So profitieren Sie vom Outlook Offline-Modus

27. Januar 2020

Gerade für den E-Mail-Verkehr in Microsoft Outlook ist eine Voraussetzung unabdingbar: eine funktionierende Internetverbindung. Trotzdem bietet das Programm eine Offline-Funktion an, mit der sie auch ohne Verbindung in das WWW arbeiten können. Wir erklären, welcher Sinn dahinter steckt und wie auch Sie im Offline-Modus arbeiten können.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum gibt es den Offline-Modus?
2. So aktivieren Sie den Offline-Modus
3. So deaktivieren Sie den Offline-Modus wieder
4. So erkennen Sie, ob Outlook gerade offline ist
5. Verfügbarer E-Mail-Umfang im Offline-Modus
6. Weitere Gründe, warum Outlook nicht erreichbar ist
7. Weitere Tipps & Tricks zu Outlook

1. Warum gibt es den Offline-Modus?

Manche kennen den Offline-Modus bei Microsoft Outlook gar nicht, die meisten andere haben ihn noch nie benutzt. Dennoch bietet die Einstellung einige Vorteile für Sie als Nutzer. Klar: Natürlich verwenden Sie Ihr E-Mail Postfach in erster Linie dazu, um online mit Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden kommunizieren zu können. Es gibt allerdings einige Ausnahmefälle:

  • Fehlende Verbindung: Sie werden die Situation nur all zu gut kennen: Man sitzt im ICE und das zuginterne WiFi funktioniert mal wieder mehr schlecht als recht oder gleich gar nicht. Auf die mobilen Daten können Sie sich genauso wenig verlassen, da Sie von einem Funkloch in das nächste geraten. In dieser Situation mit Microsoft Outlook zu arbeiten, kann ganz schön lästig sein. Das liegt auch an der Funktion von Outlook, Sie als Nutzer in regelmäßigen Abständen auf die fehlende Verbindung hinzuweisen. Deshalb kann es in solchen Momenten ratsam sein, in den Offline-Modus zu wechseln und sich einigen Ärger zu sparen.
  • Zu hoher Workload: Das zweite Szenario dürfte den meisten ebenfalls äußerst bekannt vorkommen: Das E-Mail-Postfach quillt mal wieder vor neuen Mails über. Die ständige Benachrichtigung über neue Nachrichten führt außerdem dazu, dass Sie sich schlechter auf Ihre aktuelle Aufgaben konzentrieren können. Wir haben Ihnen in einem eigenen Beitrag bereits gezeigt, welche Einstellungen Sie vornehmen können, damit Outlook nur in gewünschten Abständen oder gar keine neuen E-Mails mehr empfängt. Und Sie werden es sich schon gedacht haben: der Offline-Modus ist eine davon. Wenn Sie Ihre dringenden To Do’s abgearbeitet haben, können Sie danach ganz bequem wieder in den Online-Modus wechseln und die neusten Mails bearbeiten.

2. So aktivieren Sie den Offline-Modus

Egal, welcher Grund auch ausschlaggebend für den Offline-Modus ist: Er lässt sich kinderleicht aktivieren. Dazu klicken Sie in Ihrem geöffneten Outlook-Programm auf den Reiter “Senden/Empfangen” und navigieren von dort zum Button “Offline arbeiten”. Mit einem einfachen Klick wechselt Outlook in den nicht-verbundenen Modus.

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Bild 1: Offline-Modus aktivieren unter dem Reitermenü “Senden/Empfangen”

3. So deaktivieren Sie den Offline-Modus

Genau so simpel, wie Sie den Offline-Modus aktiviert haben, können Sie ihn auch wieder deaktivieren. Klicken Sie dazu ebenfalls auf den Reiter “Senden/Empfangen” und klicken Sie den Button “Offline arbeiten” erneut an. Dieses Mal sollte er zu Beginn allerdings grau hinterlegt sein. Das steht dafür, dass der Offline-Modus gerade noch aktiv war. Andere Möglichkeiten um zu erkennen, ob gerade der Online- oder Offline-Modus aktiv ist, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

