Einen E-Mail-Verteiler in Outlook anlegen: Kontaktgruppen & Kontaktlisten erstellen, nutzen & teilen – mit BCC-Tipp und Video-Tutorial!

Wer regelmäßig E-Mails an immer wieder denselben Empfängerkreis versendet, sollte sich dafür einen E-Mail-Verteiler in Outlook anlegen – je nach Outlook-Version als Kontaktgruppe oder Kontaktliste bezeichnet. Denn so senden Sie Nachrichten oder Besprechungsanfragen mit nur wenigen Klicks automatisch an alle Mitglieder der Verteilerliste, ohne dafür jede E-Mail-Adresse einzeln eintragen zu müssen. Das ist ideal für Projektteams, Abteilungen, Vereine, ausgewählte Kundengruppen, Kursteilnehmer, Freundeskreise oder Veranstaltungen. In dieser Büro-Kaizen® Anleitung erfahren Sie unter anderem, was der Unterschied zwischen einer Outlook Gruppe, Kontaktgruppe und Kontaktliste ist, wie Sie einen E-Mail-Verteiler in Outlook erstellen, nutzen und mit anderen teilen und wie Sie eine Gruppenmail damit versenden (auch datenschutzkonform in „BCC“) – inklusive dazugehörigem Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags!

1. Einen E-Mail-Verteiler in Outlook anlegen: Als Kontaktgruppe, Outlook Gruppe oder Kontaktliste?

Das Anlegen eines Emailverteilers in Outlook ist eine sehr effiziente Methode, viele Empfänger mit nur einer einzigen E-Mail gleichzeitig zu erreichen. Statt bei jeder Nachricht immer wieder erneut die passenden E-Mail-Adressen zusammensuchen zu müssen, wird der Empfängerkreis nur einmal als Kontaktgruppe beziehungsweise Kontaktliste abgespeichert. Anschließend muss man nur noch diesen Outlook-Verteiler auswählen, um eine E-Mail oder Besprechungsanfrage an alle hinzugefügten Mitglieder dieser Verteilergruppe auf einmal zu versenden. Das spart im Arbeitsalltag wie auch im Privatleben viel Zeit und unnötige Fleißarbeit ein.

• Diese Mailverteiler-Funktion lässt sich allerdings nicht immer sofort finden, da sie in vielen Outlook-Versionen einen anderen Namen trägt, obwohl immer dasselbe Feature darin steckt.
• Im alten Outlook heißt der Verteiler „Verteilerliste“, im klassischen Outlook „Kontaktgruppe“ und im Neuen Outlook sowie in Outlook im Web „Kontaktliste“.

Unterschied zwischen einer „Kontaktgruppe“ in Outlook vs. „Outlook Gruppe“

1. Eine „Kontaktgruppe“ in Outlook ist ein klassischer E-Mail-Verteiler. Dabei werden mehrere Empfänger zu einer Empfängergruppe zusammengefasst. E-Mails oder Besprechungsanfragen lassen sich so schnell und einfach an mehrere Empfänger gleichzeitig versenden (Gruppenmails).
2. Eine „Outlook Gruppe“ meint dagegen eine Microsoft-365-Gruppe und ist dementsprechend nicht nur ein Mailverteiler, sondern ein deutlich umfassenderes Kollaborationswerkzeug. Die Gruppenmitglieder erhalten dadurch unter anderem ein gemeinsames Gruppenpostfach, einen gemeinsamen Gruppenkalender sowie eine gemeinsame Verwaltung der für die Gruppenarbeit benötigten und dafür freigegebenen Dateien (in SharePoint).
3. Hier finden Sie mehr Informationen zu den Möglichkeiten und den Nutzen des Gruppenwerkzeugs → Microsoft 365-Gruppen

2. Anleitung: Verteilerlisten, Kontaktgruppen & Kontaktlisten in Outlook erstellen

Anleitung 1: Eine „Verteilerliste“ im alten Outlook erstellen (Outlook 2007 und älter)

Microsoft Outlook 2007 hat bereits am 10. Oktober 2017 das Ende seines Lebenszyklus und erweiterten Supports erreicht und erhält seitdem keine Sicherheitsupdates mehr. Von dem Einsatz dieser Outlook-Version wird daher dringend abgeraten. Falls Sie aber dennoch eine ältere Umgebung dokumentieren müssen, finden Sie hier eine „historische“ → Anleitung für die Verteilerlisten in Outlook 2007

Anleitung 2: Eine „Kontaktgruppe“ im klassischen Outlook erstellen (MS Office ab 2010 und Office 365)

Öffnen Sie die klassische Outlook Desktop-App (Outlook 2010 und neuer oder die Outlook-App in Microsoft 365) und klicken Sie in der Navigationsleiste links bzw. unten auf den Bereich → Personen (1) (früher → Kontakte).

