Terminvorschläge – so finden Sie via Outlook einen Termin für Teambesprechungen

Wie kann man einen gemeinsamen Termin finden im Büro bzw. im Team? Gibt es Tools, die den Aufwand dafür zumindest einschränken? Und was sind die Alternativen dazu? In diesem Beitrag befassen wir uns ausführlich mit dem Thema Terminvorschläge und zeigen Ihnen, wie Sie Outlook nutzen, um teamintern oder bürointern Termine abzustimmen. Geht es um die Koordinierung von Besprechungen und Meetings mit Personen, die nicht zum Team gehören, dann stehen natürlich auch andere Tools wie Doodle zur Verfügung, doch dazu später mehr.

Terminvorschläge – wie man mit Outlook einen gemeinsamen Termin findet

Microsoft Windows wird in Ihrer Firma als Betriebssystem genutzt und für die tägliche Arbeit haben alle Kollegen Zugriff auf Office und Outlook? Die Minimalanforderung, Outlook tatsächlich als Terminplaner nutzen zu können, ist der Zugang zu Outlook 2007 (alle neueren Versionen, also Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 und Outlook für Office 365 unterstützen dieses Feature natürlich ebenfalls). Im Beispiel auf dieser Seite haben wir Outlook 2016 verwendet.

Öffnen Sie im ersten Step Outlook (oder Sie gehen in den Posteingang, wenn das Tool bereits läuft). Oben links finden Sie den Button Neue Elemente, klicken Sie darauf und dann im sich öffnenden Menü auf Besprechung. Es erscheint ein neues Fenster. Zum gleichen Ergebnis kommen Sie übrigens, wenn Sie sich im Kalendermodus befinden und dort oben links auf Neue Besprechung klicken.

Die dritte Möglichkeit besteht darin, im Posteingang eine Nachricht anzuklicken und im Bereich Antworten auf den Button Besprechung zu klicken (im folgenden Bild links dargestellt). Sie können auch die Tastenkombination Strg+Alt+R klicken und schon öffnet sich eine neues Fenster für eine Besprechung.

Wenn Sie den Weg über E-Mails gehen, dann steht der erste Teilnehmer bzw. Empfänger Ihrer Terminanfrage bereits fest – es handelt sich um den ursprünglichen Absender der Mail. Weitere Teilnehmer können Sie ohne großen Aufwand über den Button Erforderlich hinzufügen. Das gilt auch für eine Besprechungsanfrage, die Sie neu erstellen, also nicht aus einer erhaltenen E-Mail heraus.

Das waren die vorbereitenden Schritte – im Folgenden geht es um die Terminplanung.

Terminvorschläge in Outlook über den Terminplanungs-Assistenten

Im neuen Besprechungsfenster finden Sie einen Assistenten, der Ihnen bei der Terminierung hilft. Dafür klicken Sie – wie im Bild dargestellt – auf den Button Terminplanungs-Assistent. Unter Alle Teilnehmer ist Ihr Name ganz oben bereits eingetragen, darunter können Sie nun weitere Kontakte hinzufügen, die an dem Meeting teilnehmen sollen. Dazu können Sie den Namen in das Feld eintippen oder die Mailadresse.

Beim Eintippen der Adresse oder des Namens hilft Outlook Ihnen auch. Auf der Grundlage jener Menschen, mit denen Sie in jüngster Zeit Kontakt per E-Mail hatten, erstellt Outlook Ihnen Vorschläge. So geht die Auffüllung der Teilnehmerliste rascher vonstatten. Doch wie kann man nun einen gemeinsamen Termin finden?

Wenn alle Teilnehmer eingestellt worden sind, können Sie anhand der horizontalen Linien erkennen, ob die Empfänger zum gewählten Zeitpunkt des Meetings (blaue Spalte) Zeit haben oder nicht. Sind die horizontalen Streifen hingegen violett eingefärbt oder gepunktet dargestellt, dann ist der entsprechende Kontakt zum Zeitpunkt der Besprechung außer Haus oder an einem anderen Ort tätig. Das ist der enorme Vorteil daran, wenn Sie im Büro Outlook verwenden: Jeder Mitarbeiter trägt seine Termine in Outlook ein und speichert sie dadurch auch auf dem Büroserver – und anderen Nutzern stehen diese Informationen bei der Erstellung von Terminvorschlägen ebenfalls zur Verfügung.

Vor dem Absenden des Terminvorschlags für eine Besprechung können Sie den vorher gewählten Titel bearbeiten oder neu eingeben, indem Sie noch einmal auf den Button Besprechung klicken. Sie können neue Teilnehmer hinzufügen und vieles mehr.

Bleiben Sie der Terminansicht, wenn Sie vor dem Absenden noch eine Datei für alle Teilnehmer als Attachment hinzufügen möchten. Gehen Sie dazu in den Reiter Einfügen und wählen dann Datei anfügen. Wenn Sie sich in der Terminplanungsansicht befinden, entfällt diese Option, dort können Sie ausschließlich Outlook-Elemente an den Termin anhängen.

