In Microsoft Outlook haben Anwender die Möglichkeit Ihre E-Mails zu archivieren und wie Sie ein derartiges Outlook Archiv anlegen, das möchten wir Ihnen im Folgenden verraten.
Allerdings sollten Sie sich vor der Archivierung alter Mails Gedanken darüber machen, nach welchem System man sein Archiv einrichten möchte. Denn Archive lassen sich beispielsweise nach Datum, Themen oder Absendern erstellen, wobei das Sortieren nach Absender den großen Vorteil hat, dass man die E-Mails bestimmter Kontakte in kürzester Zeit finden kann.
Doch wie Ihr persönliches Archiv aufgebaut sein soll, das entscheiden Sie schlussendlich ganz alleine, wichtig ist dabei schließlich nur, dass Sie alte E-Mails auch nach mehreren Jahren noch leicht finden können.
Inhaltsverzeichnis
1. Warum sollte man einen Archiv in Outlook anlegen?
Gewerbetreibende sind gesetzlich dazu verpflichtet, sämtliche E-Mails, welche die Außengeschäfte des eigenen Unternehmens betreffen, über einen Zeitraum von sechs Jahren aufzubewahren. Schon alleine sollten diese ein Outlook Archiv anlegen, um alte E-Mail zu archivieren und somit auf Nummer sicher zu gehen, dass man diese jederzeit wieder ohne großen Aufwand wiederfindet.
Denn eine E-Mail in einem überfüllten Postfach zu finden, in dem sämtliche E-Mails der vergangenen Jahre gespeichert sind, stellt oftmals eine große Herausforderung dar. Doch dank der Archiv-Funktion von Outlook finden Sie Ihre E-Mails in Zukunft mit Sicherheit deutlich leichter.
2. Outlook Archiv anlegen: Das sollten Sie vor dem Archivieren Ihrer E-Mails unbedingt tun!
Bevor Sie damit beginnen Ihre E-Mails zu archivieren, sollten Sie zunächst einmal Ihren Posteingang gründlich aufräumen und hierbei Mails, die nicht mehr benötigt werden oder Werbung enthalten, löschen. Denn mit der Zeit sammelt sich in jedem Postfach eine gewisse Zahl an E-Mails an, die Werbung oder Spam beinhalten. Diese hat man zumeist irgendwann bei dem täglichen Löschen unwichtiger Mails vergessen, weshalb diese seitdem, in vielen Fällen ungeöffnet, in dem Posteingang liegen und darauf warten irgendwann gelöscht zu werden. Alle anderen Mails, die Ihre Arbeit oder Ihr Gewerbe betreffen, verbleiben dagegen in Ihrem Posteingang und können im nächsten Schritt von Ihnen archiviert werden.
Dieser Schritt, bei dem lediglich unwichtige E-Mails aus dem Posteingang entfernt werden, trägt allerdings in der Folge dazu bei, dass bei dem Anlegen Ihres Archivs auch wirklich nur E-Mails archiviert werden, die für Sie oder Ihr Unternehmen auch wirklich einen Mehrwert besitzen.
Daher sollten Sie neben Werbung oder Spam zum Beispiel auch die privaten E-Mails mit Ihrem Partner löschen, bevor Sie dann damit beginnen Ihr Outlook Archiv anzulegen.
3. Anleitung, wie Sie einen Outlook Archiv anlegen
Klicken Sie in Outlook auf Datei und wählen Sie dort in der Rubrik Informationen, den Punkt Kontoeinstellungen aus. Daraufhin öffnet sich ein Auswahlmenü, in dem Sie erneut den Punkt Kontoeinstellungen auswählen.
In dem Fenster, welches sich öffnet, wählen Sie den Punkt Datendateien und klicken dort dann auf Hinzufügen, woraufhin sich ein Fenster öffnet, in dem Sie auf Ihrem Computer den Ort wählen können, wo Ihr Archiv gespeichert werden soll. Zudem können Sie hierbei auch einen Namen, wie zum Beispiel „MeinArchiv2020“ vergeben.