Klicken Sie dann im Menüband oben in der Registerkarte → Start auf die Schaltfläche → Neue Kontaktgruppe (2).

In dem sich darauf öffnenden Dialogfenster tragen Sie in dem Feld → Namen einen aussagekräftigen Titel für die neue Empfängerliste ein, damit Sie diese Kontaktgruppe künftig schnell wiederfinden können.

Klicken Sie anschließend in der Registerkarte → Kontaktgruppe auf die Schaltfläche → Mitglieder hinzufügen (3) und wählen Sie im Kontextmenü je nach Bedarf eine der folgenden drei Optionen für das Hinzufügen der gewünschten Empfänger aus:

• Aus Outlook-Kontakten: Hiermit öffnen Sie eine Liste mit all Ihren gespeicherten Outlook-Kontakten. Markieren Sie den gewünschten Kontakt mit der linken Maustaste und klicken Sie dann unten auf → Mitglieder, um die Person zu der Verteilerliste hinzuzufügen. Alternativ genügt auch ein Doppelklick auf die betreffende Person. Zur Auswahl mehrerer Personen auf einmal müssen Sie die → STRG-Taste gedrückt halten. Zum Abschluss mit einem Klick auf → OK bestätigen.
• Aus Adressbuch: Damit ist vor allem die globale Adressliste des Unternehmens auf dem Exchange-Server gemeint, auf die alle Kollegen der Firma zugreifen können. Falls Sie zudem weitere Adressbücher besitzen, die Sie importiert haben oder die für Sie freigegeben wurden, können Sie diese hier ebenfalls auswählen und die gewünschten Personen daraus zu Ihrer neuen Outlook-Kontaktgruppe hinzufügen.
• Neuer E-Mail-Kontakt: Mittels dieser Option können Sie Empfänger zu der neuen Verteilergruppe hinzufügen, ohne dass Sie diese Personen bereits in Ihren Kontakten oder Adressbüchern abgespeichert haben. Dafür benötigen Sie lediglich deren E-Mail-Adresse. In dem sich hier öffnenden Eingabefenster können Sie zudem auch gleich noch mit einem Häkchen auswählen, ob die auf diese Weise zu der Kontaktgruppe hinzugefügten Personen auch gleich noch zu Ihren Outlook-Kontakten hinzugefügt werden sollen.

Klicken Sie nach dem Hinzufügen aller Mitglieder links oben auf → Speichern & Schließen, damit die neue Outlook-Kontaktgruppe dauerhaft verfügbar wird.

Anleitung 3: Eine „Kontaktliste“ im Neuen Outlook erstellen

1. Öffnen Sie das neue Outlook für Windows (Outlook new) oder Outlook im Web und klicken Sie in der Navigationsspalte links auf den Bereich → Personen.
2. Gehen Sie im Menüband oben in der Registerkarte → Start auf → Neuer Kontakt und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option → Neue Kontaktliste aus.
3. Geben Sie anschließend einen Namen und optional noch eine kurze Beschreibung für die neue Outlook-Kontaktliste ein und fügen Sie die gewünschten Empfänger hinzu. Bestätigen Sie Ihre Eingaben abschließend mit einem Klick auf → Erstellen beziehungsweise → Speichern.

3. Effizienz-Tipps für das Erstellen einer neuen Kontaktgruppe/Kontaktliste in Outlook

Tipp 1: Per Shortcut-Tastenkürzel schneller eine Outlook-Kontaktgruppe öffnen

Wer häufig Kontaktgruppen in Outlook anlegt, bearbeitet und nutzt, kann das betreffende Eingabefenster auch viel schneller und einfacher per Tastenkürzel öffnen – zumindest in der klassischen Outlook-App. Dafür müssen Sie lediglich gleichzeitig die Tastenkombination → STRG + UMSCHALT + L drücken.

