vCard erstellen, öffnen und als Kontakt oder in Excel speichern



vCards erstellen, versenden und wieder in einen Outlook-Kontakt zurückverwandeln

Die „vCard“ ist der digitale bzw. elektronische Zwilling einer klassischen Visitenkarte aus Karton. vCards lassen sich mit einem einzigen Mausklick an Emails anhängen oder mittels einem QR-Quode in sekundenschnelle einscannen und abspeichern. Sie sind daher die ideale Lösung, wenn es im Rahmen des Netzwerkens um das zeiteffiziente sammeln und verwalten einer großen Anzahl an Kontakten geht. Zwei wesentliche Merkmale unterscheiden ein vCard dabei von einem klassischen Outlook-Kontakt:

  1. Eine vCard enthält weniger Detailinformationen und ist auch optisch stärker an die klassische Visitenkarte angelehnt.
  2. Das Format der vCard (*.vcf) ist Hersteller, Programm und Plattform-übergreifend. Das ist das Standardformat für den Austausch von Kontaktinformationen im Internet und kann daher von den allermeisten Email-Programmen gelesen und verwaltet werden.

Mit vCards besonders effizient viele Kontakten sammeln und erfolgreich Netzwerken. Sie können vCards auch in Outlook-Kontakte zurrückverwandeln! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es:

Das „V“ in vCard steht übrigens nicht für „Visitenkarte“, sondern für den Hersteller, das „Versit Consortium“ aus Apple, AT&T, IBM und Siemens. Diese Technologie- und Internetgiganten hatten sich 1996 auf das VCF-Format als künftigen gemeinsamen und herstellerübergreifenden Standard für den Internetversand von Kontaktdateien geeinigt. Seitdem verwenden die einzelnen Emailverwaltungsprogramme zwar weiterhin ihre eigenen, unterschiedlichen Dateiformate, aber alle können zudem auch das VCF-Format und damit vCards lesen, öffnen und erstellen.

Schritt 1: vCard erstellen und anzeigen lassen

Microsofts Outlook enthält einen programmeigenen vCard Editor bzw. Generator. Klicken Sie in dem Outlookordner → Kontakte einfach auf die Registerkarte → Start. Wählen Sie dann in der Liste den gewünschten Kontakt aus und wechseln Sie im Menüband oben im Bereich → Aktuelle Ansicht auf → Visitenkarte oder Karte. Outlook erstellt Ihnen nun aus den Kontaktdaten eine elektronische Visitenkarte im VCF-Format.

Schritt 2: vCard in einer Email versenden

Es genügen bereits ein, maximal zwei Klicks, um aus einem Kontakt eine vCard zu erstellen und diese entweder in eine Email einzufügen oder an diese anzuhängen.

  • Öffnen Sie eine neue Email und geben Sie wie gewohnt Empfänger, Betreff und einen Nachrichtentext ein. Gehen Sie dann in der Menüleiste oben auf den Pfeil in der Schaltfläche → Element anfügen und dann in der Drop-down-Liste auf den Pfeil hinter → Vistenkarte (siehe Abb. unten).

    vcard hinzufügen
    vcard hinzufügen
  • Ihnen wird nun eine kurze Auswahl Ihrer zuletzt genutzten Kontakte angezeigt. Ist Ihre gewünschte vCard nicht dabei, oder möchten Sie mehrere auf einmal auswählen, klicken Sie auf → Andere Visitenkarten. In dem neuen Dialogfeld können Sie nun durch alle Ihre Kontakte scrollen. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um durch Anklicken mehrere Kontakte auf einmal auszuwählen. Möchten Sie hingegen in einem anderen Kontaktordner oder Adressbuch suchen, klicken Sie auf den Pfeil → Suchen in und klicken Sie den Speicherpfad bis zum betreffenden Zielordner auf Ihrer Festplatte durch.
  • Der Outlook Generator konvertiert die Kontaktdaten nun automatisch in das VCF-Format, integriert ein Bild dieser vCard direkt in den Emailtext und hängt zudem auch die Datei an die Mail an. Sie können das Bild der vCard im Nachrichtentextfeld optional auch löschen, ohne die vCard im Anhang damit ebenfalls zu löschen.

Schritt 3: Speichern einer vCard in Outlook

  • vCard aus einer Email abspeichern: Klicken Sie in der geöffneten Email einfach auf die Visitenkarte im Nachrichtentext oder auf die VCF-Datei im Anhang und wählen Sie dann im Menüband oben → Speichern unter. Alternativ können Sie das Element auch mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl zum Abspeichern aus der Liste auswählen. Geben Sie jetzt einen Namen für die vCard ein und bestätigen Sie.
  • Eigenen Kontakt als vCard abspeichern: Möchten Sie einen bereits vorhandenen Kontakt als vCard abspeichern müssen Sie den gewünschten Kontakt zunächst öffnen und dann in der Registerkarte → Datei auf → Speichern unter klicken. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie als Dateityp → vCard-Datei (*.vcf) aus
    Tipp: Gleich noch eine Kategorie festlegen! Wählen Sie gleich noch eine Kategorie für die neue Visitenkarte aus. Mit den Kategorien können Sie alle Elemente in Outlook ordnerübergreifend viel einfacher organisieren und schneller verwalten, z.B. Projekte, bestimmte Themen oder einzelne Kunden und Unternehmen.

Extra-Tipp: vCard in Outlook-Kontakt oder für Excel konvertieren

vCards sind das internationale Standardformat für Kontakte. Dementsprechend gibt es auch viele Lösungen, Tools und Anbieter rund um die elektronischen Visitenkarten. Zwei Funktionen sind dabei besonders praktisch:

  • Der „vCard Generator“ ist eine kostenfreies Webprogramm, das auch die deutschen Umlaute ä, ö und ü ermöglicht. Sie müssen lediglich alle Informationen in die Schablone eintragen und können sich dann die vCard kostenlos als VCF-Datei herunterladen. Ein netter Service.
  • Kostenfreie Programme wie „vCard Grid“ oder „vCard Converter“ ermöglichen das beliebige Wechseln zwischen den verschiedenen Formaten. So können Sie das VCF-Format einer vCard (*.vcf) ganz einfach in das CSV-Format eines Outlook-Kontakts (*.csv) umwandeln oder in das XLS-Format einer Excel-Tabelle (*.xls) konvertieren lassen.

Und Sie?

In der heutigen Arbeitswelt ist einiges an Organisationsgeschick gefragt, um nicht in einer wahren Emailflut unterzugehen. Und auch das effiziente Verwalten eines Netzwerks mit Hunderten von Kontakten will gelernt sein. Hier haben wir einige nützliche Tipps und ein Kurzvideo für Sie, wie sie dem Kollaps Ihres Email-Postfachs entgehen und dabei die Kontaktfunktionen in Outlook klug nutzen:

Büro Kaizen Kurzvideo: Bei jeder Email künftig Zeit sparen – mit QickSteps!

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