Terminvorschläge – so finden Sie via Outlook einen Termin für Teambesprechungen

21. März 2020

Wer in einem Team arbeitet, dem mehrere Kolleginnen und Kollegen angehören, kennt das Problem: Es muss dringend ein Meeting her, aber es findet sich einfach kein gemeinsamer Termin, an dem alle Zeit haben. Natürlich hat die Arbeit am aktuellen Projekt Priorität – dementsprechend wichtig wäre die Teambesprechung auch. Aber deswegen auswärtige Termine absagen, die direkt mit dem Projekt zusammenhängen? Das ist schwierig. Und wenn dann endlich Datum und Uhrzeit gefunden sind, dann kann entweder der Projektleiter nicht oder bei der Chefin kommt es zu Terminkollisionen.

Darum stellt sich sehr häufig folgende Frage: Wie kann man einen gemeinsamen Termin finden im Büro bzw. im Team? Gibt es Tools, die den Aufwand dafür zumindest einschränken? Und was sind die Alternativen dazu? In diesem Beitrag befassen wir uns ausführlich mit diesen Schwierigkeiten und zeigen Ihnen, wie Sie Outlook nutzen, um teamintern oder bürointern Termine abzustimmen. Geht es um die Koordinierung von Besprechungen und Meetings mit Personen, die nicht zum Team gehören, dann stehen natürlich auch andere Tools wie Doodle zur Verfügung, doch dazu später mehr.

Inhaltsverzeichnis

1. Terminvorschläge – wie man mit Outlook einen gemeinsamen Termin findet
2. Terminvorschläge in Outlook über den Terminplanungs-Assistenten
3. Terminvorschläge mit externen Personen: wie Sie Doodle nutzen
4. Zusammenfassung – Terminvorschläge mit Outlook und Doodle
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Terminvorschläge – wie man mit Outlook einen gemeinsamen Termin findet

Microsoft Windows wird in Ihrer Firma als Betriebssystem genutzt und für die tägliche Arbeit haben alle Kollegen Zugriff auf Office und Outlook? Die Minimalanforderung, Outlook tatsächlich als Terminplaner nutzen zu können, ist der Zugang zu Outlook 2007 (alle neueren Versionen, also Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 und Outlook für Office 365 unterstützen dieses Feature natürlich ebenfalls). Im Beispiel auf dieser Seite haben wir Outlook 2016 verwendet.

Öffnen Sie im ersten Step Outlook (oder Sie gehen in den Posteingang, wenn das Tool bereits läuft). Oben links finden Sie den Button „Neue Elemente“, klicken Sie darauf und dann im sich öffnenden Menü auf „Besprechung“. Es erscheint ein neues Fenster. Zum gleichen Ergebnis kommen Sie übrigens, wenn Sie sich im Kalendermodus befinden und dort oben links auf „Neue Besprechung“ klicken.

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Öffnen Sie zunächst das Fenster, mit dem Sie eine neue Besprechung anfragen. Oder Sie wählen die dritte Option via E-Mail.

Die dritte Möglichkeit besteht darin, im Posteingang eine Nachricht anzuklicken und im Bereich „Antworten“ auf den Button „Besprechung“ zu klicken (im folgenden Bild links dargestellt). Wenn Sie die entsprechende Mail geöffnet haben, gibt es einen kleinen Button, um zum gleichen Ergebnis zu kommen (im Bild auf der rechten Seite):

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Auch über den Posteingang können Sie Terminvorschläge an das Team richten.

Wenn Sie den Weg über E-Mails gehen, dann steht der erste Teilnehmer bzw. Empfänger Ihrer Terminanfrage bereits fest – es handelt sich um den ursprünglichen Absender der Mail. Weitere Teilnehmer können Sie ohne großen Aufwand über den Button „An“ hinzufügen, auf dieselbe Art, wie Sie es bei einer normalen E-Mail machen würden. Das gilt auch für eine Besprechungsanfrage, die Sie neu erstellen, also nicht aus einer erhaltenen E-Mail heraus.

Das waren die vorbereitenden Schritte – im Folgenden geht es um die Terminplanung.

