Outlook Kalender: Mit diesen 5 Tipps zur perfekten Terminverwaltung

Der Outlook Kalender ist ein wahrlicher Effizienz-Booster in Microsofts beliebter E-Mail-Software. Allerdings nur, wenn Sie ihn auch gezielt und effizient einsetzen. Dabei bietet der Kalender vielfältige Funktionen, den Arbeitsalltag auf unzählige Arten zu vereinfachen. Diese zu kennen und zu nutzen ist ein wichtiger Schritt für mehr Produktivität. Lesen Sie in folgendem Beitrag 5 Tipps, wie Sie den Outlook Kalender optimal für Ihre Zwecke anpassen und einsetzen.

Termine, Termine, Termine: So behalten Sie mit Outlook den Überblick Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Auf dem Weg zum für immer aufgeräumten Arbeitsplatz ist der Kalender ein wichtiger Bestandteil. Allerdings nur, wenn sie ihn optimal in Ihre ganzheitliche Arbeitsorganisation einbinden. Dafür ist es erforderlich die Kalender-Funktionen nicht isoliert zu betrachten, sondern diese in optimierte Abläufe bestmöglich zu integrieren. Welche Abläufe das sind und wie Sie dabei den Kalender optimal einbinden habe ich in folgendem Blogbeitrag zusammengefasst.

So funktioniert es: Outlook Kalender

Outlook Kalender - Tipp 1: Posteingang verarbeiten statt sichten
Wichtigster und erster Schritt für eine optimale Organisation mit Outlook ist die Verarbeitung des Posteingangs. Hier entstehen neue Aufgaben, Termine oder Informationsbedarf. Lesen Sie in meinem Artikel “Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen“, wie „verarbeiten statt sichten“ für Ihren Posteingang funktioniert.

Outlook Kalender - Tipp 2: Feiertage importieren
Für den ganzheitlichen Überblick über mögliche freie und blockierte Termine ist es unerlässlich, die Feiertage in Outlook zu importieren. So haben Sie ständig den Überblick, wann ggf. Termine aufgrund von Feiertagen nicht stattfinden können. Wie Sie Feiertage in den Outlook Kalender importieren erfahren Sie hier: „Feiertage in Outlook importieren und Schulferien einfügen“. Als Extra-Tipp erfahren Sie zusätzlich, wie Sie Schulferien in der Kalenderansicht darstellen und aktuell halten können.

Outlook Kalender - Tipp 3: Termine und Besprechungen gut vorbereiten
Ein Termin ist nur so gut wie seine Vorbereitung. Deshalb lege ich Ihnen meinen Beitrag „Bevor Sie einen Termin erstellen: 5 Tipps für die perfekte Besprechung“ ans Herz. Die Vorbereitung von Terminen wird häufig unterschätzt, bietet aber jede Menge Effizienzpotenzial in der ganzheitlichen Arbeitsorganisation. Und das wirkt sich auch – und maßgeblich - auf Ihren Kalender in Outlook aus.

Outlook Kalender - Tipp 4: Mehrere Kalender nutzen
Neben der Arbeit gibt es noch jede Menge Termine in der Familie und in der Freizeit. Hier den Überblick zu bewahren ist eine wahrliche Meisterleistung. Mit verschiedenen Outlook-Kalendern können Sie diese Meisterleistung allerdings vollbringen. Wie das geht lesen Sie in meinem Blogbeitrag „Outlook Kalender hinzufügen: So arbeiten Sie mit mehreren Kalendern“. Dieser Tipp hilft Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Termine zu behalten.

Outlook Kalender - Tipp 5: Outlook Kalender freigeben
Für die effiziente Terminplanung im Team hat sich die Kalender-Freigabe als sinnvoll erwiesen. Jeder sieht von seinen Kollegen, wann es noch freie Termine für Besprechungen gibt. Dadurch erreichen Sie eine schnelle Terminabstimmung mit wenig Rückfragen und Koordinationsaufwand. Lesen Sie in meinem Blogartikel „Ich sehe was was Du „auch“ siehst: Darum sollten Sie Ihren Outlook Kalender freigeben“, wie Sie Ihren Kalender für Kollegen freigeben.

Extra Tipp

Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.

Darauf kommt es an

Wie schon Aristoteles treffend sagte: Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile. Das trifft in großem Maße auch auf die Organisation mit Outlook zu. Nicht der Kalender, Mail oder Aufgaben sind es, die isoliert betrachtet den Unterschied ausmachen. Vielmehr ist es das perfekte Zusammenspiel der einzelnen Bestandteile. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich ganzheitlich über Arbeitsorganisation Gedanken machen.