Telefonnotiz in Outlook: So funktioniert es


In Outlook können Sie über das sogenannte Journal Ihre Telefonnotizen einfach erstellen und verwalten. Auch für Unterhaltungen oder sonstige Notizen können Sie die Journal-Funktion in Outlook einsetzen. In den neueren Versionen von Outlook ist die Funktion allerdings von der Oberfläche verschwunden. Es bedarf ein paar Klicks und Kniffen um die Möglichkeiten der Telefonnotiz in Outlook weiterhin zu nutzen. Erfahren Sie in folgendem Beitrag wie Sie die Funktion aktivieren und Telefonnotizen einfach verwalten können.

Telefonnotiz Outlook erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Telefonnotizen werden häufig auf Papier erstellt und landen dann auf einem Stapel unsortierter Papierberge. Dadurch verlieren Sie den Überblick und müssen unnütze Zeit aufwenden, um die Notizen wieder in Reihe zu bringen und die Erkenntnisse zu verarbeiten. Mit der Journal-Funktion in Outlook können Sie mit wenigen Klicks Ordnung in diese Papierberge bringen und haben jederzeit einen chronologischen Überblick über Ihre Telefonnotizen.

Schritt 1: Journal starten

Zum starten des Journals für Telefonnotizen drücken Sie die Tastenkombination [Strg] + [8]. Jetzt öffnet Outlook ein neues Fenster, welches wie folgt aussieht:

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Übersicht der Telefonnotiz in Outlook.

Schritt 2: Telefonnotiz anlegen

Über die Funktion „Journaleintrag“ gelangen Sie zum Fenster, in dem Sie Ihre Telefonnotiz verfassen können. Schreiben Sie einen passenden Betreff und wählen Sie als „Eintragungstyp“ → „Telefonanruf“. Als „Beginn“ wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit gesetzt. Über „Zeitmessung starten“ können Sie den Beginn und die Dauer Ihres Telefonats von Outlook mitschreiben lassen.

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Telefonnotiz Outlook – Telefonnotiz anlegen

Schritt 3: Notiz verfassen und Zeitmesser anhalten

Im Notizen-Feld verfassen Sie nun Ihre Notizen zum Telefonat. Am einfachsten geht das, indem Sie ein Head-Set zum Telefonieren nutzen und parallel zum Gespräch Ihre Notizen verfassen.
Nach dem Telefonat wählen Sie „Zeitgeber anhalten“ um die Dauer des Telefonats automatisch zu dokumentieren. Anschließend klicken Sie auf „Speichern & schließen“ um den Vorgang zu beenden.

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Telefonnotiz Outlook – Notiz verfassen

Telefonnotiz Outlook: Übersicht der Notizen

Standardmäßig werden die Notizen in der Ansicht „Eintragsliste“ dargestellt. Sie können die Darstellung ändern indem Sie auf „Zeitskala“ klicken. Danach erhalten Sie die Darstellungs-Auswahl nach „Heute“, „Tagesansicht“, „Wochenansicht“ oder „Monat“. Ihre Telefonnotizen werden dann jeweils chronologisch in Kalender-Form dargestellt.

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Telefonnotiz Outlook -Übersichten der Notizen

Telefonnotiz Outlook: Weiterleiten

Wenn Sie Ihre Notizen weiterleiten möchten, müssen Sie zuerst die entsprechende Notiz mit einem Doppelklick öffnen. Danach öffnet sich die Notiz und Sie können auf „Weiterleiten“ klicken. Schon öffnet sich ein neues E-Mail Fenster und die Notiz befindet sich automatisch im Anhang.

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Leiten Sie ganz einfach Ihre Telefonnotiz an Ihre Kollegen weiter.

Telefonnotiz Outlook: mit OneNote verknüpfen

Wenn Sie OneNote für Ihre digitale Ablage einsetzen, können Sie die Telefonnotizen auch einfach den verschiedenen Vorgängen und Projekten zuordnen und so für noch mehr digitale Ordnung sorgen. Ziehen Sie dafür die Telefonnotiz mit der linken Maustaste auf OneNote und die entsprechende Seite. Schon haben Sie eine Verlinkung zwischen den Elementen hergestellt.
Wenn Sie sich noch nicht mit OneNote beschäftigt haben, finden Sie in meinem Blogbeitrag „OneNote for Business – Warum Sie auf OneNote im Büro nicht verzichten können“ 10 Gründe, warum Sie OneNote einsetzen sollten.
Eine kurze Einführung in OneNote zum schnellen Start erhalten Sie in meinem Blogbeitrag „Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Team!



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2 Kommentare
  • Ich habe ihre erklaerungen zu telefonnotiz durchgesen. Finde aner nicht. Ob ich diese notiz weiterschicken. Kann. Zb in einem sekretariat. Wo viele telefonate hereinkommen ermn die berater nicht disponibel sind umd eine telefonnotiz bekommen sollen. Um zurueckzurufen
    Dank im voraus für eine erklärung. Mlg. Colleen besch

    • Hallo Frau Besch,
      wenn Sie eine Telefonnotiz in Outlook anlegen, können Sie diese ebenfalls über die Schaltfläche „Weiterleiten“ unter „Journaleintrag“ an Ihre Kollegen schicken.

      Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

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