Outlook-Kontakte: iPhone importiert Personen

11. März 2020

Wenn Sie seit vielen Jahren Outlook nutzen, um auf Ihrem PC Kontakte anzulegen, dann dürfte Ihre Sammlung inzwischen recht umfangreich sein. In einer Arbeitswelt, die zunehmend mobiler wird, reicht es aber irgendwann nicht mehr, wenn diese Kontakte nur in der Desktopversion existieren, also beispielsweise in Outlook 2016. Nur Abonnenten einer Variante von Office 365 können über die Webversion von überall aus auf die angelegten Personen zugreifen. Wer beruflich viel reist, arbeitet nicht immer mit dem Notebook – immer noch gibt es viel zu viele Orte, an denen kein öffentliches WLAN vorhanden ist.

Also wird zunehmend mit dem Smartphone gearbeitet. Mit den entsprechenden Apps von Microsoft, also Office und Outlook, ist das heutzutage kein Problem mehr. Doch die Kontakte, die Sie in Ihrem iPhone gespeichert haben, sind nicht zwingend dieselben wie Ihre Outlook-Kontakte. Das führt irgendwann zu der Notwendigkeit, dass Sie Ihre Outlook-Kontakte mit dem iPhone synchronisieren müssen oder wollen. Wie das genau geht, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

1. Outlook-Kontakte auf iPhone übertragen
2. Outlook-Kontakte auf iPhone übertragen
3. iPhone: Outlook-Kontakte synchronisieren geht nicht
4. Fazit: Outlook-Kontakte auf iPhone übertragen
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Outlook-Kontakte auf iPhone übertragen

Bevor Sie die in Outlook angelegten Personen mit dem iPhone importieren können, brauchen Sie iTunes oder eine Alternative wie etwa den CopyTrans Manager. Letztgenanntes Tool funktioniert genauso wie iTunes, allerdings gilt es gleich zu Beginn des Prozesses darauf zu achten, dass die aus Outlook exportierten Kontakte nicht als .pst-Datei, sondern als .csv-Datei gespeichert werden, weil CopyTrans nur .csv als Format erlaubt. In unserem Beispiel haben wir iTunes genutzt. (Bevor Sie sich auf Tools wie CopyTrans oder auch AnyTrans versteifen: Für beide Clients gibt es eine Testversion, mit der Sie nicht auf alle Features zugreifen können. Die Vollversion kostet in beiden Fällen Geld.)

Ihre erste Aufgabe ist es, die Kontakte aus Outlook heraus zu exportieren. Dafür müssen Sie das Programm öffnen und anschließend oben auf den Reiter „Datei“ klicken.

outlook-kontaket-iphone-kontoinformationen
Über Datei gelangen Sie zu den Kontoinformationen.

Durch Auswählen des Buttons „Öffnen und Exportieren“ und anschließendem Klick auf Importieren/Exportieren, wie im folgenden Bild dargestellt, öffnen Sie den Assistenten, der Ihnen dabei hilft, eine – in diesem Fall – .pst-Datei zu erstellen, in der alle Informationen zu Ihrem Outlook-Konto gespeichert werden.

outlook-kontaket-iphone-import-export-assistent
Nach dem Klick in dieses Feld wird der Import/Export-Assistent geöffnet.

Hier müssen Sie nun genau darauf achten, die Option „In Datei exportieren“ auszuwählen, bevor Sie im nächsten Fenster die Option „Outlook-Datendatei (.pst)“ anklicken und jeweils mit „Weiter“ bestätigen. Unter Outlook 2016 sieht das folgendermaßen aus (in Outlook 2013 übrigens ganz ähnlich):

outlook-kontaket-iphone-datendatei
Durch diese Schritte lösen Sie aus, dass Sie die Outlook-Datendatei an einem beliebigen Ort auf Ihrem PC speichern können.

Es öffnet sich ein weiteres kleines Fenster, wo Sie den obersten Eintrag auswählen, der in der Regel Ihren Namen trägt, und durch die Aktivierung des Kästchens „Unterordner einbeziehen“ erteilen Sie Outlook den Befehl, nicht nur die Mails, sondern auch den Kalender und natürlich die enthaltenen Kontakte zu exportieren:

outlook-kontaket-iphone-datendatei-exportieren
Klicken Sie im Fenster auf den Eintrag ganz oben.

Nun werden Sie noch gefragt, wo Sie die .pst-Datei speichern möchten. Wählen Sie einen Ort aus, der nicht zu tief in Ihrem System versteckt ist, schließlich brauchen Sie schon in Kürze von iTunes aus Zugriff auf dieses File. Sie können die Datei zum Beispiel einfach auf dem Desktop ablegen. Outlook fragt Sie jetzt noch, ob Sie ein Kennwort für die Datendatei erstellen möchten; das ist aber nicht unbedingt nötig, wenn Sie die Datei nur lokal auf dem Rechner nutzen wollen. Wenn Sie das .pst-File hingegen in OneDrive speichern möchten, ist die Sicherung per Kennwort zu empfehlen.

outlook-kontaket-iphone-pst-datei-export
Ordner für Ordner exportiert Outlook in die .pst-Datei – das kann dauern.