Terminvorschläge in Outlook über den Terminplanungs-Assistenten

Im neuen Besprechungsfenster finden Sie einen Assistenten, der Ihnen bei der Terminierung hilft. Dafür klicken Sie – wie im Bild dargestellt – auf den Button „Terminplanung“. Unter „Alle Teilnehmer“ ist Ihr Name ganz oben bereits eingetragen, darunter können Sie nun weitere Kontakte hinzufügen, die an dem Meeting teilnehmen sollen. Dazu können Sie den Namen in das Feld eintippen oder die Mailadresse.

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So sieht der Terminvorschlag in Outlook aus, zu dem Sie drei Personen einladen.

Beim Eintippen der Adresse oder des Namens hilft Outlook Ihnen auch. Auf der Grundlage jener Menschen, mit denen Sie in jüngster Zeit Kontakt per E-Mail hatten, erstellt Outlook Ihnen Vorschläge. So geht die Auffüllung der Teilnehmerliste rascher vonstatten. Doch wie kann man nun einen gemeinsamen Termin finden?

Wenn – wie im Bild dargestellt – alle Teilnehmer eingestellt worden sind, können Sie anhand der horizontalen Linien (in diesem Fall alle gestrichelt) erkennen, ob die Empfänger zum gewählten Zeitpunkt des Meetings (blaue Spalte) Zeit haben oder nicht. Hier ist das der Fall, da von den anderen Teilnehmern keine Informationen über ihre Verfügbarkeit vorliegen; sind die horizontalen Streifen hingegen violett eingefärbt oder gepunktet dargestellt, dann ist der entsprechende Kontakt zum Zeitpunkt der Besprechung außer Haus oder an einem anderen Ort tätig. Das ist der enorme Vorteil daran, wenn Sie im Büro Outlook verwenden: Jeder Mitarbeiter trägt seine Termine in Outlook ein und speichert sie dadurch auch auf dem Büroserver – und anderen Nutzern stehen diese Informationen bei der Erstellung von Terminvorschlägen ebenfalls zur Verfügung.

Vor dem Absenden des Terminvorschlags für eine Besprechung können Sie den vorher gewählten Titel bearbeiten oder neu eingeben, indem Sie noch einmal auf den Button „Termin“ klicken. Darüber hinaus können Sie den Raum für die Besprechung eingeben, der von Outlook für Office 365 und Outlook 2016 sogar autovervollständigt werden kann.

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In Outlook 2016 und Outlook für Office 365 unterbreitet das Tool Vorschläge, wenn Sie den Standort des Meetings eingeben.

Bleiben Sie der Terminansicht, wenn Sie vor dem Absenden noch eine Datei für alle Teilnehmer als Attachment hinzufügen möchten. Gehen Sie dazu in den Reiter „Einfügen“ und wählen dann „Datei anfügen“. Wenn Sie sich in der Terminplanungsansicht befinden, entfällt diese Option, dort können Sie ausschließlich Outlook-Elemente an den Termin anhängen. Vor dem endgültigen Versenden der Terminanfrage – ebenfalls nur in der Terminansicht möglich, nicht in der Planungsansicht – klicken Sie oben links unter „Besprechung“ auf „In meinen Kalender kopieren“, anschließend auf den „Senden“-Button.

Wenn es um eine Terminserie geht oder um ein Meeting, das regelmäßig stattfinden soll, dann klicken Sie vor dem Versenden im Feld „Optionen“ auf „Serientyp“ und wählen dort, wann und wie oft die Besprechungen stattfinden sollen.

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Wie bei einem normalen Termin können Sie auch bei Terminvorschlägen für eine größere Personenzahl einen Serientyp einstellen, wobei Sie das Intervall selbst festlegen.

Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie unten auf „OK“, wodurch Sie in das Hauptfenster der Besprechung zurückkehren. Dort wählen Sie zunächst wieder „In meinen Kalender kopieren“ und nach einer kurzen Prüfung auf Richtigkeit der Angaben „Senden“.

