Sind sie auf dem Sprung in den Urlaub, auf Geschäftsreise, krank oder einfach nicht erreichbar? Was macht man in diesem Fall mit all den E-Mails, die man nicht beantworten kann oder möchte? Es kann nicht nur als unhöflich empfunden werden, wenn man keine Emails beantwortet. Unter Umständen kann es im Geschäftsalltag auch um bares Geld gehen, sollten E-Mails nicht bearbeitet werden können.
Outlook bringt dafür ein Feature mit, das helfen kann. Die automatische Antwort bzw. die Abwesenheitsnotiz. Dieses gibt es seit Outlook 2010 beinahe unverändert, sodass mit unserer Anleitung eine Abwesenheitsnotiz auch in Outlook 2010, 2013 und 2016 erstellt werden kann.
Es geht im Grunde darum, dass automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit entsprechenden Hinweisen an alle geschickt wird, die Ihnen eine E-Mail schicken. So haben Ihre Kontakte Handlungsmöglichkeiten, auch wenn Sie abwesend sind.
Hier zeigen wir Ihnen, wie es geht:
1. Abwesenheitsnotiz in Outlook – Schritt für Schritt erklärt!
2. Die automatische Antwort in Outlook
3. Abwesenheitsnotiz in Outlook über Regeln erstellen
4. Automatische Antwort in Outlook anlegen
5. Abwesenheitsnotiz und automatische Antwort in Outlook 2010, 2013 und 2016
6. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks
Abwesenheitsnotiz in Outlook – Schritt für Schritt erklärt!
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen.
- Die automatische Antwort in Outlook: Ist sehr schnell eingerichtet, hat jedoch nur wenige Einstellungsmöglichkeiten.
- Die Abwesenheitsnotiz per Regel: Wird über die Funktion “Regeln” erstellt und bietet viele Möglichkeiten, die Bedingungen für eine automatische Antwort zu definieren.
Die automatische Antwort in Outlook
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links in der Menüleiste auf Datei. Es öffnet sich die Programmübersicht von Outlook. Hier wählen Sie bitte “Informationen” aus.
- Bitte klicken Sie hierfür auf “Automatische Antworten”, um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie die automatische Antwort konfigurieren können.
- Bitte wählen Sie hier “Automatische Antwort senden” aus.
Info: Sie können nun einen bestimmten Zeitraum auswählen, in welchem die Abwesenheitsnotiz gesendet werden soll. Sofern dies ab sofort und nur bis zum manuellem Abschalten Ihrerseits geschehen soll, lassen Sie die Zeitraum-Einstellung einfach weg.
Sie können nun einen individuellen Text eingeben und diesen frei formatieren. Die üblichen Texte für eine Abwesenheitsnotiz in Outlook haben den Sinn, mögliche wichtige Kommunikation nicht zu verpassen.
Hier ein typisches Beispiel:
“Sehr geehrte Damen und Herren,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich kann aktuell darauf nicht persönlich antworten. Vom (Datum xy) bist zum (Datum xy) bin ich nicht im Hause. Ab dem (Datum xy) bin ich wieder über diese E-Mailadresse erreichbar.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegen (Name, Telefon, E-Mail).
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Name / Signatur”
Info: Sollte es zutreffen, mach auch eine Bemerkung wie diese Sinn.
“Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet und erst nach meiner Rückkehr gelesen.”
Mit einem Klick auf “OK” haben Sie es geschafft und die Abwesenheitsnotiz in Outlook eingerichtet.
- Wenn Sie Ihre automatische Antwort in Outlook wieder deaktivieren möchten, wählen Sie in der Übersicht bei Automatische Antworten einfach das Feld “Deaktivieren” aus.
Abwesenheitsnotiz in Outlook über Regeln erstellen
Outlook hat eine wunderbare Funktion, mit der sich sämtliche Abläufe automatisieren und individuell einstellen lassen: Die Regeln. Die Regeln funktionieren grundsätzlich klar logisch.
Ein Beispiel für unser Szenario mit den eingehenden E-Mails. Es kann eine einfache Regel geschaffen werden, die uns hilft.
“Wenn E-Mail eingeht -> dann antworte automatisch mit einer vorgefertigten Antwort”
So eine Regel ließe sich auch noch verfeinern.