Tipp 2: Eine Outlook-Kontaktgruppe/-Kontaktliste aus einer Adressliste in Excel erstellen

Die E-Mail-Adressen für eine Kontaktgruppe beziehungsweise Kontaktliste in Outlook lassen sich auch direkt aus einer Excel-Tabelle heraus einfügen. Dafür müssen die E-Mail-Adressen allerdings sauber und ohne Sonderzeichen und Zusätze in einzelnen Tabellenfeldern stehen. Gehen Sie dann wie folgt vor.

• Markieren Sie die gewünschten E-Mail-Adressen in der Excel-Tabelle und kopieren Sie diese in den Zwischenspeicher, entweder mittels → STRG + C oder durch einen rechten Mausklick darauf und dann im Kontextmenü → Kopieren auswählen.
• Wechseln Sie in Ihre klassische Outlook-App, öffnen Sie den Bereich → Personen, erstellen Sie eine → Neue Kontaktgruppe, klicken Sie im Menü auf → Mitglieder hinzufügen und wählen Sie die Option → Aus Outlook-Kontakten aus.
• Klicken Sie dann in dem neuen Dialogfenster ganz unten in die Eingabezeile rechts neben „Mitglieder“ und fügen Sie die Daten aus der Zwischenablage ein, entweder mittels → „STRG + V“ oder per rechtem Mausklick und → Einfügen. Bestätigen Sie das Hinzufügen mit einem Klick auf → OK.

Tipp 3: Für das Importieren großer E-Mail-Listen aus Excel nach Outlook

1. Legen Sie in Excel die Spalten mit den E-Mail-Adressen und optional Vornamen, Nachnamen, Firma und Telefonnummern der gewünschten Personengruppe an. Jeder Kontakt sollte in einer eigenen Zeile stehen, jede Information in einer eigenen Spalte – also keine zwei E-Mail-Adressen in demselben Feld, das führt nur zu Fehlern bei der späteren Zuordnung. Als erste Zeile sollte eine Kopfzeile mit den entsprechenden Feldnamen beschriftet werden (z. B. Vorname, Nachname etc.).
2. Klicken Sie dann in Excel auf → Datei → Speichern unter und wählen Sie als Dateiformat → CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt).
3. Wechseln Sie dann in die Outlook-App und klicken Sie auf → Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren → Aus anderen Programmen oder Dateien importieren → Durch Trennzeichen getrennte Werte (.csv).
4. Die Excel-Kontakte werden nun automatisch als Outlook-Kontakte angelegt. Der Import-Assistent in Outlook erlaubt bei Bedarf zudem optional auch noch eine manuelle Zuordnung der CSV-Spalten zu den Feldern eines Outlook-Kontakts (z. B. Zuordnung der CSV-Spalte „Mailadresse“ zu dem Outlook-Kontaktefeld „E-Mail-Adresse“).
5. Anschließend können Sie aus den importierten Kontakten der Excel-Adressliste eine neue Kontaktgruppe oder Kontaktliste in Outlook erstellen.

4. Wie man eine Gruppenmail an eine Outlook-Kontaktgruppe oder Kontaktliste versendet

Wenn Sie nun eine Rundmail an Ihre Verteilergruppe in Outlook versenden wollen, können Sie wählen, ob die Empfänger in der Adresszeile „An“, „CC“ oder „BCC“ eingetragen werden sollen. Das Adressfeld „An“ richtet sich an die Hauptempfänger, die mit dieser E-Mail direkt angesprochen werden und die dementsprechend reagieren sollen. Das Adressfeld „CC“ richtet sich an Personen, die sichtbar informiert werden sollen, aber nicht zwingend reagieren müssen. Alle E-Mail-Adressen, die in „An“ oder „CC“ stehen, können von den anderen Empfängern gesehen werden. Die Empfänger im Adressfeld „BCC“ werden hingegen für alle anderen Empfänger anonymisiert – kein Empfänger der Gruppenmail kann sehen, wer alles in BCC steht. Das ist besonders für Rundmails an externe Personen sinnvoll, bei denen die E-Mail-Adressen aus Diskretion und Datenschutz nicht offengelegt werden sollen.

