Abwesenheitsnotiz in Outlook: Automatische Antworten einrichten – Anleitung, Vorlagen und Alternativen (mit Video-Tutorial)

Eine Abwesenheitsnotiz in Outlook ist eine vorbereitete E-Mail-Antwort, die automatisch an alle Absender verschickt wird, die Ihnen schreiben, während Sie nicht erreichbar sind. Diese automatische Abwesenheitsbenachrichtigung enthält typischerweise den Zeitraum Ihrer Abwesenheit, wann Sie zurückkommen und an welchen Kontakt man sich in Fällen eines dringenden Anliegens wenden kann. In den meisten Outlook-Versionen heißt diese Funktion mittlerweile „Automatische Antworten“ – sie steht allerdings nicht allen Kontotypen in Outlook zur Verfügung. In dieser Büro-Kaizen® Anleitung erfahren Sie, wer alles die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung in Outlook nutzen kann, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz in den verschiedenen Outlook-Versionen einrichten und welche Alternativen es gibt, falls die Funktion bei Ihnen nicht verfügbar ist – inklusive Vorlagen und dazugehörigem Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags!

1. Kurzanleitung zur automatischen Abwesenheitsnotiz in Outlook:

Die Funktion der automatisch versendeten Abwesenheitsnotizen ist in Outlook nicht für alle Kontotypen verfügbar, sondern nur für Microsoft-365-, Exchange- und Outlook.com-Konten. Bei IMAP- oder POP3-Konten muss die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung hingegen aus technischen Gründen direkt beim jeweiligen Mailanbieter in dessen Webportal eingerichtet werden (z. B. bei Gmail, gmx.de, web.de etc.).

1. Im klassischen Outlook finden Sie diese Funktion der automatischen Abwesenheitsbenachrichtigung unter → Datei und → Automatische Antworten.
2. Im neuen Outlook gehen Sie auf → Ansicht → Ansichtseinstellungen → Konten und → Automatische Antworten.
3. In Outlook im Web öffnen Sie → Einstellungen → Konten/E-Mail und → Automatische Antworten.

2. Was ist und wie funktioniert eine Abwesenheitsnotiz in Outlook?

Eine Abwesenheitsnotiz in Outlook ist eine automatisch versendete E-Mail-Antwort, die die Absender eingehender E-Mails darüber informiert, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind und Sie die eingegangene Nachricht möglicherweise erst nach Ihrer Rückkehr bearbeiten werden. Die Funktion wird häufig auch als Abwesenheitsbenachrichtigung, Abwesenheitsmail, Abwesenheitsmeldung, Abwesenheitsnachricht, Abwesenheitstext oder auch Urlaubsbenachrichtigung bezeichnet. In den Microsoft Outlook-Produkten lautet die offizielle Bezeichnung der Funktion mittlerweile überwiegend „Automatische Antworten“, zum Beispiel in Outlook für Microsoft 365, das neue Outlook, Outlook im Web sowie in Exchange.

• Funktionsweise: Nach der Aktivierung der Abwesenheitsbenachrichtigung sendet Outlook automatisch eine zuvor festgelegte E-Mail-Antwort an alle Personen, die Ihnen während Ihrer Abwesenheitszeit eine E-Mail schicken. Für die Abwesenheitsnotiz kann ein definierter Zeitraum festgelegt werden. Zudem lassen sich auch verschiedene Nachrichtentexte für interne Absender (Kollegen) und externe Absender (Kunden) einrichten.
• Typische Anwendungsfälle: Die automatische Antwortfunktion eignet sich für alle Abwesenheitszeiten im beruflichen Kontext, wie zum Beispiel Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Geschäftsreisen, Fortbildungen, regionale Feiertage oder andere Zeiträume, in denen Sie Ihre E-Mails nicht oder nur eingeschränkt bearbeitet können.