Terminvorschläge mit externen Personen: wie Sie Doodle nutzen

Doodle ist eine von einem Schweizer Unternehmen entwickelte Plattform, mit der Sie Online-Umfragen und Terminumfragen an Personen versenden, die nicht in Ihrem Unternehmen arbeiten und die somit auch nicht über einen gemeinsamen Server via Outlook miteinander verbunden sind. Es gibt – wie im folgenden Bild dargestellt – kostenpflichtige Lösungen für einzelne private Nutzer, für kleine Teams und für Unternehmen (mehr Details zur Premium-Version erfahren Sie auf der Website von Doodle unter https://doodle.com/premium). Rechts im Bild sehen Sie den Startbildschirm für die kostenlose Version:

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Lesen Sie sich die Nutzungsbedingungen genau durch und entscheiden Sie sich dann für die passende Variante.

Für unseren Test haben wir die Gratisversion ausgewählt. Dafür benötigen Sie allerdings ein Konto bei diesem Portal, das Sie direkt an dieser Stelle registrieren können oder später im Verlauf der Anmeldung. Wir empfehlen, dies bereits jetzt zu unternehmen. Wenn Sie einen Account bei Microsoft, Google oder Facebook besitzen, können Sie sich auch mit diesen Zugangsdaten anmelden, ohne ein neues Konto erstellen zu müssen.

Die ersten beiden Schritte zu Ihrer kostenlosen Umfrage bei Doodle sind selbsterklärend, das Ganze sieht dann so aus:

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Geben Sie den Anlass ein und den Ort, im nächsten Fenster wählen Sie dann Datum und Uhrzeit aus.

Ist das erledigt, so können Sie im dritten Step einige Optionen wählen, was die Teilnehmer angeht – etwa welche Antwortmöglichkeiten diese haben sollen, ob die Anzahl der Teilnehmer pro Option beschränkt wird und dergleichen mehr. Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf „Fertig“ und laden im nächsten und abschließenden Schritt jene Teilnehmer mit ihren Mailadressen ein, die Ihre Doodle-Terminvorschläge erhalten sollen.

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Hier tragen Sie die Mailadressen der Empfänger ein, die von der Umfrage erfahren sollen.

Alle Empfänger erhalten nun eine E-Mail, die sie darauf hinweist, dass sie an der Umfrage teilnehmen dürfen.

Doch wie sieht es für die eingeladenen Teilnehmer aus, wenn Sie eine Umfrage verschickt haben? Durch Öffnen des Links, der dabei versendet wird, können die Empfänger die Doodle-Umfrage bearbeiten, und zwar je nachdem, welche Optionen Sie beim Erstellen erlaubt haben. Das dürfte dann in etwa so aussehen:

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Als Empfänger haben Sie nur jene Berechtigungen, die der Absender Ihnen eingeräumt hat.

In diesem Fall können Sie nicht zwischen verschiedenen Terminen wählen; der Organisator der Umfrage hat das Datum festgelegt und fragt jetzt nur nach, ob Sie und andere Empfänger an jenem Ereignis teilnehmen. Tragen Sie in das blau umrandete Feld einen Namen ein (das müssen Sie nicht tun, wenn Sie bei Doodle angemeldet sind und an der Umfrage teilnehmen) und setzen Sie im Kreis dahinter ein Häkchen. Dann klicken Sie unten (im Bild rechts zu sehen) auf den Button „Senden“. Wenn Sie nicht dabei sein können, dann entfernen Sie den Haken aus dem Kreis und wählen anschließend die Option „Ich kann nicht teilnehmen“ – diese erscheint erst, wenn das Häkchen entfernt worden ist.

Zusammenfassung – Terminvorschläge mit Outlook und Doodle

Die Optionen, einen Terminvorschlag zu versenden, sind bei Outlook vielseitiger als in der Gratisversion von Doodle. Für firmeninterne Meetings gibt es wohl kein besseres Tool als Outlook. Wenn Sie eine Bezahlvariante von Doodle besitzen, dann bieten sich aber auch dort eine Menge zusätzlicher Features. Das erlaubt es Ihnen, die Software als kleines Team oder als Unternehmen zu nutzen und Termine mit externen Kontakten zu koordinieren.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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