Eine automatische Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten (Schritt → für → Schritt Anleitung & Vorlagen)

Bei der Abwesenheitsnotiz in Outlook geht es im Grunde darum, dass automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit entsprechenden Hinweisen an alle geschickt wird, die Ihnen eine E-Mail zusenden. So haben Ihre Kontakte Handlungsmöglichkeiten, auch wenn Sie abwesend sind. Dieses gibt es seit Outlook 2010 beinahe unverändert, sodass mit unserer Anleitung nicht nur in Microsoft 365 sondern auch eine Abwesenheitsnotiz in Outlook 2010, 2013 und 2016 erstellt werden kann.

1. Schritt → für → Schritt Anleitung zum Einrichten der automatischen Abwesenheitsnotiz in Outlook

Fortlaufend erklären wir Ihnen, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten.

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links in der Menüleiste auf → Datei. Es öffnet sich die Programmübersicht von Outlook. Hier wählen Sie bitte → Informationen aus.
2. Bitte klicken Sie hierfür auf → Automatische Antworten, um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie die automatische Antwort konfigurieren können.
3. Bitte wählen Sie hier → Automatische Antwort senden aus.
4. Sie können nun den Haken bei → Nur in diesem Zeitraum senden auswählen und eintragen, wann genau die Abwesenheitsnotiz gesendet werden soll. Sofern dies ab sofort und nur bis zum manuellem Abschalten Ihrerseits geschehen soll, lassen Sie die Zeitraum-Einstellung einfach weg.
5. Jetzt können Sie einen individuellen Text eingeben und diesen frei formatieren. Die üblichen Texte für eine Abwesenheitsnotiz in Outlook haben den Sinn, mögliche wichtige Kommunikation nicht zu verpassen.
6. Mit einem Klick auf → OK haben Sie es geschafft und die Abwesenheitsnotiz in Outlook eingerichtet.

Sie können zwei Abwesenheitsnotizen erstellen. → Innerhalb meiner Organisation, dass alle Kontakte mit dem gleichen Domänenteil (nach dem @) diese Abwesenheitsnotiz bekommen, wenn sie Ihnen eine E-Mal schreiben wollen.

Alle anderen Kontakte → Außerhalb meiner Organisation (An) erhalten auf Wunsch eine andere Abwesenheitsnotiz, die Sie in der rechten Registerkarte eingeben können. Es können beide Benachrichtigungen auch identisch sein. Manchmal sind aber unterschiedliche Abwesenheitsnotizen sinnvoll. Sie können auch festlegen, dass nur Ihre Personen aus dem Adressbuch eine automatische Antwort bekommen.

Wie wird die automatische Abwesenheitsnotiz in Outlook deaktiviert?

Wenn Sie zum Beispiel wieder von einer Dienstreise oder aus dem Urlaub zurück ins Büro kommen, sollten Sie das Senden der automatischen Antworten wieder einstellen. Um die Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren, wählen Sie in der Übersicht bei → Automatische Antworten einfach das Feld → Deaktivieren aus.

2. Die Outlook-Abwesenheitsnotiz über Regeln einrichten

Microsoft Outlook hat eine wunderbare Funktion, mit der sich sämtliche Abläufe automatisieren und individuell einstellen lassen: Die Regeln. Sie lassen sich vielfältig gestalten und kombinieren. Für unser Anliegen reicht eine einfache Regel für eine automatische Antwort. Doch dafür brauchen Sie eine vorgefertigte Antwort-E-Mail.

1. Öffnen Sie das E-Mail-Fenster in Outlook und verfassen Sie eine neue E-Mail.
2. Geben Sie in dieser E-Mail (bei der Sie keinen Empfänger angeben brauchen) den Text ein, welchen Sie an Ihre Kontakte ausgeben möchten.
3. Nun können Sie die E-Mail mit dem Dateityp → Outlook-Vorlage (.oft) speichern. Dafür wählen Sie bitte → Datei und → Speichern unter aus. Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und wählen Sie einen individuellen Speicherort aus.
   

   

4. Nun müssen Sie die entsprechende Regel für Ihre automatische Antwort erstellen. Gehen Sie dazu über einen Klick auf → Datei in die Programmübersicht. Dort wählen Sie → Regeln und Benachrichtigungen aus.
5. Es öffnet sich das Dialogfenster für das Erstellen und Verwalten von Regeln. Klicken Sie → Neue Regel. Es öffnet sich der „Regel-Assistent“. Dort gibt es verschiedene Kategorien und mögliche Schritte. Uns interessiert die letzte Kategorie „Regeln ohne Vorlage erstellen“.
6. Bitte wählen Sie → Regel auf von mir empfange Nachrichten anwenden aus.
7. Klicken Sie auf → Weiter.
   