3. Für welche Kontotypen gibt es die Funktion „Abwesenheitsnotiz“ in Outlook (nicht)?

Die Outlook-Funktion für automatisch versendete Abwesenheitsnachrichten steht nur in E-Mail-Konten zur Verfügung, deren Postfach auch auf einer Mailserverplattform von Microsoft betrieben wird, wie zum Beispiel bei Microsoft 365, Microsoft Exchange oder Outlook.com. In diesen Fällen kann Outlook die Abwesenheitsnotiz direkt auf dem dazugehörigen Microsoft-Mailserver speichern, von wo aus sie dann automatisch versendet wird.

• Bei vielen IMAP- und POP3-Konten funktioniert das nicht.
• Diese E-Mail-Postfächer sind zwar im Outlook-Client eingebunden, liegen technisch jedoch auf den Mailservern des jeweiligen Anbieters. Deshalb kann Outlook dort keine serverseitige Abwesenheitsnotiz veranlassen.
• Die Abwesenheitsbenachrichtigung muss dann stattdessen direkt im Webportal des jeweiligen E-Mail-Anbieters eingerichtet werden und nicht im Outlook-Desktop-Client. Dies ist beispielsweise bei Gmail, GMX, web.de, Strato oder anderen Mailprovidern der Fall.

Irrtum: Outlook.com und Outlook-Regeln sind kein Workaround für automatische Abwesenheitsbenachrichtigungen

• Als Notlösung für IMAP- und POP3-Konten, in denen die Funktion „Automatische Antworten“ fehlt, empfiehlt Microsoft zwar, die „Outlook-Regeln“ für automatische Abwesenheitsantworten zu verwenden. Dies ist in der Praxis jedoch wenig praktikabel.
• Denn die Outlook-Regeln sind zwar ein sehr vielseitiges Werkzeug, mit denen sich häufig wiederkehrende Abläufe und Prozessen in Outlook automatisieren lassen (z. B. E-Mails automatisch weiterleiten, verschieben, kategorisieren oder abhängig von bestimmten Bedingungen beantworten).
• Solche regelbasierten automatischen Antworten funktionieren allerdings standardmäßig nur, wenn der Outlook-Desktop-Client läuft und damit auch E-Mails empfangen und senden kann – nicht jedoch, wenn die Outlook-App geschlossen ist und der Computer ausgeschaltet ist. Das macht den Workaround über die Outlook-Regeln für längere Abwesenheitszeiträume in den meisten Fällen untauglich.
• Tipp: Eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung für IMAP- und POP3-Konten sollte daher direkt in dem Webportal des jeweiligen E-Mail-Anbieters eingerichtet werden. Nur dann wird die automatische Abwesenheitsnotiz direkt auf dem jeweiligen Mailserver gespeichert, um so alle eingehenden Nachrichten auch dann beantworten zu können, wenn der Outlook-Client und Computer ausgeschaltet sind.

Ist eine Abwesenheitsnotiz möglich? So prüfen Sie den jeweiligen Kontotyp in Ihrem Outlook:

Ob Ihr aktuelles E-Mail-Postfach in Outlook für automatische Abwesenheitsantworten geeignet ist, können Sie mit wenigen Klicks herausfinden. Klicken Sie dafür in der klassischen Outlook-App auf → Datei, → Kontoeinstellungen und → Kontoeinstellungen anzeigen. In der Spalte „Typ“ sehen Sie, ob es sich um ein Exchange-, Microsoft-365-, IMAP- oder POP3-Konto handelt. Im neuen Outlook klicken Sie stattdessen auf → Datei und → Kontoinformationen, in Outlook für Mac auf → Extras und → Konten.

4. Anleitung: Wie man eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellt

Das Einrichten einer „Automatischen Antwort“ für das Hinterlegen einer Abwesenheitsnotiz in Outlook funktioniert in allen Outlook-Versionen grundsätzlich ähnlich – mit lediglich kleinen Unterschieden im Detail. Hinweis: Die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung steht in Outlook nur für Microsoft-365-, Exchange- und Outlook.com-Konten zur Verfügung – bei IMAP- und POP3-Konten wird die Funktion meistens gar nicht erst eingeblendet.

