Geht es Ihnen auch so? Sie lesen den Betreff einer E-Mail und denken gleich: „Wieder eine SPAM…“ oder „Unwichtig…“ oder „Keine Ahnung, worum es da geht, das lese ich dann später mal…“. Der Betreff einer E-Mail ist das Erste was ein Empfänger nach dem Erhalt einer Nachricht liest und dann entscheidet ob er die Nachricht gleich, später oder vielleicht gar nicht verarbeitet. Kurz, knackig, direkt auf den Punkt gebracht, dann wird auch Ihre Nachricht nicht untergehen. Betreffzeilen wie diese: „Re: Re: Projekt X15 HZGMPF BRUNO2: rs bitte” sind einfach wenig aussagekräftig, verwirren den Empfänger und erzeugen dadurch Mehrarbeit, denn man muss erstmal herauszufinden um was es ich überhaupt handelt.
Mit aussagekräftigen Betreffzeilen lässt sich also viel Zeit einsparen und mit einer treffsicheren Betreffzeile steigen die Chancen, eine schnelle und konkrete Antwort zu erhalten. E-Mails sind nicht nur zeitsparende und kostenlose elektronische Kommunikationsmittel, sondern bei falscher Benutzung auch echte Zeitfresser und Effizienzkiller.
Damit Ihre E-Mails nicht zum Effizienzkiller bei Ihren Kollegen/innen werden, haben wir Ihnen in diesem Beitrag ein paar Tipps für das Erstellen von besseren Betreffzeilen zusammengetragen.
Inhaltsverzeichnis
Betreff: Die Definition
Was ist eigentlich ein Betreff? Der Betreff einer Nachricht wie z.B. von einer E-Mail ist idealerweise eine Kurzfassung des Inhaltes der Nachricht beziehungsweise der Thematik. Er sollte möglichst kurz und prägnant gehalten werden, um den Nachrichtenempfänger eine schnelle thematische Zuordnung zu ermöglichen. Sachverhalte lassen sich somit auch besser nachverfolgen. Der Betreff steht zu Beginn der Nachricht bzw. in der Kopfzeile der E-Mail (siehe Abbildung 1).
Tipp 1: Stellen Sie Regeln für das Schreiben von Betreffzeilen auf
Die Betreffzeile einer geschäftlichen E-Mail ist kein Ort für elaborierte Ausführungen mit vielen Nebensätzen oder Auswüchsen innerbetrieblicher „Humor Diarrhoe”. Betreffzeilen sind ein Indexierungs- und Informationsfeld, das eine E-Mail klar einem bestimmten Projekt, einem Sachverhalt und eventuell einer Aufgabe zuordnet. Stellen Sie in Ihrem Unternehmen klare Regeln für das Schreiben von Betreffzeilen auf.
Zwei Dinge gehören unserer Meinung nach in jeden Betreff:
- Um was geht es?
- Welches Projekt ist davon betroffen?
Schon haben Sie einen wichtigen Teilerfolg im Kampf gegen die E-Mail-Flut erreicht.
Tipp 2: Die optimale Länge
Was ist die optimale Länge einer Betreffzeile? Ein Satz, zwei Sätze, 100 Wörter, 300 Wörter? Ganz im Gegenteil:
In der Kürze liegt die Würze…
Fassen Sie sich kurz – denn zu lange Betreffzeilen werden häufig nicht vollständig dargestellt und können somit auch nicht ganz gelesen werden. Beim Einsatz von Smartphones und Tablets verschärft sich genau das Problem mit der vollständigen Darstellung aufgrund der kleineren Displays. Man unterschätzt, dass mittlerweile rund 42 Prozent der elektronischen Post mit mobilen Endgeräten wie z.B. Smartphones geöffnet werden. Damit dennoch die Betreffzeile vollständig dargestellt und der Inhalt der Nachricht kurz und prägnant zusammengetragen wird, empfehlen wir bei der Betreffzeile nicht mehr als 49 Zeichen zu verwenden. So können Sie sicher sein, dass Ihr Empfänger den gesamten Betreff der E-Mail sieht, liest und versteht
Schauen Sie sich unsere folgenden drei Beispiele an:
- Betreffzeile 1: „Kann ich den Beamer am Freitag von 8:00 – 16:00 Uhr ausleihen?”
Betreffzeile 1 ist ein gutes Beispiel für eine E-Mail, bei der jede weitere Ausführung im eigentlichen Textkörper der E-Mail unnötig ist. Der angesprochene Mitarbeiter kann ganz einfach mit einem „Klar, hol ihn dir am Donnerstag um 16 Uhr ab” antworten, auch ein schlichtes „OK” ist möglich. Schnell und konzentriert Informationen austauschen – ohne Umwege, ohne Telefon – sind der Schlüssel zum Erfolg.
- Betreffzeile 2: „Kundenanfrage Meyer AG: Inhouse Seminar 23.07.20XX”
Betreffzeile 2 regelt die Bearbeitung einer Kundenanfrage durch weitere Mitarbeiter. Sie enthält bereits alle wichtigen Informationen, die der Empfänger zur Einordnung des Inhalts in seinen terminlichen Ablauf und für die folgenden organisatorischen Schritte braucht: Kontaktaufnahme mit der Meyer AG, die Rechnung wird an die Meyer AG gehen, Zieldatum ist der 23. Juli – viel mehr braucht es zunächst nicht, um die E-Mail zu verstehen. Mit solchen Betreffzeilen werden E-Mails auch später wiedergefunden und können sinnvoll archiviert werden. Auch für eine effizient funktionierende Buchhaltung ist eine solche Vorgehensweise unabdingbar.
- Betreffzeile 3: „Job 123456: Gestaltung Broschüre Egon 2”
Betreffzeile 3 setzt voraus, dass im Unternehmen ein System zur Jobnummernvergabe etabliert wurde. Unter der sechsstelligen Kennziffer sind der Auftrag und alle relevanten Daten abgelegt, die für die Bearbeitung des Projekts notwendig sind. Der Empfänger kann dies in seinem Ablagesystem sofort einordnen und weiß, worum es sich handelt. Die Zusatzinformation „Gestaltung einer Broschüre Egon” gibt ihm bereits einen guten Hinweis zur Art des Projekts und zum erwarteten Arbeitsaufwand. So werden bereits über die Betreffzeilen schnell und effizient viele Informationen übermittelt – und Projekte wirksam beschleunigt.
Tipp 3: Personalisierung des Betreffs
Durch die Personalisierung der Betreffzeile wecken Sie das Vertrauen beim Empfänger und stellen eine Beziehung zu ihm her. Eine Studie zeigt, dass mit E-Mails, deren Betreff z.B. den Vornamen der Empfänger enthalten, höhere Klickraten erzielt werden als mit E-Mails, auf die das nicht zutrifft.
Eine weitere, äußerst wirksame Form der Personalisierung ist die Abstimmung auf den Wohnort der Empfänger. So bietet sich hier beispielsweise eine Liste der besten Outdoor-Bars und -Restaurants an.
Achten Sie nur darauf, das Ganze nicht zu übertreiben, denn dann kann Personalisierung durchaus auch kontraproduktiv sein. Wenn Sie die Personalisierung jedoch im richtigen Maß einsetzen, zeigen Sie den Empfängern damit, dass sie für Sie mehr sind und nicht nur eine E-Mail-Adresse. Für den Fall, dass Sie keine Personalisierung in der Betreffzeile verwenden möchten oder können, empfehlen wir Ihnen, zumindest die direkte Anrede „Sie/Du“ bzw. „Ihre/Deine“ zu wählen. So geben Sie den Empfängern das Gefühl, persönlich angesprochen zu werden.
