Outlook Kalender: Tipps für die optimale Terminverwaltung

Der Outlook Kalender bietet Ihnen vielfältige Funktionen, den Arbeitsalltag auf unzählige Arten zu vereinfachen. Gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig, dem größten privaten Hochschulverband in Deutschland, hat Jürgen Kurz als Experte für Büro-Effizienz eine Befragung zur Arbeitseffizienz durchgeführt (hier geht’s zur Studie). Büroangestellte, Selbstständige und Chefs haben sich beteiligt und bestätigt, was wir längst vermutet haben: Gestiegene Kommunikationsanforderungen und Ineffizienzen in der Büroorganisation führen dazu, dass lediglich drei Tage pro Arbeitswoche für produktives Arbeiten übrig bleiben → Daran lässt sich aber etwas ändern. Es ist allerdings erforderlich die Kalender-Funktionen nicht isoliert zu betrachten, sondern diese in optimierte Abläufe bestmöglich zu integrieren.

1. Grundbegriffe zum Outlook Kalender

Die Bürosoftware Microsoft 365 bietet vielfältigste Lösungen für die moderne Arbeitswelt. Für den Einstieg ist es dabei zunächst einmal besonders wichtig, die Bedeutung der verschiedenen  Begriffe zu kennen. Denn nur so können Sie die verschiedenen Kalenderfunktionen in Outlook sauber voneinander unterscheiden und richtig für sich nutzen.

2. Die verschiedenen Kalenderansichten in Outlook

Der Outlook Kalender verfügt über verschiede Ansicht, die individuell eingestellt werden können:

• Die Tages-, Arbeitswochen-, Wochen-, Monats- und Planungsansicht im Kalender
  Jeder hat unterschiedliche Präferenzen bei der Gestaltung des Kalenderbereichs. Zusätzlich kann es im Büroalltag auch dazu kommen, dass man die Ansicht für bestimmte Zwecke ändern muss. Über → Start und dann den Bereich → Anordnen können Sie Ihre Einstellungen passen.

• Kombinierte Kalenderansicht mit Aufgaben
  Ein zusätzliche Einstellung für eine gute Tages- und Wochenplanung ist die kombinierte Aufgaben- und Kalenderansicht. Dabei können Sie Ihre Aufgabenliste tagesgenau in Ihrem Kalender anzeigen lassen.

3. Mehrere Kalender in Outlook öffnen und einblenden

Im Kalenderbereich von Outlook können Sie zusätzlich zu Ihrem eigenen Kalender weitere hinzufügen und einblenden. Das ist über verschiedene Varianten möglich:

Die Kalenderfreigabe in Outlook

Für eine gute Zusammenarbeit und Terminabstimmung mit Kollegen, können Sie Ihren Outlook Kalender teilen. So kann jeder sehen, wann es noch freie Termine für Besprechungen gibt. Dadurch erreichen Sie eine schnelle Terminabstimmung mit wenig Rückfragen und Koordinationsaufwand. Damit nicht jeder Kollege Zugriff auf alle Daten hat, können Sie unterschiedliche Berechtigungen festlegen und nachträglich ändern.

Geteilte Kalender in Outlook einbinden

Wenn Sie den Kalender einer anderen Person geteilt bekommen, können Sie diesen in Ihren eigenen Kalender einbinden. Dieser kann ein- oder ausgeblendet werden. Dadurch können Sie ggf. die Verfügbarkeit von Kollegen prüfen. Sie können ihn aber auch nach belieben ausblenden, um einen besseren Überblick über Ihre eigenen Termine zu haben.

Feiertage in den Outlook Kalender importieren

Für den ganzheitlichen Überblick über mögliche freie und blockierte Termine ist es unerlässlich, die Feiertage in Outlook zu importieren. So haben Sie ständig den Überblick, wann ggf. Termine aufgrund von Feiertagen nicht stattfinden können. Denken Sie auch daran, dass nicht jedes Bundesland die gleichen Feiertage hat. Falls Sie beruflich mit dem Ausland zu tun haben wäre es ebenso von Vorteil, wenn Sie auch deren Feiertage ggf. mitberücksichtigen. Auch bei der Planung einer Dienstreise ins Ausland ist es wichtig die örtlichen Feiertage zu berücksichtigen. Nicht dass Sie dann einmal vor verschlossener Türe stehen. Die Feiertage können Sie entweder direkt in Outlook, oder über sogenannte Add-Ins in Ihrem Kalender einblenden lassen. Hier erfahren Sie, wie man Feiertage in den Outlook Kalender importieren kann.

