vCard mit Outlook erstellen: Der digitale Zwilling der Visitenkarte


Viele von uns kennen Sie und einige von Ihnen haben sogar eine eigene. Die Rede ist von der klassischen Visitenkarte aus Karton. Jetzt stellt man sich sicherlich die Frage, ob es im Zeitalter der Digitalisierung nicht auch eine digitale Variante davon gibt? Die Antwort dazu ist eindeutig: „Ja, es gibt auch eine digitale Variante“. In Microsoft Outlook gibt es die Möglichkeit eine sogenannte „vCard“ zu erstellen. Die vCard ist der digitale bzw. elektronische Zwilling unserer bereits bekannten klassischen Visitenkarte. vCards lassen sich mit einem einzigen Mausklick an E-Mails anhängen oder mittels eines QR-Codes in Sekundenschnelle einscannen und abspeichern. Sie sind daher die ideale und vor allem digitale Lösung, wenn es im Rahmen des Netzwerkens um das zeiteffiziente sammeln und verwalten einer großen Anzahl von Kontakten geht.

In diesem Artikel wollen wir Ihnen die Vorteile und das Arbeiten mit der vCard etwas näherbringen. Also, legen wir los….

 

 

vCard – der Standard für den Internetversand

Das „V“ in vCard steht übrigens nicht für „Visitenkarte“, sondern für den ersteller, das „Versit Consortium“ aus Apple, AT&T, IBM und Siemens. Diese Technologie- und Internetgiganten hatten sich 1996 auf das VCF-Format als künftigen gemeinsamen und herstellerübergreifenden Standard für den Internetversand von Kontaktdateien geeinigt. Seitdem verwenden die einzelnen E-Mailverwaltungsprogramme zwar weiterhin ihre eigenen, unterschiedlichen Dateiformate, aber alle können zudem auch das VCF-Format und damit vCards lesen, öffnen und erstellen.

vCard erstellen und anzeigen lassen in Outlook

Microsofts Outlook enthält einen programmeigenen vCard Editor bzw. Generator.

  • Wählen Sie Kontakte in der linken unteren Menüleiste von Outlook aus.
vcard-erstellen-kontakte-auswaehlen
Abbildung 1: vCard – Kontakte auswählen

 

  • Wechseln Sie im Bereich „Aktuelle Ansicht“ auf „Visitenkarte

 

vcard-erstellen-visitenkartenansicht-auswaehlen
Abbildung 2: vCard – Visitenkarten Ansicht auswählen

 

Outlook erstellt Ihnen nun aus den Kontaktdaten eine elektronische Visitenkarte aus all Ihren Kontakten im VCF-Format.

 

vcard-erstellen-visitenkartenansicht
Abbildung 3: vCard – Visitenkartenansicht

 

Zwei wesentliche Merkmale unterscheiden eine vCard dabei von einem klassischen Outlook-Kontakt:

  1. Eine vCard enthält weniger Detailinformationen und ist auch optisch stärker an die klassische Visitenkarte angelehnt.
  2. Das Format der vCard (*.vcf) ist Hersteller, Programm und Plattform-übergreifend. Es ist das Standardformat für den Austausch von Kontaktinformationen im Internet und kann daher von den allermeisten E-Mail-Programmen gelesen und verwaltet werden.

 

So senden Sie eine vCard per E-Mail in Outlook

Es genügen bereits ein, maximal zwei Klicks, um aus einem Kontakt eine vCard zu erstellen und diese entweder in eine E-Mail einzufügen oder an diese anzuhängen. Und so einfach geht’s:

  • Öffnen Sie eine neue E-Mail und geben Sie wie gewohnt den Empfänger, Betreff und einen Nachrichtentext ein.
  • Klicken Sie dann auf die Registerkarte „Einfügen

 

vcard-erstellen-menuauswahl-einfuegen
Abbildung 4: vCard – Menuauswahl „Einfügen“

 

  • Wählen Sie darin nun „Visitenkarte“[1] -> „andere Visitenkarten“ [2] aus
vcard-erstellen-visitenkarte-einfuegen
Abbildung 5: vCard – Visitenkarte einfügen in Outlook

 

  • In dem neuen Dialogfeld können Sie nun durch alle Ihre Kontakte scrollen. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um durch Anklicken mehrere Kontakte auf einmal auszuwählen. Möchten Sie hingegen in einem anderen Adressbuch suchen, klicken Sie auf den Pfeil → Suchen in und wählen Sie das andere Adressbuch aus.

