Um nach dem Umstieg auf eine andere Outlook-Version oder ein komplett neues Mailtool nicht gänzlich ohne Kontakte dazustehen, gibt es in Outlook die Möglichkeit, das Outlook-Adressbuch komplett zu exportieren. Übrigens müssen Sie mit diesem Schritt gar nicht zwingend warten, bis dieser „Umzug“ ansteht – es ist einfach immer sinnvoll, ein Backup solch wichtiger Daten anzulegen. Diese Daten können Sie in einer Datei speichern, die nach Abschluss des Vorgangs erstellt wird. Wenn Sie schon wissen, dass Sie die Daten später in eine andere Version von Outlook importieren möchten, speichern Sie sie als Outlook-Datendatei im Format .pst ab. Möchten Sie hingegen einen anderen Mail-Client nutzen, dann legen Sie eine .csv-Datei an.
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Outlook-Adressbuch exportieren und für eine andere Outlook-Version nutzen
Ob Outlook 2016, 2019 oder 365: Ganz gleich, welche Version der Software Sie verwenden, der Export des Adressbuchs bzw. der Kontakte gestaltet sich relativ einfach. Mit dieser Anleitung legen Sie im Handumdrehen eine Backup-Datei an, die Sie später in eine andere Outlook-Anwendung importieren können. Um den Prozess zu beginnen, öffnen Sie Ihren Outlook-Client und wählen Sie oben links den Reiter „Datei“, anschließend klicken Sie auf „Öffnen und Exportieren“.
Wählen Sie die Schaltfläche „Importieren/Exportieren“ – das große Fenster verschwindet und macht Platz für ein kleines Auswahlfenster, das Ihnen mehrere Optionen bietet. Wählen Sie hier „In Datei exportieren“ und anschließend weiter. Da wir in diesem Fall eine Datei anlegen möchten, die Sie später in eine andere Outlook-Version importieren können, wollen wir jetzt den Dateityp Outlook-Datendatei (.pst) erstellen.
Im nächsten Step sehen Sie ein Auswahlmenü mit der Überschrift „Outlook-Datendatei exportieren“. Wählen Sie aus der Liste den Kontakte-Ordner Ihres Mailaccounts, klicken Sie auf weiter und wählen nun noch den gewünschten Speicherort aus; auch den Dateinamen können Sie frei wählen. Ist das erledigt, dann wählen Sie in den Optionen nun noch den Punkt „Keine Duplikate exportieren“ und schließen den Prozess mit „Fertig stellen“ ab.
Ein Statusbalken zeigt Ihnen den Fortschritt des Vorgangs an. Ist der Prozess beendet, dann finden Sie die Datei unter dem von Ihnen gewählten Namen am ausgesuchten Speicherort. Wollen Sie Outlook neu aufsetzen, dann importieren Sie genau diese Datei, wenn Sie bei der Einrichtung von Outlook danach gefragt werden.
Wie exportiere ich das Outlook-Adressbuch als .csv-Datei?
Wie eingangs erwähnt, können Sie auch eine Backup-Datei des Adressbuchs erzeugen, deren Inhalte Sie später in einen anderen Mail-Client importieren können. Das .pst-Format ist nämlich ausschließlich für Outlook geeignet. Eine .csv-Datei hingegen ist auch mit anderen Tools kompatibel. Außerdem lässt sich das .csv-Format auch mit Excel öffnen, die Datensätze können Sie so auch bearbeiten.
Bis zum Step „In Datei exportieren“ ist der Vorgang hierfür derselbe wie oben beschrieben. Nun allerdings wählen Sie nicht die Outlook-Datendatei, sondern den Punkt „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ und bestätigen dies mit „Weiter“.
Im nächsten Fenster müssen Sie den Kontakte-Ordner suchen, den Sie sichern möchten. Ein erneuter Klick auf „Weiter“ bringt Sie zum Dialogfeld, mit dem Sie den Speicherort und den Namen für die .csv-Datei auswählen.
Wenn Sie Ihre Wunscheinstellungen gewählt haben, können Sie direkt auf „Fertig stellen“ klicken, woraufhin sich folgendes Statusfenster öffnet:
Wenn der Exportprozess beendet ist, gibt es keine entsprechende Meldung von Outlook. Das Statusfenster schließt sich von selbst und Sie befinden Sie jetzt wieder im Posteingang. Nun können Sie einfach über den Explorer in jenen Ordner navigieren, in dem Sie die .csv-Datei abgelegt haben.
Nach dem Export des Outlook-Adressbuchs: Besonderheiten der .csv-Datei
Wenn alles geklappt hat, dann sollten Sie jetzt in der Lage sein, die soeben generierte .csv-Datei mit Excel (oder einem gleichwertigen Tool) zu öffnen. Lassen Sie sich aber nicht davon irritieren, wenn Sie in einigen Zeilen Sonderzeichen oder gähnende Leere sehen – nicht immer schafft es Outlook, die Vielzahl der Informationen völlig korrekt in die Datei zu überführen. Zusätzliche Informationen zu den einzelnen Kontakten, die Sie manuell angelegt haben, werden in den sogenannten „mehrteiligen Kontakt-Feldern“ angezeigt, und es kann sein, dass Excel diese nicht richtig darstellen kann.
Wenn Sie ein anderes Mailprogramm installieren und einrichten, sollten die Kontakte dennoch korrekt importiert werden. Nach einer Bearbeitung der Felder in der .csv-Datei müssen Sie beim Abspeichern jedoch darauf achten, dass Sie sie weiterhin im Format .csv behalten. Wenn Sie auf „Nein“ klicken, dann wählt Excel automatisch das XLSX-Format – und das nützt Ihnen beim Import in einen anderen Mail-Client nichts, weil es von dem Tool nicht erkannt wird.
Personen aus dem Outlook-Adressbuch als vCards exportieren
Die vCard enthält alle Informationen zu einem Kontakt und ist in der Regel dafür vorgesehen, sie als Mailanhang an einen oder mehrere Empfänger weiterzuleiten. Wenn Sie die E-Mail an sich selbst senden, ist das ebenfalls eine prima Option, die Kontakte zu speichern, indem Sie die Anhänge nach dem Erhalt der E-Mail einfach an einem bestimmten Ort auf dem Computer sichern.
Wechseln Sie in Outlook zunächst links unten in „Kontakte“ (das Symbol mit den zwei stilisierten Personen). Anschließend klicken Sie unter „Aktuelle Ansicht“ auf „Visitenkarte“ und wählen die gewünschte Kontaktliste aus, dann markieren Sie rechts jene vCards, die Sie versenden möchten. Rechts in der Mitte oben befindet sich das Feld „Freigeben“, wo Sie nun „Kontakt weiterleiten“ klicken und anschließend „Als Visitenkarte“.
In wenigen Augenblicken öffnet Outlook jetzt eine neue Mail, in der Sie die ausgesuchten vCards als Anhänge sehen. Diese Mail können Sie nun zum Beispiel an sich selbst senden und die Attachments nach Erhalt speichern.
Achtung jedoch: In unserem Test ist Outlook 2016 beim Versuch, eine große Zahl an vCards als Mailanhang zu generieren, abgestürzt und musste beendet werden. Mit einer überschaubaren Anzahl an vCards ist der Vorgang aber kein Problem.
Video Büro-Kaizen digital
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