Der Exportvorgang dauert eine ganze Zeit, wenn die Anzahl der Ordner, Unterordner und Kontakte in Outlook groß ist. Mit ein paar Minuten müssen Sie schon rechnen. Den Posteingang räumt man öfter mal auf und verschiebt Mails in Unterordner, doch die gesendeten Elemente reichen mitunter viele Jahre zurück. Kein Wunder, dass dieser Ordner beim Exportieren der größte Zeitfresser ist.

Outlook-Kontakte auf iPhone übertragen

Der erste Teil der Arbeit ist getan, nun geht es darum, wie Sie die Kontakte, die in der .pst gespeichert sind, auf Ihr iPhone übertragen. Starten Sie dafür als erstes iTunes und schließen Sie als nächstes Ihr iPhone per USB an den Computer an. In iTunes klicken Sie auf Geräte und dort auf den Eintrag für das iPhone. (Es kann übrigens sein, dass sich iTunes automatisch öffnet, sobald Sie Ihr Telefon über das USB-Kabel mit dem PC verbunden haben.) Wenn die Verbindung nicht gleich funktioniert, dann gehen Sie auf den Reiter „Account“ und dann auf anmelden, damit iTunes Sie mit dem App Store verbinden kann – ansonsten kann es sein, dass iTunes Ihr iPhone nicht erkennt, obwohl Sie es bereits angeschlossen haben.

outlook-kontakte-iphone-itunes
In diesem Fall hat die Anmeldung geklappt, iTunes hat Ihr iPhone erkannt und zeigt Ihren Namen in der linken Spalte unter Geräte an. Klicken müssen Sie jedoch auf das rot markierte Symbol für Ihr iPhone, um in das richtige Fenster zu wechseln.

Auf der sich nun öffnenden Seite zeigt iTunes an, welches iPhone Sie besitzen, wie groß die Speicherkapazität ist, welche iOS-Version Sie installiert haben und Ihre Telefonnummer. Links in der Spalte sehen Sie nun den Eintrag „Infos“. Klicken Sie mit dem Mauszeiger darauf und anschließend aktivieren Sie das Kästchen „Kontakte synchronisieren mit“, im Dropdown-Menü wählen Sie Outlook.

outlook-kontakte-iphone-itunes-synchronisieren
Über itunes können Sie Ihre Outlook Kontakte mit Ihrem iPhone synchronisieren.

Scrollen Sie nun nach unten – dort können Sie entscheiden, ob Sie die bereits im iPhone gespeicherten Kontakte ersetzen möchten. Wir empfehlen Ihnen, diese Option nicht anzuklicken. Anschließend klicken Sie auf den Button „Anwenden“. Das iPhone wird nun mit den Outlook-Kontakten synchronisiert, das kann ein Weilchen dauern.

iPhone: Outlook-Kontakte synchronisieren geht nicht

Wenn es Schwierigkeiten gibt, dann stellen Sie sicher, dass iTunes und iPhone auf dem neuesten Stand sind – führen Sie dafür die nötigen Updates durch. Zudem sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr iPhone und Ihr PC miteinander kommunizieren dürfen – das bestätigen Sie, indem Sie beim Verbinden der beiden Geräte via USB-Kabel auf „Vertrauen“ klicken. Wenn das iPhone die Outlook-Kontakte immer noch nicht synchronisieren kann, dann greifen Sie auf die eingangs erwähnte Methode mit dem Tool CopyTrans Manager oder mit AnyTrans (beide sind in der Vollversion kostenpflichtig) zurück. Es gibt jedoch auch noch eine weitere Option – die Synchronisierung via iCloud.

Dafür erstellen Sie, wie oben beschrieben, wieder eine .pst- oder eine .csv-Datei; in diesem Fall sind beide Formate zulässig. Sollte sich iCloud noch nicht auf Ihrem PC befinden, so können Sie das Programm bei icloud.com herunterladen und installieren. Ist das erledigt, dann melden Sie sich mit Ihrer Apple-ID an. Anschließend öffnen Sie die iCloud-Einstellungen, um in das nachfolgend Fenster zu gelangen:

outlook-kontakte-iphone-mail-kontakte-aktivieren
Wählen Sie hier alle Einträge ab und aktivieren Sie nur „Mail, Kontakte“.

Hier aktivieren Sie nur das Kästchen „Mail, Kontakte […]“ und klicken im Anschluss daran auf Anwenden.

Fazit: Outlook-Kontakte auf iPhone übertragen

Es gibt also einige Wege, um die Kontakte Ihrer Desktopversion von Outlook auf Ihr iPhone zu übertragen. Wenn Sie nicht bereit sind, Geld für Vollversionen von beispielsweise AnyTrans oder CopyTrans auszugeben, dann empfehlen wir Ihnen die Arbeit mit iTunes oder iCloud. Wenn Sie die Outlook-Datendatei erst einmal exportiert und gespeichert haben, geht die restliche Arbeit relativ schnell vonstatten.

CopyTrans und AnyTrans sprechen Sie nicht an und Sie möchten auch weder iCloud noch iTunes nutzen? Dann bleiben immer noch Alternativen wie iExplorer, iFunbox, iDevice Manager oder Sync iOS, um Inhalte zwischen iPhone und PC auszutauschen.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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