Wenn es um eine Terminserie geht oder um ein Meeting, das regelmäßig stattfinden soll, dann klicken Sie vor dem Versenden im Feld Optionen auf Serientyp und wählen dort, wann und wie oft die Besprechungen stattfinden sollen.

Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie unten auf OK, wodurch Sie in das Hauptfenster der Besprechung zurückkehren. Danach klicken Sie auf Senden.

Terminvorschläge mit externen Personen: wie Sie Doodle nutzen

Doodle ist eine von einem Schweizer Unternehmen entwickelte Plattform, mit der Sie Online-Umfragen und Terminumfragen an Personen versenden, die nicht in Ihrem Unternehmen arbeiten und die somit auch nicht über einen gemeinsamen Server via Outlook miteinander verbunden sind. Es gibt – wie im folgenden Bild dargestellt – kostenpflichtige Lösungen für einzelne private Nutzer, für kleine Teams und für Unternehmen (mehr Details zur Premium-Version erfahren Sie auf der Website von Doodle unter https://doodle.com/premium). Rechts im Bild sehen Sie den Startbildschirm für die kostenlose Version:

Für unseren Test haben wir die Gratisversion ausgewählt. Dafür benötigen Sie allerdings ein Konto bei diesem Portal, das Sie direkt an dieser Stelle registrieren können oder später im Verlauf der Anmeldung. Wir empfehlen, dies bereits jetzt zu unternehmen. Wenn Sie einen Account bei Microsoft, Google oder Facebook besitzen, können Sie sich auch mit diesen Zugangsdaten anmelden, ohne ein neues Konto erstellen zu müssen.

Die ersten beiden Schritte zu Ihrer kostenlosen Umfrage bei Doodle sind selbsterklärend, das Ganze sieht dann so aus:

Ist das erledigt, so können Sie im dritten Step einige Optionen wählen, was die Teilnehmer angeht – etwa welche Antwortmöglichkeiten diese haben sollen, ob die Anzahl der Teilnehmer pro Option beschränkt wird und dergleichen mehr. Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Fertig.

Laden Sie im nächsten und abschließenden Schritt jene Teilnehmer mit ihren Mailadressen ein, die Ihre Doodle-Terminvorschläge erhalten sollen.

Alle Empfänger erhalten nun eine E-Mail, die sie darauf hinweist, dass sie an der Umfrage teilnehmen dürfen.

Jetzt müssen Sie nur noch warten bis die Teilnehmer die Umfrage ausgefüllt haben.

Zusammenfassung – Terminvorschläge mit Outlook und Doodle

Die Optionen, einen Terminvorschlag zu versenden, sind bei Outlook vielseitiger als in der Gratisversion von Doodle. Für firmeninterne Meetings gibt es wohl kein besseres Tool als Outlook. Wenn Sie eine Bezahlvariante von Doodle besitzen, dann bieten sich aber auch dort eine Menge zusätzlicher Features. Das erlaubt es Ihnen, die Software als kleines Team oder als Unternehmen zu nutzen und Termine mit externen Kontakten zu koordinieren.

Wie formuliere ich Terminvorschläge? [Muster]

• Ich bitte um einen Termin für [Grund] und schlage Ihnen [Datum, Uhrzeit, Ort] oder [Datum, Uhrzeit, Ort] vor.
• Vielen Dank für Ihre Anfrage zu einem Treffen/einer Dienstleistung. Um das genaue Vorgehen mit Ihnen zu besprechen, schlage ich Ihnen ein persönliches Treffen vor. [Terminvorschläge mit Datum, Uhrzeit, Ort]
• Vielen Dank für Ihr Angebot zu einem Vorstellungsgespräch/Erstgespräch. Gerne schlage ich Ihnen die folgenden Termine vor: [Datum, Uhrzeit, Ort] oder [Datum, Uhrzeit, Ort].
• In Anlehnung an unser Telefonat schlage ich Ihnen die folgenden Termine für ein persönliches Treffen vor: [Liste von Terminvorschlägen mit Datum, Uhrzeit, Ort].

Oder Sie bitten um einen Alternativtermin:

• Sollte Ihnen der Termin/die Termine nicht zusagen, schlagen Sie mir gerne (oder gern) Alternativen vor.
• Kommen die genannten Termine für Sie nicht in Frage, schlagen Sie mir bitte Alternativen vor.
• Falls für Sie keiner der genannten Termine möglich ist, bitte ich Sie um alternative Terminvorschläge.

Erbitten einer Terminbestätigung:

• Falls Ihnen mein Terminvorschlag zusagt, freue ich mich über Ihre Bestätigung.
• Sagt Ihnen mein Terminvorschlag zu? Dann bitte ich Sie um eine kurze Bestätigung des Termins.
• Wenn Sie mit meinem Terminvorschlag einverstanden sind, freue ich mich über Ihre Zusage.

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(Dauer: 09:40 Minuten)