Telefonnotiz Outlook: So nutzen Sie die versteckte Funktion optimal



In Outlook können Sie über das sogenannte Journal Ihre Telefonnotizen einfach erstellen und verwalten. Auch für Unterhaltungen oder sonstige Notizen können Sie die Journal-Funktion in Outlook einsetzen. In den neueren Versionen von Outlook ist die Funktion allerdings von der Oberfläche verschwunden. Es bedarf ein paar Klicks und Kniffen um die Möglichkeiten der Telefonnotiz in Outlook weiterhin zu nutzen. Erfahren Sie in folgendem Beitrag wie Sie die Funktion aktivieren und Telefonnotizen einfach verwalten können. Übrigens auch in Kombination mit Microsofts digitalem Notizbuch OneNote.

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Was ist das Problem?

Telefonnotizen werden häufig auf Papier erstellt und landen dann auf einem Stapel unsortierter Papierberge. Dadurch verlieren Sie den Überblick und müssen unnütze Zeit aufwenden, um die Notizen wieder in Reihe zu bringen und die Erkenntnisse zu verarbeiten. Mit der Journal-Funktion in Outlook können Sie mit wenigen Klicks Ordnung in diese Papierberge bringen und haben jederzeit einen chronologischen Überblick über Ihre Telefonnotizen.
Hier hat sich die Telefonnotiz-Funktion in Outlook versteckt! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es: Telefonnotiz Outlook

Telefonnotiz Outlook - Schritt 1: Journal starten

Zum starten des Journals für Telefonnotizen drücken Sie die Tastenkombination [Strg] + [8].

Telefonnotiz Outlook - Schritt 2: Telefonnotiz anlegen

Über die Funktion „Journaleintrag“ [1] gelangen Sie zum Fenster, in dem Sie Ihre Telefonnotiz verfassen können. Schreiben Sie einen passenden Betreff [2] und wählen Sie als „Eintragungstyp“ => „Telefonanruf“ [3]. Als „Beginn“ wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit gesetzt. Über „Zeitmessung starten“ [4] können Sie den Beginn und die Dauer Ihres Telefonats von Outlook mitschreiben lassen.

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Telefonnotiz Outlook - Telefonnotiz anlegen

Telefonnotiz Outlook - Schritt 3: Notiz verfassen und Zeitmesser anhalten

Im Notizen-Feld [1] verfassen Sie nun Ihre Notizen zum Telefonat. Am einfachsten geht das, indem Sie ein Head-Set zum Telefonieren nutzen und parallel zum Gespräch Ihre Notizen verfassen.
Nach dem Telefonat wählen Sie „Zeitgeber anhalten“ [2] um die Dauer des Telefonats automatisch zu dokumentieren. Anschließend klicken Sie auf „Speichern & schließen“ [3] um den Vorgang zu beenden.

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Telefonnotiz Outlook - Notiz verfassen

Telefonnotiz Outlook: Übersicht der Notizen

Standardmäßig werden die Notizen [1] in der Ansicht „Eintragsliste“ [2] dargestellt. Sie können die Darstellung ändern indem Sie auf „Zeitskala“ [3] klicken. Danach erhalten Sie die Darstellungs-Auswahl nach „Heute“, „Tagesansicht“, „Wochenansicht“ oder „Monat“. Ihre Telefonnotizen werden dann jeweils chronologisch in Kalender-Form dargestellt.

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Telefonnotiz Outlook -Übersichten der Notizen

Extra Tipp

Wenn Sie OneNote für Ihre digitale Ablage einsetzen, können Sie die Telefonnotizen auch einfach den verschiedenen Vorgängen und Projekten zuordnen und so für noch mehr digitale Ordnung sorgen. Ziehen Sie dafür die Telefonnotiz mit der linken Maustaste auf OneNote und die entsprechende Seite. Schon haben Sie eine Verlinkung zwischen den Elementen hergestellt.
Wenn Sie sich noch nicht mit OneNote beschäftigt haben, finden Sie in meinem Blogbeitrag „OneNote for Business - Warum Sie auf OneNote im Büro nicht verzichten können“ 10 Gründe, warum Sie OneNote einsetzen sollten.
Eine kurze Einführung in OneNote zum schnellen Start erhalten Sie in meinem Blogbeitrag „Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Team!

Darauf kommt es an

Für ein ganzheitliches digitales Ablagesystem reicht die Dokumentation der Telefonnotizen in Outlook noch nicht aus. Deshalb ist wichtig, dass Sie sich generell Gedanken zu Ihrer Ablagestruktur und Ihren Ablageorten machen. Beginnen Sie am besten noch heute damit, neben der Telefonnotiz-Funktion in Outlook den praktischen Notiz-Helfer OneNote kennen zu lernen.

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihre Telefonnotizen? Schreiben Sie mir über Ihre Erfahrungen & Tipps. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.



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