. Wählen Sie den von Ihnen gewählten Ablageort aus und führen Sie das Öffnen per Doppelklick aus. Im Menü links können Sie nun auf Ihre Daten zugreifen.

outlook-pst-in-outlook
Outlook-Datendatei mit Möglichkeit zur Nutzung als Postfach

Um die Datendatei wieder zu schließen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Postfaches und wählen Sie Datendatei schließen.

Exportieren und Importieren von Daten aus PST oder OST

Sowohl zu Ihrer persönlichen als auch zur standardmäßigen Datendatei können Sie jederzeit weitere Daten hinzufügen. Dafür nutzen Sie die Exportfunktion.

Wollen Sie Daten aus Ihrer Sicherungskopie in Outlook nutzen, dann importieren Sie die von Ihnen gewünschten Daten.

Was ist sonst noch wissenswert?

In der Regel werden die meisten E-Mail-Informationen auf den jeweiligen Mailservern behalten. Dies umfasst die Nachricht selbst, als auch E-Mail-Anhänge. Gleichzeitig sind Daten wie Kalendereinträge oder Aufgaben lokale Informationen, die in Outlook angelegt und verwaltet werden. Besonders diese Daten sollten daher per PST oder OST regelmäßig gesichert werden. Nutzen Sie hierfür die Möglichkeit Daten zu exportieren.

Denken Sie dabei auch an ein Backup Ihrer Datendateien, die im besten Fall extern, z. B. auf einer Festplatte, gesichert werden. Sollte Ihr Computer nicht mehr funktionsfähig sein, bleiben Ihre Outlook-Daten auf der externen Festplatte gesichert und Sie können nach der Reparatur wieder darauf zugreifen. Hierzu nutzen Sie die Möglichkeit Daten zu importieren.

Sollten Sie ständig eine manuelle Sicherung bzw. Speicherung Ihrer Daten durchführen wollen, dann nutzen Sie doch einfach die Möglichkeit der AutoArchivierung. Wie das geht, lesen Sie in unserem Blog-Beitrag.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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