• Um eine neue Gruppenmail an Ihren Outlook-Verteiler zu versenden, öffnen Sie eine → Neue E-Mail in Outlook, klicken Sie in das gewünschte Adressfeld „An“, „CC“ oder „BCC“ und tippen Sie den Namen der betreffenden Kontaktgruppe oder Kontaktliste ein. Outlook zeigt Ihnen daraufhin die zu Ihrer Eingabe passenden Einträge aus Ihrem Adressbuch an.
• Alternativ können Sie auch direkt auf die jeweilige Schaltfläche „An“, „CC“ oder „BCC“ klicken. Nun wird Ihnen Ihre gesamte Kontaktliste angezeigt, dabei werden Kontaktgruppen im Unterschied zu Einzelkontakten fettgedruckt hervorgehoben.
• Wählen Sie die gewünschte Empfängergruppe aus und geben Sie dann wie gewohnt den gewünschten E-Mail-Text sowie Betreff ein und klicken Sie auf → Senden.

5. Wo finde ich den Outlook-Verteiler? Kontaktgruppen bearbeiten, teilen und freigeben

Im Arbeitsalltag kommt es häufig vor, dass eine Kontaktgruppe oder Kontaktliste bearbeitet werden muss, um veraltete E-Mail-Adressen aus dem Outlook-Verteiler zu entfernen oder neue Mitglieder hinzuzufügen. Fast genauso häufig müssen die Verteilerlisten auch mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden, damit diese die Empfängergruppen ebenfalls nutzen können, zum Beispiel im Urlaubs- und Vertretungsfall. Wo Sie die Verteiler in Outlook finden und welche Funktionen Ihnen zum Bearbeiten, Freigeben und Teilen zur Verfügung stehen, hängt allerdings von der verwendeten Outlook-Version und Ihren Unternehmensrichtlinien ab. (Hinweise: Für das Teilen einer Outlook-Kontaktgruppe benötigen Sie Microsoft Exchange als Serversoftware in Ihrem Unternehmen, die Freigabefunktion darf zudem nicht per Unternehmensrichtlinien eingeschränkt sein.)

Anleitung 1: Kontaktgruppen im klassischen Outlook bearbeiten, freigeben und teilen

1. In der klassischen Outlook-App finden Sie die Kontaktgruppen im Bereich → Personen. Die Kontaktgruppen werden Ihnen hier gemeinsam mit den in Ihrem Outlook gespeicherten Kontakten angezeigt. Für eine bessere Übersicht können Sie im Menüband oben auf → Ansicht → Ansicht ändern und → Liste klicken. Dann werden Ihnen die Kontaktgruppen im Unterschied zu einfachen Personen fettgedruckt hervorgehoben angezeigt.
2. Um eine neue E-Mail-Adresse in die Verteilerliste aufzunehmen, öffnen Sie die Kontaktgruppe mit einem Doppelklick und klicken Sie im Menü oben auf → Mitglieder hinzufügen.
3. Um eine Person aus der Verteilergruppe zu entfernen, markieren Sie deren E-Mail-Adresse und klicken Sie im Menü oben auf → Mitglied entfernen.
4. Um die Kontaktgruppe mit anderen Personen zu teilen, wählen Sie im Menü oben → Gruppe weiterleiten und dann entweder die Option → Im Internetformat (vCard) oder → Als Outlook-Kontakt. „Als Outlook-Kontakt“ ist das empfohlene Vorgehen, wenn die Empfängerperson ebenfalls Outlook nutzt. Bei dieser Methode bleiben auch Outlook-spezifische Informationen erhalten. Das „Internetformat (vCard)“ ist hingegen der allgemeine, offene Standard für den Austausch von Kontaktdaten über Plattformgrenzen hinweg, also beispielsweise von Outlook zu anderen E-Mail-Anbietern wie Apple Mail, Gmail & Co.
5. Outlook erstellt daraufhin automatisch eine neue E-Mail mit der betreffenden Kontaktgruppe als Anhang in dem ausgewählten Format. Nun müssen Sie lediglich die gewünschte Empfängerperson der Freigabemail hinzufügen, einen Betreff eingeben und die E-Mail versenden.