 

vcard-erstellen-auswahl-der-einzufuegenden-visitenkarte
Abbildung 6: vCard – Auswahl der einzufügenden Visitenkarte

 

  • Der Outlook Generator konvertiert die Kontaktdaten nun automatisch in das VCF-Format, integriert ein Bild dieser vCard direkt in den Nachrichtentext und hängt zudem auch die Datei an die E-Mail an. Sie können das Bild der vCard im Nachrichtentext optional auch löschen, ohne die vCard im Anhang damit ebenfalls zu löschen.

 

vcard-erstellen-visitenkarte-digital-an-email-anhaengen
Abbildung 7: vCard – Visitenkarte digital an E-Mail angehängt

 

So speichern Sie eine vCard aus einer E-Mail heraus

Eine per E-Mail zugesendete vCard kann auf verschiedene Arten abgespeichert werden.

Direkt in die Kontaktliste von Outlook

  • Markieren Sie die vCard im Nachrichtentext, in dem Sie diese einmal mit der linken Maustaste anklicken
  • Klicken Sie dann die vCard mit der rechten Maustaste an
  • Das sich nun öffnende Menü lässt Sie die Visitenkarte direkt in die Outlook Kontakte übernehmen.

 

vcard-erstellen-visitenkarte-aus-email-heraus-direkt-speichern
Abbildung 8: vCard – Visitenkarte aus E-Mail heraus direkt speichern

 

  • Nun müssen Sie nur noch die sich öffnende vCard Datei mit „Speichern & Schließen“ abspeichern.

 

vcard-erstellen-datensatz-direkt-in-kontaktliste-speichern
Abbildung 9: vCard – klicken Sie auf Speichern und Schließen. Ihr Datensatz wird direkt in Ihrer Kontaktliste gespeichert.

 

Speichern als vcf-Datei

  • Klicken Sie das Element im Dateianhang mit der rechten Maustaste an [1] und wählen Sie aus der Liste „Speichern unter“ aus [2]. Geben Sie jetzt einen Namen für die vCard sowie den zu verwendende Speicherort an.
  • Bestätigen Sie mit einem Klick auf „Ok“.

 

vcard-erstellen-speichern-direkt-in-vcf-datei
Abbildung 10: vCard – Speichern Sie Ihren Kontakt in einer eigenen Datei (*.vcf) ab

 

  • Eigenen Kontakt als vCard abspeichern: Möchten Sie einen bereits vorhandenen Kontakt als vCard abspeichern müssen Sie den gewünschten Kontakt zunächst öffnen und dann in der Registerkarte → Datei auf → Speichern unter klicken. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie als Dateityp → vCard-Datei (*.vcf) aus
    Tipp: Gleich noch eine Kategorie festlegen! Wählen Sie gleich noch eine Kategorie für die neue Visitenkarte aus. Mit den Kategorien können Sie alle Elemente in Outlook ordnerübergreifend viel einfacher organisieren und schneller verwalten, z.B. Projekte, bestimmte Themen oder einzelne Kunden und Unternehmen.

Extra-Tipp: vCard in Outlook-Kontakt oder für Excel konvertieren

vCards sind das internationale Standardformat für Kontakte. Dementsprechend gibt es auch viele Lösungen, Tools und Anbieter rund um die elektronischen Visitenkarten. Zwei Funktionen sind dabei besonders praktisch:

  • Der „vCard Generator“ ist ein kostenfreies Webprogramm, das auch die deutschen Umlaute ä, ö und ü ermöglicht. Sie müssen lediglich alle Informationen in die Schablone eintragen und können sich dann die vCard kostenlos als VCF-Datei herunterladen.
  • Kostenfreie Programme wie „vCard Grid“ oder „vCard Converter“ ermöglichen das beliebige Wechseln zwischen den verschiedenen Formaten. So können Sie das VCF-Format einer vCard (*.vcf) ganz einfach in das CSV-Format eines Outlook-Kontakts (*.csv) umwandeln oder in das XLS-Format einer Excel-Tabelle (*.xls) konvertieren lassen.


Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

1 Kommentar
Schlagwörter: