In Microsoft Outlook den Urlaub eintragen, andere darüber informiert und eine automatische Abwesenheits-Antwort einrichtet


Das Eintragen des eigenen Urlaubs in den Outlook-Kalender ist allein leider noch nicht ausreichend. Denn das bekommen nicht alle Ihre Kollegen, Partner und Kunden mit. Nur bei einem gemeinsamen Gruppenkalender oder einem freigegebenen/geteilten Kalender können die jeweiligen Beteiligten Ihre Abwesenheit automatisch sehen. Alle anderen relevanten Personen müssen daher gesondert über Ihren Urlaub informiert werden. Zum Glück bietet Outlook auch hierfür eine praktische Lösung an, inklusive einer automatischen Abwesenheits-Antwort. Wie Sie Ihren Urlaub optimal in Outlook eintragen und Ihre Abwesenheit sowie Rückkehr möglichst stressfrei vorbereiten, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Wie man seinen eigenen Urlaub in den Outlook-Kalender einträgt

  • Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Outlook-Client, klicken Sie auf die Kalenderansicht und dann links oben auf → Neuer Termin.
  • Schritt 2: Geben Sie nun in dem Feld → Titel zum Beispiel „Urlaub XY“ ein (XY = Ihr Name), in das Feld → Beginn den ersten Tag Ihres Urlaubs und in das Feld → Ende den letzten Tag Ihres Urlaubszeitraums. Aktivieren Sie anschließend das Häkchen in dem Kontrollkästchen bei → Ganztägig. Die Eingabe eines „Ortes“ ist optional und nicht erforderlich.
    Tipp: Sie können auch im Kalender einfach zuerst mit gedrückter linker Maustaste die betreffenden Tage markieren und erst dann auf → Neuer Termin klicken, dann werden der Beginn und das Ende Ihres Urlaubszeitraums automatisch übernommen und ausgefüllt.
  • Schritt 3: Klicken Sie abschließend im Menüband oben (in dem Reiter → Termin und in dem Bereich → Optionen) direkt neben → Anzeigen als auf das Dropdown-Menü und wählen Sie → Außer Haus aus – nur so werden Sie anderen Nutzern auch tatsächlich als abwesend und nicht „buchbar“ angezeigt.
  • Die Folgen: Ihr Urlaubstermin wird nun nicht nur in Ihrem eigenen Outlook-Kalender angezeigt, sondern auch mit allen Personen automatisch synchronisiert, denen Sie Ihren Kalender geteilt bzw. freigegeben haben. Diesem Personenkreis werden Sie nun in dem betreffenden Zeitraum als nicht verfügbar angezeigt. So kann niemand während Ihrer Urlaubszeit einen Termin mit Ihnen vereinbaren.

Kollegen und relevante Personen per Outlook-E-Mail über Ihren Urlaub informieren

Sie arbeiten eng mit Kunden, externen Partnern oder Auftraggebern zusammen, denen Sie Ihren Outlook-Kalender selbstverständlich nicht freigegeben können? Dann sollten Sie auch diese über Ihre Urlaubsabwesenheit informieren! Dies funktioniert am einfachsten, indem man den Urlaubs-Kalendereintrag als Outlook-Element und per E-Mail an diesen Personenkreis verschickt. Das Prinzip ist ähnlich wie bei einer Besprechungsanfrage – nur eben umgekehrt, Sie informieren damit über Ihre Abwesenheit.

  • Klicken Sie dafür Ihren Urlaubseintrag im Outlook-Kalender mit der linken Maustaste an und klicken Sie dann im Menü links oben (in dem Reiter → Termin) auf die Schaltfläche → Weiterleiten (alternativ: rechter Mausklick und im Kontextmenü → Weiterleiten).
  • Nun öffnet sich eine E-Mail-Vorlage, an die Ihr Urlaubseintrag als Outlook-Element angehängt wurde. Die Empfänger dieser E-Mail können dann mit einem Klick auf das Outlook-Element Ihre Urlaubsdaten in den eigenen Outlook-Kalender übernehmen.

Umstellung auf Microsoft 365 - Interview mit Jürgen Frey

 

Zum Schluss noch eine automatische Abwesenheits-Antwort in Outlook für Ihren Urlaub einrichten

Selbstverständlich werden Sie auch in Ihrem Urlaubszeitraum E-Mails erhalten, beispielsweise von Kunden – oder denen, die es gerne werden wollen. Dann ist eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung wichtig, die jedes Mal über Ihre Abwesenheit informiert und angibt, wann Sie wieder aus dem Urlaub zurück und wieder erreichbar sind.

  • Abhängig von der Art Ihres E-Mail-Kontos gibt es in Outlook zwei verschiedene Möglichkeiten zum Einrichten einer automatischen Urlaubs-Abwesenheits-Antwort auf eingehende E-Mails.
  • Der schnellere Weg führt über den Klickpfad → Datei und → Automatische Antworten. Dies ist aber leider nicht für alle Nutzer verfügbar. Der etwas umständlichere Weg führt über → Datei und dann → Regeln und Benachrichtigungen.
  • Eine ausführliche Anleitung, wie beide Optionen funktionieren, finden Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten – mit Schritt-für-Schritt Anleitungen & Text-Vorlagen“.
Viele weitere praxisnahe Tipps rund um Outlook finden Sie in unserem Übersichtsartikel → „Microsoft Outlook im Überblick: Die besten Anleitungen und Video-Tutorials“ sowie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen eBook„Erfolgreich mit Outlook: Funktionen und Praxisbeispiele von Microsoft Outlook“ (im Wert von 19,95 €)!

Extra-Tipp: Tipps & Tricks für ein stressfreies „ab in den Urlaub“ und „zurück ins Büro“!

Nachdem Sie Ihren Urlaub in Outlook eingetragen und Ihre Kollegen darüber benachrichtigt haben, muss natürlich auch noch die Urlaubsvertretung vorbereitet werden. Je geschickter Sie das alles planen, desto weniger Stress haben Sie anschließend nach dem Urlaub bei Ihrer Rückkehr ins Büro! Wie Sie dabei am besten vorgehen, haben wir Ihnen hier in folgenden Beiträgen zusammengefasst.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Outlook Tutorial für Einsteiger (2021, deutsch)

(Dauer 07:52 Minuten)

Inhalt unseres Outlook-Video-Tutorials für Beginner:

  • Einleitung 00:00 
  • Exchange nutzen 00:22 
  • Konto einrichten 01:37 
  • Programmbereiche 02:18 
  • Ansichten anpassen 03:04 
  • Design anpassen 04:28 
  • E-Mail bearbeiten 05:45 
  • Archiv-Ordner 06:35 

→ Hier geht es zu unserem Outlook Tutorial Teil 2 für Fortgeschrittene (2021, deutsch)

  • Einleitung 00:00 
  • Aufgabenliste im Posteingang einblenden 00:20 
  • QuickSteps für Aufgaben 01:07 
  • Mail an OneNote senden 02:31 
  • Menüleiste anpassen (inkl. Schnellzugriffsleiste + reduziertes Menüband) 03:19 
  • Kalender teilen & öffnen 05:09 
  • Kalender überlagern 06:31 
  • Besprechungseinladung senden 07:17 


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