So, nun wissen Sie auch schon, wie Sie sich ein Outlook Archiv anlegen können, damit Sie Ihre E-Mails auf diese Weise in Zukunft sicher aufbewahren können. Die zuvor genannten Schritte eignen sich dabei für das Anlegen von Archiven in den Outlook-Versionen 2010, 2016 und 2019, sodass es keine Rolle spielt, ob Sie eine ältere oder eine neue Version der E-Mail-Software von Microsoft verwenden.
4. In Outlook archivierte PST-Dateien einbinden
Falls Sie kein neues Outlook Archiv anlegen möchten, sondern eine archivierte PST-Datei einbinden möchten, dann können Sie der oben genannten Anleitung bis an den Punkt folgen, wo man auf „Hinzufügen“ klickt. Sofern Sie eine PST-Datei einbinden möchten, klicken Sie zu diesem Zeitpunkt nämlich auf Dateispeicherort öffnen, woraufhin Sie den entsprechenden Speicherort Ihres Archivs auswählen können.
Die ausgewählte Datendatei, die zum Beispiel den Namen „MeinArchiv2020.pst“ haben könnte, kann man im Anschluss dann ganz einfach in Outlook auswählen.
Möchten Sie gleich mehrere PST-Dateien einbinden, so wiederholen Sie die zuvor genannten Schritte ganz einfach so lange, bis Sie alle Ihre Archive in Outlook eingebunden haben.
Auf diese Weise haben Sie somit zukünftig auch immer die Möglichkeit auf mehreren PCs auf Ihre Outlook Archive zuzugreifen.
5. Wie oft sollte man die E-Mails in Outlook archivieren?
Die Frage, wie oft Sie Ihre E-Mails in Outlook archivieren sollten, ist pauschal nur schwer zu beantworten, da es hierbei auch immer eine Rolle spielt, wie viele Mails man erhält. Denn wer monatlich gerade einmal 20 E-Mail gesendet bekommt, der muss selbstverständlich nicht so häufig ein Outlook Archiv anlegen wie ein Nutzer der am Tag 20 E-Mails bekommt. Ein guter Mittelweg stellt in den meisten Fällen die jährliche Archivierung dar, doch wer extrem viele E-Mails erhält der kann diese auch jedes halbe Jahr archivieren, um auf diese Weise wieder einen besseren Überblick über aktuelle Angelegenheiten zu haben. Somit kommt es bei der Frage, wie oft man seine Mails archivieren sollte, immer auf die Anzahl der Mails die man erhält an, sowie zudem auch auf die eigenen Vorlieben. Denn natürlich spricht auch nichts dagegen seine Mails nur jährlich zu archivieren oder gar alle zwei Jahre, selbst wenn man viele E-Mails erhält, zumindest, sofern man sich unter der großen Anzahl von Apps dann noch zurechtfindet.
6. Outlook Archiv anlegen: Darum ist es wichtig!
Falls Sie sich nun fragen, warum Sie ein Outlook Archiv anlegen sollen und kein Archiv in einem anderen E-Mail-Programm oder gar auf der Webseite Ihres E-Mail-Providers, dann ist dies ganz leicht zu beantworten. Denn Microsoft Outlook wird, vor allem aufgrund seiner Funktionsvielfalt und der vielen Möglichkeiten heutzutage von vielen Unternehmen, in jeder Größenordnung, genutzt. Natürlich können Sie Ihre Archive auch in einem anderen E-Mail-Programm anlegen, doch leichter als Outlook machen einem dies nur die allerwenigsten Programme. Aufgrund der Tatsache, dass derart viele Unternehmen und auch Privatpersonen Outlook verwenden, ist zudem gewährleistet, dass Sie Ihre Archive auch nach einem PC-Crash jederzeit woanders aufspielen und öffnen können, was bei anderen E-Mail-Programmen deutlich schwerer ist, weil diese eben deutlich seltener verwendet werden.