4. So erkennen Sie, ob Outlook gerade offline ist

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit zu erkennen, ob sich Ihr Outlook gerade im Offline-Modus befindet. Die Entwickler von Microsoft haben die dementsprechende Anzeige allerdings etwas versteckt. Und zwar finden Sie in der Leiste am unteren Bildschirmrand eine Anzeige, die entweder “Verbunden” oder “Offlinemodus” anzeigt. Ein kurzer Blick auf den Bildschirm sollte also genügen, um den aktuellen Status ausfindig zu machen und gegebenenfalls nachjustieren zu können.

 

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Bild 2: So erkennen Sie, ob der Offline-Modus gerade aktiv ist.

5. Verfügbarer E-Mail-Umfang im Offline-Modus

Microsoft bietet außerdem den Service, den Zeitraum der E-Mails, die im Offline-Modus verfügbar sein sollen, individuell auswählen. Das bedeutet: Wollen Sie im Offline-Modus unbedingt auf alte Mails zurückgreifen, die womöglich schon ein knappes Jahr zurückliegen oder reichen Ihnen die Nachrichten der letzten Tage aus? Ganz egal, wofür Sie sich entscheiden, Microsoft bietet Ihnen die Möglichkeit dazu. Der Vorteil von einer kürzeren Zeitspanne: Die gespeicherten Mails verbrauchen automatisch weniger Speicherplatz auf Ihrem Computer.

1. Klicken Sie unter dem Menüpunkt “Datei” auf “Kontoeinstellungen” und danach die gleichnamige Untergruppe “Kontoeinstellungen”.

 

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Bild 3: Öffnen der Kontoeinstellungen

2. Wählen Sie das entsprechende Exchange- bzw. Office 365-Konto aus und klicken Sie auf “Ändern”.

 

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Bild 4: Wählen Sie Ihr Konto aus

3. Unter “Offlineeinstellungen” finden Sie einen Regler, der die Zeitspanne der offline verfügbaren E-Mails bestimmt.

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Bild 5: Stellen Sie die gewünschte Zeitspanne ein.

Übrigens: Die Standardeinstellung von Outlook beträgt zwölf Monate. Weil sich in diesem Zeitrahmen eine ganze Menge von E-Mails ansammeln kann, empfiehlt sich in der Regel eine kürzere Dauer. Ihr Vorteil: Das Programm wird sich in der Folge deutlich schneller öffnen.

6. Weitere Gründe, warum Outlook nicht erreichbar ist

Natürlich gibt es noch weitere Gründe, warum Outlook keine funktionierende Verbindung herstellen kann. In der Statusleiste (Bild 3) werden sie dann die Meldung “Getrennt” vorfinden. Hierfür gibt es verschiedene mögliche Gründe:

  • Ihr Computer kann keine Internetverbindung herstellen. Prüfen Sie das Netzwerk deshalb auf mögliche Fehlerquellen und versuchen Sie eine erneute Verbindung.
  • Wenn Sie Microsoft Outlook über Ihren Browser verwenden, kann es in manchen Fällen dazu kommen, dass Sie keine E-Mails versenden oder empfangen können. An dieser Stelle ist das Hilfe-Center Ihres E-Mail-Anbieters die richtige Anlaufstelle.
  • Liegt beim Mailserver kein Problem vor, ist Ihr Computer die letzte Fehlerquelle. Möglicherweise fehlen notwendige Updates, die den Zugang zu Ihrem Postfach verhindern.

7. Weitere Tipps & Tricks zu Outlook

Schon gewusst? In unserem Blog finden Sie außerdem zahlreiche weitere Beiträge mit Tipps und Anleitungen zu häufigen Problemstellungen bei Microsoft Outlook. Dort haben wir die neun wichtigsten Prinzipien zusammengefasst, um eine effektive E-Mail-Verarbeitung mit einer funktionierenden Planung zu verbinden.

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