Abwesenheitsnotiz in Outlook 365 erstellen (Microsoft 365, Outlook 2024, Outlook 2021 etc.):

1. Klicken Sie auf die Registerkarte → Datei und dann auf → Automatische Antworten.
2. Aktivieren Sie das Häkchen bei → Automatische Antworten senden und legen Sie optional ein Start- und Enddatum fest.
3. Wählen Sie aus, ob sich die folgende Abwesenheitsbenachrichtigung an Personen innerhalb Ihrer Organisation (intern) oder an Personen außerhalb Ihrer Organisation (extern) richtet.
4. Tippen Sie eine passende Abwesenheitsnachricht in das Textfeld ein (siehe unsere Vorlagen unten) und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit → OK.

Abwesenheitsbenachrichtigung im Neuen Outlook hinterlegen:

1. Im neuen Outlook finden Sie die Funktion unter → Ansicht, → Ansichtseinstellungen, → Konten und → Automatische Antworten.
2. Klicken Sie hier auf → Konten, wählen Sie → Automatische Antworten aus und aktivieren Sie die Option → Automatische Antworten aktivieren.
3. Legen Sie optional einen Abwesenheitszeitraum fest, wählen Sie aus, ob die Nachricht für interne oder externe Empfänger gedacht ist, tippen Sie den entsprechenden Abwesenheitstext ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Speichern.

Abwesenheitsmeldung in Outlook im Web (Outlook.com) einrichten:

1. Öffnen Sie die → Einstellungen mit einem Klick auf das Zahnrad oben rechts oder unter → Ansicht die → Ansichtseinstellungen.
2. Gehen Sie dann auf → Konto und wählen Sie → Automatische Antworten aus und aktivieren Sie die Option → Automatische Antworten.
3. Geben Sie bei Bedarf einen Start- und Endzeitpunkt ein, schreiben Sie den Nachrichtentext für die Abwesenheitsbenachrichtigung und aktivieren Sie die Benachrichtigung optional auch für externe Empfänger.

Automatische Abwesenheitsmail in Outlook für Mac einrichten:

1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Mac, klicken Sie auf → Werkzeuge (Tools), → Automatische Antworten und aktivieren Sie die Option → Automatische Antworten für dieses Konto senden.
2. Legen Sie bei Bedarf einen Abwesenheitszeitraum fest, geben Sie den Nachrichtentext für interne und externe Empfänger ein und speichern Sie die Einstellungen.

Automatische Abwesenheitsantwort in den mobilen Outlook-Apps (Android, iPhone und iPad):

1. Öffnen Sie die Outlook-App und tippen Sie auf Ihr → Profilbild.
2. Öffnen Sie die → Einstellungen und wählen Sie das gewünschte Konto aus.
3. Öffnen Sie die Option → Automatische Antworten bzw. Abwesenheitsnotiz und aktivieren Sie die Funktion.
4. Geben Sie den Nachrichtentext ein, legen Sie optional einen Zeitraum dafür fest und speichern Sie die Änderungen.

5. Wie man eine Abwesenheitsnotiz in Outlook wieder ausschaltet und deaktiviert

Falls Sie kein automatisches Start- und Enddatum für die Abwesenheitsbenachrichtigung eingestellt haben, müssen Sie die Funktion manuell abschalten, sobald Sie von Ihrer Dienstreise oder aus Ihrem Urlaub wieder zurück ins Büro kommen. Folgen Sie dafür der jeweils für Sie passenden Anleitung oben und deaktivieren Sie einfach die Funktion → Automatische Antworten. In Outlook 2024, Outlook 2021 und Outlook 365 klicken Sie dafür beispielsweise einfach nur auf → Datei und dann auf das Feld → Deaktivieren unterhalb von „Automatische Antworten“.

6. Unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für interne und externe Empfänger in Outlook einrichten

Wenn Sie Outlook mit einem Microsoft-365-, Exchange- oder Outlook.com-Konto verwenden, können Sie für interne und externe Empfänger unterschiedliche Abwesenheitstexte eingeben. Auf diese Weise können Sie Ihren Kollegen innerhalb des eigenen Unternehmens einen anderen Antworttext zukommen lassen als Ihren externen Kontakten (z. B. Kunden, Lieferanten oder Auftraggeber). Denn interne Abwesenheitsbenachrichtigungen enthalten in der Regel etwas ausführlichere Hinweise zu den jeweiligen Vertretungen, Zuständigkeiten oder bestimmten Abläufen, während der Antworttext für externe Kontakte meist kürzer gehalten wird und nur die wichtigsten Informationen zur Dauer der Abwesenheit und zur Erreichbarkeit enthält.

• Die Einstellungen für interne und externe Abwesenheitsnotizen finden Sie direkt im Bereich → Automatische Antworten.
• Klicken Sie dafür beispielsweise in Outlook 365 auf → Datei → Automatische Antworten → Automatische Antworten senden und nutzen Sie dann die beiden Textfelder → Innerhalb meiner Organisation und → Außerhalb meiner Organisation.
• Im neuen Outlook und in Outlook im Web finden Sie dieselbe Funktion in den → Einstellungen unter → Konten und → Automatische Antworten.
• Outlook versendet dann automatisch die passende Abwesenheitsantwort, abhängig davon, ob es sich bei der eingehenden E-Mail um einen internen Kollegen oder einen externen Kontakt handelt.

7. Eine regelmäßig wiederkehrende Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

In Outlook gibt es leider keine integrierte Standardfunktion, um eine bestimmte Abwesenheitsbenachrichtigung in regelmäßigen Intervallen automatisch zu aktivieren. Outlook unterstützt hierfür derzeit keine Serienfunktion für wiederkehrenden Abwesenheiten. Wenn Sie also regelmäßig in bestimmten Zeiträumen nicht verfügbar sind (z. B. immer an denselben Wochentagen), dann müssen Sie die Abwesenheitsnotiz entweder jedes Mal manuell aktivieren und deaktivieren, oder Sie nutzen dafür ein Automatisierungs-Tool wie Microsoft Power Automate.

• In Microsoft Power Automate stehen vorgefertigte Vorlagen für wiederkehrende automatische Antworten bereit, mit denen die Automatische-Antwortfunktion in Outlook nach einem benutzerdefinierten Zeitplan bzw. Intervall aktiviert werden kann.
• Die Abwesenheitsnotiz wird dann serverseitig im Microsoft-365-Postfach eingerichtet und dann automatisch nach dem vorgegebenen Zeitplan aktiviert und deaktiviert.

8. Die Abwesenheitsnotiz in Outlook auch synchron in Teams anzeigen lassen

Wenn man in einem Microsoft-365- oder Exchange-Konto eine automatische Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichtet, wird dieser Abwesenheitsstatus standardmäßig automatisch auch mit Microsoft Teams synchronisiert. In der Teams-App wird dann automatisch der Status „Abwesend“ angezeigt und der hinterlegte Abwesenheitstext im Profil sowie in den Chats eingeblendet. Alle nachträglichen Änderungen an den automatischen Antworten in Outlook werden dann ebenfalls mit der Teams-App synchronisiert und dort übernommen. Teams-Nutzer ohne Exchange, Microsoft 365 oder Outlook.com müssen Ihren Abwesenheitsstatus in der Teams-App manuell aktivieren und deaktivieren.

9. Vorlagen und Beispieltexte: Was eine professionelle Abwesenheitsnotiz in Outlook enthalten sollte

• Für Privatnutzer reicht eine sehr kurze Abwesenheitsnotiz meist völlig aus, die lediglich mitteilt, dass Sie derzeit nicht erreichbar sind und eventuell, wann Sie voraussichtlich wieder zum Beantworten Ihrer E-Mails kommen werden.
• Im beruflichen Kontext sollten Abwesenheitsbenachrichtigungen an externe Kontakte immer förmlich, höflich und so kurz wie möglich sein. Wichtig sind das konkrete Rückkehrdatum sowie die Kontaktdaten Ihrer Vertretung für dringende Anliegen. Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen sollten Sie allerdings auf weitere Details, zum Beispiel zum Ort oder den Abwesenheitsgründen, verzichten.
• Outlook-Abwesenheitsnotizen an interne Kollegen wiederum werden in der Regel etwas informativer und meist auch persönlicher formuliert (z. B. die Ansprache „du“ statt „Sie“). Sie enthalten häufig zusätzliche Informationen und Hinweise für die Kollegen bezüglich der jeweiligen Vertretungen, Zuständigkeiten, laufende Projekte oder auch Freigaben.