Tipp 4: Formulieren Sie Deadlines
Setzen Sie neben einer klaren Angabe des Themas im Betreff der E-Mail auch Termine mit der Angabe eines konkreten Datums. Somit werden Ihre Erwartungen für den Empfänger klarer. Ein Betreff, der lautet „So schnell wie möglich”, funktioniert in der Praxis so gut wie gar nicht. Die Wenigstens reagieren darauf und Sie warten lange auf die Antwort. Wenn die angesprochene Person merkt, dass es für sie nicht möglich ist, den Meilenstein einzuhalten, kann sie sofort reagieren.
Beispiel: „Letzte Chance – Anmeldung zur Schulung läuft morgen ab“
Tipp 5: Fordern Sie mit Ihrer Betreffzeile zum Handeln auf
Auch konkrete Handlungsaufforderungen in der Betreffzeile können die Öffnungsrate verbessern: Wenn Sie zu mehr auffordern als nur zum Lesen der E-Mail, zum Beispiel zu einer Workshop-Anmeldung oder zum Besuch eines Messestandes, bringen Sie den Empfänger dazu, aktiver über Ihre Nachricht nachzudenken.
Praxistipp: Stellen Sie aktivierende Verben an den Anfang Ihrer Betreffzeile, um konkrete Handlungsaufforderungen auszusprechen – das mobilisiert die Empfänger.
Beispiel: „Nur noch heute – 30% Rabatt auf Ihre Anmeldung“
Tipp 6: Verwenden Sie starke Wörter
Finden und verwenden Sie starke Wörter. Starke Wörter wirken anziehend und lenken die Aufmerksamkeit auf sich und generieren Neugierde.
Hier einige Beispiele für starke Wörter:
| Adjektive | Nomen | Verben |
| · garantiert · kostenlos · erfolgreich · gratis · einfach · nützlich · … |
· Innovation · Mehrwert · Tipps · Tricks · Geheimnis · Erfolg · … |
· sparen · vermeiden · gewinnen · erreichen · … |
Tipp 7: Vermeiden Sie SPAM Wörter
Es kann vorkommen, dass der ein oder andere E-Mail Provider die Nachricht als SPAM einstuft, nur weil bestimmte Wörter im Betreff der E-Mail verwendet wurden. Versuchen Sie also gewisse Wörter nicht zu erwähnen. Hier ein kleiner Auszug um welche Art Wörter es sich dabei handelt:
„Alles muss raus…, Angebot läuft ab…, Deal, Eilig, Freier Zugang, jetzt öffnen, Nicht löschen, jetzt handeln, Schnäppchen, Preisknüller….“
Tipp 8: E-Mail Betreffzeile als „Kurznachricht“ verwenden – EOM (End of Message)
Nutzen Sie die Betreffzeile als „Kurznachricht“. Formulieren Sie den Betreff kurz und strukturiert und fügen Sie am Ende des Betreffs einfach die Abkürzung „EOM” an. „EOM” steht für „End of Message” – „Ende der Nachricht”, oder „Ende der Durchsage” und zeigt dem Empfänger auf einen Blick, dass er die E-Mail gar nicht mehr öffnen braucht, da sich im Textkörper keine weiteren Informationen befinden. Angewendet auf die Betreffzeile 1 aus Tipp 2 würde diese dann lauten: „Kann ich den Beamer am Freitag von 8:00 – 16:00 Uhr ausleihen? (EOM)”
Tipp 9: Das sollten Sie unbedingt bei der Formulierung der Betreffzeile beachten
Beim Empfang einer E-Mail ist oftmals schon allein der Betreff ein Grund dafür, ob diese E-Mail als SPAM eingestuft wird oder nicht. Damit Ihre E-Mail stets beim Empfänger ankommt, haben wir hier ein paar kleine Hinweise, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten:
- Vermeiden Sie grammatikalische Fehler
- Vermeiden Sie durchgehend in Großbuchstaben geschriebene Wörte
- Lassen Sie Währungszeichen wie $ oder € weg
- Doppelte Satzzeichen sollten vermieden werden. Ein Satzzeichen am Ende z.B. „!“ reicht aus.
Beispiele für ideale Betreffzeilen einer E-Mail
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- 5 Tipps und Tricks für ein besseres Zeitmanagement