Hinweis: Wenn Sie einen Kalender (ics-Datei) in Outlook importieren, wird dieser mit dem aktuellen Stand vom Tag des Imports eingefügt und nicht weiter aktualisiert.

Internet-Kalender abonnieren

Wenn Sie hingegen einen Internet-Kalender abonnieren, werden alle Änderungen des Besitzers auch in Ihrem Kalender aktualisiert. Somit haben Sie immer die aktuelle Version des Online-Kalenders eingebunden. Hier finden Sie eine Anleitung zum Abonnieren eines Internet-Kalenders. Sie können sich zum Beispiel einen Kalender mit dem Spielplan einer Fußball-Mannschaft einblenden lassen, um keines der Spiele zu verpassen.

Gruppenkalender verwenden

Gruppenkalender machen oft dann Sinn, wenn mehrere Personen einen Kalender bearbeiten möchten. Sie sollten also nicht im persönlichen Bereich einen neuen Kalender anlegen und diesen mit Bearbeitungsrechten teilen. Denn sonst kann es passieren, dass der Kalender beim Verlassen des Unternehmens nicht mehr verfügbar ist. In diesem Video zeigen wir Ihnen alles, was Sie zu Gruppenkalendern in Outlook wissen sollten.

4. Neue Termine im Outlook Kalender erstellen

Ein Termin ist nur so gut wie seine Vorbereitung – wobei die Vorbereitung von Terminen häufig unterschätzt wird. Um einen neuen Termin in Outlook anzulegen, müssen Sie in den → Kalenderbereich navigieren. Dort können Sie entweder → Neuer Termin (für persönliche Termine) oder → Neue Besprechung (für Meetings mit weiteren Personen) wählen. Jetzt können alle weiteren Daten wie Titel, Dauer, Ort und ggf. weitere Teilnehmer hinzugefügt werden. Mit → Speichern & schließen bestätigen Sie den Termin und Outlook hinterlegt ihn automatisch am entsprechenden Termin.

Terminplanungsassistent verwenden

Um Besprechungstermine unkompliziert zu planen, können Sie entweder mit der Kalenderfreigabe in Outlook arbeiten, oder den Terminplanungs-Assistent arbeiten. Dieser wird als Registerkarte eines neuen Termins angezeigt. Die erforderlichen Teilnehmer können nach belieben hinzugefügt werden. Outlook zeigt nun an, bei welchen Teilnehmern der Termin frei oder anderweitig verbucht ist. Sie müssen also nicht mehr jeden Kollegen einzeln fragen, wann eine Besprechung bei allen passt.

Serientermine

Falls Sie häufiger Termine haben, die sich wiederholen, bietet Outlook die Funktion der Serientermine an. An sich, legen Sie dabei einen normalen Termin an. Zum Schluss wandeln Sie diesen in eine Serie um, die sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt. Outlook fügt die Termine nun automatisch in Ihren Kalender ein, ohne das Sie mehrere identische Termine anlegen müssen.

5. Den Outlook Kalender auf mobilen Geräten und dem Mac verwenden

• Outlook App für mobile Geräte: Microsoft stellt für die Office-Tools kostenlose Mobil-Apps zur Verfügung. Diese finden Sie entweder im Google Play oder im App Store.
• Outlook auf dem Mac: Häufig wird Microsoft 365 auf Windows-Geräten genutzt, weshalb sich ein Großteil nicht mit den der Mac-Welt befasst. Auch dort lassen sich Tools wie Outlook, OneNote und co. einsetzen.

6. Video-Tutorial zum Outlook Kalender

In unserem Video-Tutorial zum Outlook Kalender haben wir Ihnen viele hilfreiche und einfache Tipps zusammengestellt.

📆 10 erstaunliche Outlook Kalender Tipps, die Du kennen solltest!

(Dauer 08:09 Minuten)

Inhalt des Videos zum Outlook Kalender:

1. Einleitung 00:00
2. Termine schneller eintragen 00:17
3. Datum in natürlicher Sprache eingeben 00:46
4. Aufgaben im Kalender einblenden 01:42
5. Zeitfenster für Aufgaben blocken 02:13
6. Individuelle Ansichten mit dem Datumsnavigator 02:50
7. Schneller im Kalender navigieren (Gehe zu Datum) 03:50
8. Farben im Kalender nutzen 04:36
9. Besprechungs-Einladung aus E-Mail erstellen 05:15
10. Wochennummern im Kalender anzeigen 06:18
11. Kalender in eigenem Fenster öffnen 07:11