Serientermin in Outlook einrichten: Mit „Terminserien“ viel Zeit bei der Terminplanung sparen und nichts mehr übersehen (inkl. Video-Tutorial)

Die Funktion „Serientermin“ im Outlook-Kalender ist ein einfaches, aber sehr nützliches Feature, das bei der Terminplanung viel Zeit einspart und zugleich das Zeitmanagement der eigenen Arbeitszeit erleichtert. Regelmäßig wiederkehrende Termine müssen so nur ein einziges Mal angelegt werden – und werden dann künftig nie wieder übersehen. Die Serientermine in Outlook gibt es mit und ohne Benachrichtigungs-/Erinnerungsfunktion und auch für unregelmäßige Termine.

• Wie Sie in Outlook eine Terminserie einrichten, ändern, verlängern, verschieben, kopieren, weiterleiten und löschen können, lesen Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.
• Unser Video-Tutorial mit einer Kurzfassung der Serienterminfunktion zum einfachen Nachklicken sehen Sie unten am Ende dieses Artikels!

1. Was ist eine Terminserie bzw. ein Serientermin in Outlook?

In Microsofts E-Mail-Client Outlook bezeichnet der Begriff „Serientermin“ (im Englischen: „Recurrence Appointment“ oder nur „Recurrence“) eine Abfolge regelmäßig wiederkehrender Termine. Dabei ist es flexibel einstellbar, ob die Terminserie täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, an jedem X-ten Werktag oder Wochenende in einem Monat oder jährlich stattfinden soll.

• Ein großer Vorteil der Serientermine ist, dass Sie diese nur einmal anlegen müssen und sich dann diesen Arbeitsaufwand künftig komplett ersparen.
• Gleichzeitig können Sie (optional) von Outlook jedes Mal rechtzeitig an einen bevorstehenden Serientermin erinnert werden, um den Termin ja nicht zu vergessen.
• Durch das Eintragen der Terminserie in Ihren Outlook-Kalender blocken Sie zudem die dafür veranschlagte Arbeitszeit. Sie und Ihre Mitarbeiter können dann sofort auf einen Blick sehen, dass Sie zu dieser Zeit nicht verfügbar sind. Das erleichtert das Zeitmanagement und die Tages- und Wochenplanung der Arbeitszeit.

Praxisbeispiele für einen Serientermin in Outlook:

• Das wöchentliche Abteilungs-Meeting
• Das 2-wöchentliche Projekttreffen
• Die täglichen Zeitblöcke zum Bearbeiten der E-Mail-Kommunikation
• Das wöchentliche Einstellen eines Firmen-Posts in sozialen Plattformen wie Facebook, Instagramm oder Twitter
• Das zweiwöchentliche Versenden des Newsletters
• Die alljährlichen Geburtstage von Mitarbeitern und Freunden
• Jubiläumstage
• Die pro Quartal fällige Umsatzsteuervoranmeldung
• Die Erinnerung an das Schreibtischaufräumen, bevor die Putzkraft kommt
• Das regelmäßige Gießen der Büropflanzen
• Das wöchentliche Fitnesscenter am Freitagnachmittag

