Outlook Kalender: 5 Tipps für die perfekte Terminverwaltung


Die Business-Welt dreht sich derzeit immer schneller und mit der Digitalisierung bekommt das Ganze nochmal einen zusätzlichen Schub. Die Effektivität und Effizienz müssen stetig gesteigert werden. Es ist also von Vorteil, wenn man noch den ein oder anderen Tipp bekommt, wo noch was zu holen ist. Wissen Sie eigentlich, dass Ihr Outlook Kalender einen nicht unwesentlichen Beitrag zur Steigerung Ihrer Effizienz beitragen kann? Der Kalender bietet Ihnen vielfältige Funktionen, den Arbeitsalltag auf unzählige Arten zu vereinfachen. Lesen Sie in folgendem Blogbeitrag 5 Tipps, wie Sie den Outlook Kalender optimal für Ihre Zwecke anpassen und einsetzen. Holen wir uns  also das Potential und legen los:

Nur 3 von 5 Tagen für produktives Arbeiten übrig

Abbildung 1: Terminverwaltung in Outlook

Gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig, dem größten privaten Hochschulverband in Deutschland, hat Jürgen Kurz als Büro-Effizienz-Experte Deutschlands die größte Online-Befragung zur Arbeitseffizienz durchgeführt (hier geht’s zur Studie). Über 1.500 Büroangestellte, Selbstständige und Chefs haben sich beteiligt und das bestätigt, was wir längst vermutet haben: Gestiegene Kommunikationsanforderungen und Ineffizienzen in der Büroorganisation führen dazu, dass lediglich drei Tage pro Arbeitswoche für produktives Arbeiten übrig bleiben -> Daran lässt sich aber etwas ändern, denn auf dem Weg zum für immer aufgeräumten Arbeitsplatz ist der Kalender ein wichtiger Bestandteil. Allerdings nur, wenn sie ihn optimal in Ihre ganzheitliche Arbeitsorganisation einbinden. Dafür ist es erforderlich die Kalender-Funktionen nicht isoliert zu betrachten, sondern diese in optimierte Abläufe bestmöglich zu integrieren.

Outlook Kalender – Tipp 1: Posteingang verarbeiten anstatt Sichten

Wichtigster und erster Schritt für eine optimale Organisation mit Outlook ist die Verarbeitung des Posteingangs. In den meisten Posteingängen liegen viele ungelesene E-Mails die Aufgaben, Termine oder Informationsbedarf beinhalten. Schnell verliert man den Überblick und liest die E-Mails zu spät, nie oder es gerät etwas sogar in Vergessenheit.

 

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Abbildung 2: Verarbeiten Sie Ihren Posteingang anstatt alles nur zu sichten

 

Verarbeiten Sie Ihren Posteingang, anstatt diesen nur kurz zu sichten.  Lesen Sie in unserem Artikel “Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen“, wie „verarbeiten statt sichten“ für Ihren Posteingang funktioniert.

Outlook Kalender – Tipp 2: Feiertage importieren

Für den ganzheitlichen Überblick über mögliche freie und blockierte Termine ist es unerlässlich, die Feiertage in Outlook zu importieren. So haben Sie ständig den Überblick, wann ggf. Termine aufgrund von Feiertagen nicht stattfinden können.

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Abbildung 3: Quelle: www.schulferien.org

Denken Sie auch daran, dass nicht jedes Bundesland die gleichen Feiertage hat. Falls Sie beruflich mit dem Ausland zu tun haben wäre es ebenso von Vorteil, wenn Sie auch deren Feiertage ggf. mitberücksichtigen. Auch bei der Planung einer Dienstreise ins Ausland ist es wichtig die Feiertage zu berücksichtigen. Nicht dass Sie dann einmal vor verschlossener Türe stehen. Wie Sie Feiertage in den Outlook Kalender importieren erfahren Sie hier: „Feiertage in Outlook importieren und Schulferien einfügen“.

Outlook Kalender – Tipp 3: Termine und Besprechungen gut vorbereiten

 

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Abbildung 4: Termine und Besprechungen gut vorbereitetet bietet jede Menge Einsparpotential

Ein Termin ist nur so gut wie seine Vorbereitung. Die Vorbereitung von Terminen wird häufig unterschätzt, bietet aber jede Menge Effizienzpotenzial in der ganzheitlichen Arbeitsorganisation. Und das wirkt sich auch maßgeblich auf Ihren Kalender in Outlook aus. Deshalb legen wir Ihnen unseren Beitrag „Bevor Sie einen Termin erstellen: 5 Tipps für die perfekte Besprechung“ ans Herz.

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Outlook Kalender – Tipp 4: Mehrere Kalender nutzen

Neben der Arbeit gibt es noch jede Menge Termine in der Familie und in der Freizeit. Hier den Überblick zu bewahren ist eine wahrliche Meisterleistung. Mit verschiedenen Outlook-Kalendern können Sie diese Meisterleistung allerdings vollbringen. Wie das geht lesen Sie in meinem Blogbeitrag „Outlook Kalender hinzufügen: So arbeiten Sie mit mehreren Kalendern“.

Outlook Kalender – Tipp 5: Outlook Kalender freigeben

Für die effiziente Terminplanung im Team hat sich die Kalender-Freigabe Funktion als sehr hilfreich erwiesen. Jeder sieht von seinen Kollegen, wann es noch freie Termine für Besprechungen gibt. Dadurch erreichen Sie eine schnelle Terminabstimmung mit wenig Rückfragen und Koordinationsaufwand. Lesen Sie in unserem Blogartikel „Ich sehe was was Du „auch“ siehst: Darum sollten Sie Ihren Outlook Kalender freigeben“, wie Sie Ihren Kalender für Kollegen freigeben.

2 Extra Tipps

Am Ende dieses Blogartikels haben wir noch 2 Extra-Tipps für Sie:

  • Auf dem Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer lesen Sie auch unser kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es in unserem Downloadbereich.
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Abbildung 5: Kostenloses eBook „eKaizen“
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Abbildung 6: Kostenloses eBook „Schnelltest für Ihre Kalender-Effizienz“

Daran sollten Sie denken

Wie schon Aristoteles treffend sagte: Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile. Das trifft in großem Maße auch auf die Organisation mit Outlook zu. Nicht der Kalender, Mail oder Aufgaben sind es, die isoliert betrachtet den Unterschied ausmachen. Vielmehr ist es das perfekte Zusammenspiel der einzelnen Bestandteile. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich ganzheitlich über die Arbeitsorganisation Gedanken machen.



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