   

8. Setzten Sie ein Haken bei → die in einem bestimmten Zeitraum erhalten wurde. Klicken Sie auf den blau markierten Textabschnitt → in einem bestimmten Zeitraum, legen Sie Ihren Abwesenheitszeitraum fest. Bestätigen Sie abschließend erneut alle Angaben mit → Weiter.
9. Wählen Sie → diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten und klicken Sie dann auf die blau markierten Textabschnitt → einer bestimmten Vorlage.
10. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre abgespeicherte Vorlage auswählen.
11. Klicken Sie auf → Weiter.
12. Falls Sie die automatische Antwort in Outlook auf bereits empfangene E-Mails anwenden möchten, dann setzen Sie bitte entsprechend einen Haken → diese Regel aktivieren. Gleiches gilt, falls Sie in Outlook mehrere E-Mail-Konten verwalten und diese Regel auf alle Konten anwenden wollen.
13. Klicken Sie auf → Fertig stellen.
14. In der Übersicht verwalten Sie nun Ihre eben erstellte Regel. Sie ist mit einem → grünen Haken markiert, der anzeigt, dass die Regel aktiv ist. Hier können Sie die Regel einfach abstellen.

Glückwunsch! Sie haben es geschafft! Mit einem Klick auf das Werkzeugsymbol bearbeiten Sie die Regel, falls Sie doch noch etwas verfeinern möchten.

Abwesenheitsnotiz und automatische Antwort in Outlook 2010, 2013 und 2016

Die Einstellungen sind prinzipiell gleich. Für Outlook 2010 ist zu beachten, dass beim Erstellen der automatischen Antwort eine Auswahl möglich ist, falls Sie in einem Firmennetzwerk arbeiten. Hier lässt sich die Unterscheidung machen zwischen einer Antwort für Kollegen innerhalb der Organisation und einer für Außenstehende.

3. Vorlagen und Beispiele für Abwesenheitsnotiz in Outlook

Wir haben Ihnen Vorlagen und Beispiel Abwesenheitsnotizen für Outlook erstellt.

Vorlage 1: Automatische Abwesenheitsnotizen intern versenden

Liebe Kollegen,

vom TT/MM/JJ bis einschließlich TT/MM/JJ bin ich im Urlaub. Meine Vertretung übernimmt während dieser Zeit meine Kollegin Frau XY, die Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen: (Kontaktdaten einsetzen). Ab dem TT/MM/JJ bin ich wieder erreichbar. Ihre Mails werden nicht weitergeleitet.

Viele Grüße
Name

Liebe Kollegen,

heute ist nicht alle Tage – ich komm wieder, keine Frage! Ab TT/MM/JJ bin ich wieder für euch da 😊. Meine nette Kollegin XY (hier die Kontaktdaten eingeben) vertritt mich in dieser Zeit.

Bleibt gesund und vielleicht bring ich euch eine Kleinigkeit aus dem Urlaub mit – lasst euch überraschen!

Bis bald,
Name

Vorlage 2: Automatische Abwesenheitsnotizen extern versenden

Sehr geehrte Damen und Herren,

in der Zeit vom TT/MM/JJ bis einschließlich TT/MM/JJ bin ich nicht im Büro. Ihre Mail wird an meine Kollegin Frau XY weitergeleitet, die sich mit Ihnen in Verbindung setzen wird. Falls Sie selbst Kontakt zu ihr aufnehmen möchten, erreichen Sie sie wie folgt: (hier die Kontaktdaten eingeben). Ab dem TT/MM/JJ bin ich wieder wie gewohnt erreichbar.

Mit freundlichen Grüßen
Name

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich befinde mich bis einschließlich TT/MM/JJ im Urlaub. E-Mails werden keine bearbeitet.

In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte per Mail meine Mitarbeiter*innen Sie helfen Ihnen gerne weiter.

Mit freundlichen Grüßen
Name

Vorlage 3: Allgemeine Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Derzeit bin ich im Urlaub und bin ab TT/MM/JJ wieder für Sie da.

Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen können Sie sich an meine Kollegin Frau XY (Kontaktdaten einsetzen) wenden.