Vorlagen für professionelle Outlook-Abwesenheitsnotizen an externe Kontakte:

Vorlage 1 für externe Empfänger: Klassisch und förmlich

Vorlage 2 für externe Empfänger: Kürzer und moderner

Vorlagen für Outlook-Abwesenheitsnotizen an interne Kollegen:

Vorlage 1: Klassische interne Abwesenheitsnotiz in Outlook

Vorlage 2: Kurze Outlook-Abwesenheitsnotiz für interne Kollegen

10. Wichtig: Outlook versendet eine Abwesenheitsnotiz standardmäßig nur einmal pro Empfänger und Abwesenheitszeitraum!

Outlook, Exchange und Microsoft 365 versenden eine Abwesenheitsnotiz innerhalb eines laufenden Abwesenheitszeitraums an jeden Absender standardmäßig immer nur ein einziges Mal. Das soll verhindern, dass bei längeren Abwesenheiten unnötig viele automatische Antworten hin und her verschickt werden und dadurch die Posteingänge auf beiden Seiten unübersichtlich werden. Diese Grundeinstellung lässt sich in Outlook selbst nicht so einfach ändern und sollte aufgrund des erhöhten Mailaufkommens und beispielsweise der Gefahr schier endloser automatischer E-Mail-Antwortschleifen auch nicht umgangen werden. Stattdessen sollten Unternehmen lieber klare organisatorische Vertretungsprozesse verwenden. Dazu zählen:

1. Abwesenheiten im Outlook-Kalender eintragen: Tragen Sie den Abwesenheitszeitraum als Termin mit dem Status → „Abwesend“ in den Outlook-Kalender ein. Dadurch können Ihre Kollegen Ihre Nichtverfügbarkeit direkt in Outlook, Teams sowie auch bei der Terminplanung sehen, ohne auf wiederholte automatische E-Mails angewiesen zu sein.
2. Vertretung, E-Mail-Zugriff und Weiterleitung klar regeln: Eine Abwesenheitsnotiz sollte immer mindestens auf einen festen Ansprechpartner verweisen. Bei Bedarf können zusätzlich auch Stellvertretungen mit einem E-Mail-Zugriff, gemeinsamen Postfächern oder auch einer gezielten E-Mail-Weiterleitung eingerichtet werden.
3. Wichtige externe Kontakte proaktiv informieren: Bei längeren Abwesenheitszeiten können wichtige Kunden, Lieferanten und Projektpartner auch vorab darüber informiert werden. Zum Beispiel durch eine kurze persönliche E-Mail mit den konkreten Abwesenheitszeiten und den Kontaktdaten der Vertretung.
4. Tipp: Bei längeren Abwesenheitszeiträumen kann es hilfreich sein, die automatische Abwesenheitsantwort zwischendrin einmal kurz manuell zu deaktivieren und anschließend gleich wieder zu aktivieren. Nach dem erneuten Aktivieren erhalten dann alle Absender eingehender E-Mails wieder eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung.

11. Video-Tutorial „Abwesenheitsnotiz in Outlook“, Extra-Tipps & Schulungen

In unserem YouTube-Kanal „Büro-Kaizen digital“ finden Sie viele praxisnahe Erklärvideos und Video-Anleitungen rund um Büroeffizienz und die digitale (Zusammen-)Arbeit mit und in Microsoft 365. Zum Beispiel folgende Video-Tutorials, wie man eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung in Microsoft Outlook einrichtet.

• Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen (Automatische Antwort im Urlaub)
• Abwesenheitsnotiz im neuen Outlook erstellen – so geht’s richtig
• Outlook: Automatische Weiterleitung einrichten
• 15 unbekannte Outlook-Funktionen für mehr Produktivität!

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