2. Wie erstelle ich einen Serientermin im Outlook-Kalender?

1. Öffnen Sie die Outlook-App, klicken Sie links unten auf das → Kalender-Symbol und dann in der Registerkarte → Start ganz links im Menüband auf → Neuer Termin.
2. Tragen Sie nun wie gewohnt die Eckpunkte des ersten Termins der Terminserie ein (Titel, Beginn, Ende, Ort und gegebenenfalls in das Nachrichtenfeld weitere Informationen zu dem Ereignis).
3. Klicken Sie anschließend in demselben Fenster rechts auf die Option → In Serie umwandeln (die beiden Pfeile, die zusammen einen Kreis bilden).
4. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie nun die Eckpunkte der gesamten Terminserie eingeben können. Dabei übernimmt Outlook automatisch die Zeitdaten (Beginn, Ende und Dauer) des gerade erstellten ersten Termins. Sie müssen also nur noch das Serienmuster (den Rhythmus der Wiederholungen) und die Seriendauer (ob und wann die Terminserie enden soll) festlegen.
5. Serienmuster einstellen: Welchen Rhythmus haben die wiederkehrenden Termine? Zur Auswahl stehen jeweils verschiedene Varianten für „täglich“ (jeden Tag, jeden X-ten Tag sowie jeden Arbeitstag/Werktag), „wöchentlich“ (jede Woche, jede X-te Woche sowie welche Tage in der Woche oder auch nur am Wochenende), „monatlich“ (ein festes Datum oder ein fester Wochentag in jedem X-ten Monat) und „jährlich“ (an einem festen Datum oder einem bestimmten Wochentag im Jahr, zum Beispiel an jedem dritten Montag im Februar).
6. Seriendauer einstellen: Wie lange soll die Terminserie laufen, gibt es ein Ende? Zur Auswahl stehen ohne Enddatum, endet zu einem festen Datum oder endet automatisch nach einer bestimmten Anzahl an Terminen. Schließen Sie anschließend nach allen Eingaben dieses Fenster mit einem Klick auf → Ok.
7. In dem nun noch verbleibenden geöffneten Eingabefenster können Sie vor dem finalen Speichern noch einmal alle Angaben zu dem Serientermin überprüfen. Zudem stehen Ihnen hier in dem Menüband oben optional auch noch weitere Funktionen zur Verfügung, wie zum Beispiel für das Weiterleiten der Terminserie, das Kopieren in einen anderen Kalender, das Löschen der Serie oder das Einstellen einer Erinnerung (siehe folgender Punkt 3 unten). Nun nur noch mit einem Klick auf → Speichern & schließen bestätigen, fertig.

3. Alle Serienterminfunktionen in Outlook: Terminserie kopieren, weiterleiten, Teilnehmer einladen etc.

Wenn Sie eine Terminserie im Outlook-Kalender öffnen (Doppelklick auf einen Serientermin), erhalten Sie im Menüband oben zahlreiche weitere Optionen und Funktionen, was Sie damit alles machen können. Dies sind von links nach rechts folgende Optionen.

1. Löschen: Wenn Sie nur einen einzelnen Serientermin geöffnet haben, werden Sie von Outlook gefragt, ob Sie nur das einzelne Serienelement löschen wollen (diesen einen Termin) oder gleich die gesamte Serie. Haben Sie die gesamte Terminserie geöffnet, löscht Outlook auch gleich automatisch die gesamte Serie.
2. In meinen Kalender kopieren: Haben Sie den Serientermin selbst erstellt, wird dieser auch automatisch in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt. Diese Option ist für Terminserien gedacht, die Ihnen von anderen weitergeleitet wurden.
3. Kalender: Diese Schaltfläche öffnet Ihren Outlook-Kalender, so dass Sie alle Ihre Termine zur Überprüfung einsehen können (zu unseren → 5 Tipps für die perfekte Terminverwaltung in Outlook).
4. Weiterleiten: Über diese Option können Sie den Serientermin an andere Personen weiterleiten (entweder als Outlook-Element oder als iCalendar).
5. Teams-Besprechung: Über diese Schaltfläche können Sie für diesen Serientermin direkt ein passendes Online-Video-Meeting in Teams einrichten und erstellen (für diese Funktion müssen Sie jedoch bereits in Teams angemeldet sein).
6. An OneNote senden: Damit können Sie die Informationen und Details zu dieser Terminserie direkt in einer OneNote-Notizbuchseite Ihrer Wahl abspeichern, zum Beispiel für die Dokumentation oder für die Vorbereitung einer Protokoll-Vorlage.
7. Teilnehmer einladen: Über diese Schaltfläche können Sie andere Personen zu diesem Serientermin einladen, entweder aus Ihren Outlook-Kontakten (via einer eingeblendeten Liste) oder per Eingabe der E-Mail-Adressen.
8. Anzeigen als: Hiermit können Sie auswählen, wie Outlook Ihre Terminserie in dem Kalender anzeigen soll. Entweder als frei, an anderem Ort tätig, mit Vorbehalt, gebucht oder außer Haus.
9. Erinnerung: Wenn Sie die Erinnerung-Funktion aktivieren, können Sie einstellen, wann Outlook Sie mit einer Benachrichtigung an diesen Serientermin erinnern soll. Die Auswahlmöglichkeiten liegen zwischen ohne Erinnerung, 5 Minuten vorher oder bis zu 2 Wochen vor jedem Serientermin.
10. Serientyp: Mit einem Klick auf dieses Symbol öffnen Sie wieder die Einstellmöglichkeiten, in welchem Muster sich der Serientermin wiederholen soll, zum Beispiel um den Rhythmus zu ändern oder das Datum bzw. die Uhrzeiten zu verschieben.
11. Kategorisieren: Damit können Sie die Terminserie kategorisieren, damit alle Elemente dieser Serientermine in einer bestimmten Farbe hervorgehoben werden (hier finden Sie → mehr Details zu den Kategorien in Outlook).
12. Privat: Wenn Sie diese Terminserie als „privat“ markieren, können andere Nutzer keine Details zu den Terminen einsehen, sondern sehen nur, dass Sie in dieser Zeitspanne nicht verfügbar sind.
13. Wichtigkeit: Über diese Schaltflächen können Sie die Priorität der Serie einstellen, von niedrig bis hoch.
14. Diktieren: Damit schalten Sie die Diktierfunktion an, um die Besprechungsdetails zu der Terminserie mündlich in das Nachrichtenfeld einzugeben.
15. Plastischer Reader: Dies ist eine Lesehilfe für Nutzer mit beispielsweise einer Sehbehinderung. Damit lässt sich zum Beispiel die Schrift größer darstellen, die Abstände erhöhen etc.