Anleitung 2: Kontaktlisten im Neuen Outlook bearbeiten, freigeben und teilen

• Öffnen Sie das Neue Outlook und klicken Sie links auf den Bereich → Personen.
• In der Navigationsspalte links finden Sie dann unterhalb Ihrer Kontakte und Favoriten den Ordner → Ihre Kontaktlisten.
• Fahren Sie mit der Maus auf die gewünschte Verteilergruppe, daraufhin werden Ihnen die Optionen → E-Mail, Bearbeiten und Löschen eingeblendet. Klicken Sie auf → Bearbeiten und dann entweder auf → Empfänger hinzufügen, um weitere E-Mail-Adressen in die Verteilergruppe aufzunehmen. Oder klicken Sie auf das → X hinter einer E-Mail-Adresse, um diese aus der Outlook-Empfängerliste zu entfernen. Bestätigen Sie abschließend alle Änderungen mit einem Klick auf → Speichern.
• Das Freigeben, Teilen oder Weiterleiten von Kontaktlisten ist hingegen im Neuen Outlook noch nicht in vergleichbarer Weise wie im klassischen Outlook möglich. Als Workaround können Sie hier lediglich Ihre Kontakte exportieren – die dann anschließend wieder zu einer Verteilergruppe zusammengefasst werden müssen. Alternativ können Sie dasselbe Postfach aber auch in der klassischen Outlook-App öffnen, dann können Sie die Kontaktliste wie oben beschrieben als Kontaktgruppe weiterleiten und teilen.

6. Effizienz-Trick: Eine passende E-Mail-Vorlage für den Outlook-Verteiler erstellen!

Ein wahrer Effizienzturbo für die tägliche E-Mail-Arbeit ist das Verwenden von E-Mail-Vorlagen. Denn für die meisten beruflichen E-Mails werden häufig immer wieder dieselben Bausteine benötigt. Deshalb lassen sich in Outlook ganz einfach individuelle E-Mail-Vorlagen erstellen. Dann müssen Sie künftig lediglich noch die aktuellen Details in die Vorlage eintragen – und schon ist die Verteilermail für die Kontaktgruppe oder Kontaktliste fertig. Ganz ähnlich, aber flexibler in der Nutzung, funktionieren die sogenannten Textbausteine in Outlook. Damit können häufig benötigte Textphrasen, Satzbausteine oder auch ganze Absätze (inklusive deren Formatierung) als Textbaustein abgespeichert werden. Diese Textbausteine lassen sich dann künftig sehr schnell und einfach per Tastenkombination oder Mausklick in eine E-Mail einfügen. Wie beides funktioniert, erfahren Sie in unseren folgenden Büro-Kaizen® Anleitungen.

→ Outlook E-Mail-Vorlagen: Einmal erstellen und dauerhaft das Eintippen ersparen!
→ Outlook Textbausteine: Einfach erklärt, inklusive Video-Tutorial.

7. Weitere Anleitungen, Schulungen & unser Video-Tutorial „Outlook-Verteiler anlegen“

Outlook ist ein zentraler Bestandteil von Microsoft 365 und kann daher viel mehr als nur E-Mails verwalten. Durch die tiefe Integration in das Microsoft 365-Ökosystem können zum Beispiel Teams-Besprechungen jn Outlook geplant werden, der Copilot-KI-Assistent für die Bearbeitung der E-Mail-Kommunikation genutzt werden oder eingehende E-Mails einen automatisierten Workflow über verschiedene M365-Tools hinweg auslösen. Unsere Anleitungen zu diesen und vielen weiteren Funktionen finden Sie auf unserer folgenden Themenseite sowie in unserem kostenlosen eBook. Beachten Sie auch unser YouTube Video-Tutorial zum einfachen Nachklicken, in dem Sie Schritt für Schritt sehen, wie man einen Mailverteiler in Outlook anlegt und die Kontaktgruppen effizient nutzt!

1. Unsere Themenseite zu Microsoft Outlook: Alle Büro-Kaizen® Anleitungen, Tipps und Tricks zu Microsoft Outlook.
2. Büro-Kaizen® Video-Tutorial: „Outlook E-Mail-Verteiler erstellen – Zeit sparen mit den Kontaktgruppen.“
3. Kostenloses Büro-Kaizen® eBook: „Erfolgreich mit Outlook – Funktionen und Praxisbeispiele“ (als Gratis-Download).
4. Seminare & Mitarbeiterschulungen: Maßgeschneiderte Fortbildungen rund um Outlook und Microsoft 365 vom Weiterbildungsexperten Büro-Kaizen® (Inhouse und Online).

Outlook: E-Mail-Verteiler erstellen (Zeit sparen mit Kontaktgruppen)

(Dauer: 12:06 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Zwei Möglichkeiten für E-Mail-Verteiler-Listen 00:21
3. Kontaktgruppe für mich anlegen (persönliche Adressliste) 01:09
4. Verteilerliste für die ganze Organisation erstellen (globale Adressliste) 04:38
5. Mit E-Mail-Verteiler-Listen in Outlook arbeiten 09:00