“Wenn E-Mail von Firma Sonnenschein eingeht -> dann antworte automatisch mit einer vorgefertigten Antwort-E-Mail.”
Die Regeln lassen sich vielfältig gestalten und kombinieren. Für unser Anliegen reicht eine einfache Regel für eine automatische Antwort. Doch dafür brauchen Sie eine vorgefertigte Antwort-E-Mail.
Automatische Antwort in Outlook anlegen
- Öffnen Sie das E-Mail-Fenster in Outlook und verfassen Sie eine neue E-Mail. Geben Sie in dieser E-Mail, bei der Sie keinen Empfänger angeben brauchen, den Text ein, welchen Sie an Ihre Kontakte ausgeben möchten.
Diese verfasste E-Mail speichern Sie nun bitte als Vorlage.
Es erscheint ein Dialogfeld.
- Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und ändern den Dateityp im Drop-Down-Menü in eine Outlook-Vorlage mit der Dateiendung (.oft). Wählen Sie einen individuellen Speicherort aus.
Nun müssen Sie die entsprechende Regel für ihre automatische Antwort erstellen.
- Gehen Sie dazu über einen Klick auf “Datei” in die Programmübersicht. Dort wählen Sie “Regeln und Benachrichtigungen” aus.
Es öffnet sich das Dialogfenster für das Erstellen und Verwalten von Regeln.
- Klicken Sie “Neue Regel”
Es öffnet sich der “Regel-Assistent”. Es gibt verschiedene Kategorien und mögliche Schritte. Uns interessiert die letzte Kategorie “Regeln ohne Vorlage erstellen”.
Info: Hier im “Regel-Assistent” ist nicht unsere E-Mail-Vorlage für die automatische Antwort gemeint, sondern Vorlagen für Regeln.
- Bitte wählen Sie “Regel auf von mir empfange Nachrichten anwenden” aus.
- Klicken Sie auf “Weiter >”
Nun werden Sie darüber informiert, dass Sie jetzt eine Regel erstellen, die auf alle eingehenden Nachrichten angewendet werden wird. Bitte bestätigen Sie dies. (Falls Sie an dieser Stelle schon feiner definieren wollen, welche Bedingungen E-Mails für eine automatische Antwort erfüllen müssen, machen Sie sich bitte mit den Möglichkeiten vertraut, die Ihnen der Assistent jetzt anbietet.)
- Klicken Sie dann auf “Weiter”
Jetzt können Sie die Aktionen festlegen, die automatisiert erfolgen sollen. Sie möchten, dass Ihre vorgefertigte Antwort-E-Mail versendet wird.
- Wählen Sie “diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten” und klicken Sie dann auf die blau hinterlegten und verlinkten Worte “einer bestimmten Vorlage”.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre abgespeicherte Vorlage auswählen.
Info: Falls Sie die automatische Antwort in Outlook auf bereits empfangene E-Mails anwenden möchten, dann setzen Sie bitte entsprechend einen Haken. Gleiches gilt, falls Sie in Outlook mehrere E-Mail-Konten verwalten und diese Regel auf alle Konten anwenden wollen.
- Klicken Sie auf “Fertig stellen”
In der Übersicht verwalten Sie nun Ihre eben erstellte Regel. Sie ist mit einem grünen Haken markiert, der anzeigt, dass die Regel aktiv ist. Hier können Sie die Regel einfach abstellen.
Glückwunsch! Sie haben es geschafft! Mit einem Klick auf das Werkzeugsymbol bearbeiten Sie die Regel, falls Sie doch noch etwas verfeinern möchten.
Abwesenheitsnotiz und automatische Antwort in Outlook 2010, 2013 und 2016
Die Einstellungen sind prinzipiell gleich. Für Outlook 2010 ist zu beachten, dass beim Erstellen der automatischen Antwort eine Auswahl möglich ist, falls Sie in einem Firmennetzwerk arbeiten. Hier lässt sich die Unterscheidung machen zwischen einer Antwort für Kollegen innerhalb der Organisation und einer für Außenstehende.
Video Büro-Kaizen digital
Top 7 Outlook Tipps und Tricks
(Dauer: 09:40 Minuten)