4. Der Terminplanungs-Assistent für die Outlook-Serientermine: Alle Termine auf einen Blick!

Für das effiziente Planen Ihrer Terminserie steht Ihnen in Outlook der Terminplanungs-Assistent zur Verfügung. Damit können Sie sich alle freien und Belegt-Zeiten der benötigten Teilnehmer anzeigen lassen, um schnell und einfach den für alle Teilnehmer besten Zeitpunkt zu finden. Klicken Sie hierfür einfach oben auf die Registerkarte → Terminplanungs-Assistent. Der Assistent hilft Ihnen nicht nur bei der Terminierung eines für alle passenden Zeitpunkts, sondern auch bei der Reservierung entsprechender Räumlichkeiten oder Equipments (→ hier erfahren Sie, wie der Terminplanungs-Assistent in Outlook genau funktioniert).

5. Serientermin in Outlook ändern: Nur den einzelnen Termin oder die ganze Terminserie?

Wenn Sie einen Serientermin in Outlook ändern wollen, müssen Sie lediglich diesen bestimmten Termin oder irgendeinen der Terminserie in Ihrem Kalender per Doppelklick öffnen. Daraufhin werden Sie von Outlook gefragt, ob Sie nur dieses einzelne Serienelement oder die ganze Serie öffnen und dann ändern wollen. Anschließend befinden Sie sich in dem Eingabefenster von Schritt 2 (oben) und Sie können den einzelnen Serientermin oder die komplette Terminserie wie oben beschrieben ändern, verschieben, bearbeiten oder auch löschen.

6. Extra-Tipp für mehr Übersicht bei der Zeit- und Terminplanung: Die kombinierte Aufgaben-Kalender-Ansicht!

Die Serienterminfunktion in Outlook erleichtert das Erstellen regelmäßig wiederkehrender Termine enorm. Ein weiteres praktisches Feature für die Terminplanung und das Zeitmanagement in Outlook ist die kombinierte Kalender-Aufgaben-Ansicht. Dann werden Ihnen nicht nur alle Termine im Outlook-Kalender angezeigt, sondern zugleich auch noch alle Aufgaben aus Ihrer persönlichen Aufgabenliste. So können Sie alle Ihre Verpflichtungen ganz einfach und schnell per Drag & Drop einplanen und „timeboxen“!

• Kombinierte Kalender-Aufgaben-Ansicht: Tages- und Wochenplanung von Terminen und Aufgaben in Outlook optimal koordinieren.
• Planung vs. Chaos: Tipps für die Planung der Arbeitszeit & Arbeitstage in Outlook.
• Timeboxing: Wie die Timeboxing-Methode von Bill Gates und Elon Musk funktioniert und Sie mit Outlook, Teams und Planner produktiver arbeiten.
• Unsere Themenseite zu Microsoft Outlook: Kostenlose Anleitungen zu den wichtigsten Outlook-Funktionen, wie E-Mail-Signatur, Kalender freigeben, Regeln, Quickstepps, Textbausteinen, Vorlagen, Verschlüsselung etc.
• Kostenloses eBook „Erfolgreich mit Outlook“: Funktionen und Praxisbeispiele von Microsoft Outlook (gratis, im Wert von 19,95 Euro).

7. Büro-Kaizen Video-Tutorial: Serientermine im Outlook-Kalender erstellen

(Dauer 02:09 Minuten)