Mit freundlichen Grüßen
Name

4. Abwesenheitsnotiz in Outlook auf dem Mac einrichten

1. In der Mac Toolbar auf → Extras klicken und dann auf → automatische Antwort.
2. Setzen Sie einen Haken bei → automatische Antworten für Konto… senden.
3. Geben Sie Ihren → Text und Dauer ein. Sie können auch wieder zwischen → meiner Organisation und außerhalb meiner Organisation auswählen.
4. Nun noch mit → OK bestätigen.
5. Zum Deaktivieren entfernen Sie einfach wieder den Haken bei → automatische Antworten für Konto… senden.

Weitere Infos wie Sie Outlook auf dem Mac installieren und einrichten finden Sie in diesem Beitrag.

5. Abwesenheitsnotiz in Outlook: 5 goldene Regeln

Es ist immer wieder überraschend, wie rüde und nichtssagend Abwesenheitsnotizen formuliert sind. Der Klassiker klingt so oder so ähnlich:

„Ich bin von XX bis XX nicht da. Ihre E-Mails werden in dieser Zeit nicht gelesen und nicht bearbeitet”.

Einen guten Eindruck hinterlässt man so allerdings nicht. Es kann mit wenig Aufwand viel informativer und freundlicher gestaltet sein. Deshalb haben wir Ihnen hier 5 goldenen Regeln aufgeführt, die Sie bei Ihrer Abwesenheitsnotiz beachten sollten.

• • Formulieren Sie Ihre Nachricht nach den üblichen Gesetzen der Höflichkeit. Dazu gehört eine korrekte Anrede, einen Dank für die Nachricht und eine vollständige Grußformel.

• • Sagen Sie klar, von wann bis wann Sie nicht erreichbar sind. Ob Sie den Grund der Abwesenheit nennen möchten, ist Ihre persönliche Entscheidung.

• • Sagen Sie, was mit der E-Mail passiert: Kümmert sich ein Vertreter darum? Bearbeiten Sie die E-Mails nach Ihrer Rückkehr?

• • Nennen Sie Ihre Vertretung und unter welchen Kontaktdaten diese erreichbar ist. Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit und wie ist Ihre Vertretung erreichbar?

• • Wenn Sie international tätig sind, kann es Sinn machen, die Abwesenheitsmeldung in Deutsch und Englisch zu formulieren.

6. Outlook Abwesenheitsnotiz: Vertretungsregelung oder externer E-Mail-Zugriff

Nicht immer ist die Abwesenheitsfunktion die ideale Lösung. Wenn Sie über längere Zeit außer Haus sind, kann es notwendig sein, dass Ihre E-Mails zwischendurch bearbeitet werden müssen. Ähnliches gilt, wenn während Ihrer Abwesenheit vielleicht noch wichtige Dinge zu klären sind.

Option Nr. 1: Vertretungsregelung

Delegieren Sie bei Abwesenheit die Verantwortung und legen Sie einen Vertreter fest. Stellen Sie sicher, dass dieser Ihr E-Mail-Postfach während Ihrer Abwesenheit

• sichtet,
• vorsortiert
• und in dringenden Fällen gleich erledigt.

Ist dies nicht möglich, sollte sich Ihr Vertreter mit dem Absender in Verbindung setzen und das weitere Vorgehen besprechen. Legen Sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit ein temporäres Unterverzeichnis für Ihre Vertretung an, um Überblick zu schaffen. Zum Beispiel: „Schon erledigt”, „Keine To-do-Punkte” etc.

Option Nr. 2: Externes Abrufen von E-Mails

Dank Smartphone und Tablet ist das externe Abrufen von E-Mails inzwischen kein Problem mehr. Setzen Sie sich aber auch hier klare Regeln:

• Wenn Sie auf Geschäftsreise sind, dann kann es hilfreich sein, wenn Sie E-Mails zum Beispiel vor der Mittagspause und vor dem Feierabend bearbeiten.
• Im Urlaub könnten Sie z. B. zweimal pro Woche für 45 Minuten am Nachmittag die E-Mails sichten und ggf. weiterleiten.

Aber denken Sie auch daran, dass der Urlaub Ihrer persönlichen Erholung dienen soll!

7. Video-Tutorial: Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen (so einfach geht’s)

(Dauer 4:37 Minuten)

Inhalte: 

1. Einleitung 00:00 
2. Automatische Antworten in Outlook aufrufen 00:19 
3. Aktivierung, Optionen und Wissenswertes zur Abwesenheitsnotiz 00:40 
4. Zeiträume für automatische Antworten planen 02:43